Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán tại công ty kiểm toán AFA

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MÔT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN

3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán tại công ty kiểm toán AFA

 Xây dựng các thủ tục đánh giá hệ thống KSNB trong môi trường máy tính

Rủi ro trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính bao gồm:

- Rủi ro trong xử lý thông tin: là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, gồm các loại sau:

Đầu vào: ghi nhận sai dữ liệu, không chính xác, không đầy đủ, không hợp lệ.

Xử lý: dữ liệu xử lý sai như phân loại sai, tính chất sai do chương trình xử lý không chính xác.

Kết quả: các báo cáo không kịp thời, đầy đủ, chính xác hoặc báo cáo không chuyển đến đúng người nhận.

- Rủi ro liên quan đến hệ thống: gồm những rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống, bao gồm:

Rủi ro liên quan đến quy trình phát triển hệ thống hệ thống được phát triển không đúng quy trình (Phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống) hoặc không đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Rủi ro liên quan đến nhân sự: nhân viên thiếu năng lực, thiếu kiến thức dẫn đến ảnh hưởng hoạt động của hệ thống.

Rủi ro liên quan đến thiết bị: sự hư hỏng của máy tính, phần cứng.

Rủi ro liên quan đến dữ liệu hệ thống: hệ thống dữ liệu bị phá hủy do phá hoại, do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật hoặc bị thâm nhập để lấy cắp thông tin, chỉnh sửa số liệu. Ngoài ra dữ liệu còn có thể bị mất do máy hư hỏng hoặc thiết bị lưu trữ bị đánh cắp.

Do đó, để tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, KTV nên thiết kế thêm một số câu hỏi về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học để thủ tục này hoàn thiện hơn. Nội dung câu hỏi nên liên quan đến các loại rủi ro kể trên và các biện pháp xử lý của doanh nghiệp.

Bằng việc tham khảo Chuyên đề “Hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán và kế toán AAC thực hiện” của sinh viên Trần Thị Minh Hà trường Đại học kinh tế Đà Nẵng và kiến thức của bản thân, em xin đề xuất bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học để thủ tục này hoàn thiện hơn như sau:

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

BẢNG 3.1 BẢNG CÂU HỎI ĐỀ XUẤT ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHUNG TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC

Thủ tục KSNB

Đánh giá về mặt thiết kế

Đánh giá về tính hữu hiệu Yes

(Y)

No ( N)

Yes (Y)

No ( N) Kiểm soát việc thiết lập và phát triển hệ thống.

Có những chính sách, thủ tục bằng văn bản về việc bảo mật hệ thống thông tin trên máy tính không?

Có xây dựng các tài liệu hệ thống (như tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng, tài liệu vận hành hệ thống) hay không?

Các bút toán được thực hiện tự động đã được sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền hay chưa?

Về chính sách nhân sự

Việc tuyển dụng nhân viên kế toán có yêu cầu về trình độ tin học ngoài trình độ chuyên môn hay không?

Sự phân chia trách nhiệm

Có sự độc lập giữa người quản trị cơ sở dữ liệu, người vận hành hệ thống và người sử dụng hệ thống hay không?

Kiểm soát vật chất

Có những thủ tục kiểm soát vật chất nhằm hạn chế các cá nhân hạn chế tiếp cận phòng máy tính không?

Có sử dụng phần mềm chống virus hay các phần mềm an ninh mạng hay không?

Kiểm soát truy cập

Có sử dụng mật khẩu hay các chương trình nhận dạng khác để kiểm tra việc truy cập hệ thống hay không?

Khi thay đổi nhân sự là người sử dụng một phần hành của hệ thống có thay đổi mật khẩu của nhân viên cũ không?

Kiểm tra việc lưu trữ dữ liệu

Có sao lưu dữ liệu ra các thiết bị lưu trữ (như đĩa CD, đĩa mềm, ổ cứng,…) hay không?

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

BẢNG 3.2 BẢNG CÂU HỎI ĐỀ XUẤT ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA ỨNG DỤNG TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC

Thủ tục KSNB

Đánh giá về mặt thiết kế

Đánh giá về tính hữu hiệu Yes

(Y)

No ( N)

Yes (Y)

No ( N) -Kiểm soát đầu vào

Kiểm soát nguồn dữ liệu

Các chứng từ có được đánh số trước hay không?

Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống có được phê chuẩn một cách đầy đủ và hợp lý hay không?

Có khai báo đầy đủ danh mục tài khoản hay không?

Đã cập nhật hệ thống danh mục tài khoản theo quy định mới chưa?

Kiểm soát quá trình nhập liệu

Hệ thống có cho phép nhập liệu không đúng thứ tự hay không?

Hệ thống có khả năng phát hiện ra những dữ liệu nhập không đúng loại đã khai báo hay không?

Khi khai báo không hợp lý hệ thống có báo lỗi hay không?

Có đặt giới hạn (như mức tồn kho tối thiểu, giờ công hay số ngày làm việc tối đa …) hay không?

-Kiểm soát xử lý

Các dữ liệu được liên kết với nhau có dễ dàng thay đổi hay xóa khỏi chương trình hay không?

Các dữ liệu không còn sử dụng có được kiểm tra và xóa khỏi danh mục hay không? (như dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp không còn hoạt động, dữ liệu về nhân viên đã nghỉ việc,…)

Hệ thống có khả năng xử lý các chênh lệch do làm tròn số hay không?

Các thông tin bất thường trong quá trình xử lý (như hàng tồn kho âm, tiền mặt âm,…) có được phát hiện và thông báo ngay không?

-Kiểm soát đầu ra

Có sự kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa số tổng của máy tính xử lý và số tổng của các chứng từ nhập không?

Các báo cáo in ra có phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của người quản lý và bên ngoài đơn vị hay không?

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Hoàn thiện thủ tục phân tích trong quy trình kiểm toán

Thủ tục phân tích nên được tiến hành xuyên suốt quá trình kiểm toán. Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, do chưa được tiếp cận với hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán của đơn vị nên trong giai đoạn này, KTV thường dựa và báo cáo tài chính, hồ sơ kiểm toán của năm trước và các tài liệu liên quan khác (biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban Giám Đốc, báo cáo hoạt động,…), các hiểu biết về những yếu tố nội tại của đơn vị như đặc điểm về sở hữu và quản lý, tình hình kinh doanh của đơn vị, hiểu biết về môi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị như tình hình thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm ngành nghề kinh doanh và các chuẩn mực, chế độ kế toán cũng như các quy định pháp luật liên quan. Trong giai đoạn này, KTV thường áp dụng phương pháp phân tích xu hướng và phương pháp phân tích tỷ số để phân tích sự thay đổi của các số dư hoặc các loại hình nghiệp vụ giữa năm kiểm toán với các năm trước nhằm phát hiện ra các biến động bất thường.

Nếu nợ phải thu có quan hệ mật thiết với doanh thu và lợi nhuận thì nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, các thủ tục phân tích nợ phải trả người bán trong giai đoạn thực hiện kiểm toán được đề xuất bổ sung cho công ty là:

Phân tích hệ số thanh toán và hệ số nợ đồng thời đánh giá chỉ số liên quan của trung bình ngành và dựa vào việc phân tích tình hình kinh tế và thay đổi chính sách pháp lý để giải thích, nhận xét, lý giải là dấu hiệu tốt hay xấu. Việc phân tích nên mở rộng ra ít nhất 4 năm để thấy được xu hướng.

