CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AFA
2.2 Thực tế quy trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán của công ty TNHH Kiểm toán AFA tại công ty ABC
2.2.2 Thực hiện kiểm toán
2.2.2.2 Thử nghiệm cơ bản
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Đây là thủ tục thường được thực hiện trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết. Việc thực hiện thủ tục phân tích sẽ giúp KTV khoanh vùng các khoản mục hay nghiệp vụ cần kiểm tra chi tiết. KTV dựa vào bảng phân tích sơ bộ ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán để xem xét những biến động bất thường của các khoản mục liên quan tới chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền như khoản mục trả trước người bán, phải trả người bán…cũng như xem xét giữa sổ chi tiết và tổng hợp của TK 331… KTV dựa vào đánh giá chuyên môn, kinh nghiệm bản thân để thực hiện thủ tục này.
Mục tiêu : Đảm bảo các khoản phải trả người bán là có thực, thuộc nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp, đã được hạch toán chính xác, đầy đủ, được đánh giá và trình bày phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Thủ tục chung: KTV kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với công ty ABC: Qua kiểm tra, KTV kết luận cả công ty ABC có sự thay đổi trong ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ của tài khoản 331, nguyên nhân là do ABC áp dụng thông tư 200/2014/TT- BTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2015.
Tham chiếu Mẫu E240 (Phụ lục 10 về Mẫu E240)
Kiểm tra phân tích:KTV thực hiện so sánh, phân tích biến động số dư phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, cũng như tỷ trọng số dư phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ ngắn hạn và dài hạn để phát hiện sự biến động bất thường và đánh giá tính phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh của DN.
Đối với công ty ABC:
KTV dựa vào kết quả phân tích sơ bộ ở giai đoạn lập kế hoạch và thủ tục phỏng vấn kế toán tại đơn vị khách hàng, KTV giải thích rõ hơn những biến động số dư khoản trả trước cho người bán tăng mạnh do cuối năm có khoản ứng trước tiền mua gỗ cho công ty TNHH Nguyên liệu giấy DQ. Phần ứng trước tiền hàng của đơn vị là rất lớn, đây có thể là biểu hiện gian lận sai sót của công ty ABC, do đó khi thực hiện thử
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
nghiệm chi tiết đối với số dư này kiểm toán viên lưu ý tính hiện hữu và quyền đối với khoản ứng trước cho người bán này.
Tham chiếu Mẫu E210 (Phụ lục 11 về Mẫu E210) c. Thủ tục kiểm tra chi tiết
Thu thập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải trả và trả trước theo từng nhà cung cấp (Phụ lục 12 về Mẫu E241)
Mục tiêu: Các khoản phải trả người bán, ứng trước cho người bán được trình bày và công bố phù hợp.
Công việc tiến hành(trích giấy làm việc E241):
- Đối chiếu, số liệu với các tài liệu liên quan (Sổ Cái, sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp, BCĐPS, BCTC):
1. Tổng hợp các khoản phải trả và trả trước nhà cung cấp:
Cuối kỳ Đầu kỳ
Tổng hợp công nợ Phải trà nhà cung cấp (Dư có 331) 5.295.571.349 - Ứng trước nhà cung cấp (Dư nợ 331) 16.980.994.951 2.670.233.633 Bảng cân đối phát sinh Phải trà nhà cung cấp (Dư có 331) 5.295.571.349 -
Ứng trước nhà cung cấp (Dư nợ 331) 16.980.994.951 2.670.233.633 (Nguồn: giấy làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AFA)
Kết luận:Khớp số liệu
- Xem xét Bảng tổng hợp công nợ để xác định các khoản mục bất thường (số dư lớn, các bên liên quan, nợ lâu ngày số dư không biến động, các khoản nợ không phải là nhà cung cấp,...) và tìm hiểu nguyên nhân.
2. Các khoản công nợ có số dư lớn, nợ lâu ngày không biến động…
STT Mã khách Tên khách hàng Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ
Đội QL GTVT NT 600 000 000 600 000 000
(Nguồn: giấy làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AFA)
Kết luận: Qua kỹ thuật phỏng vấn nhân viên kế toán, kiểm toán viên rút ra nhận xét về khoản công nợ lâu ngày này là khoản ứng trước tiền san lấp mặt bằng (ứng từ
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
họp về việc thẩm định việc lập dự phòng phải thu khó đòi ngày 19/12/2009 do đó KTV kết luận là các khoản ứng tiền trước cho nhà cung cấp là hợp lý.
- Thực hiện thủ tục kiểm tra (nếu cần):- Đối với các số dư nợ nhà cung cấp đã quá hạn: Ước tính lãi phải trả và so sánh với số đã ghi sổ: công ty ABC không phát sinh số dư nợ nhà cung cấp quá hạn.
Đọc tổng hợp đối ứng tài khoản xác định định khoản bất thường, đọc sổ chi tiết xác định nội dung, giá trị bất thường (tham chiếu Phụ lục 13 về Mẫu E242)
Mục tiêu:cơ sở dẫn liệu về hiện hữu được đảm bảo.
Cách thực hiện: đọc lướt Sổ Cái để xác định các nghiệp vụ bất thường (về nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng...). Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần). Cụ thể, KTV sẽ tiến hành xem qua sổ cái tài khoản 331 của khách hàng, đặc biệt chú trọng đến các nghiệp vụ phát sinh có của tài khoản 331 đối ứng với tài khoản loại 6, xem các nghiệp vụ hạch toán vào chi phí có phù hợp với các nguyên tắc và chế độ kế toán không. Khi kiểm tra các nghiệp vụ này, đầu tiên kiểm toán viên sẽ kiểm tra cách hạch toán sau đó sẽ kiểm tra hóa đơn chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ. Đối với mua sắm tài sản kiểm toán viên sẽ kiểm tra cách hạch toán vào tài khoản có đúng không ví dụ, mua tài sản cố định nhưng đơn vị hạch toán vào tài khoản 153, kiểm tra các biên bản bàn giao tài sản, ngày thanh lý hợp đồng và ngày hạch toán đưa tài sản vào sử dụng đối với TSCĐ, ngoài ra kiểm toán viên còn kiểm tra các chỉ tiêu như mã số thuế, chữ ký người mua, người bán, trên hóa đơn tài chính.
Đối với công ty ABC:các nghiệp vụ phát sinh được liệt kê bao gồm:
PSN 112,111, 311,…. Trả tiền hàng bằng tiền gửi, tiền vay,…
PSC 152,156,…. Mua hàng hóa nhập kho, ….
(Nguồn: giấy làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AFA)
Kết luận: không có nghiệp vụ bất thường.
Kiểm tra chi phí không được trừ (tham chiếu Phụ lục 13 về Mẫu E242)
Mục tiêu: Cơ sở dẫn liệu về hiện hữu được đảm bảo.
Cách thực hiện:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Tổng hợp các khoản bù trừ công nợ của hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng nhưng không được qui định tại điều khoản thanh toán của hợp đồng.
Kết luận: tại công ty ABC các khoản bù trừ công nợ của hóa đơn trên 20 triệu đều được quy định tại điều khoản thanh toán của hợp đồng.
Kiểm tra các nghiệp vụ bù trừ (tham chiếu Phụ lục 13 về Mẫu E242)
Mục tiêu: Cơ sở dẫn liệu về hiện hữu được đảm bảo
Cách thực hiện: xem xét hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản đối chiếu và chuyển nợ giữa các bên.
Kết luận: công ty ABC không có nghiệp vụ bù trừ công nợ. Mục tiêu kiểm toán đã đạt được.
Gửi thư xác nhận số dư và thủ tục thay thế (tham chiếu Phụ lục 14 về Mẫu E243)
Mục tiêu: đảm bảo tất cả khoản phải trả người bán ngắn hạn/dài hạn là có thực;
thuộc nghĩa vụ của công ty.
Công việc tiến hành:
KTV lập và gửi thư xác nhận số dư nợ phải trả cho các đối tượng cần xác nhận nợ. Lập bảng tổng hợp theo dõi thư xác nhận và đối chiếu số được xác nhận với số liệu trên sổ chi tiết, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có). Cần lưu ý trong bước này, kiểm toán viên nên xem lại hồ sơ kiểm toán lưu của công ty ABC năm trước xem xét các khoản công nợ chưa có thư xác nhận và xem xét trong năm nay trên bảng tổng hợp công nợ theo đối tượng có phát sinh tăng giảm không để loại trừ một số đối tượng không cần tiến hành gửi thư xác nhận.
KTV tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp. Trước khi tiến hành gửi thư xác nhận, KTV cần tham khảo ý kiến của khách hàng, nếu ban giám đốc công ty khách hàng đồng ý thì tiến hành gửi thư xác nhận, nếu không đồng ý thì phải trả lời bằng văn bản và trình bày rõ lý do. Khi thực hiện gửi thư xác nhận KTV và
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
thường tiến hành chọn những nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có số biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận.
Thư trả lời của các đối tượng công nợ có thể đồng ý số liệu trong thư xác nhận hoặc không đồng ý với số liệu đó, nếu không đồng ý, KTV cần trao đổi trực tiếp với khách hàng để tìm ra lý do của những điểm khác biệt. Nếu sai lệch là trọng yếu, KTV cần tiến hành kiểm tra chi tiết để tránh những sai sót trong việc lập BCTC.
Phụ lục 15: Mẫu thư xác nhận nợ phải trả.
Đối với công ty ABC: kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp các thư xác nhận hoặc biên bản xác nhận đối với các công nợ phải thu khách hàng đã được đối chiếu. Sau đó kiểm toán viên tiến hành kiểm tra kết quả được đối chiếu trên thư xác nhận nợ với bảng kê chi tiết tài khoản 331. Sau khi đối chiếu, kiểm tra thì kiểm toán viên cần tập hợp tổng số công nợ đã được đối chiếu và chưa đối chiếu rồi yêu cầu khách hàng bổ sung. Công việc tổng hợp này được kiểm toán thực hiện trực tiếp trên
“Bảng theo dõi đối chiếu công nợ”.
Tại công ty ABC, đơn vị chưa cung cấp đầy đủ xác nhận công nợ cuối kỳ do đó, KTV sẽ thực hiện các thủ tục thay thế. Thủ tục thay thế bao gồm việc dùng biên bản đối chiếu công nợ của khách hàng, kiểm tra chứng từ phát sinh hình thành nên số dư phải trả, hoặc kiểm tra chứng từ thanh toán của năm tiếp.
Cụ thể: KTV sẽ chọn ra các đối tượng chưa được xác nhận công nợ để tiến hành thủ tục này. Sau khi đã chọn ra các khoản cần tiến hành thủ tục thay thế kiểm toán viên thực hiện:
- Xem xét số dư cuối kỳ của các đối tượng đó xem liệu đến thời điểm hiện tại (ở năm tiến hành kiểm toán) các khoản này đã được thanh toán chưa bằng cách phỏng vấn kế toán. Nếu đã được thanh toán rồi kiểm toán viên sẽ kiểm tra, đối chiếu với các phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, giấy báo nợ nếu thanh toán qua ngân hàng đầu niên độ sau. Nếu thực sự có phát sinh nghiệp vụ thanh toán thì khoản công nợ đó là tồn tại.
- Đối với các đối tượng công nợ có phát sinh tăng hoặc giảm trong kỳ, kiểm tra
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
hành kiểm tra chi tiết số tiền, nội dung trên hóa đơn, phiếu nhập hàng, các hợp đồng…
của từng nghiệp vụ phát sinh nợ và phát sinh có đó xem thử có đúng bằng tổng số tiền phát sinh nợ và phát sinh có trên bảng tổng hợp công nợ không. Bằng cách này kiểm toán viên sẽ chứng minh các khoản công nợ là tồn tại và có thực.
- Một cách khác, kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm tra biến động tăng giảm số dư cuối kỳ của các đối tượng công nợ chưa xác nhận ở niên độ sau. Thời gian tiến hành kiểm tra từ ngày kết thúc niên độ cho đến thời điểm tiến hành kiểm toán.
Tuy nhiên, đối với thủ tục thay thế này chỉ có thể thực hiện khi các đối tượng công nợ chưa xác nhận là ít vì để tiến hành thủ tục này mất nhiều thời gian.
Đối với công ty ABC: do đối tượng chưa xác nhận công nợ là ít nên KTV có tiến hành thủ tục thay thế.
Kết luận:
Mục tiêu kiểm toán đã đạt được, ngoại trừ:
Số dư Tk 331 tại ngày 30/12/2015 chưa được đối chiếu xác nhận, số tiền:
- Ứng trước cho người bán: 16.980.994.951 đ - Phải trả người bán : 5.295.571.349 đ
Kiểm toán viên đã gửi thư xác nhận --> Đối chiếu khi nhận được phản hồi
Kiểm tra việc đánh giá lại đối với các số dư phải trả, số dư trả trước cho nhà cung cấp có gốc ngoại tệ tại ngày khóa sổ kế toán và cách hạch toán chênh lệch tỷ giá (tham chiếu phụ lục 16 về Mẫu E244_1)
Mục tiêu: Đảm bảo sử dụng tỷ giá hạch toán các nghiệp vụ ngoại tệ đúng quy định thỏa mãn mục tiêu đánh giá và phân bổ.
Cách tiến hành: Kiểm toán viên sẽ xem xét tại đơn vị có nghiệp vụ phát sinh công nợ bằng ngoại tệ trong kỳ và còn số dư cuối kỳ không. Nếu có, kiểm toán viên sẽ phải tiến hành tính toán xem đơn vị đã tính lại chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ chưa, xem xét các nghiệp vụ vào cuối tháng 12 xem đơn vị đã hạch toán chưa. Tỷ giá giao dịch
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
phải trả là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Đối với công ty ABC: tham chiếu Mẫu E244.1
Ngày Nội dung
Ghi tăng công nợ Ghi giảm công nợ Tỷ giá ghi tăng, giảm
Tỷ giá thanh toán
Ghi chú
USD VND USD VND ABC AFA
(*) ABC AFA
(**)
11/9/2015 Nhận XK ủy thác 598.569,83 13.395.992.795 22.380 22.380 22.380 22.380 11/18/2015 Phí ủy thác xuất khẩu 231,02 5.170.273 22.380 22.380 22.380 22.380
11/18/2015 Chuyển trả tiền hàng 598.338,81 13.390.822.568 22.380 22.380 22.420 22.420 Lỗ CLTG--
>635 (Nguồn: giấy làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AFA)
Kết luận:
Đơn vị sử dụng TK 331"phải trả cho người bán" để theo dõi khoản nợ phải trả cho Công ty giao ủy thác xuất khẩu
Theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC thì:
"a) Khi nhận ủy thác xuất khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa cho bên giao ủy thác, kế toán theo dõi hàng nhận để xuất khẩu trên hệ thống quản trị của mình và thuyết minh trên Báo cáo tài chính về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất của hàng nhận xuất khẩu ủy thác, thời hạn xuất khẩu, đối tượng thanh toán..., không ghi nhận giá trị hàng nhận ủy thác xuất khẩu trên Bảng cân đối kế toán. Thuế xuất khẩu phải nộp (nếu có) thực hiện theo quy định của TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước."
b) Các khoản chi hộ bên giao ủy thác xuất khẩu, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có các TK 111, 112.
c) Khi nhận được tiền hàng của người mua ở nước ngoài, kế toán phản ánh là khoản phải trả cho bên giao ủy thác, ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338 - Phải trả khác (3388).
d) Bù trừ các khoản phải thu phải trả khác, ghi:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Nợ TK 338 - Phải trả khác
Có TK 138 - Phải thu khác."
--> Đề nghị đơn vị theo dõi và hạch toán theo quy định.
Kiểm tra các khoản trả trước cho nhà cung cấp (tham chiếu Phụ lục 17 về Mẫu E245)
Mục tiêu: Các khoản ứng trước cho người bán được đánh giá và trình bày chính xác, phù hợp.
Cách tiến hành: KTV thu thập danh sách các khoản trả tiền trước cho nhà cung cấp, đối chiếu với Sổ Cái, đối chiếu các khoản trả trước cho nhà cung cấp với điều khoản trả trước quy định trong hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, xem xét mức độ hoàn thành giao dịch tại ngày khóa sổ kế toán và đánh giá tính hợp lý của các số dư trả trước lớn cho nhà cung cấp. KTV kiểm tra chứng từ, hợp đồng kinh tế có liên quan để xem xét lý do ứng trước có hợp lý hay không.
Đối với công ty ABC:tham chiếu Mẫu E245
Mã Đối tượng Dư nợ Ghi chú lý do
Đội Q/L GTVT NT 600.000.000 Ứng san lấp mặt bằng, đã lập dự phòng Công ty TNHH NLG DQ 16.369.719.951 Ứng mua nguyên vật liệu
Công ty Môi trường và nước HV 11.275.000 Ứng tiền khảo sát,lập hồ sơ khai thác nước
(Nguồn: giấy làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AFA)
Kết luận: mục tiêu kiểm toán đạt được.
Kiểm tra các khoản nợ chưa được ghi sổ (tham chiếu Phụ lục 18 về Mẫu E246)
Mục tiêu:Nợ phải trả nhà cung cấp được ghi nhận đầy đủ tại ngày 31/12/2015 Cách tiến hành: để tiến hành kiểm tra tính đúng kỳ KTV sẽ chọn mẫu một số chứng từ mua hàng tại thời điểm trước và sau thời điểm khoá sổ 3 ngày và kiểm tra xem thử chúng có được ghi sổ đúng niên độ hay không (thủ tục cut – off), ngoài ra thu thập hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, sổ Nhật ký mua hàng và Sổ chi tiết thanh toán với người bán liên quan đến các nghiệp vụ trong các chứng từ này.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