II. Quy trình kiểm toán chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty AASC thực hiện
2. Quy trình kiểm toán chi phí hoạt động do Công ty AASC thực hiện tại khách hàng ABC
ABC là một trong những khách hàng thờng xuyên của AASC. Các thông tin chung về ABC đợc AASC lu tại hồ sơ kiểm toán chung về ABC. Trong đó bao gồm những thông tin về giấy phép đăng ký thành lập doanh nghiệp, quy định về hoạt động kinh doanh, các văn bản về đăng ký chế độ kế toán, mục tiêu và chiến lợc kinh doanh của khách hàng.
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Vì ABC là khách hàng thờng xuyên, các kiểm toán viên đã có điều kiện tiếp xúc nhiều với khách hàng và khá hiểu biết về tình hình chung của khách hàng nên khi bắt đầu tiến hành kiểm toán cho ABC, kiểm toán viên chỉ cập nhật những thay đổi trong năm kiểm toán. Việc thực hiện kế hoạch kiểm toán chủ yếu đợc tiến hành theo sự chỉ đạo của trởng nhóm kiểm toán. Trởng nhóm phân công công việc cho các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán theo từng phần hành cụ thể.
Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ bằng chứng để đ a ra kết luận kiểm toán về phần việc của mình.
{ Đặc điểm chung về Công ty ABC
Năm 2001 khi thực hiện kiểm toán cho ABC các nhân viên kiểm toán chỉ cập nhật những thay đổi về các quy định về ghi nhận doanh thu, chi phí, ph ơng pháp khấu hao, những quy định về chế độ kế toán mới, những thay đổi về luật
định có thể ảnh hởng đến Báo cáo tài chính. Tóm tắt tình hình ABC nh sau:
ABC là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo Quyết định số 1507 / QĐ/ TCCB-LĐ ngày 19/9/1994 của Bộ GTVT. Hoạt động chính của Công ty là:
-Sản xuất kinh doanh hàng may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng dân dụng.
-Kinh doanh khách sạn, nhà hàng.
-Sản xuất kinh doanh giải khát, đồ hộp, ăn uống công cộng.
-Kinh doanh du lịch, đại lý bán vé máy bay.
5
10
15
20
25
30
-Trực tiếp tuyển chọn, đào tạo và bồi dỡng ngời lao động trớc khi làm việc có thời hạn ở nớc ngoài.
Hiện tại ABC có 2 chi nhánh, 1 chi nhánh kiêm văn phòng chính tại Hà Nội và một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Địa bàn hoạt động trong cả nớc.
Dới đây chỉ mô tả cuộc kiểm toán diễn ra tại Văn phòng ở Hà Nội. Tổ chức bộ máy kế toán của văn phòng tại Hà Nội có đầy đủ các chức danh cần thiết, riêng chi phí hoạt động không phải là một phần hành kế toán độc lập nên Công ty không bố trí nhân viên mà do kế toán chi phí, giá thành đảm nhiệm.
{ Các thông tin về hệ thống kế toán
-Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/
TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và QĐ 167/TC/QĐ/CĐKT ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung.
-Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/2001 kết thúc 31/12/2001.
-Đơn vị tiền tệ áp dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam
-Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: các nghiệp vụ phát sinh bằng Đô la Mỹ phải chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá mua thực tế của Ngân hàng th ơng mại Việt Nam tại thời điểm phát sinh. Cuối niên độ, số d các tài khoản có gốc
Đôla đợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố.
{ Các quy định về chi phí hoạt động tại Công ty ABC
ABC thực hiện kế toán chi phí theo chế độ quy định, hình thức sổ áp dụng là Nhật ký chung, kế toán chi phí hoạt động đợc xử lý hoàn toàn trên máy tính, dựa vào phần mềm Fast Accounting.
Hệ thống tài khoản sử dụng:
Các tài khoản dùng để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theo chế độ quy định. Tuy nhiên để tiện cho việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo đặc thù kinh doanh của công ty, ABC xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến từng tiểu mục.
Cụ thể đối với tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ABC sử dụng các tài khoản sau:
Chi phí bán hàng (TK 641) Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) 6411: Chi phí nhân viên bán hàng 6421: Chi phí nhân viên quản lý
5
10
15
20
25
30
64111: Lơng nhân viên bán hàng 64112: Các khoản trích theo lơng 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng 6414: Chi phÝ khÊu hao TSC§
6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64171: Tiền điện
64172: TiÒn níc 64173: Tiền điện thoại 64174: Phí ngân hàng
64175: Chi phí quảng cáo, tiếp thị 64176: Chi phí khác
64177: Chi phí sửa chữa TSCĐ
6418: Chi phí bằng tiền khác 64181: Chi phí tiếp khách 64182: Chi phÝ x¨ng xe 64183: Chi phí khác
64211: Lơng nhân viên quản lý 64212: Các khoản trích theo lơng 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng 6424: Chi phÝ khÊu hao TSC§
6425: Thuế, phí, lệ phí 6426: Chi phí dự phòng
6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64271: Tiền điện
64272: Níc 64273: Điện thoại 64274: Sửa chữa TSCĐ
64278: Chi phí khác
6428: Chi phí bằng tiền khác 64281: Tiếp khách
64282: X¨ng xe 64283: Chi phí khác
Các điểm cần chú ý khi kiểm toán chi phí hoạt động cho ABC:
-Chi phí tiền lơng phụ thuộc vào doanh thu trong năm.
-Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài của ABC nh phí điện thoại hay phí giao dịch bán hàng là những khoản chi rất lớn, phát sinh thờng xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động phát sinh trong kỳ.
-Công ty có quy định về việc chi tiền hoa hồng trong giao dịch, môi giới xuất khẩu tuy nhiên không có mức quy định cụ thể mà chỉ quy định là việc chi hoa hồng giao dịch, môi giới xuất khẩu đợc xác định trên cơ sở hiệu quả kinh tế do hoạt động đó mang lại. Sau khi kết thúc hợp đồng, bộ phận thực hiện hoạt động phối hợp kiểm tra hoạt động và đề nghị giám đốc chi tiền cho phù hợp.
-Bao bì đóng gói trong hoạt động bán hàng xuất khẩu đợc hạch toán qua tài khoản chi phí trả trớc 1421 (14216: chi phí trả trớc thùng carton đựng hàng xuất khẩu, 14217: chi phí trả trớc màng BOP cuộn lạc xuất khẩu) và tiến hành phân bổ vào chi phí bán hàng khi hàng hoá đợc tiêu thụ.
Xác định rủi ro và mức trọng yếu cho khách hàng ABC
Sau khi tiến hành thu thập các thông tin chủ yếu về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng năm vừa qua, kiểm toán viên xác định rủi ro và trọng yếu 5
10
15
cho từng khoản mục kiểm toán. Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán khách hàng này từ những năm trớc, kiểm toán viên xác định các loại chi phí sau đây có thể tồn tại sai phạm:
-Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc phân bổ chi phí trả trớc dài hạn vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
-Các nghiệp vụ về chi phí hoa hồng, chi phí giao dịch, môi giới cho hoạt động bán hàng.
2.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Với khách hàng ABC, AASC đã thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính sơ
bộ (Interim audit), nên khi tiến hành cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2001, các kiểm toán viên chỉ thực hiện kiểm toán trên số liệu của quý 4/2001 sau đó tổng hợp số liệu và đa ra ý kiến về toàn bộ Báo cáo tài chính năm 2001 của khách hàng.
2.2.1. Kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng
Cũng nh tất cả các khoản mục khác, công việc kiểm toán tiến hành đối với khoản mục chi phí bán hàng đi từ kiểm tra tổng hợp đến kiểm tra chi tiết.
Thực hiện kiểm tra tổng hợp
Để thực hiện thủ tục kiểm tra tổng hợp, kiểm toán viên thu thập tất cả các tài liệu, sổ sách kế toán, bảng tổng hợp chi phí bán hàng của đơn vị. Trong trờng hợp cần thiết, nếu sổ sách kế toán của đơn vị không phù hợp với yêu cẩu kiểm tra, kiểm toán viên tiến hành tự tập hợp số liệu dựa trên Sổ kế toán của đơn vị.
Thực chất của các thủ tục kiểm tra tổng hợp chính là thực hiện các thủ tục phân tích. Trong đó bao gồm so sánh, đối chiếu số phát sinh chi phí bán hàng kỳ này với kỳ trớc, so sánh sự biến động của chi phí bán hàng qua các tháng trong kỳ, phân tích sự biến động của các khoản mục chi phí đó.
Cụ thể các bớc kiểm tra tổng hợp đợc các kiểm toán viên thực hiện theo tr×nh tù sau:
{ Đối chiếu chỉ tiêu chi phí bán hàng trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với Bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong năm.
Trong bớc này, kiểm toán viên sẽ tự tổng hợp chi phí bán hàng phát sinh theo yếu tố dựa vào Bảng cân đối số phát sinh theo tài khoản của doanh nghiệp và tiến hành so sánh với chỉ tiêu chi phí bán hàng trên Báo cáo kết quả hoạt động 5
10
15
20
25
30
kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có lập Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố thì kiểm toán viên sẽ sử dụng số liệu của doanh nghiệp để so sánh. Trong trờng hợp của khách hàng ABC, kiểm toán viên tập hợp số liệu tổng hợp chi phí bán hàng dựa trên Báo cáo chi phí sản xuất của đơn vị. Cụ thể: