Thực trạng công tác quản lý dự án đầu t XDCB tại Viễn Thông Hà Nội (Bu điện TP Hà Nội cũ)

2.3. Phân tích thực trạng công tác Đầu t và quản lý dự án đầu t xây dựng tại Viễn thông Hà Nội

2.3.2. Thực trạng công tác quản lý dự án đầu t XDCB tại Viễn Thông Hà Nội (Bu điện TP Hà Nội cũ)

2.3.2.1. Quy trình thực hiện, quản lý các dự án đầu t XDCB tại Viễn thông Hà Nội :

Từ trớc đến nay Viễn thông Hà Nội thực hiện quy trình về đầu t và quản lý các dự án đầu t nh sau:

a. Các đề xuất về cấu hình mạng, dung lợng cần phát triển mới hay mở rộng tại các tổng đài về thiết bị chuyển mạch, truyền dẫn, số lợng cáp đồng, cống bể, thuê bao điện thoại cố định, thuê bao ADSL phát triển mới hàng năm sẽ đợc 2 công ty Điện thoại Hà Nội (đây là 2 đơn vị trực tiếp quản lý và khai thác hạ tầng mạng) nghiên cứu, xem xét, tập hợp và trình lên Giám đốc Viễn thông Hà Nội xem xét cho kế hoạch đầu t.

b. Phòng Mạng và Dịch vụ có trách nhiệm giúp Giám đốc thẩm tra lại cấu hình mà các đơn vị trình lên, xem xét sự phù hợp của đề xuất này với cấu hình chuẩn của Tập đoàn đã quy định, với định hớng phát triển của Viễn thông Hà Nội, cần thiết với nhu cầu phát triển của khu vực, nếu thấy cần thay

đổi, bổ sung những điểm ghì thì chủ động phối hợp với 2 công ty Điện Thoại chỉnh sửa. Sau khi đã hoàn chỉnh làm tờ trình báo cáo Giám đốc cho thực hiện việc đầu t theo cấu hình đề xuất.

c. Sau khi có báo cáo của phòng Mạng và Dịch vụ, Giám đốc sẽ chuyển cấu hình sang phòng Đầu t xây dựng cơ bản, xem xét tính toán dự trù kinh phí và phân bổ nguồn vốn cho dự án. Phòng Đầu t XDCB sẽ căn cứ vào cấu hình dự trù khoản kinh phí dành cho dự án, đánh giá sơ bộ tính khả thi của dự

án, cùng kết hợp với phòng phát triển thị trơng xem xét nhu cầu cần thiết phải đầu t để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại các khu vực dự án phục vụ,

sau đó soạn thảo văn bản để Giám đốc giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị trực thuộc triển khai dự án.

d. Giám đốc ra văn bản giao nhiệm vụ cho các đơn vị, tuỳ theo tính chất, quy mô của công trình mà giám đốc sẽ giao dự án cho đơn vị nào triển khai, và thông thờng là nh sau :

+ Dự án đầu t mạng cáp đồng, cáp quang nếu quy mô vốn khoảng dới 5 tỷ đồng thì theo phân cấp sẽ đợc giao cho 2 công ty Điện Thoại Hà Nội 1, 2 chủ trì triển khai từ khâu chuẩn bị đầu t, triển khai đầu t đến khi kết thúc

đầu t và tự quản lý tài sản công trình khi đi vào khai thác. Hai công ty phải báo cáo Giám đốc Viễn thông Hà Nội theo quy định trong văn bản uỷ quyền, phân cấp và tự chịu trách nhiệm trớc Giám đốc VTHN và pháp luật về các quyết định của mình trong quá trình triển khai công trình.

+ Các dự án đầu t mới, mở rộng thiết bị (thiết bị truyển mạch, truyền dẫn, ADSL, Gphone...) không kể dự trù tổng mức đầu t lớn hay bé ; các dự

án đầu t mạng cáp đồng, cáp quang có dự trù tổng mức đầu t lớn hơn 5 tỷ

đồng thì đợc giao nhiệm vụ cho 02 ban quản lý dự án, trong đó :

- Ban quản lý các dự án hợp đồng hợp tác kinh doanh với NTTV (BCC) sẽ đợc giao nhiệm vụ thay mặt chủ đầu t thực hiện các dự án vùng Đông Bắc thành phố Hà Nội (địa bàn do Công ty Điện thoại Hà Nội 1 quản lý mạng).

- Ban quản lý các dự án công trình thông tin sẽ đợc giao nhiệm vụ thay mặt chủ đầu t thực hiện các dự án vùng Tây nam Hà Nội (địa bàn do Công ty

Điện thoại Hà Nội 2 quản lý mạng)

+ Với các dự án lớn này Giám đốc VTHN sẽ chỉ uỷ quyền cho Giám

đốc 2 ban quản lý dự án đợc phép tự lựa chọn nhà thầu t vấn thiết kế, tổ chức đấu thầu mua sắm vật t, thiết bị, xây lắp (Lập hồ sơ mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, đánh giá kết quả đấu thầu) và phải trình các bớc lên Giám đốc VTHN phê duyệt.

e. Ban quản lý d án sẽ đợc thay mặt chủ đầu t triển khai dự án, bao gồm các bớc nh sau :

+ Lựa chọn nhà thầu t vấn lập dự án đầu t, Ban đợc uỷ quyền quyết

định.

+ Nhà thầu t vấn tiến hành lập dự án đầu t sau đó gửi quyển để Ban xem xét, chỉnh sửa theo đúng cấu hình, sau khi hoàn chỉnh sản phẩm t vấn

đợc nghiệm thu, Ban làm tờ trình gửi Giám đốc Viễn thông Hà Nội phê duyệt dự án.

+ Sau khi có quyết định phê duyệt dự án Ban quản lý sẽ tiến hành đấu thầu mua sắm vật t, thiết bị, xây lắp cho công trình, các thủ tục phê duyệt hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu phải trình lên Giám đốc Viễn thông Hà Nội phê duyệt, hợp đồng với các nhà thầu này cũng đợc ký kết giữa Giám đốc Viễn thông Hà Nội i đại diện các nhà thầu.vớ

+ Khi các hợp đồng vật t, thiết bị, xây lắp đợc ký kết Ban quản lý dự

án tiến hành triển khai thi công công trình, các vấn đề về giám sát thi công, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao do Ban chịu trách nhiệm thực hiện.

+ Sau khi công trình đợc nghiệm thu bàn giao đa vào sử dụng, tài sản sẽ đợc giao cho 2 công ty Điện thoại quản lý và khai thác. Ban thực hiện công việc thanh quyết toán công trình với các nhà thầu, hồ sơ thanh quyết toán sau khi Ban thuê kiểm toán độc lập kiểm tra sẽ đợc trình lên Giám đốc Viễn thông Hà Nội phê duyệt.

g. Các phòng chức năng của Viễn thông Hà Nội giúp giám đốc các vấn

đề về triển khai dự án nh sau :

+ Phòng Đầu t Xây dựng cơ bản : Thực hiện việc thẩm định Dự án –

đầu t, Báo cáo kinh tế kỹ thuật, Thiết kế, hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu do các ban thực hiện trình lên.

+ Phòng Mạng và dịch vụ : Kiểm tra cấu hình của dự án, các quy trình, quy phạm trong thiết kế sao cho đúng với cấu hình đợc duyệt và phù hợp với các quy định của ngành, tập đoàn, của Viễn thông Hà Nội.

+ Phòng Tài chính kế toán thống kê : Thực hiện việc tạm ứng cho các nhà thầu khi Giám đốc ký kết hợp đồng, thẩm định hồ sơ thanh quyết toán công trình do các ban trình lên, thống kê tài sản tăng, giảm khi bàn giao công trình đa vào sử dụng.

Nh trên đã phân tích về quy trình thực hiện, quản lý các dự án đầu t

XDCB tại Viễn thông Hà Nội từ ý tởng đề xuất ban đầu đến khi kết thúc dự

án đa vào khai thác sử dụng và thanh quyết toán công trình, sau đây sẽ phân tích cụ thể các bớc thực hiện quản lý dự án, trong các bớc này ngoài việc nêu lên hiện trạng các việc đang thực hiện tại Viễn thông Hà Nội sẽ chủ yếu

đánh giá các mặt còn tồn tại để từ đó đa ra các giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu t xây dựng.

2. 2.3. 2 Công tác lập dự án đầu t ( chuẩn bị đầu t):

Đối với các dự án phát triển mạng lới Bu chính viễn thông, Viễn thông Hà Nội đợc quyết định các dự án đầu t ở mức dới 20 tỷ đồng và phân cấp, uỷ quyền cho các đơn vị trực thuộc ở mức dới tỷ đồ 5 ng.

Căn cứ theo Nghị định số 16 /2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính Phủ có hớng dẫn chi tiết việc thi hành Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 về lập, thực hiện dự án đầu t xây dựng công trình, hợp đồng trong hoạt động xây dựng, điều kiện năng lực tổ chức cá nhân lập dự án đầu t xây dựng công trình và khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng và giám sát xây dựng công trình;

Tuỳ mức độ phân cấp, uỷ quyền các đơn vị thực hiện thuê tổ chức t

vấn có t cách pháp nhân, đủ năng lực để lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi, hoặc báo cáo đầu t (theo nghị định 16: tơng ứng là Báo cáo đầu t, Dự án đầu t và Báo cáo kinh tế - kỹ thuật). Việc lựa chọn nhà thầu thông qua đấu thầu theo quy định, căn cứ vào quy mô của từng

dự án mà ngời có thẩm quyền quyết định đầu t quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp, có các hình thức lựa chọn nhà thầu :

+ Đấu thầu rộng rãi: Đối với vật t, thiết bị, xây lắp.

+ Đấu thầu hạn chế: Đối với vật t, thiết bị, xây lắp.

+ Chỉ định thầu : Đối với mua sắm thiết bị, xây lắp.

+ Chào hàng cạnh tranh : Đối với mua sắm vật t.

+ Mua sắm trực tiếp : Đối với mua sắm vật t, thiết bị.

* Đối với các dự án có tổng mức đầu t dới 7 tỷ đồng: không phải thực hiện lập DAĐT mà chỉ cần lập Báo cáo Kinh tế - Kỹ thuật (BCKTKT) (Điều 35 khoản 4 Luật Xây dựng). Viễn thông Hà Nội phân cấp, uỷ quyền cho 2 Công ty Điện thoại Hà Nội 1 và 2 đợc phê duyệt các dự án tổng có mức

đầu t dới 5 (năm) tỷ đồng. Các nội dung của BCKTKT gồm: Sự cần thiết, mục tiêu xây dựng công trình; Địa điểm xây dựng; Quy mô; Công suất; Cấp công trình; Nguồn kinh phí xây dựng; Thời hạn xây dựng; Hiệu quả công trình; Phòng chống cháy nổ; Bản vẽ thiết kế thi công và dự toán công trình.

7 :

* Đối với các dự án có tổng mức đầu t lớn hơn tỷ đồng thực hiện lập dự án đầu t, VTHN phê duyệt dự án ở mức dới 20 (hai mơi) tỷ đồng, với mức lớn hơn phải trình VNPT quyết định. Các nội dung của dự án đầu t

bao gồm:

- Phần thuyết minh: Mục tiêu, địa điểm, quy mô, công suất, công nghệ, các giải pháp kinh tế kỹ thuật, tổng mức đầu t, nguồn vốn, chủ đầu t, Hình thức quản lý dự án, Hình thức đầu t, thời hạn thực hiện, hiệu quả kinh tế xã

hội, phòng chống cháy nổ, đánh giá tác động môi trờng.

- Phần thiết kế cơ sở: Thuyết minh, các bản vẽ, các giải pháp kỹ thuật, giải pháp xây dựng, giải pháp công nghệ, trang thiết bị, vật liệu xây dựng chủ yÕu.

* Trong thời gian qua, các đơn vị đợc VTHN ủy quyền chủ đầu t đã

phối hợp chặt chẽ với các đơn vị t vấn trong việc lập hồ sơ các dự án đầu t,

thiết kế dự toán cho các công trình đầu t xây dựng chuyên ngành Bu chính - Viễn thông đảm bảo thủ tục kịp thời triển khai những dự án đầu t phát triển mạng lới và dịch vụ trong thời kỳ tăng tốc của ngành. Nội dung thiết kế dự toán lập căn cứ trên dự án đầu t đã đợc duyệt, Định mức đơn giá áp dụng theo đúng các bộ định mức chuyên ngành liên quan và bộ đơn giá xây dựng công trình chuyên ngành Bu chính Viễn thông số 18/2007/QĐ-BBCVT ngày 18/6/2007 của Bộ Bu chính Viễn thông, nội dung và cấu trúc dự toán lập theo hớng dẫn sử dụng phần mềm lập, thẩm định dự toán công trình chuyên ngành BCVT, phiên bản Version 2.0 do Viện Kinh tế Bu điện phát hành.

Tuy nhiên, do khối lợng dự án quá nhiều, đa dạng và có khi phải đảm bảo tiến độ nhanh nên hồ sơ thiết kế một số dự án không tránh khỏi sai sót, cha đáp ứng yêu cầu dẫn đến phải yêu cầu sửa chữa, điều chỉnh lại nhiều lần, thậm chí có trờng hợp đã gây nhiều khó khăn cho công tác đấu thầu và thanh quyết toán công trình.

* Tồn tại :

+ Phần thuyết minh: sự cần thiết phải đầu t một số dự án còn kém tÝnh thuyÕt phôc, cô thÓ:

- Các biểu thống kê dung lợng hiện có và dự báo dung lợng những năm sau không thống kê cho từng điểm chuyển mạch trong toàn vùng mà chỉ có các điểm cần đầu t, vì vậy cấp có thẩm quyền quyết định đầu t không đủ căn cứ để xem xét tính hợp lý của các số liệu tại các thời điểm cần đầu t.

- Không đa ra mục tiêu cũng nh nội dung tổng quát của tuyến, vòng truyền dẫn mà đi ngay vào các chi tiết cụ thể là xây dựng các tuyến cáp theo

địa d, thống kê số đầu thiết bị truyền dẫn tại từng nút truyền dẫn, làm cho ngời quyết định đầu t không hiểu các thiết bị này để làm gì, năng lực các thiết bị có phù hợp không.

- Nhiều dự án chỉ đa các số liệu về tình hình chung của toàn vùng, không đa số liệu của khu vực đang xây dựng dự án.

- Khi làm cống bể thay thế tuyến cột không tính thu hồi cáp, cột và các vật liệu khác để tận dụng lại ngay trong dự án.

+ Phần khảo sát lập Dự ánđầu t và Thiết kế KTTC-TDT:

- Một số đơn vị t vấn còn coi nhẹ công tác khảo sát, lập thiết kế nên hồ sơ còn sơ sài, không cụ thể và chính xác.

- Khi lập thiết kế dự toán cha căn cứ hoàn toàn vào dự án đầu t đợc duyệt, nhiều khi còn chủ quan theo ý kiến của đơn vị chủ đầu t.

- Một số hồ sơ thiết kế KTTC-TDT còn có những thay đổi về quy mô so với dự án đợc duyệt nh : thay đổi về cấu hình, khối lợng và chủng loại vật t chủ yếu, thậm chí thay đổi cả tổng mức đầu t… Mặc dù có những thay đổi nh trên, nhng t vấn vẫn lập thiết kế dự toán mà không có sự giải thích cụ thể. Có những thay đổi không chỉ do khách quan mà còn do lỗi chủ quan của

đơn vị t vấn khi khảo sát lập dự án, thiết kế và đa ra phơng án thiết kế sơ

bộ, thiếu tính chính xác. Cụ thể đối với từng loại dự án nh sau:

- Ngời lập dự án còn ít hiểu biết về thiết bị chuyển mạch cụ thể của từng hãng nên không làm định cỡ hệ thống dẫn đến sai số lớn trong việc tính , giá thiết bị nhập ngoại.

- Việc khảo sát cha thực chi tiết, kỹ và cụ thể do đó phần thuyết minh dự án không đầy đủ thông tin, việc thống kê hiện trạng hệ thống cũng cha chuẩn xác do đó khi tính chi phí dự án phần mở rộng còn bị sai số nhiều.

Nhiều dự án cha thống kê đợc các dung lợng hiện có và dự báo cho các năm gần kề do đó thuyết minh dự án không rõ và không đủ căn cứ để xem xét tính hợp lý của các số liệu tại các điểm cần đầu t.

- Cấp đất trong dự án xác định không chính xác dẫn đếnthiết kế lập dự toán không thực tế, giá thành nhân công và kinh phí đầu t công trình quá cao.

+ Công tác lập thiết kế KTTC TDT (dự toán): - Một số dự án phần thuyết minh thiết kế sơ sài, các giải pháp kỹ thuật thiết kế mạng tính chung chung.

- VÒ thiÕt kÕ kü thuËt:

Có đơn vị còn không trình bày giải pháp kỹ thuật khi thiết kế, không đi sâu vào thuyết minh chi tiết các phơng án giải pháp cụ thể cho từng công trình. Có hồ sơ nội dung thuyết minh thiết kế không phù hợp với các giải pháp thiết kế (ví dụ: thuyết minh dùng ống nhựa siêu bền nhng thiết kế lại dùng ống sắt, hoặc thuyết minh xây bể cáp bằng gạch chỉ nhng thiết kế lại đổ bê tông tại chỗ, …).

Đối với công trình cáp quang nhiều hồ sơ thiếu phần tính suy hao

đờng truyền, thông số kỹ thuật của thiết bị, lựa chọn loại thiết bị (long haul or short haul), có lắp đặt bộ suy hao hay không, dẫn đến việc lập dự toán thiết bị không chính xác.

Bản vẽ thiết bị còn sơ sài, thiếu bản vẽ cầu cáp, máng cáp, tuyến cáp các loại, đấu nối từ đâu đến đâu, trong bản vẽ thiếu bảng thống kê khối lợng tính toán chi tiết các vật t chủ yếu, dẫn đến không có cơ sở để tính toán chính xác mà chỉ tạm tính. Một số hồ sơ thiết kế không có bản vẽ đấu nối tổng thể mạng cáp đồng, mạng cáp quang, không có phơng án kỹ thuật lắp đặt công trình những nơi có địa hình đặc biệt.

- Về tổng dự toán:

Đơn giá vật t XDCB và vật t chuyên ngành còn cập nhật không đúng thời điểm lập dự toán hay đơn giá của địa phơng do đó dẫn đến phải sửa chữa nhiều, nhiều khi phải điều chỉnh bổ sung làm ảnh hởng đến thời gian thi công và thanh quyết toán công trình hoàn thành.

Một số dự toán không áp dụng đúng định mức do phân tích công việc cha chi tiết (ví dụ điển hình là áp dụng các định mức vận chuyển thủ công trong phạm vi công trình đối với cả các vật t mua đến chân công trình, các chi phí rà phá bom mìn, đền bù không có bảng diễn giải mà chỉ đa ra giá trị tạm tính) .