CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KỸ THUẬT THU THẬP
3.1. Đánh giá về việc vận dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại công ty TNHH
3.1.2. Đánh giá việc áp dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại Công ty TNHH
Qua quá trình thực tập, nghiên cứu hồ sơ kiểm toán tại công ty, tìm hiểu về việc áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán BCTC do Công ty AAC thực hiện, em đã đúc kết được một số nhận xét chính về thực tế áp dụng các kỹ thuật của Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC như sau:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
a) Ưu điểm:
• Quy trình kiểm toán tại AAC được xây dựng chặt chẽ và khoa học: Quy trình kiểm toán của Công ty được những thành viên của Ban Giám đốc xây dựng một cách công phu và chi tiết dựa trên kiến thức, kinh nghiệm, các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và hoàn toàn phù hợp với điều kiện kiểm toán thực tế tại Việt Nam. Trong quy trình kiểm toán đó quy định rõ việc nguyên tắc vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán và hướng dẫn cho các nhân viên của Công ty cách để áp dụng vào thực tế. Thêm vào đó, KTV của AAC linh hoạt và sáng tạo trong vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán nhằm đạt được một cuộc kiểm toán hiệu quả. Tuỳ thuộc vào từng giai đoạn của cuộc kiểm toán và từng khách hàng mà KTV lựa chọn các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán sao cho phù hợp. Cụ thể:
- Mọi thủ tục kiểm toán đều được lập riêng cho từng khoản mục trên BCTC với mục đích thu thập bằng chứng cho từng mục tiêu kiểm toán riêng biệt. Việc thiết kế chương trình kiểm toán theo hướng chi tiết hóa các thủ tục kiểm toán đã giúp cho kiểm toán viên dễ dàng tiếp cận các kỹ thuật thu thập bằng chứng khác nhau để hạn chế những rủi ro tương ứng.
- Kiểm toán viên của AAC thường phối hợp với nhau để giảm thiểu các công việc mà người khác đã làm. Việc này được thể hiện cụ thể trong GLV dưới hình thức “tham chiếu GLV XXX”. Ví dụ khi kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng, KTV có thể dựa vào kết quả kiểm toán khoản mục Hàng tồn kho trong việc xác định số lượng hàng bán ra, trên cơ sở đó ước tính được doanh thu bán hàng trong kỳ.
• Các kỹ thuật thu thập bằng chứng được các KTV AAC thực hiện:
- Đối với kỹ thuật kiểm tra:
Kiểm tra tài liệu:
o Là kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán được sử dụng nhiều nhất ở AAC. Các KTV của AAC thường xuyên áp dụng kỹ thuật này cho mọi khoản mục khi kiểm toán báo
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
cáo tài chính của khách hàng.
o Việc kiểm tra tài liệu một cách chi tiết giúp KTV phát hiện được nhiều sai sót trong quá trình kiểm toán chính thức.
Kiểm tra vật chất:
o Được các KTV ở AAC chú trọng sử dụng và cố gắng thực hiện nếu có thể.
o Các KTV của AAC luôn có sự liên lạc trước với khách hàng về kế hoạch kiểm toán để có thể có điều kiện tham gia chứng kiến kiểm kê.
- Đối với kỹ thuật quan sát:
o Là kỹ thuật được sử dụng một cách linh hoạt trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán.
o Trong quá trình kiểm toán, KTV không chỉ sử dụng riêng kỹ thuật quan sát mà còn kết hợp với các kỹ thuật như phỏng vấn, kiểm tra tài liệu,... nên thường có được những phát hiện và bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao.
- Đối với kỹ thuật phỏng vấn:
o KTV đã thực hiên phỏng vấn theo từng giai đoạn rất rõ ràng và cụ thể, đã thiết lập được các bảng câu hỏi rất chi tiết và tập trung được toàn bộ các vấn đề được coi là quan trọng có thể ảnh hưởng đến BCTC được kiểm toán từ đó có thể đánh giá được rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát sau này.
o Không chỉ thực hiện khi bước đầu trong giai đoạn lập kế hoạch mà kỹ thuật phỏng vấn này đã được thực hiện rất linh hoạt trong suốt quá trình kiểm toán, nhất là giai đoạn thực hiện kiểm toán chính thức, đôi khi có thể được thực hiện do nhu cầu phát sinh khi kiểm toán viên quan sát thấy những dấu hiệu bất thường, có nhiều vấn đề phát sinh cần tìm hiểu, nhưng các nhân viên của AAC đã biết cách vận dụng rất hiệu quả mặc dù chưa có sự chuẩn bị kỹ từ trước.
- Đối với kỹ thuật xác nhận:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
o AAC đã lập các mẫu thư xác nhận phù hợp cho từng mục đích và trường hợp (mẫu thư xác nhận đã có điền sẵn số dư và mẫu thư xác nhận đề nghị điền vào số dư) tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán viên khi thực hiện kỹ thuật xác nhận, rút ngắn được thời gian của cuộc kiểm toán và đem lại hiệu quả cao.
o Đồng thời, kiểm toán viên đã rất linh động trong các tình huống, ví dụ: khi không nhận được xác nhận hay xác nhận không khớp thì KTV sẽ thực hiện các thủ tục bổ sung.
- Đối với kỹ thuật tính toán:
o Áp dụng kỹ thuật tính toán phù hợp với từng đối tượng. Trong mỗi cuộc kiểm toán, các nhóm kiểm toán đều được trang bị ít nhất một máy vi tính xách tay, sử dụng phần mềm ứng dụng Excel đối với các tài khoản phải tính toán nhiều và phức tạp. Do đó, kỹ thuật tính toán luôn được sử dụng hiệu quả và mang lại kết quả chính xác, nhanh chóng, phục vụ cho cuộc kiểm toán, từ đó giúp kiểm toán viên tiết kiệm được thời gian.
o AAC cũng có quy định rõ việc phân công nhiệm vụ của mỗi thành viên trong quá trình kiểm toán. Theo đó, ở những khoản mục cần phải thực hiện các phép tính toán, kiểm tra phức tạp thì sẽ được giao cho nhóm trưởng hoặc là những người có kinh nghiệm thực hiện, các thành viên còn lại sẽ thực hiện kiểm tra, tính toán ở những khoản mục có cách tính toán đơn giản, ít xảy ra sai sót. Do đó, hiệu quả của cuộc kiểm toán sẽ được nâng cao và hạn chế được tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra.
- Đối với thủ tục phân tích:
o Áp dụng một cách linh hoạt cho tất cả các khoản mục trên báo cáo hoạt động kinh doanh và một số khoản mục trên bảng cân đối kế toán.
o Được sử dụng bởi những KTV có kinh nghiệm và có năng lực xét đoán cao. Do đó có thể nhanh chóng nắm bắt được rủi ro có thể xảy ra sai sót của khách hàng.
• Ngoài ra, việc thu thập bằng chứng kiểm toán mang lại hiệu quả cũng một phần nhờ vào việc những qui định về cách thức trình bày, lưu trữ các hồ sơ được cung cấp.
Các bước thực hiện trong kỹ thuật tính toán cũng phải được ghi lại rõ ràng. Mỗi kiểm toán
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
viên sẽ chịu trách nhiệm thu thập các loại bằng chứng liên quan đến tài khoản mình phụ trách và đánh tham chiếu. Những qui định này đã giúp cho việc sử dụng bằng chứng được thuận tiện hơn. Các hồ sơ làm việc còn được sử dụng cho các cuộc kiểm toán những năm sau, vì vậy trình bày một cách rõ ràng sẽ tạo điều kiện để kiểm toán viên năm sau dễ nắm bắt tình hình.
b) Hạn chế:
Bên cạnh các ưu điểm ở trên, việc áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC cũng có những hạn chế sau:
• Sự cạnh tranh về phí kiểm toán của các công ty kiểm toán ít nhiều cũng mang lại những hạn chế nhất định trong việc thu thập bằng chứng. Mặt khác, áp lực về công việc và thời gian dẫn đến việc thu thập bằng chứng của kiểm toán viên phần nào đấy giảm tính thuyết phục.
• Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán
- Đối với kỹ thuật kiểm tra vật chất: KTV AAC hầu như chỉ sử dụng Biên bản kiểm kê của khách hàng. Vì các lí do khác nhau mà ít khi KTV tham gia kiểm kê tại ngày kết thúc niên độ với khách hàng hay kiểm kê lại sau ngày kết thúc niên độ. Đây là do sức ép bởi thời gian kiểm toán, do tốn kém thời gian và chi phí. Vì vậy, mặc dù trong kiểm toán, còn có nhiều kỹ thuật thay thế như xác minh tài liệu… Tuy nhiên chất lượng bằng chứng thu thập của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán sẽ giảm sút.
- Đối với kỹ thuật kiểm tra tài liệu:
o Việc lựa chọn các tài liệu cần thu thập và tiến hành kiểm tra các tài liệu đó lại phụ thuộc vào sự xét đoán riêng của mỗi thành viên trong nhóm kiểm toán đối với riêng khoản mục của mình. Vì vậy, rủi ro kiểm toán có thể xảy ra trong trường hợp kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán nhận định sai hoặc thiếu về mức trọng yếu của các tài liệu liên quan đến các khoản mục trên báo cáo tài chính.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
o Ngoài ra, phương pháp chọn mẫu mà AAC thường áp dụng nhiều hơn là phương pháp chọn mẫu phi thống kê. Do đó kiểm toán viên chỉ căn cứ vào nhận định nghề nghiệp của mình để từ kết quả của mẫu suy rộng kết quả của tổng thể. Việc suy rộng ra kết quả tổng thể không sử dụng công thức toán học thống kê nào, cũng như không định lượng được rủi ro chọn mẫu. Căn cứ vào phán đoán của kiểm toán viên để đưa ra kết luận tổng thể do đó có một phần hạn chế là rủi ro chọn mẫu phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực, trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên.
o Mặc dù có chương trình phần mềm chọn mẫu nhưng ít KTV áp dụng. Chọn mẫu thống kê bằng chương trình chọn mẫu CMA phụ thuộc vào nguồn dữ liệu kế toán có được kết xuất ra Excel hay không.
- Đối với kỹ thuật quan sát: Kỹ thuật quan sát chủ yếu được thực hiện theo nhận định chủ quan của từng nhân viên kiểm toán và đôi lúc là do ngẫu nhiên trong quá trình kiểm toán. Do đó, hiệu quả mà kỹ thuật này đem lại trong mỗi cuộc kiểm toán thường là khác nhau và tuỳ thuộc nhiều vào khả năng quan sát của kiểm toán viên. Kỹ thuật này cũng ít khi được thể hiện trên GLV của các thành viên trong đoàn kiểm toán
- Đối với kỹ thuật phỏng vấn: Các bảng câu hỏi nhằm đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát…không phải ở bất kỳ cuộc kiểm toán nào cũng được các kiểm toán viên AAC thực hiện. Có rất nhiều cuộc kiểm toán, KTV đã bỏ qua những công việc này, khiến cho cuộc kiểm toán không tập trung ngay được vào vấn đề trọng tâm từ giai đoạn lập kế hoạch. Từ đó, KTV sẽ không khoanh vùng được rủi ro, tốn nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong việc đi vào kiểm toán chính thức.
- Đối với kỹ thuật xác nhận:Trong giai đoạn cao điểm kiểm toán, các KTV thường xuyên di chuyển do đó các KTV thường thông báo cho các khách hàng gửi thư xác nhận và tiếp nhận thư xác nhận hộ cho KTV. Khi đến kiểm toán trực tiếp, KTV sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thư xác nhận đã được chính khách hàng cất giữ. Điều này đã làm mất đi tính độc lập, khách quan của thư xác nhận bởi lẽ khách hàng hoàn toàn có thể không cung cấp các thư xác nhận bất lợi cho tình hình kinh doanh của khách hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Đối với kỹ thuật tính toán lại: Do áp lực về thời gian nên đôi khi các thành viên của nhóm kiểm toán chỉ sử dụng số liệu của đơn vị mà không kiểm tra, tính toán lại số liệu đó có chính xác hay không. Điều này đã dẫn đến một vài trường hợp khi sắp đến thời điểm kết thúc kiểm toán thì KTV mới phát hiện ra sai sót trong tính toán của đơn vị và phải chỉnh sửa lại Báo cáo tài chính. Việc này không chỉ làm mất thời gian mà phần nào còn ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo kiểm toán và uy tín của Công ty
- Đối với thủ tục phân tích:
o Việc phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng chỉ được thực hiện bởi trưởng đoàn và trưởng đoàn không cung cấp file phân tích sơ bộ này cho các thành viên khác trong đoàn kiểm toán. Do đó các thành viên khác trong đoàn kiểm toán sẽ không có thông tin nào của việc phân tích này.
o Mặc dù, thành viên nào phụ trách khoản mục nào cũng có sự phân tích cho khoản mục mình kiểm toán song mức độ áp dụng các kỹ thuật này còn nhiều hạn chế. Thường chỉ sử dụng các phương pháp về phân tích xu hướng để thấy sự biến động của các chỉ tiêu, từ đó tìm nguyên nhân của sự biến động đó.
o Đôi lúc trong quá trình kiểm toán, nhân viên chưa thực sự biết rõ hết được sự biến động, sự mâu thuẫn giữa các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, dẫn đến xác suất KTV không phát hiện được các sai sót, gian lận trên BCTC sẽ tăng lên. Hầu như trong tất cả các cuộc kiểm toán, kỹ thuật phân tích chỉ được sử dụng theo xét đoán, suy luận của KTV.
• Các nhân viên của AAC chưa áp dụng được nhiều kỹ thuật thu thập bằng chứng cho giai đoạn kết thúc kiểm toán.