Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HƯNG YÊN
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện các công tác tổ chức thực hiện dự án
Để giảm được thời gian trong công tác xin phép, lập và xin phê duyệt dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư các dự án thì chủ đầu tư hoặc tư vấn dự án cần phải hoàn thiện lại các công tác tổ chức thực hiện dự án.
3.2.5.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch dự án
Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch dự án, chúng ta phải:
Thứ nhất: Việc lập kế hoạch được thực hiện một cách có logic và trung thực, nếu ta muốn có cơ hội để thành công. Những kinh nghiệm trước đây qua nhiều năm đã đưa trình tự lập kế hoạch cơ bản dự án đầu tư lên một nghệ thuật tinh vi. Đừng nên cố gắng phát triển ra một trình tự mới khi lập kế hoạch cho mỗi dự án.
Sau khi lựa chọn được trình tự trong lập kế hoạch cho dự án, ta nên nhìn lại toàn bộ các công việc để tìm ra những nhân tố ngoại lệ ảnh hưởng đến trình tự thông thường của bản kế hoạch. Hoặc tìm ra những phần có vấn đề khác biệt trong
lần này so với các lần khác, vị trí công trình khác thường, hoặc là những yếu tố tiềm tàng gây gián đoạn bên trong hoặc bên ngoài có thể ảnh hưởng đến trình tự bản kế hoạch. Mỗi khía cạnh trong bản kế hoạch dự án cần phải có sự tìm tòi kỹ lưỡng cẩn thận và cần phải thảo luận với nhân viên để có được ý kiến chuyên gia cần thiết, đồng thời các nhân viên nắm được những gì có thể xảy ra quá trình quản lý.
Thứ hai: Một trong những mục tiêu cụ thể của công tác lập kế hoạch là có sự tham gia của tất cả các thành viên cam kết làm việc nghiêm túc trong dự án. Đó chính là cơ sở để họ hiểu rõ dự án đòi hỏi cái gì? Những suy nghĩ và đóng góp của họ thể hiện bằng những phương pháp được chấp thuận, sự phân bổ các nguồn lực, sự ước tính về thời gian và chi phí. Các phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho tất cả các bên có liên quan, vì chính họ là những người tham gia thực hiện dự án sau này.
Thứ ba: Điều rất quan trọng trong công việc lập kế hoạch là tính trung thực.
Người điều hành dự án là người chịu trách nhiệm việc thực hiện kế hoạch của dự án và sẽ là người cuối cùng chịu trách nhiệm về việc thất bại hay thành công của dự án.
Một cách tốt nhất để duy trì sự cân bằng hợp lý giữa sự lạc quan và bi quan trong quá trình thực hiện công việc. Đó là một bản kế hoạch có đầy đủ các khoản phát sinh dự phòng cho những công việc không dự toán được.
Tóm lại, một Giám đốc điều hành quản lý dự án phải học cách làm việc dưới áp lực nếu không làm như vậy thì họ sẽ không thể tồn tại được.
Thứ tư: Để bản kế hoạch dự án thật sự chắc chắn và đạt hiệu quả phù hợp với kế hoạch kinh doanh ta cần phải làm rõ những câu hỏi được đặt ra trong quá trình lập kế hoạch dự án như sau:
- Ảnh hưởng của dự án mới lên khối lượng công việc hiện tại như thế nào?
- Có đủ tài nguyên và đội ngũ kỹ thuật xây dựng để đáp ứng được những mục tiêu của dự án.
- Chúng ta sẽ lấy những tài nguyên ở đâu để xử lý những công việc quá tải?
- Kế hoạch hoạt động có đáp ứng được ngày hoàn thành theo dự định trong bản kế hoạch đã lập?
- Có những loại thiết bị hay vật liệu nào phải vận chuyển từ xa đến trong dự án hay không?
- Các mục tiêu và các bản thiết kế của dự án đã được hoàn thành hay chưa sẵn sàng bắt đầu xây dựng chưa?
Thứ năm: Trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch, Ban quản lý dự án luôn luôn tập trung vào kết quả. Do vậy, kế hoạch sẽ nhằm vào những kết quả được định hướng trước để cho tất cả các bên liên quan đến dự án biết điều gì mong đợi họ.
Đồng thời phân cấp kế hoạch một cách rõ ràng. Thông thường có ba cấp cơ bản liên quan đến việc lập kế hoạch của một dự án.
- Cấp điều hành là cấp làm việc ở mức tổng thể với thời gian được tính theo các chu kỳ tháng, quý, năm. Cấp này thuộc về các cán bộ lãnh đạo cấp cao, mà mục tiêu chính yếu của họ là ở chỗ sao cho tiến trình dự án luôn phù hợp với kế hoạch kinh doanh tổng thể.
- Cấp quản lý làm việc với thời gian được tính theo chu kỳ tuần trong tháng, có trách nhiệm chỉ ra kỳ hạn và những sự kiện quan trọng, sử dụng và điều phối trực tiếp các nguồn lực của Ban dự án với sự tham gia của các thành viên trong kế hoạch tổng thể.
- Cấp thực hiện làm việc với thời gian được tính theo chu kỳ ngày trong tuần, việc thực hiện giành cho những người chịu trách nhiệm chỉ huy công việc của dự án hàng ngày.
Tất cả các kế hoạch trên phải được liên kết thống nhất với nhau, nhưng mỗi cấp chỉ nhận được những thông tin cần thiết, giúp họ điều phối và kiểm soát sự tham gia của mình trong dự án.
Việc lập ra các kỳ hạn sẽ có cho những lợi ích rất lớn trong việc kiểm soát công việc của các dự án quan trọng. Mỗi kỳ hạn có thể được xem xét như là một dự án nhỏ có liên quan đến thưởng phạt đối với việc hoàn thành hoặc không.
3.2.5.2 Hoàn thiện công tác kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là một công việc then chốt nối tất cả các kỹ thuật quản lý điều hành dự án. Việc lập kế hoạch và tổ chức chắc chắn là rất quan trọng đưa
chúng ta đạt được các mục tiêu dự án, nhưng việc kiểm soát dự án có hiệu quả là một điều đặc biệt thiết yếu. Chúng ta có thể hơi chệch khỏi mục tiêu trong khi lập kế hoạch hoặc tổ chức và có thể dễ dàng thoát đi, nhưng chúng ta không thể thất bại thậm chí chỉ một chút thôi trong quá trình kiểm soát dự án và hy vọng rằng có thể thoát ra ngoài nguyên vẹn.
Kiểm soát dự án có thể nghĩ là một công việc bao gồm các hành động ép buộc, phối hợp và điều phối theo những kế hoạch để đạt được những mục tiêu cụ thể. Chúng ta thiết lập những mục tiêu của chúng ta về xây dựng an toàn một công trình có chất lượng, đúng thời hạn và trong vòng ngân quỹ. Chúng ta đã lập các kế hoạch thời gian và tài chính và tạo lập một tổ chức để tiến hành chúng. Bây giờ chúng ta cần làm là tiến hành công việc ép buộc, phối hợp và điều hành các công việc để có thể tạo ra những kết quả mong muốn.
Các công việc cần phải kiểm soát quá trình triển khai quản lý dự án giai đoạn chuẩn bị đầu tư là: Kế hoạch vốn, kế hoạch thời gian, chất lượng thiết kế, các nguyên vật liệu, các nguồn cung cấp và năng suất của các thành viên trong đội dự án, những dự đoán về dòng tiền.
Bằng cách tập trung vào 6 phần chính trên, chúng ta có thể đạt được những mục tiêu của dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư là triển khai thực hiện thành công. Tất nhiên sẽ có vô số những phần phụ khác cần kiểm soát nhưng hầu hết chúng đều liên quan đến 6 phần việc chính trên ngoại trừ yếu tố con người.
Trong 6 phần việc chính trên, đặc biệt chú ý đến hệ thống kiểm soát tiến độ và kiểm soát chất lượng lập dự án. Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì chi phí thường không lớn bằng trong giai đoạn thực hiện đầu tư nên ta chủ yếu quan tâm đến vấn đề kiểm soát tiến độ, chất lượng thiết kế và thực tế vì nếu không kiểm soát được tiến độ trong giai đoạn này thì chi phí tổng thể cho dự án cũng có thể bị tăng cao không kiểm soát được.
Kiểm soát tiến độ bằng sơ đồ mạng:
Việc quản lý tiến độ theo sơ đồ mạng sẽ giúp ta biết các công việc nào là công việc găng của dự án để kiểm soát các công việc trên đường găng đó. Ngoài ra như ta đã biết quá trình thực hiện tiến độ theo sơ đồ mạng là quá trình điều chỉnh.
Hình 3.1: Sơ đồ điều chỉnh quản lý theo sơ đồ mạng Những vấn đề cần giải quyết khi thực hiện so với kế hoạch tiến độ
Trong việc cập nhật tiến độ ta cần so sánh giữa tiến độ thực với kế hoạch tiến độ, và tính toán các thay đổi cho các khu vực “điểm nóng”, các tham số cập nhật cần quan tâm thường là:
- Các thời gian ngừng, đặc biệt các công việc gần với đường găng, hoặc gần với trạng thái gây cấn.
- Các thay đổi của các công việc nằm trên đường găng.
- Các thay đổi của các công việc Logíc (trình tự) kể cả các công việc cần bổ sung hoặc loại bỏ.
- Sự sử dụng tài nguyên: Cung cấp không đồng bộ, thay thế….
- Các thay đổi về thời gian hoàn thành, nhanh, chậm….
BAN ĐIỀU HÀNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Đội lập, tính toán sơ đồ mạng
Những hoạt động thực tiễn trong việc triển khai
dự án giai đoạn CBĐT Xử lý điều chỉnh
Kế hoạch tiến độ được thực hiện
Những thông tin thực tế mà kế hoạch không phù hợp phải điều chỉnh Những điều kiện
lập SĐM Những vướng mắc xin xử lý
Những chỉ thị và chấp thuận
- Những gây cấn trên xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng?
Thường xuyên kiểm tra các công việc đã hoàn thành so sánh với kế hoạch tiến độ, điều quan trọng không phải là một lịch tiến độ được cập nhật thường xuyên như thế nào? mà lịch tiến độ phải phản ánh được một cách chính xác như thế nào sự chỉ đạo thực tế của công việc.