CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẬN DỤNG KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG
2.2. Th ực tế vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Ki ểm toán và Kế toán AAC thực hiện
2.2.2. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
2.2.2.1. Thu th ập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Ngành nghề và hoạt động kinh doanh - Hệ thống kế toán
- Cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý - Nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
Đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, KTV phải thực hiện các kỹ thuật để thu thập bằng chứng kiểm toán sau:
• Phỏng vấn: nếu đơn vị được kiểm toán đã được kiểm toán bởi một đơn vị kiểm toán khác, KTV có thể cân nhắc việc trao đổi với KTV tiền nhiệm. KTV cần phải phỏng vấn nhân viên, kế toán trưởng, Ban giám đốc của khách hàng,... nhằm thu thập các thông tin cần thiết về khách hàng. Đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, việc phỏng vấn ban đầu thường mang tính chất làm quen giữa nhóm kiểm toán với các thành viên trong ban điều hành của khách hàng. KTV sẽ đặt những câu hỏi “mở”, câu hỏi
“đóng” nhằm xác nhận các thông tin. KTV tránh đặt những câu hỏi không rõ nghĩa. Sau khi đặt xong câu hỏi, KTV sẽ lắng nghe câu trả lời từ phía khách hàng, thu thập và phân tích các thông tin đó. Ngoài ra, KTV còn thường đặt thêm những câu hỏi nếu vẫn còn thắc mắc để làm sáng tỏ vấn đề. Sau khi kết thúc phỏng vấn, KTV sẽ ghi chép những thông tin thu thập được và lưu vào hồ sơ kiểm toán.
• Kiểm tra tài liệu: tại AAC, các KTV thường gửi yêu cầu về tài liệu nêu rõ những tài liệu mình cần đến khách hàng trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán một vài ngày nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Do đó sau khi tiếp xúc với khách hàng và đã có cuộc nói chuyện với khách hàng, KTV của AAC thường sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty, báo cáo tài chính, báo cáo Ban tổng giám đốc đã được khách hàng chuẩn bị từ trước. Sau khi thu thập, KTV sẽ kiểm tra các tài liệu trên bằng cách đọc các thông tin được trình bày trên các tài liệu này. Từ đó KTV lựa chọn những thông tin, bằng chứng quan trọng cần phải thu thập để thiết lập nên hồ sơ thường trực cho khách hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
• Quan sát: do khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nên KTV cần tham quan nhà xưởng (đặc biệt quan trọng đối với các khách hàng kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất) và tham quan văn phòng. Trưởng đoàn kiểm toán là người thực hiện kỹ thuật này.
o Tham quan nhà xưởng (nếu có): Người của khách hàng sẽ dẫn trưởng đoàn kiểm toán đi tham quan, quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất của khách hàng. Trong quá trình quan sát, trưởng đoàn kiểm toán thường kết hợp phỏng vấn một số nhân viên của đơn vị như: quản đốc phân xưởng, nhân viên trực tiếp sản xuất,... để tìm hiểu thêm về quy trình sản xuất, việc bảo quản, bảo vệ máy móc, tài sản,... Kỹ thuật quan sát kết hợp phỏng vấn giúp KTV phát hiện các vấn đề như sản xuất trì trệ, sản phẩm ứ đọng, máy móc lạc hậu hay không được phát huy hết công suất...từ đó mà KTV dự đoán được những tài khoản trọng yếu trên Báo cáo tài chính.
o Tham quan văn phòng: Sau khi tham quan nhà xưởng (nếu có) trưởng đoàn kiểm toán sẽ tiến hành quan sát phòng làm việc của kế toán, xem xét cơ cấu tổ chức và hoạt động trong phòng kết hợp với phỏng vấn kế toán trưởng. Từ đó đánh giá tình hình hoạt động và thực hiện công tác kế toán tại đơn vị khách hàng.
Đối với khách hàng cũ, các KTV của AAC thường chỉ phỏng vấn và kiểm tra tài liệu nhằm tìm hiểu xem đơn vị có những quy chế mới hay những nghĩa vụ pháp lý mới nào so với những năm trước không. Tất cả những thông tin này sẽ được cập nhật vào hồ sơ thường trực của khách hàng. Kỹ thuật quan sát đối với các khách hàng cũ chỉ mang tính chất xem xét lại hoạt động trong đơn vị có điểm nào thay đổi so với các lần kiểm toán trước hay không.
Công ty Cổ phần In và dịch vụ ABC là khách hàng cũ nên nhóm kiểm toán thu thập thông tin cơ sở và pháp lý thông qua hồ sơ thường trực của khách hàng được lưu trữ tại kho tài liệu của AAC. Những thông tin mà nhóm kiểm toán thu thập được như sau:
Công ty Cổ phần In và Dịch vụ ABC được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa Doanh nghiệp nhà nước (Công ty In ABC) theo Quyết định số 194/QĐ-UB ngày 08 tháng 12 năm 2004 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Thành phố Tuy Hòa. Công ty là đơn vị hạch
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3203000537 ngày 17 tháng 01 năm 2005 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Tuy Hòa, Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy định pháp lý hiện hành có liên quan. Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã 5 lần điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và lần điều chỉnh gần nhất vào ngày 22 tháng 12 năm 2010 với mã số mới là 4400101517.
• Ngành nghề kinh doanh chính
- Sản xuất, in: Sách, báo, tạp chí, tập san, các loại văn hóa phẩm, vé số, giấy tờ quản lý kinh tế xã hội, bao bì các loại, tem nhãn;
- Tư vấn, thiết kế và tạo mẫu;
- Xuất nhập khẩu: Xuất nhập khẩu các loại sản phẩm in, nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in;
- Kinh doanh, đại lý: Các loại sách, báo, giấy tờ, vở học sinh, văn phòng phẩm, văn hoá phẩm, đồ dùng mỹ phẩm và tham gia liên kết kinh doanh các loại ấn phẩm khác;
- Dịch vụ: Cho thuê văn phòng, kho và vui chơi, giải trí, phục vụ thiếu nhi.
• Nhân sự
- Tổng số công nhân viên hiện có đến cuối năm tài chính là 146 người. Trong đó nhân viên gián tiếp 21 người.