CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI
2.2 Th ực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả tại công ty
2.2.2 Kế toán các khoản nợ phải trả
2.2.2.2 K ế toán phải trả người bán
a. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
* Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Giấy báo nợ - Phiếu chi
* Quy trình luân chuyển chứng từ
- Bộ phận kho khi nhận thấy hàng hóa không đáp ứng đủ nhu cầu cho khách hàng thì thủ kho có trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng…
- Bộ phận mua hàng dựa vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét số lượng, mặt hàng cần mua, từ đó khảo sát nhà cung cấp thích hợp, thông thường công ty lựa chọn SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 48
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
nhà cung cấp thân quen để dễ dàng tận dụng được những chính sách bán chịu đồng thời đảm bảo được uy tín. Sau đó ký hợp đồng mua hàng và lập thành 2 liên, liên 1 chuyển cho nhà cung cấp, liên 2 lưu lại.
- Sau khi nhận hàng , căn cứ vào hóa đơn GTGT nhận được từ nhà cung cấp và thực tế số hàng nhận, lập phiếu nhập kho in thành 2 liên có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, liên 1 lưu kho, liên 2 đính kèm với hóa đơn GTGT lưu giữ tại bộ phận kế toán. Căn cứ vào chứng từ đó, kế toán tiến hành ghi sổ.
- Việc xét duyệt chi quỹ do kế toán trưởng thực hiện, cùng với các căn cứ từ các bộ phận khác,kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tính đầy đủ, hợp lý của các bộ chứng từ khi đó mới chấp nhận thanh toán. Thời điểm thanh toán cũng được tính toán và thực hiện sao cho có lợi cho công ty nhất đồng thời cũng đảm bảo được uy tín đối với nhà cung cấp. Thông thường các nhà cung cấp đều ở trong nước nên khi thanh toán qua ngân hàng, kế toán tới ngân hàng để lập ủy nhiệm chi trả tiền qua tài khoản cho nhà cung cấp. Căn cứ vào đó, kế toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.
c. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK 331- “Phải trả cho người bán” để phản ánh tình hình phát sinh nợ phải trả người bán và chi tiết cho từng nhà cung cấp.
d. Ví dụ minh họa
1.Ngày 01/02/ 2016 công ty nhận được hóa đơn GTGT số 0000512 về lô hàng: 48 tấn xi măng kim đỉnh PCB30, tổng giá trị thanh toán là 57.840.024 đồng trong đó giá chưa thuế là 52.581.840 đồng, thuế GTGT 5.258.184 đồng
Sau khi nhận hàng và hóa đơn, bộ phận đối chiếu và kiểm tra số hàng thực nhận với hóa đơn rồi lập phiếu nhập kho thành 2 liên, 1 liên lưu tại kho, liên còn lại cùng với hóa đơn chuyển về cho bộ phận kế toán để ghi sổ và lưu chứng từ.
Nợ TK 156: 52.581.840 Nợ TK1331: 5.258.184
Có TK 331: 57.840.024
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 49
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2. Ngày 03/02/2016 công ty chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho công ty hữu hạn xi măng LUKS( Việt Nam) với số tiền 1.000.000.000 đồng qua ngân hàng công thương Việt Nam, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng gửi về kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 331: 1.000.000.000 Có TK 1121:1.000.000.000
3. Ngày 29/02/2016 công ty công ty nhận được hóa đơn GTGT số 0001200 về lô hàng: 66 tấn xi măng kim đỉnh PCB30, tổng giá trị thanh toán là 79.530.033đồng trong đó giá chưa thuế là 72.300.030đồng, thuế GTGT 7.230.003 đồng
Sau khi nhận hàng và hóa đơn, bộ phận đối chiếu và kiểm tra số hàng thực nhận với hóa đơn rồi lập phiếu nhập kho thành 2 liên, 1 liên lưu tại kho, liên còn lại cùng với hóa đơn chuyển về cho bộ phận kế toán để ghi sổ và lưu chứng từ.
Nợ TK 156: 72.300.030 Nợ TK1331: 7.230.003
Có TK 331: 79.530.033
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 50
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
Địa chỉ: Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.
Mã số thuế: 3301358267
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 331- Công ty hữu hạn xi măng LUKS
Ngày ghi sổ
Chứng từ Số hóa
đơn Diễn giải Tk đối ứng Số
lượng Đơn giá Số tiền phát sinh Số dư( bên có)
Số Ngày Tk Chi tiết Nợ Có
Tháng 02-2016
Dư đầu kỳ (814.740.258 )
01-02 PN01 01-02-2016 0000512 Nhập kho hàng hóa
theo HĐ 0000512 1561 PCB30 48 tấn 1.095.455 52.581.840 (762.158.418)
01-02 Nhập kho hàng hóa
theo HĐ 0000512 1331 5.258.184 (756.900.234)
…..
03-02 CT17 03-02-2016 Thanh toán tiền hàng cho công ty hữu hạn xi măng Luks VN
1121 01 1.000.000.000 (2.619.875.040)
…..
29-02 PN156 29-02-2016 Nhập kho xi măng
theo HĐ 0001200 156 PCB30 66 tấn 1.095.455 72.300.030 (9.543.957.109)
29-02 Nhập kho xi măng
theo HĐ 0001200 1331 7.230.003 (9.536.727.106)
Cộng phát sinh tháng 02-2016
Lũy kế phát sinh từ đầu năm 32.724.383.056
60.852.034.403
10.191.820.193 26.894.704.822
(23.347.303.121) (23.347.303.121)
Ngày…tháng…năm …
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(đã ký) (ký, họ tên)
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 51
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành lập sổ cái TK 331, căn cứ vào chứng từ và sổ sách ghi nhận các nghiệp vụ đã phát sinh.
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
Địa chỉ: Kiệt 47 nhà số 1 Tùng Thiện Vương, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế.
Mã số thuế: 3301358267
SỔ CÁI Tháng 02 Năm 2016
Tài khoản 331: Phải trả người bán
ĐVT:đồng
Ngày ghi
sổ Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TK
đối ứng Số phát sinh
Loại,số Ngày Nợ Có
Tháng 02-2016 Dư đầu kỳ: 725.473.566 29-02 05.05 29-02-2016 Nhập kho xi măng tho HĐ 0001013; và nhập kho
hàng hóa theo HĐ 0000512… 156 10.197.174.742
Nhập kho xi măng tho HĐ 0001013; và nhập kho
hàng hóa theo HĐ 0000512… 133 1.019.717.535
29-02 10.10 26-02-2016 Thanh toán tiền cho công ty xi măng Luks; và thanh
toán tiền cho công ty xi măng Luks… 112 20.123.630.000
…
29-02 13.13 29-02-2016 Vay thanh toán tiền hàng cho công ty hữu hạn xi
măng Luks VN 311 13.085.340.000
Công ty Hữu hạn xi măng Luks hỗ trợ tiền hàng 511 739.043.056 Chênh lệch công nợ công ty Hữu hạn Xi măng Luks
VN
811 2.042
Cộng phát sinh tháng 02-2016 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Số dư cuối tháng 02-2016
33.948.013.056 63.314.224.948 23.456.592.303
11.216.894.319 29.435.380.041
Ngày … tháng … năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giámđốc ( ký, họ tên) ( ký , họ tên) ( ký, họ tên)
SVTH: Dương Thị Thùy Ngân 52
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế