CHƯƠNG 1 Hình 2.1: Các thành phần của hệ thống thông tin
2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán
Cam kết của nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Thong và Yap, 1995; Igbaria và cộng sự, 1997; Lertwongsatien và Wongpinunwatana, 2003; Seyal và Abdul Rahman, 2003). Các nghiên cứu thực nghiệm của các nhà nghiên cứu như Vodapalli, 2009;
Koronios và cộng sự, 2008; Sabherwal và cộng sự, 2006 cho kết quả yếu tố quan trọng của việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán là cam kết của các nhà quản lý. Zhu và Meredith năm 1995 đã thực hiện nghiên cứu trong lĩnh vực Just-in-Time (JIT) kết luận rằng cam kết nhà quản lý hàng đầu ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán. Cam kết các nhà quản lý là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá thực hiện thành công hệ thống thông tin kế toán do sự hỗ trợ quản lý sẽ khắc phục những thiếu sót trong việc thực hiện ( Kimbal và cộng sự, 2008). Cam kết của nhà quản lý được định nghĩa là việc tham gia và hỗ trợ người khác đạt mục tiêu (Cooper , 2006). Cam kết của các nhà quản lý là một hình thức tham gia vào hệ thống thông tin kế toán để liên kết hệ thống thông tin kế toán với mục tiêu và chiến lược của tổ chức (Jarvenpaa và Ives, 1991). Sự tham gia của nhà quản lý sẽ khuyến khích những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán phát triển hệ thống thông tin kế toán với thái độ tích cực dẫn đến hệ thống thông tin kế toán chất lượng hoạt động hiệu quả. Điều quan trọng trong việc thực hiện hệ thống là các nhà quản lý có thẩm quyền bố trí, sắp xếp nguồn lực cho hệ thống thông tin kế toán (de Guinea và cộng sự, 2005 ). Vì vậy, nhân tố cam kết của nhà quản lý là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống thông tin kế, nhân tố này được đo lường bởi: (1)Xác định nhu cầu thông tin; (2) Lựa chọn các phần cứng và phần mềm; (3) Triển khai hệ thống; (4) Bảo trì hệ thống và giải quyết vấn đề liên quan AIS; (5) Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin kế toán trong tương lai.
Trên cơ sở đó nghiên cứu này đề xuất giả thuyết đầu tiên:
H1: Cam kết của nhà quản lý ảnh hưởng tích cực đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.2 Kiến thức sử dụng công nghệ của kế toán
Nỗ lực đưa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô thời gian qua đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, trong đó phải kể đến vai trò của CNTT trong công tác kế toán.
Các quy định của pháp luật hiện hành về ứng dụng CNTT trong tổ chức hệ thống kế toán tại Việt Nam đã được thể hiện kể từ Luật Kế toán Việt Nam - Luật số 03/2003/QH11 (Luật Kế toán 2003). Đáp ứng yêu cầu của hội nhập, sau hơn 13 năm triển khai thực hiện, với những yêu cầu, đổi mới từ thực tiễn Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán sửa đổi - Luật số 88/2015/QH13 (Luật Kế toán 2015) thay thế cho Luật
Kế toán 2003. So với Luật Kế toán 2003, Luật số 88/2015/QH13 đã đề cập nhiều hơn tới các quy định ứng dụng CNTT vào lĩnh vực kế toán. Điển hình như:
- Về quy định chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 đã quy định cụ thể hơn về giá trị của chứng từ điện tử: “Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán”. Vấn đề này, Luật Kế toán 2003 chưa được cụ thể hóa mà chỉ được đề cập đến trong Nghị định 129/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Kế toán 2003.
- Về chữ ký trên chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 quy định cụ thể hơn, chữ ký của chứng từ điện tử đều có giá trị như chứng từ bằng giấy.
- Về lập và lưu trữ chứng từ kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán 2015 thì chứng từ không nhất thiết phải in ra giấy như quy định của Luật Kế toán 2003, mà có thể thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Chính vì vậy mà kiến thức sử dụng công nghệ của kế toán có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng TTKT của doanh nghiệp. Nếu kế toán có kiến thức về công nghệ, ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán thì chất lượng thông tin kế toán càng được nâng cao và ngược lại
Ngoài sự cam kết của các nhà quản lý, những nhà nghiên cứu cũng chỉ ra một cách chắc chắn rằng kiến thức sử dụng công nghệ hệ thống thông tin kế toán của người quản lý hệ thống thông tin kế toán là thiết yếu cho sự hiệu quả của việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán (Seyal và cộng sự, 2000; Thong, 2001). Từ lý thuyết về phổ biến công nghệ (Attawell, 1992); Marriot và Marriot (2000); Ismail và King (2007) cùng tìm ra các hiểu biết của nhà quản lý về kế toán, tài chính có ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Các nhà quản lý nhận thức được năng lực hiện tại và công nghệ mới có thể lựa chọn công nghệ phù hợp với tổ chức.
Các nhà quản lý có kiến thức cả 2 lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán và kế toán có một vị trí tốt hơn so với những người không có kiến thức (Ismail và King, 2007).
Những nhà quản lý này hiểu hơn về yêu cầu thông tin của tổ chức và sau đó sử dụng kiến thức về hệ thống thông tin kế toán để quyết định triển khai hệ thống thông tin phù
hợp với nhu cầu thông tin của tổ chức. Vì vậy, nhân tố kiến thức hệ thống thông tin kế toán của nhà quản lý và kiến thức kế toán của nhà quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống thông tin kế toán. Kiến thức sử dụng công nghệ hệ thống thông tin kế toán của nhà quản lý bao gồm: (1) Xử lý văn bản, (2) Trình độ Microsoft Office (Word, Excel, Access…), (3) Xử lý cơ sở dữ liệu, (4) Trình ứng dụng kế toán (phần mềm kế toán, phần mềm phân tích), (5) E-mail, (6) Tìm kiếm bằng Internet. Và kiến thức kế toán của nhà quản lý bao gồm:(1) Kiến thức về kế toán tài chính; (2) Kiến thức về kế toán quản trị; (3) Kiến thức hệ thống thông tin kế toán; (4) Kiến thức về các chính sách quy định thuế. Trên cơ sở đó nghiên cứu này đề xuất giả thuyết:
H2: Kiến thức sử dụng công nghệ của kế toán ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.3 Trình độ quản lý, kế toán của nhà quản lý
Liên quan đến quản trị công ty, đầu tiên phải bàn đến tư duy của nhà quản lý, triết lý quản trị của ban giám đốc có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng TTKT trên BCTC, điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nếu các nhà quản trị quản lý có kinh nghiệm, quan tâm đến lợi ích của công ty trong ngắn hạn, không sử dụng TTKT trong việc ra quyết định thì với những doanh nghiệp này vấn đề chất lượng thông tin kế toán sẽ không được quan tâm. Khác với nhà quản lý theo đuổi đến chiến lược phát triển lâu dài của công ty, dựa vào một trong các yếu tố là TTKT để phân tích, từ đó đưa ra quyết định thì chắc hẳn chất lượng TTK của các doanh nghiệp này sẽ luôn được nâng cao.
Chủ doanh nghiệp là người ra quyết định, do đó có thể can thiệp này đã làm sai lệch tính khách quan của số liệu kế toán, hướng kết quả theo ý muốn để tạo ra TTKT không trung thực thể hiện ở các báo cáo chỉ phản ánh một phần tình hình tài chính, kinh doanh, luồng tiền của doanh nghiệp.
Nhà quản trị có quyền kiểm soát đối với tính minh bạch của hệ thống kế toán và các số liệu kế toán để lập nên BCTC. Kinh nghiệm và mức độ góp vốn của nhà quản trị vào công ty mà họ tham gia quản lý, điều hành có ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu thiết lập BCTC của Lavigne (1998).
