CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AFA
2.2 Thực tế quy trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán của công ty TNHH Kiểm toán AFA tại công ty ABC
2.2.1 Chuẩn bị kiểm toán
2.2.1.4 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc tìm hiểu và đánh giá KSNB trong giai đoạn lập kế hoạch này được thực hiện hiện gồm 02 phần: Phần 1 - Đánh giá KSNB ở cấp độ doanh nghiệp (Mẫu A610);
Phần 2 - Tìm hiểu KSNB về chu trình mua hàng phải trả, trả tiền (Mẫu A420).
a. Đánh giá chung về Hệ thống KSNB của đơn vị (A610)
Tìm hiểu chung về hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là công việc được tiến hành bởi những kiểm toán viên có kinh nghiệm và thường là trưởng đoàn trong mỗi cuộc kiểm toán tại công ty khách hàng. Quá trình tìm hiểu này sẽ được kiểm toán viên lồng ghép vào với quá trình tìm hiểu thông tin chung về khách hàng bằng các câu hỏi.
Thông qua các câu trả lời từ phía khách hàng, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá Hệ thống KSNB của khách hàng là tốt hay chưa hiệu quả. Thông thường quá trình đánh giá này chỉ được thực hiện đối với những khách hàng mới, khi mà kiểm toán viên vẫn chưa có được những hiểu biết về hệ thống kiểm soát của họ, còn đối với Công ty ABC – khách hàng cũ, kiểm toán viên chỉ cần tham chiếu kết quả đánh giá năm trước và tiến hành kiểm tra đối với những thay đổi trong năm vừa qua.
Sau khi tìm hiểu khái quát chung về Công ty ABC, đánh giá của kiểm toán viên như sau:
- Hệ thống kế toán được tổ chức tương đối tốt và bài bản.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối chặt chẽ.
Vì vậy có thể đánh giá là không có rủi ro nào trọng yếu ảnh hưởng đến BCTC.
Tuy nhiên trong quá trình kiểm tra cần lưu ý các thành viên trong đoàn về: các chi phí hợp lý hợp lệ, doanh thu ghi nhận trong kỳ của hoạt động bán hàng, các hợp đồng mua bán vật tư, hàng hóa.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
b.Tìm hiểu và đánh giá về chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền (Phụ lục 06 về Mẫu A420- Tìm hiểu chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền)
Mục tiêu:
- Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình này.
- Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình này.
- Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB - Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả.
Các bước công việc được thực hiện như sau (trích giấy làm việc A420- Tìm hiểu chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền):
Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới mua hàng, phải trả và trả tiền
- Các loại hàng hóa nguyên vật liệu đơn vị thường mua: Hàng hóa đơn vị chủ yếu mà là gỗ tròn dùng để xay giăm gỗ, các dụng cụ dùng để xay dăm gỗ.
- Phương thức mua hàng của doanh nghiệp:
Đơn vị chủ yếu mua hàng trong nước. Hàng trong nước đơn vị chủ yếu mua là gỗ tròn dùng để xay dăm gỗ trong nhà máy.
- Phương thức lựa chọn nhà cung cấp:
Đơn vị chủ yếu cộng tác với những nhà cung cấp ổn định, có uy tín và có năng lực. Đối với nhưng nhà cung cấp mới phát sinh đơn vị xem xét giá cả, năng lực cung cấp của đơn vị đó trước khi quyết định có nên ký hợp đồng mua hàng hay không.
- Hình thức thanh toán:
Tất cả các nghiệp vụ thanh toán đơn vị đều chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế của đơn vị trừ nghiệp vụ trả tiền cho những người cung cấp gỗ trực tiếp cho nhà máy.
Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng
- Thời điểm ghi nhận hàng tồn kho, phải trả người bán: Thời điểm hàng được chuyển giao hoặc thời điểm nhà cũng cấp xuất hóa đơn.
- Đối với giao dịch ngoại tệ: Công ty ghi nhận công nợ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhập hàng.
Đối với các giao dịch trả trước cho người bán thì giá trị tài sản tương ứng với số tiền trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước cho người bán. Do đó, sẽ không phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các giao dịch phi tiền tệ.
Mô tả chu trình “mua hàng, phải trả và trả tiền”
- Quy trình mua gỗ nguyên liệu:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Trách nhiệm Tiến trình TPKD, NVKD
NVKD NVKD
TPKD
BGD
TPKD
NM
QC
TC, P.KT PHÒNG KT ( TRƯỜNG PHÒNG)
PHÒNG KT KTTT/KTT PHÒNG KT KTTT/KTT CCO, CEO
KTTT/KTT KTT
Sơ đồ 2.2 Chu trình mua gỗ nguyên liệu của công ty ABC
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn NCC (có 2 trường hợp) Tiếp nhận yêu cầu mua gỗ nguyên liệu
Kiểm tra HD
Ký HD
Tổng hợp, theo dõi thực hiện HD và sản lượng gỗ mua của từng NVKD gửi cho BGD và các bộ phận liên quan
Tiếp nhận gỗ nguyên liệu
Kiểm tra quy cách, chất lượng gỗ Thỏa thuận, lập dự thảo HD
KÝ DUYÊT
THANH TOÁN CHO NCC Báo cáo và lưu hồ sơ
Đề nghị thanh toán
Xem xét
Kiểm tra
Lưu đồ kết thúc
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm soát chính
KTV rất quan tâm đến các yếu tố của hệ thống KSNB đó là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. KTV xem xét các yếu tố này để xem thử các chính sách và thủ tục được thiết kế sẽ ảnh hưởng như thế nào tới các mục tiêu kiểm toán hay cơ sở dữ liệu có liên quan. Từ đó có thể giúp KTV phát hiện những sai sót trọng yếu và thiết kế các thủ tục kiểm toán thích hợp.
*Đối với công ty ABC: ABC là khách hàng cũ, KTV tham chiếu kết quả đánh giá được lưu trong hồ sơ kiểm toán năm trước và tiến hành kiểm tra đối với những thay đổi lớn nào trong năm 2015 về chính sách mua hàng, phải trả, trả tiền.
Các bước tìm hiểu được thực hiện như sau (trích Mẫu A420):
Các sai sót có thể xảy ra
Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và
phát hiện kịp thời sai sót có thể xảy ra
Đánh giá về mặt thiết kế
Kết luận xem thủ tục
kiểm soát chính có được thực
hiện
Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm
tra bằng quan sát hoặc điều tra 1. Mục tiêu kiểm soát: Các khoản mua hàng hóa và dịch vụ của DN là có thật
1.1 Các khoản mua hàng hóa và dịch vụ ghi sổ chưa thực nhận hoặc chưa được thực hiện
1.2 Phiếu nhập hàng được lập và ghi chép cho các hàng hóa và dịch vụ không đặt hàng hoặc chưa nhập 1.3 Các khoản mua hàng và dịch vụ không có thật được ghi chép vào sổ sách
Đối chiếu độc lập đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn của nhà cung cấp
Kiểm kê HTK định kỳ cho một số mặt hàng và so sánh với số liệu kế toán.
