Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2. Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, không chỉ xuất phát từ các yêu cầu đã trình bày ở trên mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách khác là cần tính đến những nhân tố trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị.
Dưới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
- Môi trường kinh doanh
Doanh nghiệp họat động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi trường kinh doanh xác định.
Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận động, biến đổi bởi vậy các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hóa họat động kinh tế hiện nay, môi trường kinh doanh không chỉ gói gọn trong một nước mà còn mở rộng ra môi trường khu vực cũng như môi trường toàn cầu. Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh có tác động rất lớn tới việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ chức theo kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hóa tập trung, bao cấp.
Chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp đã thay đổi . Trong cơ chế thị trường, tính không ổn định là sản xuất kinh doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một cơ cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh họat cao, dễ thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Mục đích, chức năng họat động của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hưởng ở mức khái quát nhất bởi nhân tố, mục đích, mục tiêu, chức năng họat động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. Mục đích thay đổi hoặc mở rộng mục tiêu thường dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức, ví dụ một doanh nghiệp tham gia thị trường sản xuất xe đạp, sau một thời gian thấy việc sản xuất bàn ghế cao cấp rất có lãi doanh nghiệp bắt tay vào bắt đầu sản xuất bàn ghế. Như vậy, từ chỗ có một nay doanh nghiệp có hai mục tiêu phải theo đuổi. Do đó, cơ cấu tổ
chức của doanh nghiệp phải thay đổi theo, bao gồm thêm bộ phận nghiên cứu thị trường bàn ghế, bộ phận kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất bàn ghế.
Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất thì các bộ phận sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu, bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập hướng vào việc phục vụ tốt cho các họat động này. Có thể nói rằng, các doanh nghiệp có mục đích, chức năng họat động không giống nhau thì không thể có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp giống nhau được.
- Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp càng phức tạp. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp có quy mô càng lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Trong nhiều trường hợp thì quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến kiểu cơ cấu tổ chức cụ thể. Thông thường quy mô của doanh nghiệp gia tăng thì cơ cấu tổ chức cũng gia tăng nhưng không tăng theo tỷ lệ như gia tăng quy mô.
- Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm công nghệ, loại hình sản xuất Kỹ thật sản xuất được đề cập đến ở đây bao hàm cả đặc điểm về công nghệ chế tạo sản phẩm , loại hình sản xuất. Kỹ thuật sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp và thông qua đó tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Công nghệ chế tạo sản phẩm cũng có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, nếu giả sử doanh nghiệp có cùng quy mô, cùng sản phẩm sản xuất ra thì doanh nghiệp càng sử dụng công nghệ hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao theo hướng hình thành cả dây chuyền thiết bị tự động hóa sẽ dẫn đến cơ cấu sản xuất càng đơn giản hơn và khi xây dựng
cơ cấu tổ chức nói chung và bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng thì doanh nghiệp càng có xu thế tập trung vào các chức năng marketing, tiêu thụ sản phẩm. Tính chất phức tạp hay không phức tạp của kết cấu sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến trình độ chuyên môn hóa sản xuất và từ đó tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Càng ngày càng có nhân tố này càng có tác động trực tiếp và mạnh mẽ hơn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nguyên tắc đòi hỏi trong công tác đòi hỏi trong công tác quản trị nhân sự phải biết sử dụng các quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn bảo đảm hoàn thành công việc quản trị với chất lượng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít được đào tạo và ít có kinh nghiệm. Tính có hiệu quả còn được nhân thêm lên bởi với một lượng quản trị viên ít hơn đã làm đơn giản hóa ngay chính cơ cấu tổ chức bộ máy do giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối quan hệ giữa các nơi làm việc và các bộ phận quản trị với nhau.
Cùng với yếu tố trình độ của đội ngũ quản trị viên, trình độ trang thiết bị quản trị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết sẽ làm giảm bớt thời gian thực hiện một nhiệm vụ quản trị cụ thể và tăng sức họat động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều và do đó bộ máy quản trị sẽ đơn giản hơn.
- Hình thức pháp lý của doanh nghiệp
Ngoài các nhân tố trên, hình thức pháp lý của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Thông thường nhân tố này tác động có tính chất bắt buộc, phải thiết kế bộ
máy quản trị theo tiêu thức nhất định. Hình thức pháp lý của doanh nghiệp sẽ do luật pháp từng nước quy định. Theo luật doanh nghiệp Nhà nước (được Quốc hội thông qua ngày 20/4/1995) thì các doanh nghiệp Nhà nước của Nhà nước ta được phân ra làm hai loại:
+ Công ty Nhà nước và các doanh nghiệp độc lập có quy mô lớn, có cơ cấu tổ chức quản lý như sau: HĐQT, Ban kiểm soát, tổng giám đốc và giám đốc và bộ máy giúp việc
+ Các doanh nghiệp Nhà nước không quy định tại khoản 1 điều này, có giám đốc và bộ máy giúp việc
Theo luật doanh nghiệp (được Quốc hội thông qua ngày 12/6/1999) thì công ty TNHH có trên 11 thành viên phải có ban kiểm soát. Công ty cổ phần phải có Đại hội đồng cổ đông , Hội đồng quản trị và Giám đốc (Tổng giám đốc); đối với công ty cổ phần có trên 11 thành viên phải có ban kiểm soát.
- Cơ chế quản lý vĩ mô chính sách của Nhà nước
Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và các yếu tố này thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.