PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN SÁNG TẠO
2.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.4 Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết tài khoản (TK 334, 338) - Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản (TK 334, 338).
● Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán Tiền lương, các khoản trích nộp theo lương Ghi chú:
- Sổ chi tiết tài khoản (TK 334, 338).
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản (TK 334, 338).
- Báo cáo tài chính.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
FAST
MÁY TÍNH
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng, Bảng kê trích nộp các khoản theo
lương…
In sổ báo cáo cuối quý, cuối năm
- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, thưởng; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương..., kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản (TK 334, 338), Sổ cái tài khoản (TK 334, 338).
- Cuối quý, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết tài khoản (TK 334, 338) được in vào cuối tháng. Cuối quý (năm) Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản (TK 334, 338) được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
- Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy
Phương pháp tính lương (trong phần này, phải mô tả được cách thức tính lương cho một số người lao động đại diện cho các nhóm lao động)
Trả lương theo thời gian: Được áp dụng để trả lương cho toàn bộ công nhân viên làm việc trong công ty và là căn cứ để trả lưong cho cán bộ công nhân trong công ty, là bảng chấm công tiền lương cấp bậc của từng người
- Công thức xác định: Quỹ lương = Sản lượng × Đơn giá
Do quá trình sản xuất có tính thời vụ nên quỹ lương của công ty chia làm hai loại là quỹ lương trong vụ sản xuất và quỹ lương ngoài vụ sản xuất:
- Quỹ lương trong vụ sản xuất: được tính vào các tháng: 1, 2, 3, 10, 11, 12 + Công thức xác định: A =
B
26 × C × D × E + F Trong đó:
A: Lương E: Công thực tế
B: Mức lương theo cương vị F: Phụ cấp
C: Hệ số điều chỉnh G: Quỹ lương
D: Hệ số bình xét
C =
∑
ii=n n
G
∑
n B
26∗D∗E
* Ví dụ : Lương tháng 09/2016của Lê Đức Hiếu với cương vị giám đốc:
HS 205 là: 3,77 Hệ số điều chỉnh(C): 0.96
Mức lương khoán: 18.000.000 đồng Hệ số bình xét (D) : 1
Mức độc hại: 0,2 Công thực tế (E): 31 và công K3: 0 Tổng quỹ lương (G) = 87.607.385 đồng
Phụ cấp K3 = 3,77 × 0 ×
1.150.000
26 = 0
Phụ cấp độc hại = 0,2
26 × 1.150.000 × 31 = 174.077 đồng
Lương =
18.000.000
26 × 0,96 × 1 × 31 + 174.077 = 20.777.154 đồng
Sau đó, kế toán tính các khoản BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của lao động, số còn lại sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm sẽ thanh toán cho người lao động.
Thu BHXH = 18.000.000 x 8% = 1.080.000 đồng Thu BHYT = 18.000.000 x 1,5% = 270.000 đồng Thu BHTN = 18.000.000 x 1% = 180.000 đồng Quy trình kế toán
- Bảng chấm công - Bảng thanh toán lương - Bảng phân bổ tiền lương
Hằng ngày phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ chấm công cho tất cả nhân viên thông qua bảng chấm công .Theo dõi ghi nhận phần doanh số của giao hàng – tài xế. Đến cuối tháng phòng kế toán tổng hợp, tổng hợp bảng chấm công , doanh số của giao hàng – tài xế thực hiện trong tháng sau đó gửi bảng chấm công cho kế toán trưởng vào ngày 30 hàng tháng. Kế toán trưởng tính tiền và các khoản khấu trừ sau đó đưa lên cho Ban giám đốc ký duyệt. Giám đốc ký xong chuyển sang Thủ quỹ căn cứ theo bảng lương và chuyển lương. Trả lương thông qua ngân hàng Cổ phần Đầu tư và phát triển Việt Nam.
Sơ đồ 3.1
Hàng tháng từ các chứng từ tiền lương như bảng thanh toán lương, bảng chấm công kế toán tập hợp lại lên sổ chi tiết TK 334, và sổ nhật ký chung. Sau đó từ sổ chi tiết lên sổ tổng hợp TK 334 và từ sổ nhật ký chung kế toán lên sổ cái TK 334. Cuối kỳ đối chiếu sổ tổng hợp 334 và sổ cái TK 334
Ví dụ 1: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo tính lương cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền là: 53.744.593kế toán hạch toán
Nợ TK 642: 53.744.593
Có TK 334: 53.744.593
Ví dụ 2: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo tính lương cho bộ phận văn phòng cho nhân viên với số tiền là: 18.668.858 kế toán hạch toán
Nợ TK 641: 18.668.858
Có TK 334: 18.668.858
Ví dụ 3: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo thanh toán lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền là 53.744.593kế toán hạch toán
Nợ TK 334: 53.744.593
Có TK111: 53.744.593
Ví dụ 4: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo thanh toán lương cho bộ phận văn phòng với số tiền là: 8.427.467 kế toán hạch toán
Nợ TK 334: 18.668.858
Có TK 111: 18.668.858
Từ bảng chấm công, bảng thanh toán lương kế toán kế toán lên sổ chi tiết TK 334 và sổ nhật ký chung
Bảng lương hàng tháng đã
trích BHXH, KPCĐ
Kế toán thanh toán lập UNC
GĐ xem xét, ký duyệt
Gửi UNC cho Ngân hàng để chuyển vào TK Nhân viên Sổ cái TK 334
Lưu vào hồ sơ Cty
Sổ chi tiết TK 334
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo Mẫu số: 02- TT (Ban hành theo TT 200/2014/TT - BTC Bộ phận: Kế toán ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm: 2016 (ĐVT: Đồng)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diển giải
Đã ghi
sổ cái Số thứ
tự dòng Tk đối ứng
Số tiền
Ghi Số chú
hiệu
Ngày,
tháng Nợ có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số dư đầu kỳ 0
Số phát sinh trong kỳ 30/09 10 30/09 Các khoản khấu trừ vào
lương
334 7.603.412
338 7.603.412
30/09 10 30/09 Bộ phận bán hàng 641 18.668.858
334 18.668.858
30/09 12 30/09 Bộ phận QLDN 642 53.744.593
334 53.744.593
30/09 13
30/09 Thanh toán nghỉ hưởng BHXH
338 243.750
1111 243.750
30/09 14 30/09 Thanh toán tiền lương CNV 334 65.065.789
111 65.065.789
Cộng phát sinh 72.657.201 72.657.201
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 09 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo Mẫu số: 02- TT (Ban hành theo TT 200/2014/TT - BTC Bộ phận: Kế toán ngày 22/12/2014của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Ngày 30 tháng 09 năm 2016 Tk 334 – phải trả công nhân viên Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diển giải
Tk đối ứng
Số tiền
Ghi Số chú
hiệu
Ngày,
tháng Nợ có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số dư đầu kỳ 0
Số phát sinh trong kỳ
30/09 10 30/09 Các khoản khấu trừ vào lương
338 7.603.412
30/09 10 30/09 Bộ phận bán hàng 641 18.668.858
30/09 12 30/09 Bộ phận QLDN 642 53.744.593
30/09 13
30/09 Thanh toán nghỉ hưởng BHXH
338 243.750
30/09 14
30/09 Thanh toán tiền lương CNV
111 65.065.789
Cộng phát sinh 72.657.201 72.657.201
Số dư cuối kỳ 0
Người lập Kế toán trưởng Kế toán đơn vị
* Tổ chức hạch toán kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo
Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ.
+ Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động không xác định thời hạn từ 1 năm đến 3 năm đang thực tế làm việc người lao động nộp 10.5% theo lương cấp bậc, chức vụ kể cả phụ cấp chức vụ (nếu có). Trong đó 8%
Số tiền nộp BHXH, = Hệ số lương hiện hưởng x mức lương x 10.5%
BHYT hàng tháng phụ cấp chức vụ (nếu có) tối thiểu Đơn vị thu theo lương hàng tháng của người lao động.
Đơn vị trích trả thay cho người lao động 22% số tiền nộp theo lương thực tế, cấp bậc chức vụ kể cả phụ cấp chức vụ (nếu có) trong đó BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%.
Số tiền nộp BHXH, BHYT hàng tháng
= Số tiền lương cơ bản được hưởng trong tháng
x 22%
Đơn vị trích trả thay cho người lao động 2% KPCĐ theo lương cơ bản của người lao động được hưởng trong tháng.
Số tiền nộp KPCĐ = Số tiền thực tế được x 2%
hàng tháng hưởng trong tháng Chứng từ sử dụng
Chứng từ
-Bảng phân bổ các khoản trích theo lương -Danh sách trích nộp BHXH
-...
Quy trình luân chuyển chứng từ
+ Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
- Mục đích lập: xác nhận số ngày được nghỉ ốm đau, thai sản,tai nạn lao dộng của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả lương theo chế độ quy định.
- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi: Mỗi lần ngươid lao động đến khám bệnh ở bệnh viện hoặc ở trạm xá, y tế cơ quan bác sĩ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trông con ốm thì lập phiếu này vào y bạ cho người lao động. Sau khi cơ quan y tế cho nghỉ người lao động báo cho cơ quan hoặc người chấm công để thanh toán lương nghỉ BHXH cho người lao động.
Bảng chấm
công Bảng thanh toán lương;
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu chi, chuyển lại cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt
Thủ quỹ chi trả tiền lương cho công nhân
viên
Phiếu này đính kèm bảng thanh toán BHXH và lưu tại phòng kế toán + Bảng thanh toán BHXH
- Mục đích lập: Bảng thanh toán BHXH được lập để làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên.
- Phương pháp lập và trách nhiệm nghi: Tuỳ thuộc và số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng, ban, bộ phận hoặc toàn DN.
Khi lập phải chi tiết cho từng trường hợp: ốm, con ốm, nghỉ đẻ… trong mỗi khoản của phần lập phải ghi rõ ràng từng hạng mục mà BHXH quy định
Sau khi kế toán tổng hợp số tiền được hưởng mang lên bảo hiểm duyệt và chuyển tiền cho đơn vị để chi trả cho người lao động được hưởng BHXH
Bảng thanh toán này được lập thành 3 liên : BHXH giữ 2 liên, một liên cơ quan giữ để chi tiền cho người hưởng BHXH và làm chứng từ lưu tại phòng kế toán
Ví dụ 1: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo tính bảo hiểm cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền là: 12.060.286kế toán hạch toán
Nợ TK 642: 12.060.286
Có TK 334: 12.060.286
Ví dụ 2: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo tính bảo hiểm cho bộ phận văn phòng cho nhân viên với số tiền là: 4.189.292kế toán hạch toán
Nợ TK 641: 4.189.292
Có TK 334: 4.189.292
Ví dụ 3: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo thanh toán bảo hiểm cho bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền là 12.060.286kế toán hạch toán
Nợ TK 334: 12.060.286
Có TK111: 12.060.286
Ví dụ 4: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo thanh toán bảo hiểm cho bộ phận văn phòng với số tiền là: 4.189.292 kế toán hạch toán
Nợ TK 334: 4.189.292
Có TK 111: 4.189.292
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo Mẫu số: 02- TT (Ban hành theo TT 200/2014/TT - BTC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm: 2016 (ĐVT: Đồng)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diển giải
Đã ghi sổ cái
Số thứ
tự dòng Tk đối ứng
Số tiền
Ghi Số chú
hiệu
Ngày,
tháng Nợ có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số dư đầu kỳ 0
Số phát sinh trong kỳ
30/09 02 30/09 Trích
BHXH,BHYT,KPCĐ cho bộ phận bán hàng
641 4.189.292
338 4.189.292
30/09 03 30/09 Trích
BHXH,BHYT,KPCĐ cho bộ phận văn phòng
642 12.060.286
338 12.060.286
30/09 04 30/09 Thanh toán nghỉ hưởng
BHXH 338 243.750
111 243.750
30/09 04 30/09 Thanh toán BHXH 338 16.005.828
1111 16.005.828
Cộng phát sinh 72.657.201 72.657.201
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 09 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
Đơn vị : Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tân Sáng Tạo .
SỔ CÁI
Ngày 30 tháng 09 năm 2016 Tk 338 – phải trả phải nộp khác Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diển giải
Tk đối ứng
Số tiền
Ghi Số chú
hiệu
Ngày,
tháng Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số dư đầu kỳ 0
Số phát sinh trong kỳ 30/09 02 30/09
Trích
BHXH,BHYT,KPCĐ cho bộ phận bán hàng
641 4.189.292
30/09 03 30/09
Trích
BHXH,BHYT,KPCĐ cho bộ phận văn phòng
642 12.060.286
30/09 04 30/09 Thanh toán nghỉ hưởng
BHXH 334 243.750
30/09 04 30/09 Thanh toán BHXH 111 16.005.828
Cộng phát sinh 16.249.578 16.249.578
Số dư cuối kỳ 0