Các thủ tục khác (mô tả):
Gửi thư xác nhận cho nhà cung cấp
Thực hiện các thủ tục phân tích, xu hướng và sự khác biệt
Các thủ tục khác (mô tả):
Thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp để đạt
mục tiêu
kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được thực hiện
2. Mục tiêu kiểm soát: Các khoản trả tiền nhà cung cấp được lập, ghi chép và phê chuẩn đúng đắn 2.1 Các khoản trả tiền
cho nhà cung cấp có thể là giả, được ghi chép hơn một lần
Đối chiếu độc lập tổng số tiền đã thanh toán theo séc và tổng số tiền thanh toán ghi sổ
Tất cả các khoản thanh toán phải có hóa đơn của nhà cung cấp được phê chuẩn hoặc các tài liệu được ủy quyền khác
Thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp để đạt mục tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được thực hiện
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Các sai sót có thể xảy ra
Lựa chọn hoặc mô tả một hoặc một số thủ tục kiểm soát chính áp dụng để ngăn ngừa và
phát hiện kịp thời sai sót có thể xảy ra
Đánh giá về mặt thiết kế
Kết luận xem thủ tục
kiểm soát chính có được thực
hiện
Tham chiếu tới tài liệu thủ tục kiểm
tra bằng quan sát hoặc điều tra 3. Mục tiêu kiểm soát: Tất cả hàng hóa và dịch vụ mà DN đã nhận được phản ánh đầy đủ trong BCTC 3.1 Các khoản mua
hàng hóa và dịch vụ nhận được có thể chưa được ghi sổ kế toán
Kiểm soát số học, đối chiếu độc lập giữa phiếu nhập hàng, đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng trước khi ghi nhận
Lập báo cáo toàn bộ hàng hóa và dịch vụ mua đã nhận và đối chiếu với kế toán
Các thủ tục khác (mô tả)
Thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp để đạt mục tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được thực hiện
4. Mục tiêu kiểm soát: Các khoản mua hàng hóa và dịch vụ của DN được thực hiện đúng đắn về giá cả, chất lượng và số lượng
4.1 Các khoản mua hàng hóa và dịch vụ ghi sổ có thể được thực hiện với các điều khoản không thuận lợi
Yêu cầu mua hàng hóa và dịch vụ phải được phê chuẩn của cấp có thẩm quyền trước khi mua.
Thực hiện đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh đối với các khoản mục lớn
Các đơn đặt hàng được đánh số trước để tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra độc lập
Chỉ đặt hàng ở các nhà cung cấp có uy tín
Các thủ tục khác (mô tả):
Thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp để đạt mục tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được thực hiện
Để đảm bảo rằng việc thực hiện chu trình “Mua hàng, phải trả, trả tiền” đúng như mô tả tại Mẫu A420, KTV tiến hành thực hiện Mẫu A421 (Phụ lục 07 về Mẫu A421- Walkthrough test chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền).
Cách tiến hành: Sau khi tìm hiểu về hệ thống KSNB và đánh giá là hiệu quả, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu để thực hiện phép thử Walkthrough test cho chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền. Theo đó, KTV sẽ chọn 1 nghiệp vụ mua hàng bất kỳ để kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình về thông tin của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ và các hoạt động kiểm soát chính. Nếu mẫu chọn ngẫu nhiên không đầy đủ các thủ tục thì KTV sẽ dừng lại, không tiếp tục tìm hiểu về hệ thống KSNB của đơn vị, vì lúc đó, KTV đánh giá rằng hệ thống KSNB của đơn vị là không hiệu quả. Nếu mẫu chọn ngẫu nhiên thực hiện đầy đủ các thủ tục thì KTV sẽ tiếp tục chọn mẫu để kiểm tra chi tiết để
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
*Đối với công ty ABC: sau khi kiểm tra walkthrough test, KTV rút ra kết luận, ghi trên Mẫu A420:
(1) Hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được triển khai thực hiện?
Có
Không
(2) Có thực hiện kiểm tra tính hoạt động hữu hiệu (kiểm tra hệ thống KSNB) đối với chu trình này không?
Có [trình bày việc kiểm tra vào MẫuC210]
Không [thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức cao]
Lý do của việc Có/Không thực hiện thử nghiệm kiểm soát:Các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhưng kiểm toán viên không hoàn toàn tin tưởng KSNB. Do đó hệ thống KSNB chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền chưa đủ độ tin cậy để thực hiện TNKS, tập trung thực hiện TNCB
Khi KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là không hiệu quả thì KTV không dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản vì thử nghiệm kiểm soát không có tác dụng. Do đó, trong trường hợp này KTV sẽ tập trung vào thử nghiệm cơ bản.