CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI : CÔNG TY TNHH MTV BÒ SỮA VIỆT NAM
2.3. Đánh giá thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH MTV Bò sữa Việt Nam
2.3.2. Tuyển dụng nhân lực
Do đặc thù các Trang trại của Công ty trải dài trên cả nước nên công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH MTV Bò sữa Việt Nam có nhiều nguồn để tuyển dụng. Lực lượng lao động có trình độ chuyên môn cao chủ yếu được đào tạo bởi các Trường Đại học Nông nghiệp trên cả nước như: Học viện Nông nghiệp Việt Nam, Đại Học Nông Lâm Thái Nguyên, Đại học Nông Lâm Huế, Đại học Nông Lâm TP. HCM. Các lao động có trình độ Trung cấp chủ yếu do các Trường Trung cấp của các tỉnh đào tạo. Hầu hết lượng lao động mới tuyển vào công ty chưa có kinh nghiệm thực tiễn.
Việc tuyển dụng cán bộ nhân viên trong công ty được quan tâm và đặt ra kế hoạch rất cụ thể rõ ràng. Việc tuyển dụng tại công ty được thực hiện theo quy trình sau:
- Phòng/Ban HCNS - Trưởng BP
-GĐTT
- Trưởng BP CM hoặc người được chỉ định - GĐ Cty
- TP HCNS -GĐ Trang trại
- Trưởng BP CM - Phòng/ Ban HC- NS - GĐTT
-GĐCT GĐ Cty
Phòng/Ban HC-NS
GĐ Cty
Tổ chức phỏng vấn thi tuyển
Phòng/Ban HC-NS Phòng/Ban HC-NS
Phòng/Ban HC-NS
Phòng/Ban HC-NS
Đạt Đạt
Đồng ý
Xác định nhu cầu tuyển dụng của Đơn vị Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Tuyển dụng chính thức Thông báo tuyển dụng,
tìm ứng viên
Thực hiện tuyển dụng & Lập kế hoạch chi tiết
Không đồng ý
Nhận hồ sơ và sơ tuyển
Phê duyệt kết quả tuyển dụng
Đào tạo hội nhập thử việc tập
Đánh giá thử việc
Không đạt
Không đạt
Chấm dứt thử việc
Kế hoạch lao động năm
Thƣ tuyển dụng
Hình 2.2: Lưu đồ quy trình tuyển dụng của Công ty
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Yêu cầu nhân lực a, Kế hoạch nhân sự năm
- Hàng năm, các phòng ban và các Trang trại phải xây dựng nhu cầu nhân sự của phòng, ban và Trang trại mình căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch và định biên đã có và chuyển về phòng Hành chính Nhân sự Công ty tổng hợp.-
- Kế hoạch nhân sự của phòng, ban, Trang trại phải được xây dựng trên cơ sở định biên lao động của công ty, khả năng đáp ứng của lực lượng nhân sự hiện có, kế hoạch tuyển dụng thay thế, điều động v.v...
- Phòng Hành chính Nhân sự xem xét kế hoạch nhân sự của các Phòng Ban, Trang trại và thảo luận, chất vấn Trưởng các phòng ban, Giám đốc Trang trại để điều chỉnh cho phù hợp (nếu cần).
- Phòng Hành chính- Nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhân sự hàng năm của toàn công ty và trình Giám đốc phê duyệt, trên cơ sở:
+ Định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của năm sau;
+ Tổng hợp nhu cầu của các phòng, ban và Trang trại;
+ Đánh giá, cân đối nguồn nhân lực hiện có của toàn công ty, khả năng điều động luôn chuyển từ nguồn nhân lực nội bộ.
- Căn cứ định biên nhân sự hàng năm đã được Giám đốc duyệt, tối thiểu 1 tháng trước khi phòng, đơn vị có yêu cầu bổ sung nhân sự, các phòng, ban, Trang trại phải lập phiếu yêu cầu nhân sự theo mẫu gửi về Ban Hành chính – Nhân sự Công ty để xem xét trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
b, Nhu cầu nhân sự phát sinh đột xuất
- Khi có phát sinh nhu cầu nhân sự ngoài kế hoạch lao động hàng năm đã được phê duyệt, các Phòng, Ban, Trang trại phải làm tờ trình xin tuyển dụng và giải thích rõ lý do. Tờ trình này Phòng Hành chính Nhân sự Công ty sẽ xem xét tính hợp lý và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Khi tờ trình xin tuyển dụng nhân sự được phê duyệt thì các đơn vị mới lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự.
Bước 2: Xem xét yêu cầu, trình duyệt
- Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự của các phòng, ban, Trang trại; Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty xem xét tính hợp lý và trình Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở triển khai thực hiện.
- Trường hợp nhu cầu tuyển dụng phát sinh ngoài kế hoạch, phòng Hành chính- Nhân sự xem xét tờ trình xin tuyển dụng nhận thấy chưa phù hợp thì trao đổi trực tiếp các phòng, ban, đơn vị để đi đến thống nhất.
Bảng 2.9: Nhu cầu tuyển dụng đã đƣợc phê duyệt năm 2015 – 2017
TT Phòng, đơn vị ĐVT 2015 2016 2017
1 Văn phòng Công ty Người 5 3 3
2 Các Trang trại trực thuộc Người 136 86 47
Tổng cộng 141 89 50
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)- Bước 3: Thông báo tuyển dụng, tìm nguồn ứng viên
a) Căn cứ phiếu yêu cầu nhân sự được duyệt, đối với Công ty thì phòng Hành chính – Nhân sự Công ty, đối với các Trang trại thì Ban Hành chính – Nhân sự tiến hành tìm nguồn ứng viên phù hợp qua hệ thống hồ sơ tuyển dụng lưu trữ đã có hoặc có thể qua một trong các phương thức sau:
- Thông báo nhu cầu tuyển dụng rộng rãi trong nội bộ công ty để CBCNV có thể giới thiệu người thân, bạn bè… tham gia ứng tuyển;
- Đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như báo, tạp chí, đài truyền hình, mạng internet....
- Liên hệ các đơn vị cung ứng lao động hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm đưa thông tin tuyển dụng hoặc mua thông tin tìm ứng viên phù hợp;
- Gửi thông báo tuyển dụng đến các Trường Đại học, Cao đẳng, Trung tâm dạy nghề.
b) Thông tin tuyển dụng cần thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản sau: Vị trí chức danh cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng, chế độ lương/thưởng, thời gian thử việc, địa điểm làm việc…
Bước 4: Nhận và sơ tuyển hồ sơ tuyển dụng
a) Yêu cầu đối với hồ sơ dự tuyển: hồ sơ phải bao gồm những giấy tờ sau:
- Đơn xin việc;
- Các văn bằng chứng chỉ liên quan (bản sao có chứng thực);
- Chứng minh nhân dân (bản sao có chứng thực);
- Sơ yếu lý lịch hoặc bản tóm tắt lý lịch (tóm tắt các thông tin bản thân, bằng cấp/chứng chỉ đạt được, quá trình công tác);
- Giấy khám sức khỏe có thời hạn không quá sáu (06) tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ tuyển dụng;
- Sổ bảo hiểm xã hội (nếu có);
- Các quyết định tuyển dụng, nâng lương của cơ quan cũ (nếu có).
b) Phân loại hồ sơ: Phòng/ Ban Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ, đối chiếu với tiêu chuẩn tuyển dụng để chọn ra những hồ sơ dự tuyển đáp ứng yêu cầu.
Bảng 2.10: Thống kê công tác phân loại hồ sơ giai đoạn 2015 – 2017
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Nhu cầu tuyển dụng Người 141 89 50
Số hồ sơ ứng tuyển Hồ sơ 467 234 125
Số hồ sơ đạt yêu cầu Hồ sơ 420 199 112
(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự) c) Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty, hoặc Ban Hành chính Nhân sự - Trang trại lập danh sách ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu gửi Hội đồng tuyển dụng và phối hợp với Trưởng bộ phận các Phòng, ban lên lịch phỏng vấn/thi tuyển.
