CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI
2.2 Th ực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả tại công ty
2.2.1 K ế toán các khoản nợ phải thu
2.2.1.2. K ế toán các khoản nợ phải thu khách hàng
a. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Lệnh chuyển có
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận kinh doanh lập hợp đồng bán hàng và ban giám đốc ký các hợp đồng đó ngay từ đầu kỳ kinh doanh. Khách hàng của công ty chủ yếu là các bạn hàng lâu năm. Ngoài ra còn có các khách hàng vãng lai, mới lần đầu hợp tác. Sau khi ban lãnh đạo ký xong các hợp đồng bán hàng, mọi số liệu về đặt hàng được chuyển về phòng kế toán nhằm tiến hành lập kế hoạch.
Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng được lập trên cơ sở thỏa thuận của 2 bên, kế toán trưởng tham mưu cho giám đốc về việc xét duyệt bán chịu để có chính sách tín dụng thích hợp. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, kế toán vật tư kiêm kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuốn
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán
Sau khi giao hàng cho khách cùng với hóa đơn liên 2, kế toán vật tư phụ trách việc theo dõi công nợ.
b.Tài khoản sử dụng
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 38
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Để theo dõi tình hình các khoản phải thu khách hàng, công ty thiết lập danh sách khách hàng, danh sách này được lập trên phần mềm Excel.Công ty mở tài khoản chi tiết theo từng đối tượng phải thu, sử dụng TK 131 để hạch toán khoản phải thu khách hàng.
c. Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Đối với từng khách hàng, khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán tiến hành nhập vào các hóa đơn, sau đó ghi nhận số tiền vào sổ chi tiết công nợ từng nghiệp vụ một
- Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ phải thu khách hàng
- Sổ cái TK 131: Cuối tháng, căn cứ vào hóa đơn, sổ chi tiết công nợ, bảng kê để khóa sổ, kế toán sẽ tiến hành lập sổ cái tài khoản này.
- Bảng đối chiếu công nợ: Căn cứ vào sự xác nhận bằng con dấu và chữ ký của hai bên công ty và khách hàng để tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ, bản này được in ra 2 bản có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng mỗi bên và giao cho các bên thực hiện lưu.
d. Ví dụ minh họa
1. Ngày 01/02/2016 công ty bán hàng cho công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II 75 tấn xi măng kim đỉnh PCB30 với tổng giá trị hóa đơn là 90.375.000 đồng, trong đó doanh thu bán hàng được ghi nhận là 82.159.091 đồng, thuế GTGT hàng hóa bán ra là 8.215.909 đồng
Dựa vào hóa đơn GTGT số 0003610 và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 131: 90.375.000 Có TK 511: 82.159.091 Có TK 3331: 8.215.909
2. Ngày 03/02/2016 công ty bán hàng cho công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II 45 tấn xi măng với tổng giá trị hóa đơn là 54.225.000 đồng, trong đó doanh thu bán
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 39
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
hàng được ghi nhận là 49.295.455 đồng, thuế GTGT hàng hóa bán ra là 4.929.545 đồng.
Dựa vào HĐ 0003620 và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 131: 54.225.000
Có TK 511: 49.295.455 Có TK 3331: 4.929.545
3. Ngày 22/02/2016 công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH TM&DV An Bình với số tiền 343.920.000 đồng qua ngân hàng công thương Huế, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 1121: 343.920.000 Có TK 131: 343.920.000
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 40
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Mẫu hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GIÁ TR Ị GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 01 tháng 02 năm 2015
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
Mã số thuế: 3301358267
Địa chỉ:Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, phường vỹ dạ, TP Huế, TT Huế
Điện thoại: 054.384.5204 Số tài khoản:
………..
Họ tên người mua
hàng:………
Tên đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II Mã số thuế: 3300361108
Địa chỉ: Phường Thủy Phương, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế Hình thức thanh toán: CK
Số tài
khoản:………
STT Tên hàng hóa dịch
vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Kim đỉnh PCB30 Tấn 75 1.095.455 82.159.091
Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 82.159.091 Tiền thuế GTGT: 8.215.909
Tổng cộng tiền thanh toán: 90.375.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu ba trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 41
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Từ các chứng từ đã được lập, kế toán tiến hành ghi sổ vào các sổ có liên quan dưới sự trợ giúp của Excel các số liệu sẽ được ghi vào sổ chi tiết công nợ khách hàng. Đây là mẫu sổ được lập cho khách hàng là công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
Địa chỉ: Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.
Mã số thuế: 3301358267
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
TK 131 : công ty TNHH xây dựng Thuận Đức II
Ngày… tháng …năm 2016
Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ngày ghi sổ
Số CTGS
Chứng từ
Diễn giải Đối ứng Số
lượng Đơn giá Số phát sinh Số dư ( Bên
Số Ngày TK Chi tiết NỢ CÓ nợ)
Tháng 02-2016
Dư đầu kỳ 93.671.900
01-02 08 0003610 01-02-2016 Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003610 511 PCB30 75,000 1.095.454,55 82.159.091 175.830.991
01-02 08 0003610 01-02-2016 Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003610 33311 8.215.909 184.046.900
…
03-02 08 0003620 03-02-2016 Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003620 511 PCB30 45,000 1.095.454,55 49.295.455 341.792.355
03-02 08 Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003620 33311 4.929.545 346.721.900
…
22-02 10 CT40 22-02-2016 Công ty TNHH XD Thuận Đức 2 chuyển
trả tiền hàng 1121 01 343.920.000 51.001.900
Cộng phát sinh tháng 2-2016
Lũy kế phát sinh từ đầu năm 301.250.000
301.250.000
343.920.000 543.920.000
51.001.900 51.001.900
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 42
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Cuối tháng, từ các sổ chi tiết công nợ khách hàng kế toán lập bảng kê chi tiết tài khoản 131.
BẢNG KÊ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 THÁNG 02/2016
ĐVT:đồng
Ngày 29 tháng 2 năm 2016 Người lập biểu Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký họ ,tên)
Tên KH Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Công ty TNHH MTV Hoàng Ngọc Đức 2.792.727.179 23.125.000 30.000.000 2.785.852.179
DNTN Trương Thị Thanh Hồng 115.500.000 3.778.802.179
DNTN Thương Mại Hoàng Hương 3.728.802.179 50.000.000 300.000.000 3.478.802.179 Công ty TNHH Xây dựng Thuận Đức II 93.671.900 301.250.000 343.920.000 51.001.900
Công ty TNHH Châu Phong Thịnh 193.800.000 2.762.430.447
………….. ……….. ……… ………. …………..
Cộng 23.900.456.194 3.213.314.891 4.677.836.185 22.435.934.900
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 43
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Cuối tháng, kế toán vật tư kiêm kế toán bán hàng đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và bảng cân đối số phát sinh để kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 131. Sổ cái phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và kế toán ghi sổ, ngày tháng năm lập sổ.
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
Địa chỉ: Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.
Mã số thuế: 3301358267
SỔ CÁI Tháng 02/2016
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
ĐVT:đồng Ngày
ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TK
ứng đối
Số phát sinh
Loại,số Ngày Nợ Có
Tháng 02-2016 Dư đầu kỳ: 23.900.456.194 29-02 08.01 29-02-2016 Doanh thu bán hàng theo HĐ
0004001; và doanh thu bán hàng theo HĐ0004021;…
333 92.765.682
Doanh thu bán hàng theo HĐ 0004001; và doanh thu bán hàng theo HĐ0004021;…
511 927.656.818
……... … . ...
29-02 08.08 27-02-2016 Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003610; và doanh thu bán hàng theo HĐ 0003611;…
333 199.353.851
Doanh thu bán hàng theo HĐ 0003610; và doanh thu bán hàng theo HĐ 0003611;…
511 1.993.538.540
29-02 10.10 29-02-2016 Công ty CP Thành Đạt thanh toán tiền hàng; và công ty CPXD Quảng Lâm…
112 4.677.836.185
Cộng số phát sinh tháng 02- 2-16
Lũy kế phát sinh từ đầu năm Số dư cuối tháng 02-2016
3.213.314.891 11.312.305.956 22.435.934.900
4.677.836.185 9.607.231.321
Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Ngày mở sổ:…
Ngày 29 tháng 02 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giámđốc
( ký, họ tên) ( ký , họ tên) ( ký, họ tên)
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 44
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu sổ chi tiết công nợ để lập biên bản đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng. Nhằm đối chiếu giữa 2 bên giúp tránh khỏi những sai sót, dễ dàng quản lý, nhanh chóng phát hiện ra nguyên nhân khi có sai lệch. Vì vậy đòi hỏi phải kiểm soát và theo dõi chặt chẽ các sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng khách hàng để có căn cứ xác minh, đối chiếu khi cần thiết.
2.2.1.3. Nội dung công tác kế toán khoản tạm ứng a. Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Hóa đơn GTGT
- Biên lai cước phí vận chuyển b. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK141- Tạm ứng để phản ánh tình hình giao tạm ứng và thanh toán các khoản tạm ứng
c. Phương pháp kế toán nợ phải thu tạm ứng
- Người nhận tạm ứng chịu trách nhiệm về số tiền đã nhận tạm ứng, chỉ sử dụng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng, có kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ , tiến hành xử lý khoản chênh lệch.
Nợ TK152, 153, 331, 642…
Có TK 141
+ Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết thì phải nộp lại quỹ. Nếu không nộp lại thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 45
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Nợ TK111, 334…
Có TK 141
+ Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập thêm phiếu chi để thanh toán cho người nhận tạm ứng.
Nợ TK 152,153, 642..
Có TK 111
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán theo từng lần tạm ứng.
d. Ví dụ minh họa
Ngày 10/02 nhân viên phòng kinh doanh yêu cầu tạm ứng đi công tác với số tiền 5.000.000 đồng kèm theo giấy đề nghị tạm ứng. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 111: 5000.000
Dựa vào giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản tạm ứng như sau:
SỔ CHI TIẾT TK141- TẠM ỨNG Tên nhân viên: Nguyễn Thị Mỹ Ngọc
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
GĐNTƯ 10/2/2016 Ứng tiền đi công tác
111 5.000.000
Tổng số phát sinh 5.000.000
Ngày 10 tháng 02 năm 2016
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( đã ký) (đã ký) (đã ký)
Cuối tháng, kế toán kế toán tiến hành lập sổ cái TK 141- Tạm ứng Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 46
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Địa chỉ: Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.
Mã số thuế: 3301358267
SỔ CÁI Tháng 02/2016
Tài khoản 141: Phải thu khách hàng
ĐVT:đồng Ngày
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
TK đối ứng
Số phát sinh
Loại,số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ
10/02 02 10/02 Tạm ứng tiền công tác phí
111 5.000.000
……... … . ...
Số phát sinh 5.000.000
Số dư cuối kỳ 5.000.000
Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Ngày mở sổ:…
Ngày 29 tháng 02 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giámđốc
( ký, họ tên) ( ký , họ tên) ( ký, họ tên)
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 47
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế