Chương III. Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam
3.2. Phân tích thiết kế chương trình
3.2.3. Phân tích thiết kế các bảng nhập liệu
Màn hình giao diện trong các ứng dụng của Visual FoxPro là những cửa sổ có chứa các đối tượng đặc biệt, được gọi là các điều khiển (control),
đảm nhận giao tiếp giữa người sử dụng và ứng dụng. Thiết kế màn hình giao diện nhập chứng từ kế toán thân thiện, dẽ sử dụng đồng thời phải đảm bảo cập nhật được đầy đủ các thông tin. Bảng nhập liệu trong phần mềm kế toán chia thành hai loại : Màn hình nhập số dư đầu kỳ và màn hình nhập số phát sinh trong kú.
3.2.3.1. Phân tích thiết kế màn hình nhập số dư đầu kỳ
Màn hình nhập số dư đầu kỳ bao gồm đầu kỳ số dư các tài khoản, đầu kỳ hạn mức kinh phí, đầu kỳ công nợ, đầu kỳ chi phí sản xuất, đầu kỳ vật liệu,
đầu kỳ tài sản cố định.
- Đầu kỳ số dư các tài khoản : Phản ánh toàn bộ số dư Nợ, dư Có đầu kỳ của các tài khoản trên sổ kế toán. Thiết kế bảng nhập gồm 5 cột (cột tài khoản, cột dư nợ đầu năm, cột dư có đầu năm, cột luỹ kế phát sinh Nợ, cột luỹ kế phát sinh Có) tương ứng với 5 trường của bảng trong cơ sở dữ liệu.
- Đầu kỳ hạn mức kinh phí : Phản ánh số dư hạn mức kinh phí chưa quyết toán chuyển từ năm trước sang và kế hoạch hạn mức kinh phí ngân sách cho từng quí trong năm. Thiết kế bảng nhập gồm 11 cột (cột tài khoản, chương, loại, khoản, mục, diễn giải, kế hoạch quí I, quí II, quí III, quí IV, và hạn mức kinh phí đầu kỳ) tương ứng 11 trường của bảng trong cơ sở dữ liệu.
- Đầu kỳ công nợ : Phản ánh số dư của các tài khoản thanh toán chi tiết cho từng khách hàng, từng đối tượng tập hợp công nợ. Thiết kế bảng nhập gồm 9 cột (cột tài khoản, mã khách hàng, họ tên, đơn vị, mã khác, dư nợ đầu năm, dư có đầu năm, luỹ kế nợ, luỹ kế có) tương ứng với 9 trường của bảng trong cơ sở dữ liệu.
- Đầu kỳ chi phí sản xuất : Phản ánh số dư đầu kỳ của tài khoản 631
“Chi phí sản xuất cung ứng dịch vụ”, TK 635 “Chi phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước”, TK 3112 “Phải thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước” chi tiết cho từng đối tượng tập chung chi phí sản xuất. Thiết kế bảng nhập gồm 20 cột (cột phương án hoàn thành, mã chi phí, số dư vật liệu đầu năm, số dư nhân công
đầu năm, số dư khấu hao đầu năm, số dư chi phí quản lý đầu năm, số dư chi phí khác đầu năm, luỹ kế tăng vật liệu đến kỳ báo cáo, ..., số luỹ kế thanh toán với kho bạc đầu năm, luỹ kế giá trị thực tế của các đề án) tương ứng 20 trường của bảng trong cơ sở dữ liệu.
- Đầu kỳ vật liệu : Phản ánh số tồn kho đầu kỳ của vật liệu, công cụ lao
động cả về số lượng và giá trị . Thiết kế bảng nhập gồm 8 cột (Tài khoản, kho hàng, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền) tương ứng với các trường của bảng trong cơ sở dữ liệu. Cột thành tiền bằng cột số
lượng nhân đơn giá. khi nhập số lượng, đơn giá máy tự động tính cột thành tiÒn.
- Đầu kỳ tài sản cố định (TSCĐ) : Phản ảnh toàn bộ số hiện có TSCĐ
của đơn vị đến đầu kỳ báo cáo về nguyên giá, nguồn hình thành, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại, tỷ lệ khấu hao, công dụng...
TSCĐ được phân chia thành các loại sau : Đất (01), nhà cửa vật kiến trúc (02), máy móc thiết bị (03), phương tiện vận tải (04), phương tiện quản lý (05), tài sản vô hình khác (09). Các ký tự (01), (02),...,(09) là hai ký tự đầu của mã tài sản, đây là dấu hiệu để phân loại tài sản.
Thiết kế bảng nhập đầu kỳ tài sản gồm 34 cột (cột mã TSCĐ, tên tài sản, mã hiệu, công xuất, nước sản xuất, hệ số điều chỉnh, năm sử dụng, đơn vị quản lý, đơn vị sử dụng, nguyên giá Ngân sách NN cấp, nguyên giá tự bổ sung, nguyên giá khác, tỷ lệ khấu hao, hao mòn NS, hao mòn tự bổ sung, hao mòn khác, giá trị còn lại NS, giá trị còn lại tự bổ sung, giá trị còn lại khác,...) Người sử dụng phải nhập đầy đủ sổ liệu vào các cột, riêng cột giá trị còn lại, số khấu hao tháng máy tự động tính toán và ghi vào dòng tương ứng.
Trong quá trình tính toán số khấu hao trong tháng, đối với các tài sản đã
khấu hao hết thì không được tiếp tục trích khấu hao. Để giải quyết vấn đề này ta thực hiện như sau :
Số khấu hao tháng = (nguyên giá) x (tỷ lệ khấu hao tháng) x (số tháng SD) Giá trị còn lại = (nguyên giá) - (số khấu hao luỹ kế)
Trường hợp giá trị còn lại <0 ta điều chỉnh lại số khấu hao bằng cách lấy số khấu hao tháng cộng với (giá trị âm), giá trị còn lại= giá trị còn lại - (giá trị âm).
Tất cả các màn hình giao diện nhập dữ liệu đầu kỳ đều thiết kế bao gồm các hàng, các cột giống như thực hiện kế toán bằng tay để nhập số liệu vào
các sổ thẻ kế toán. Nhập số dư cho các tài khoản, các sổ, thẻ kế toán chi tiết chỉ thực hiện lần đầu tiên khi sử dựng phần mềm. Các lần sau máy tự động thực hiện.
3.2.3.2. Phân tích thiết kế màn hình nhập số phát sinh trong kỳ Nhóm màn hình nhập số phát sinh bao gồm màn hình nhập hạn mức kinh phí, màn hình nhập chứng từ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, màn hình nhập phiếu xuất nhập vật tư, màn hình nhập số tăng giảm tài sản cố định, màn hình phân bổ và kết chuyển chi phí.
- Màn hình nhập chứng từ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Màn hình được thiết kế thành hai phần : Phần 1 thiết kế để nhập liệu cho các trường trong bảng Ct1.dbf (gồm các trường số chứng từ, tập chứng từ, ngày tháng, họ tên, đơn vị... và nút điều khiển thêm, xoá); Phần 2 thiết kế để nhập liệu cho các trường trong bảng Ct2.dbf (gồm các trường mã khách hành, mã chi phí tài khoản nợ, tài khoản có, diễn giải, tiền ... và nút điều khiển thêm, xoá). Để giảm bớt các thao tác khi nhập chứng từ và để thuận tiện cho người sử dụng khi không nhớ mã khách hàng, mã chi phí, ký hiệu tài khoản. Chương trình được thiết kế các từ điển gọi thực hiện bằng các phí tắt. Đối với trường mã khách hàng chương trình để mở, người sử dụng có thể nhập mã hoặc không nhập mã nhưng vẫn đảm bảo cho việc khai thác dữ liệu sau này.
- Màn hình nhập phiếu xuất nhập vật tư
Màn hình nhập phiếu xuất nhập vật tư thiết kế giống như màn hình nhập chứng từ thu chi và được chia thành hai phần : Phần 1 thiết kế để nhập liệu cho các trường trong bảng Vtfs1.dbf (gồm các trường số phiếu, nhập/xuất, ngày viết phiếu, họ tên, đơn vị, lý do xuất nhập, kho hàng); Phần 2 thiết kế để nhập liệu cho các trường trong bảng Vtfs2.dbf (gồm các trường mã khác, mã
chi phí, tài khoản nợ, tài khoản có, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng thành tiền, tỷ lệ phần trăm thuế VAT, thuế VAT, tổng tiền trên hoá đơn... và
nút điều khiển thêm, xoá). Để giảm bớt các thao tác khi nhập chứng từ và để thuận tiện cho người sử dụng khi không nhớ mã vật tư, đơn giá vật tư, mã chi phí, ký hiệu tài khoản, thiết kế các từ điển gọi thực hiện bằng các phí tắt.
Kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, xuất theo giá đích danh hay phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Nếu thực hiện bằng tay, đối với đơn vị có hàng ngàn loại vật tư
hàng hoá khác nhau, việc tính số lượng, giá trị vật tư hàng hoá tồn kho phải tiến hành vào cuối kỳ báo cáo, công việc rất khó khăn và phức tạp. Để giải quyết vấn đề này ta tiến hành như sau :
Phân loại, sắp xếp vật tư hàng hoá theo nhóm rồi nhập mã hai ký tự đầu
được ký hiệu cho từng nhóm vật tư hàng hoá, các ký tự đó phải mang tính gợi nhớ, các ký tự sau là số thứ tự của từng loại vật tư hàng hoá đó. Thiết kế từ
điển tra cứu tên vật tư hàng hoá, đơn vị tính, đơn giá. Tính đơn giá vật tư hàng hoá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Đơn giá vật tư hàng hoá xuất kho = (Giá trị từng loại vật tư, hàng hoá
đến thời điểm tính giá)/(Số lượng vật tư, hàng hoá đến thời điểm tính giá) Khi chọn mã vật tư máy tự động ghi tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá vào bảng nhập liệu, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho máy tự động tính giá
trị vật tư xuất kho. Phương pháp này đơn giản dễ lập trình người sử dụng có thể tra cứu giá bất kỳ lúc nào. Trường hợp không muốn sử dụng giá bình quân gia quyền thì có thể nhập trực tiếp vào cột đơn giá.
Đối với vật liệu, hàng hoá xuất bán có VAT, thông thường kế toán phải tính tính toán giá trước thuế bằng cách lấy giá sau thuế chia cho (1+tỷ lệ thuế).
Cách làm này mất nhiều thời gian. Khi lập trình ta tạo ô kiểm tra người sử dụng nhắp chuột vào ô kiểm tra để chọn chế độ tự động tính thuế VAT sau đó nhập giá sau thuế vào máy, máy tính tự động tính thuế VAT và giá trước thuế.
- Màn hình nhập số tăng giảm TSCĐ
TSCĐ thường ít biến động. Do vậy, khi lập trình có thể gọi thực hiện bảng nhập liệu đầu năm để ghi tăng giảm. Đối với TSCĐ tăng nhập liệu như
nhập số đầu năm và ghi tăng vào cột tăng giảm, đối với TSCĐ giảm ghi
“Giảm” vào cột tăng giảm.
- Màn hình phân bổ và kết chuyển chi phí.
Phân bổ và tập trung chi phí sản xuất là công việc phức tạp và mất nhiều thời gian. Khi thực hiện công tác kế toán bằng tay, các khoản chi phí trực tiếp như chi phí tiền lương, chi phí vật liệu người làm kế toán phải căn cứ vào chứng từ chi lương, phiếu xuất vật liệu để liệt kê, tổng hợp định khoản Nợ 631, 635, 661( chi tiết cho từng đối tượng) ghi có 334, 152. khi phân bổ chi phí sản xuất chung như BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán căn cứ vào số tiền phân bổ, chọn tiêu thức, tính toán phân bổ cho từng đối tượng và phản ảnh vào các sổ sách liên quan. Công việc này mất rất nhiều thời gian, dễ sảy ra sai sót và không thể biết được chi phí thực tế phát sinh tại thời điểm kiểm tra làm cơ sở cho việc tính toán giá thành một cách hợp lý.
Để giải quyết vấn đề này khi lập trình ta tạo một bảng có các chức năng sau: Đối với chi phí nhân công trực tiếp người sử dụng chỉ cần đánh dấu vào ô kiểm tra sau đó nhắp chuột vào “Thực hiện”, máy tính sẽ tự động định khoản Nợ TK 631, 635, 661(chi tiết cho từng đối tượng) ghi Có TK 334; Đối với các khoản chi phí chung người sử dụng chọn tiêu thức phân bổ, nhập tên tập chứng từ, tài khoản ghi có, số tiền, sau đó nhắp chuột vào “Thực hiện” máy tính sẽ tự động định khoản Nợ TK 631, 635, 661 (chi tiết cho từng đối tượng)