Trên cơ sở kế hoạch phỏng vấn/thi tuyển đã được thống nhất, Ban Hành chính – Nhân sự mời ứng viên đến dự tuyển.
Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
a) Tùy theo các yêu cầu về năng lực của từng vị trí tuyển dụng (trình độ, kỹ năng, tố chất,…), Hội đồng tuyển dụng hoặc lãnh đạo các phòng, đơn vị sử dụng lao động sẽ phối hợp phòng Hành chính Nhân sự chọn hình thức tuyển dụn- g cho phù hợp là phỏng vấn, thi tuyển hoặc kết hợp cả phỏng vấn và thi tuyển.
- Phỏng vấn: Việc phỏng vấn trực tiếp ứng viên nhằm đánh giá ứng viên về phong cách, thái độ, sự tự tin, khả năng giao tiếp ứng xử, khả năng làm việc độc lập/theo nhóm, khả năng sẵn sàng đi công tác xa, ….Qua phỏng vấn trực tiếp có thể hiểu thêm về các lợi điểm khác của ứng viên như kinh nghiệm công tác, năng lực đặc biệt, khả năng gắn bó công việc, nguyện vọng, sự phù hợp của cá nhân với vị trí công việc cần tuyển và văn hoá Công ty.
- Thi tuyển: Hình thức đánh giá ứng viên thông qua bài kiểm tra viết và/
hoặc thực hành để đánh giá ứng viên về trình độ, kiến thức, kỹ năng chuyên môn, khả năng sử dụng ngoại ngữ và tin học… tùy theo yêu cầu tiêu chuẩn của vị trí tuyển dụng.Việc thi tuyển thông thường áp dụng đối với các vị trí yêu cầu trình độ chuyên môn đại học, cao đẳng như: Bác sỹ thú y, kỹ sư chăn nuôi thú y, kỹ sư công nghệ thực phẩm, kỹ sư điện….
b) Hội đồng tuyển dụng hoặc phòng ban, đơn vị sử dụng lao động đánh giá nhận xét kết quả phỏng vấn/thi tuyển vào phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn/kiểm tra tuyển dụng và chuyển phiếu đánh giá kết quả này về phòng Hành chính- Nhân sự Công ty (nếu tuyển dụng cho các phòng, ban Công ty), chuyển phiếu đánh giá kết quả cho Ban Hành chính – Nhân sự Trang trại (nếu tuyển dụng cho Trang trại) trong vòng 5 (năm) ngày kể từ ngày kết thúc toàn bộ quá trình phỏng vấn/thi tuyển.
Bảng 2.11:Thống kê công tác tuyển dụng năm 201 –5 2017
Chỉ tiêu ĐVT 2015 2016 2017
Nhu cầu tuyển dụng Người 141 89 50
Số hồ sơ đạt yêu cầu Hồ sơ 420 199 112
Số hồ sơ tham gia các vòng thi tuyển
Hồ sơ 405 186 105
Số ứng viên trúng tuyển Người 112 81 45
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Bước 6: Phê duyệt kết quả tuyển dụng, ký quyết định tiếp nhận lao động
Trên cơ sở kết quả phỏng vấn/kiểm tra ứng viên, Phòng/Ban Hành chính- Nhân sự tiến hành:
a) Lập tờ trình phê duyệt kết quả tuyển dụng kèm theo hồ sơ ứng viên và Bảng kết quả đánh giá phỏng vấn, thi tuyển trình Giám đốc Công ty phê duyệt kết quả tuyển dụng;
b) Sau khi kết quả tuyển dụng được Giám đốc duyệt, Phòng/Ban Hành chính – Nhân sự thông báo kết quả cho ứng viên trúng tuyển thông qua email hoặc thư tuyển dụng trong đó xác nhận lại vị trí chức danh công việc, mức lương, các chế độ chính sách liên quan đến vị trí công việc, thời gian dự kiến bắt đầu nhận việc…
d) Sau khi nhận thông tin xác nhận lại của ứng viên, phòng/Ban Hành chính- Nhân sự lập hợp đồng thử việc có chữ ký của Giám đốc Công ty/ Giám đốc Trang trại và người lao động.
Bước 7: Đào tạo hội nhập, thử việc/tập sự
a) Phòng/ Ban Hành chính- Nhân sự thực hiện việc hướng dẫn hội nhập cho Người lao động mới trong thời gian 1 2 ngày đầu tiên đến tiếp nhận. Người lao - động được hướng dẫn tìm hiểu các quy chế nội bộ và các chính sách nhân sự của công ty, bao gồm các nội dung:
- Cơ cấu tổ chức của Công ty;
- Quá trình hình thành và phát triển công ty;
- Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế bảo mật thông tin của Công ty;
- Chức năng nhiệm vụ của phòng, ban mà người lao động sẽ đến công tác;
- Quy chế tiền lương, quy chế thi đua khen thưởng;
- Các quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc.
- Phòng/Ban Hành chính- Nhân sự Giới thiệu nhân viên mới với các bộ phận liên quan thông qua các hình thức giao lưu gặp gỡ, email giới thiệu và dán thông tin trên bảng tin nội bộ.
b) Sau khi hướng dẫn hội nhập, Phòng/Ban Hành chính- Nhân sự bàn giao lao động về phòng, ban trực tiếp quản lý và sử dụng lao động.
c) Phòng, Ban quản lý người lao động mới phải lập bảng phân công đào tạo và bố trí cán bộ đào tạo hướng dẫn nhân viên mới để người lao động nhanh chóng tiếp cận công việc, bao gồm các nội dung:
- Quy trình/Hướng dẫn công việc, những nội dung, kiến thức, kỹ năng cần nắm bắt, các mối quan hệ phối hợp cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
- Những mục tiêu cần đạt được của nhân viên sau thời gian thử việc.
Bước 8: Đánh giá kết quả thử việc/tập sự
a) Tùy theo năng lực, kinh nghiệm của Người lao động mới tiếp nhận vào làm việc tại công ty, thời gian thử việc/tập sự sẽ được Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề nghị của phòng Hành chính Nhân sự và phòng/đơn vị sử dụng lao - động, tuy nhiên thời gian thử việc phải phù hợp quy định của Bộ Luật lao động và các quy chế, quy định liên quan của công ty, cụ thể:
- Thời gian thử việc: Tùy theo tính chất, mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu trình độ đối với từng chức danh công việc, thời gian thử việc được quy định không được vượt quá thời gian tối đa theo quy định của Bộ luật lao động 2012 và được hưởng tối thiểu 86% mức lương chức danh công việc được giao.
b) Trong thời gian thử việc công ty có quyền
- Thông báo chấm dứt hợp đồng thử việc trước thời hạn nếu người lao động không đáp ứng yêu cầu về năng lực hoặc thường xuyên vi phạm Nội quy lao động của công ty.
- Tuyển dụng chính thức trước thời hạn nếu người lao động thể hiện tốt năng lực làm việc, kết quả công việc vượt mức yêu cầu.
c) Khi kết thúc thời gian thử việc, lãnh đạo các phòng, đơn vị cần đánh giá nhận xét kết quả thử việc của người lao động. Kết quả được đánh giá theo Phiếu đánh giá kết quả thử việc và gửi về phòng, ban Hành chính Nhân sự chậm - nhất 5 (năm) ngày trước ngày kết thúc thời gian thử việc của ứng viên.
d) Trên cơ sở nhận xét đánh giá sau thời gian thử việc, đơn vị sử dụng lao động đề xuất các khả năng sau:
- Đối với thử việc: Chính thức tuyển dụng và ký hợp đồng lao động chính thức hoặc không ký hợp đồng lao động chính thức;
Bước 9: Tuyển dụng chính thức
a) Trên cơ sở phê duyệt của Giám đốc về kết quả đánh giá sau thời gian thử việc, phòng/ban Hành chính Nhân sự tiến hành-
- Đối với các ứng viên đạt yêu cầu
+ Trình Giám đốc ký hợp đồng lao động
+ Làm các thủ tục nhằm bảo đảm ứng viên được hưởng các quyền lợi theo quy định pháp luật và các quy định khác của công ty.
- Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu
+ Thông báo chấm dứt hợp đồng thử việc cho người lao động ít nhất trước 1 (một) ngày, kể từ ngày hết thời hạn thử việc. Làm thủ tục thanh toán lương, các quyền lợi khác theo thoả thuận (nếu có) và hoàn trả hồ sơ cho người lao động.
+ Phòng/ban Hành chính – Nhân sự chỉ làm thủ tục thanh toán và hoàn trả hồ sơ khi có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan xác nhận người lao động đã làm thủ tục bàn giao đầy đủ các trang thiết được giao bàn giao lại bị , công việc và hoàn trả lại công nợ cho Công ty (nếu có).
b) Sau khi hoàn thành thủ tục tuyển dụng chính thức, người lao động mới được hưởng đầy đủ các quyền lợi, chế độ, chính sách nhân sự của công ty.
Bước 10: Lưu hồ sơ nhân sự
Căn cứ các thông tin trong hồ sơ cá nhân và các quyết định tiếp nhận, xếp lương cho Người lao động mới, phòng/ban Hành chính Nhân sự chịu trách - nhiệm nhập đầy đủ và chính xác các thông tin nhân sự vào hệ thống quản lý nhân sự đồng thời thực hiện lưu giữ và quản lý bộ hồ sơ nhân sự, gồm có:
a) Bộ hồ sơ tuyển dụng do ứng viên nộp khi dự tuyển;
b) Hợp đồng thử việc;
c) Hợp đồng lao động;
d) Các bài kiểm tra, thi tuyển (nếu có) và phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn/tuyển dụng.
e) Phiếu xác nhận đã được đào tạo.
Bảng 2.12: Số lƣợng lao động tuyển vào công ty giai đoạn 2015– 2017
Phòng, đơn vị ĐVT 2015 2016 2017
Số lượng lao động kế
hoạch Ngưởi 141 89 50
Số lượng lao động
tuyển vào Người 112 81 45
Tỷ lệ thực hiện so với
kế hoạch % 79,4 91 90
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự- )
Nhận xét: Qua bảng số liệu có thể thấy nhu cầu tuyển dụng trong 3 năm qua của công ty đã giảm dần, điều này cho thấy nhân lực của Công ty đã tạm đủ, các đơn vị chỉ tuyển dụng thêm một số vị trí khuyết thiếu do mở rộng quy mô sản xuất tại Trang trại hiện hữu và tuyển thay thế cho nhân viên nghỉ việc.
Số lượng nhân lực của công ty giai đoạn 201 –5 2017 có biến động giảm dần. Năm 201 giảm 31 người đạt tỷ lệ 91 % so với kế hoạch, năm 201 giảm 36 6 7 người đạt tỷ lệ 90% so với kế hoạch. Số lượng lao động tuyển mới giảm dần do trong năm 2017 Công ty chưa mở thêm các Trang trại mới, việc tuyển dụng chỉ mang tính chất bổ sung cho các vị trí khuyết thiếu tại các Trang trại và tuyển thay thế nhân viên nghỉ việc.
Bảng 2.13: Nhận xét về công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH MTV Bò sữa Việt Nam của 10 cán bộ chủ chốt công ty và Trang trại
Câu hỏi
Số người đánh giá theo
các mức độ Số điểm
trung bình
1 2 3 4 5
Thông tin tuyển dụng được thông
báo rộng rãi 0 0 4 6 0 3,6
Quá trình tuyển dụng công khai minh bạch
0 0 3 7 0 3,7
Chế độ đãi ngộ của Công ty thu hút được nhân lực
0 5 4 1 0 2,6
(Nguồn: Khảo sát và phân tích)