Chương 4: Thao tác với bảng biểu (Table)
4.2. Các thao tác trên bảng
1. Nh p và di chuyển con trỏ nh p trên bảng
Đ nh p ch trên b n , đư con tr nh p vào ô c n nh p, s u đ õ c c k tự vào.
Sau khi gõ ch vào b ng có th tiến h nh đ nh d ng ch v i các thao tác gi n như tr n v n b n.
Di chuy n con tr nh p trong b ng: Dùng phím hay đ lên hay xu ng m t dòng; nhấn Tab hay Shift + Tab đ sang ph i hay sang trái m t c t; nhấn Alt + Home hay Alt + End đ đến đ u tiên hay ô cu i cùng c a dòng hi n t i; nhấn Alt + PgUp hay Alt + PgDn đ đến ô đ u tiên hay ô cu i cùng c a c t hi n t i
Nếu mu n nh p phím Tab trong m t ô ph i gõ Ctrl + Tab.
2. Đánh dấu ch n các ô trên bảng
Chọn một ô: Đư chu t đến mép trái c cho đến khi tr chu t chuy n sang hình thì click.
Chọn nhiêu ô: Đư con tr nh p đến đ u tiên mu n ch n, drag đến ô cu i.
Chọn hàng: Đư chu t đến lề trái c h n cho đến khi tr chu t chuy n sang hình thì click, và drag xu n h y l n đ ch n nhiều hàng.
Chọn cột: Đư chu t đến mép trên c a c t cho đến khi tr chu t chuy n sang hình thì click, và drag qua ph i h y qu tr i đ ch n nhiều c t.
Chọn cả bảng: Click vào nút góc trên bên trái c a b ng.
C th v o t Layout c Table Tools, trong nhóm Table, Click ch n nút Select đ ch n , n , c t, n
3. Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng
Ch n v o n v n s thấy c h i t m i tr n v n Ri on l : Design và Layout. Hai tab n y n đ thiết kế v đ nh n n
39 Trên tab Design, n c th ch n:
Table Style Options
Draw Borders
V th m hoặc x t c c đư n kẻ, h n , c t c n Table Styles
Ch n c c mẫu nền, đưởn kẻ n c sẵn…
Trên tab Layout, có m t s ch c n n sau:
X m Gri lin s v c c thu c tính (trên nhóm Table).
Chèn n v c t (tr n nh m Row & Columns).
X n , n v c t (trên nhóm Rows & Columns).
Tr n hoặc t ch c c (tr n nh m Merge).
T n v i m kích thư c (trên nhóm Cell Size).
C nh lề v n n tron c c v th y đổi hư n v n n (trên nhóm Alignment).
4.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng 1. Định dạng đường viền cho bảng
Ch n c b ng và ch n Tables Tools.
Ch n tiếp Design, Click v o m i t n ở nút Border (All Borders) H p Borders:
May
M T W T F S S
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
định dạng đặc biệt dòng thứ nhất
định dạng đặc biệt cột thứ nhất
định dạng khác biệt dòng chẵn và lẻ
40 Ch n các ki u đư ng viền và Click OK
2. Tô nền cho bảng
Ph i hợp màu sắc đ t o nền cho Tables. B n có th thực hi n th o c c ư c sau:
Ch n các ô c n t m u, s u đ nhấn vào Tables Tools ch n Design.
Ch n tiếp mục Shading và ch n màu nền cho đ
4.4. Chèn công thức toán học vào bảng
N ư i n vẫn n hĩ c n cụ T l c Wor đ n i n chỉ l tr nh y li u n n v i n v c t nhưn thực tế, tuy kh n th so s nh được v i Exc l về mặt tính to n, son Wor c n cho ph p n ư i n c th thực hi n được m t s ph p tính c n , tr , nhân, chi đ hỗ trợ h n cho n ư i n
41
Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán
Lấy ví ụ cụ th như ở n Đ thực hi n n li u tr n, n ư i n thực hi n qu ư c:
nh p li u, tính to n v đ nh n
Bước 1 Nh p li u tất c c c c t, tr c t Th nh tiền Bước 2 Tính Th nh tiền = S lượn + Đ n i :
Click vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, ch n tab Layout, nhóm Data, ch n Formula Nh p c n th c tính t i Formul :
Sử ụn c c h m c tron Paste Function ở n ư i hoặc õ t n h m v o Tron Wor c th sử ụn c c h m c n như: Sum (tính tổn ), Count (đếm), Average (tính trun nh c n ), Max (giá tr l n nhất), Min ( i tr nh nhất), Product (nhân …
Ch n chế đ đ nh n t i ô Number Format (ví ụ: #,##
Bước 3 S o ch p xu n c c n ư i: i đ n kết qu v tính, ch n copy và paste xu n c c n ư i c c t th nh tiền rồi ấm F9 đ c p nh t th o n
Bước 4 Tính tổn : kích chu t v o cu i c n c n Th nh tiền v ch n Layout/Formula, nh p c n th c =sum(above) v ch n chế đ đ nh n t i Number Format rồi OK.
Tron qu tr nh l m vi c, nếu li u t i c c c t S lượn v Đ n i c điều chỉnh th chỉ c n i đ n c t Th nh tiền v ấm F9 th m y s tự đ n c p nh p kết qu th o s li u m i
Nếu n ư i n nh p s i ki u s li u hoặc tron n c c c n M r C lls th c th kết qu tính to n s kh n chính x c
4.5. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại 1. Chuyển đổi từ Table sang Text:
Đặt con tr vào m t ô bất kỳ trong Table
Trong tab Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text.
STT Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 A 50 1500 75,000
2 B 100 1800 180,000
3 C 120 2000 240,000
Tổng 495,000
42 Hi n th h p tho i sau:
Click chon ký hi u phân cách n i dung các ô thu c Table:
Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter) Tabs có khoảng cách phím Tab
Commas dấu phẩy
Other gõ vào dấu khác các dấu đã nêu bên trên
2. Chuyển đổi từ Text sang Table:
Ch n d li u mu n chuy n đổi thành Table
Trong tab Insert, nhóm Tables, Click ch n Convert Text to Table. Hi n th h p tho i sau:
Click tùy ch n thích hợp s u đ Click nút OK
4.6. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Ch n kh i d li u c n sắp xếp n i dung.
H p tho i:
Vào tab Layout, Click ch n nút
Ch n ki u c n sắp xếp trong h p tho i Sort.
+ Sort by và Then by đ ch n các khóa sắp xếp.
+ Type đ x c đ nh sắp xếp theo ki u d li u nào. Ki u ký tự (Text), ki u s (Number), ki u ngày (Date).
+ Ascending hay Descending đ ch n th tự sắp xếp t n n hay gi m d n.
Click nút OK đ hoàn tất thao tác sắp xếp d li u trong b ng.