Các nghiên cứu của Lavigne (1998); Stoderstrom và Sun (2007); Võ Văn Nhị và Trần Thị Thanh Hải (2013); Hồ Xuân Thủy (2013); Nguyễn Thị Phương Hoa và Nguyễn Tố Tâm (2013); Phan Minh Nguyệt (2014); đều cho rằng nhà quản trị doanh nghiệp ảnh hưởng đến chất lượng TTKT trên báo cáo của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó tác giả đề xuất giả thuyết:
H3: Trình độ quản lý, kế toán của nhà quản lý ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.4 Hiệu quả của phần mềm và các trình ứng dụng kế toán
Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong thời đại công nghệ thông tin thì việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán là điều tất yếu phù hợp với xu hướng hiện đại. Do đó hệ thống kế toán trên máy vi tính rất quan trọng cho các doanh nghiệp, việc sử dụng máy tính thông qua các phần mềm kế toán và các trình ứng dụng kế toán không chỉ giúp giảm thiểu các phép tính các nghiệp vụ kế toán phức tạp mà còn giúp cho thời gian làm việc được rút ngắn, kết quả công việc có được một cách nhanh chóng và dễ dàng nâng cao chất lượng thông tin. MohammadHossein MJ, Javad M., Mehdi B. và Mohammadhasan T., 2012 cho thấy các hệ thống thông tin và phần mềm kế toán có ảnh hưởng đáng kể đối với ba đặc tính về tính minh bạch của báo cáo tài chính là tương đối, độ tin cậy và so sánh. Hệ thống thông tin kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tăng tốc độ xử lý thông tin và khắc phục những điểm yếu của con người (Zulkarnain muhamad Sori, 2009). Sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin kế toán cải thiện độ chính xác, dễ sử dụng, độ tin cậy, kịp thời và sự hài lòng để tăng hiệu suất quản lý và chất lượng dữ liệu (Azleen Llias, 2011). Từ các nhận định trên, luận văn hi vọng những doanh nghiệp có sử dụng phần mềm và các trình ứng dụng kế toán hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán.
Nhân tố hiệu quả phần mềm và các trình ứng dụng kế toán bao gồm thước đo:
(1) Tính mềm dẻo: có khả năng xử lý cao mọi trường hợp, (2) Độ tin cậy: các thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy cần thiết, (3) Độ bảo mật: Khả năng bảo mật thông tin, (4) Ngôn ngữ: ngôn ngữ lập trình bậc cao tiên tiến thế hệ mới, (5) Tài liệu hướng dẫn:
sử dụng một cách dễ dàng và tiện lợi cho người sử dụng. Trên cơ sở trên nghiên cứu đề xuất giả thiết:
H4: Hiệu quả của phần mềm và các trình ứng dụng kế toán ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.5 Chất lượng dữ liệu
Chất lượng dữ liệu là một khái niệm đa chiều vì dữ liệu là đa chiều ( Klein dan Rossin, 1999) có liên quan đến các công việc như quản lý dữ liệu, mô hình hóa và phân tích, kiểm soát chất lượng và đảm bảo, lưu trữ và trình bày (Chapman, 2005). Từ một quan điểm kỹ thuật, chất lượng dữ liệu là kết quả của quá trình xử lý dữ liệu bằng việc tiêu chuẩn hóa, ghi chép, tăng độ tin cậy của dữ liệu ( Hubley, 2001). Chất lượng hệ thống thông tin kế toán đo lường bởi quy trình tạo lập thông tin dựa vào chất lượng dữ liệu đầu vào, chất lượng xử lý dữ liệu và chất lượng đầu ra (Sacer và công sự, 2006). Nếu dữ liệu đầu vào không đáp ứng được chất lượng ở mức có thể chấp nhận thì không thể sản xuất được thông tin chất lượng mang lại hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán. Kết quả của nhiều nghiên cứu cho thấy rằng nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán với nâng cao chất lượng dữ liệu (Xu, 2000). Chất lượng dữ liệu là nền tảng của hệ thống thông tin kế toán. Do đó, chất liệu dữ liệu được đánh giá là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chiều:
(1) Dữ liệu được nhập chính xác, (2) Dữ liệu được nhập kịp thời; (3) Nội dung dữ liệu nhập đầy đủ và phù hợp nhu cầu thông tin người sử dụng; (4) An toàn lưu trữ dữ liệu.
Trên cơ sở trên nghiên cứu đề ra giả thiết:
H5: Chất lượng dữ liệu ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.6 Tham gia của tập thể nhân viên
Theo quan điểm mô hình hệ thống hoạt động (Alter, 2002) người tham gia là những người thực hiện, tham gia các công việc trong hoạt động kinh doanh bao gồm hoạt động xử lý kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin, truyền thông và ra quyết định.
Do đó người tham gia đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống con trong một tổ chức nên nó bị ảnh hưởng người dùng. Chất lượng hệ thống thông tin phụ thuộc rất lớn vào sự hiểu biết, thái độ, xu hướng, tính cách và sự hài lòng của người sử dụng (Hamed Dehghanzade, Mahammad Ali Moradi và Mahvash Raghibi, 2011). Từ các quan điểm trên, tác giả nhận thấy tầm quan trọng của nhân tố người tham gia trong việc thực hiện hệ thống
thông tin kế toán. Tác giả kì vọng nhân tố này sẽ quyết định chất lượng hệ thống thông tin kế toán bao gồm: (1) Hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống; (2) Hiểu mức độ ảnh hưởng của hoạt động bản thân tới các bộ phận hoặc cá nhân khác trong doanh nghiệp;
(3) Hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng thông tin; (4) Tuân thủ qui trình thực hiện; (5) Mức độ thuần thục thao tác hệ thống; (6) Nhận thức và cách khai thác thông tin từ hệ thống.
H6: Tham gia của tập thể nhân viên ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.7 Huấn luyện và đào tạo
Các kết quả nghiên cứu chỉ ra tầm quan trọng của nguồn nhân sự trong tổ chức:
nguồn nhân lực là lợi thế cạnh tranh bền vững của tổ chức (Barney và Wright, 1998).
Để có nguồn nhân sự đáp ứng đủ kiến thức, kinh nghiệm thì việc huấn luyện và đào tạo là rất quan trọng. Vì vậy, đầu tư thích hợp cho giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công thực hiện chiến lược chất lượng (Aguayo, 1990). Bởi vì đào tạo không phù hợp sẽ dẫn đến kết quả tiêu cực hoặc không có khả năng để đạt được các mục tiêu đề ra (Revelle, 1993). Các tổ chức là nâng cao chất lượng với số lượng đào tạo và giáo dục cần thiết để hỗ trợ thực hiện chiến lược nâng cao chất lượng (Johnson, 1993). Zhu và Meredith năm 1995 đã thực hiện nghiên cứu trong lĩnh vực Just-in-Time (JIT) kết luận rằng giáo dục và đào tạo ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống. Do đó, nguồn nhân sự được huấn luyện và đào tạo tốt sẽ cải thiện chất lượng hệ thống thông tin kế toán để đạt được mục tiêu tổ chức. Dựa vào nhận định trên luận văn tìm ra nhân tố quan trọng trong việc gia tăng chất lượng thông tin kế toán là huấn luyện và đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm các chiều: (1) Đào tạo nhân viên khi mới vào doanh nghiệp; (2) Đào tạo định định kỳ: tháng, quý năm...; (3) Chương trình đào tạo nhân viên bởi các khóa huấn luyện bởi tổ chức bên ngoài. Từ nhận thức trên nghiên cứu đưa ra giả thiết:
H7: Huấn luyện và đào tạo nhân viên doanh nghiệp ảnh hưởng tích cực chất lượng hệ thống thông tin kế toán
2.4.8 Môi trường pháp lý
- Môi trường pháp lý:Bao gồm 4 nhân tố:
+Luật ngân sách và các chính sách quản lý tài chính: nhân tố này sẽ tác động đến chế độ kế toán khu vực doanh nghiệp và chất lượng thông tin trên BCTC của khu vực này.
+ Chuẩn mực, chế độ, chính sách kế toán: nhân tố này sẽ tác động trực tiếp đến chất lượng thông tin trên BCTC của các doanh nghiệp
+ Cơ quan ban hành chuẩn mực, chế độ kế toán:Chất lượng thông tin trên BCTC của khu vực doanh nghiệp phụ thuộc vào cơ quan ban hành chuẩn mực kế toán và ban hành các chế độ, chính sách, quy định trong lĩnh vực kinh tế.
Theo quan điểm TQM - total quality management - quản lý chất lượng toàn bộ và mô hình PSP/IQ (Product and Service Performance Model for Information Quality) chất lượng hệ thống bị ảnh hưởng bởi nhân tố mối quan hệ nhân viên. Zhu và Meredith năm 1995 đã thực hiện nghiên cứu trong lĩnh vực Just-in-Time (JIT) kết luận rằng quan hệ đồng nghiệp ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống. Luận văn kỳ vọng môi trường pháp lý tốt sẽ tác động đến chất lượng của toàn tổ chức nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng.