Chương 5: Các kỹ năng hỗ trợ trong Word 2010
2. Tạo mục lục tự động
Đặt con tr v o t i li u n i n mu n đặt mục lục tự đ n Ch n tab References
Ch n nút Table of Contents, Ch n v o Insert Table of Contents v đ nh n mục lục th o c ch ri n c m nh
59
3. C p nh t Table of contents
S u khi đ t o ra b ng mục lục cho tài li u, có th b n ph i duy trì nó. B ng mục lục s tự đ ng c p nh t khi tài li u được mở; v c n h y h n n khi n c n tự c p nh t bất c khi nào b n thêm tên chư n hoặc ti u đề m i v o v l m th y đổi s trang c a tài li u. Chỉ c n thực hi n ư c sau: B n c p nh t mục lục bằng cách Click vào tab References v s u đ ch n Update Table trong nhóm Table of Contents.
Khi c p nh t b ng mục lục b n s được h i rằng b n mu n c p nh t toàn b mục lục hay chỉ mu n điều chỉnh s trang.
Ch n điều chỉnh s trang nếu b n thêm n i un l m t n s trang trong tài li u mà không thêm tiêu đề nào m i, còn nếu b n thêm hoặc thay đổi n i un ti u đề thì nên ch n Update entire table. B n nên tránh vi c sửa ch a trực tiếp vào b ng mục lục, vì nếu b n đ t ng c p nh t b ng mục lục thì b n s mất d li u đ th y đổi Đ th y đổi n i dung trong b ng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài li u, ch không sửa trực tiếp trên b ng mục lục, s u đ click Update Table.
4. Xóa mục lục tự động
Vào tab Referencs, ch n Table of Contents Ch n Remove Table of contents.
5. Điều chỉnh mục lục
B n đ c m t b ng mục lục rồi, nhưn n l i mu n th y đổi chúng. Ví dụ ti u đề trong tài li u c a b n c m u x nh nhưn tron ng mục lục thì không. B n thích màu xanh và mu n trong b ng mục
60
lục c n c m u tr n v i c c ti u đề trong tài li u. Có th b ng mục lục quá dài và b n mu n làm nó ngắn b t.
Hoặc c n c th b n đ h i l n về b ng mục lục nhưn vẫn mu n có m t th y đổi nh . Chẳng h n b n mu n th y đỗi c c đư ng chấm đ t quãng gi c c đề mục và s trang. Hoặc b n mu n s trang nằm g n c c đề mục h n
Thiết kế lại bảng mục lục
B n đ c ng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưn n mu n màu sắc tư n tự như ti u đề Đây l cách thực hi n: Trên Tab References, ch n Table of Contents trong nhóm Table of Contents và s u đ ch n Insert Table of Contents.
Trong h p tho i Table of Contents, chắc chắn rằng mục From template đ được đ nh ấu trong h p Formats, s u đ ch n Modify. Ch n TOC 1 trong h p tho i Style đ ch n cấp đ cao nhất hoặc Level 1, trong b ng mục lục TOC v s u đ ch n Modify. H p tho i Mo ify Styl được mở ra, sử dụng h p màu Font trong ph n Formatting đ ch n màu xanh. Sau khi click OK hai l n, hãy xem trong mục Print Preview c a h p tho i Table of Contents và b n s thấy rằng Table of Contents, h y c n được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây gi là màu xanh. Nếu b n mu n th y đổi TOC 2 (L v l h y TOC 3 (L v l 3 c n th nh m u x nh, th n c n l m th o quy tr nh tr n ằng vi c ch n TOC 2 hoặc TOC 3 trong h p tho i Styl trư c khi đi đến h p tho i Modify Style. Sau khi click OK, m t h p tho i xuất hi n v i n i dung h i b n có mu n th y đổi b ng mục lục hay không, click OK và kết qu s hi n th nh m u x nh như mu n c a b n.
B n mu n th y đổi nhiều h n n a? Word 2010 cho n ư i dùng nhiều tùy ch n đ ch n lựa trong h p tho i Modify Style, nhưn h y lu n nh ch n Style mà b n mu n th y đổi trong h p tho i Style trư c khi thực hi n ch c n n Modify Style. Chú ý rằng khi click Format, b n s có lựa ch n thay đổi như Font, P r r ph, T s, … n c n c th th y đổi c c c i đặt c a t ng ph n và xem l i chúng trong mục Preview trư c khi áp dụng cho bảng mục lục.
Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục
61
B ng lục lục quá dài, có l chỉ c n hai cấp đ đ u tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp v i tài li u c a b n. Mục Show levels ở h p tho i Table of Contents l n i n có th ch n các phân cấp b n mu n th hi n trong b ng mục lục Wor c đến 9 cấp đ khác nhau. Làm ngắn b ng mục lục bằng cách gi m cấp đ , còn mu n kéo dài b ng mục lục thì b n h y t n cấp đ lên. B n có th xem trong Print Preview hoặc Web Preview đ xem sự điều chỉnh c a mình, khi nh n thấy hợp lý, thì click OK hai l n.
Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục
B n có th thực hi n c c th y đổi nh mà không c n r i kh i h p tho i Table of Contents. Chẳng h n th y đổi các g ch đ t quãng gi c c đề mục và s trang (g i là Tab Leader), hoặc th y đổi canh dòng (align) c a s trang.
Đ th y đổi Tab Leader, ch n mục Tab leader đ xem l i ki u g ch ngang và dòng. Nếu b n xóa h p Right align page numbers, thì s trang s di chuy n l i g n h n đến b ng mục lục và tab leaders s không còn hi u lực. Nếu b n mu n xóa b toàn b s trang thì hãy b dấu ch n ở h p Show page numbers.
5.8. In tài liệu Word 1. Định dạng trang in
Mỗi khi t o file m i, trong cửa sổ v n b n đ c sẵn m t trang giấy trắn đ bắt đ u so n v n n (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào c n đến chi tiết chính x c h n chún t m i ch n l i khổ giấy khác.
62
Vào tab Page Layout, nhóm Page Setup, Click m i t n ư i góc ph i đ mở h p tho i Page Setup
Chọn loại giấy: Vào tab Paper
Paper Size: chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height.
Đặt lề cho trang in: Vào tab Margins Top : Lề đỉnh của trang in Bottom : Lề đáy của trang in Left : Lề trái của trang in Right : Lề phải của trang in
Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách
Orientation: chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang
Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau.
Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách.
2. In tài liệu
Vào tab File, Click ch n Print.
63 Copies: chọn số bản in
Printer: chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau ở Start của Windows:
- Click Start, chọn Settings và Click Printers.
- Double Click vào biểu tượng Add Printer.
- Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard.
Pages: in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp
5.9. Tạo trang bìa trong Word 2010 1. Thêm một trang bìa
Word 2010 cung cấp sẵn cho b n m t b sưu t p c c tr n kh đẹp mắt. Các trang bìa luôn được chèn v o đ u tài li u, không phụ thu c vào v trí hi n t i c a con tr trong tài li u.
Trong tab Insert, nhóm Pages, Click nút Cover Page.
Trong menu xuất hi n, b n hãy nhấn ch n m t ki u trang bìa mình thích Tr n đ s được áp dụng vào tài li u và b n có th sử đổi n i dung các dòng ch mặc đ nh bằng dòng ch mình thích.
2. Xóa trang bìa
Đ xóa trang bìa, vào tab Insert, Click nút Cover Page trong nhóm Pages, s u đ Clck Remove Current Cover Page.