Tính hệ số vòng quay các khoản phải trả người bán = tổng tiền hàng mua chịu (giá trị hàng mua+VAT)/số dư nợ phải trả người bán bình quân. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả người bán phản ánh khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả người bán quá thấp có thể ảnh hưởng không tốt đến xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả người bán năm nay nhỏ hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán chậm hơn năm trước. Ngược lại, nếu Chỉ số vòng quay các khoản

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

và thanh toán nhanh hơn năm trước. Nếu chỉ số Vòng quay các khoản phải trả người bán quá nhỏ (các khoản phải trả người bán lớn), sẽ tiềm ẩn rủi ro về khả năng thanh khoản. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý việc chiếm dụng khoản vốn này có thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí về vốn, đồng thời thể hiện uy tín về quan hệ thanh toán đối với người bán. Khi đó, với bất kỳ biến động bất thường nào của hệ số này, KTV cần lưu ý đến cơ sở dẫn liệu đầy đủ (về khai khống hoặc khai thiếu) của khoản mục nợ phải trả người bán.

Ngoài ra KTV nên kết hợp thêm phân tích các tỷ trọng tiền, hàng tồn kho trong tổng tài sản và tỷ trọng phải trả người bán trong tổng nợ phải trả để xác minh cơ sở dẫn liệu hiện hữu. Đối với công ty ABC, đặc điểm nợ phải trả người bán là nợ ngắn hạn và việc thanh toán hết nợ phải trả người bán vào cuối năm ngoái đòi hỏi KTV cần xác thực các khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Việc phân loại nợ phải trả người bán ngắn hạn hay dài hạn cũng cần được xem xét qua các hợp đồng mua hàng và chứng từ mua hàng liên quan khác.

Vào giai đoạn kết thúc kiểm toán, KTV nên soát xét lại toàn bộ quá trình kiểm toán và cân nhắc việc đưa ra ý kiến kiểm toán. Các thủ tục phân tích sử dụng trong giai đoạn này bao gồm:

Rà soát lại tổng thể báo cáo tài chính để đảm bảo rằng sự liên hệ giữa số dư tài khoản qua 2 năm là hợp lý và phù hợp với hiểu biết của KTV.

Tính toán lại một số tỷ số tài chính quan trọng, chú ý số liệu trước và sau điều chỉnh kiểm toán.

Phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục

Do giới hạn về thời gian và chi phí kiểm toán, công ty chỉ đánh giá mức trọng yếu tổng thể mà không áp dụng mức trọng yếu cho từng khoản mục khoản mục. Do đó, nếu có thể, công ty nên xem xét áp dụng mức trọng yếu khoản mục đối với những khách hàng lớn. Đối với các công ty với quy mô lớn, đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB là hữu hiệu, mức trọng yếu phân bổ cho từng khoản mục sẽ giúp cho KTV lựa

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

chọn các phần tử thử nghiệm trong quá trình kiểm toán đồng thời cũng là cơ sở để KTV so sánh với sai lệch phát hiện được trong quá trình kiểm toán.

Cơ sở để tiến hành phân bổ mức trọng yếu khoản mục chủ yếu là:

- Bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với khoản mục đó. Nếu khoản mục được đánh giá là có rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát cao thì mức trọng yếu được phân bổ cho khoản mục đó thấp và ngược lại.

- Kinh nghiệm của KTV về các sai phạm trên các khoản mục.

Ví dụ nếu KTV dự đoán rằng có ít hoặc không có sai phạm trong một khoản mục dựa theo kết quả của lần kiểm toán trước và một số nhân tố khác thì một giá trị trọng yếu lớn hơn có thể được phân bổ cho khoản mục này. Do dự đoán của KTV về khả năng sai sót thấp nên phạm vi kiểm toán khoản mục đó có thể giảm đi.

KTV có thể phân bổ mức trọng khoản mục theo các khoản mục như sau (tham khảo khóa luận “Đánh giá mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán tại công ty kiểm toán DFK Việt Nam” của sinh viên Phạm Tiến Trung trường Đại học Kinh tế- Luật).

Bước 1: Xác định các chỉ tiêu phải được kiểm tra 100%, đó là các chỉ tiêu:Đầu tư ngắn hạn và dài hạn, TSCĐ và bất động sản đầu tư, Các khoản dự phòng, Vay ngắn hạn và dài hạn, Chi phí phải trả, Nguồn vốn kinh doanh, Chi phí khác và thu nhập khác.

Những khoản mục này cần được kiểm tra 100% vì đây là các khoản mục mang tính ước tính (các khoản dự phòng, chi phí phải trả), ít phát sinh nghiệp vụ (TSCĐ, bất động sản đầu tư), có tính chất quan trọng (đầu tư tài chính, vay ngắn hạn và dài hạn, nguồn vốn kinh doanh), có tính chất bất thường và dễ có sai phạm (chi phí khác, thu nhập khác).

Bước 2: Sau khi loại trừ các khoản mục trên, KTV sẽ phân bổ cho các khoản mục còn lại dựa trên công thức sau:

Mức trọng yếu = Số dư từng chỉ tiêu × Mức trọng yếu

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

phân bổ

cho từng chỉ tiêu Tổng giá trị tài sản –

Tổng số dư những chỉ tiêu Thực hiện kiểm tra 100%

(của tài sản hoặc nguồn vốn)

(PM)

Ví dụ phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục nợ phải trả người bán tại công ty ABC

BẢNG 3.3 TRÍCH BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2015 CỦA CÔNG TY ABC

Nguồn vốn 12/31/2015 12/31/2014

Trước KT Sau KT

A. NỢ PHẢI TRẢ 83.589.912.200 15.405.931.877

I. Nợ ngắn hạn 83.589.912.200 15.405.931.877

1. Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn 75.520.537.200 14.283.978.000

2. Phải trả người bán 5 .295.571.349 -

3. Người mua trả tiền trước - -

4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1.044.183.643 392.768.742

5. Phải trả người lao động 197.292.447 -

6. Chi phí phải trả - -

7. Phải trả nội bộ - -

8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng XD - -

9. Các khoản phải trả, phải nộp khác 1.440.000.000 599.157.574

10. Dự phòng phải trả ngắn hạn - -

11. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 92.327.561 130.027.561

12. Giao dịch mua bán trái phiếu chính phủ - -

II. Nợ dài hạn - -

1. Phải trả dài hạn người bán - -

2. Phải trả dài hạn nội bộ - -

3. Phải trả dài hạn khác - -

4. Vay và nợ dài hạn - -

5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả - -

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm - -

7. Dự phòng phải trả dài hạn - -

8. Doanh thu chưa thực hiện - -

9. Quỹ phát triển khoa học và công nghệ - -

B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 24.335.891.337 23.412.848.276

I. Vốn chủ sở hữu - -

1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 12.000.000.000 12.000.000.000

2. Thặng dư vốn cổ phần - -

3. Vốn khác của chủ sở hữu - -

4. Cổ phiếu quỹ - -

5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản - -

6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái - -

7. Quỹ đầu tư phát triển 7.920.626.930 7.920.626.930

8. Quỹ dự phòng tài chính

9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu - -

10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 4.415.264.407 3.492.221.346 LNST chưa phân phối kỳ lũy kế cuối kỳ trước 92.221.346 134.152.000

LNST chua phân phối kỳ này 4.323.043.061 3.358.069.346

11. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản - -

12. Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp - -

II. Nguồn kinh phí và quĩ khác - -

1. Nguồn kinh phí - -

2. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - -

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 107.925.803.537 38.818.780.153

Tổng tài sản: 107.925.803.537 VNĐ

Số dư phải trả người bán làm cơ sở phân bổ mức trọng yếu: 5.295.571.349 VNĐ Tổng số dư những chỉ tiêu thực hiện kiểm tra 100% (số dư nợ ngắn hạn):

83.589.912.200VNĐ

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Mức trọng yếu tổng thể: 7.640.747.180 VNĐ

Khi đó mức trọng yếu được phân bổ cho khoản mục nợ phải trả người bán được tính như sau:

Mức trọng yếu phân bổ cho chỉ tiêu nợ phải trả

người bán

= 5.295.571.349

× 7.640.747.180 107.925.803.537– 83.589.912.200

= 1.662.652.142 VNĐ

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