3.2 M ột số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong ki ểm toán Báo cáo tài chính của CN công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long-T.D.K tại Đà Nẵng
3.2.2 Khắc phục những hạn chế còn tồn tại
3.2.2.1 Lập kế hoạch công việc, lên lịch công tác phù hợp.
Do tính chất công việc nên khối lượng công việc của các công ty kiểm toán tập trung vào mùa “kiểm toán” từ tháng 12 đến tháng 3. Việc sắp xếp công việc cho
Trang 68
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
khoa học và hợp lý để sử dụng có hiệu quả nguồn tài sản lớn nhất của công ty là các nhân viên kiểm toán là vấn đề mà Ban lãnh đạo công ty quan tâm nhất.
Thế nên, Ban lãnh đạo cần đàm phán với khách hàng để dàn trãi khối lượng công việc ra các tháng trong mùa “kiểm toán”. Việc thống nhất trước thời gian đi kiểm toán tại công ty khách hàng sớm đem lại cho CN công ty nhiều lợi ích: Ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để lên kế hoạch sắp xếp đội ngũ nhân viên sao cho hiệu quả nhất. Việc phân nhóm trước để mỗi nhóm phụ trách một số công ty sẽ giúp cho nhân viên kiểm toán chuẩn bị kỹ hơn cho công tác kiểm toán. Và Ban giám đốc cũng dựa vào đó để ước lượng được khối lượng công việc của từng nhân viên, nếu khối lượng hợp đồng quá nhiều thì Ban giám đốc sẽ có biện pháp xử lý kịp thời hơn trước khi vào mùa “kiểm toán”.
3.2.2.2 Đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm và quan tâm kịp thời đội ngũ công nhân viên.
Thứ nhất, về vấn đề “chảy máu chất xám” thì giải pháp đưa ra là lập kế hoạch phân chia công việc cho nhân viên, một khi thấy quá tải cho nhân viên thì Ban giám đốc sẽ có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, các nhân viên trong công ty có thể thân thiết quan tâm, chia sẽ nhau một số vấn đề gặp phải trong cuộc sống, lắng nghe nhau nhiều hơn. Vì mỗi người có thể chịu mức áp lực khác nhau nên các nhân viên có thể linh động chia sẽ và giúp đỡ nhau.
Thứ hai, về vấn đề nhiều nhân viên nữ nghỉ sinh cùng lúc làm thiếu hụt nhân viên đột ngột: Theo ý kiến cá nhân tôi, thì công ty cần phải có quy định về vấn đề này trong chính sách tuyển dụng nhân viên của công ty, có thể thêm cam kết sinh đẻ có kế hoạch, chẳng hạn như các nhân viên nữ không cùng mang thai trong một năm, hoặc phải cách nhau 6 tháng. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể tuyên truyền nhau ý thức trách nhiệm trong công việc, chẳng hạn như lên kế hoạch sinh để tránh mùa
“kiểm toán”.
Cũng chính vì vấn đề trên nên hiện nay các công ty kiểm toán có xu hướng tuyển nhân viên nam nhiều hơn vì công việc đòi hỏi đi lại nhiều và giải quyết được
Trang 69
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
vấn đề trên. Tuy nhiên, với một thói quen tốt là luôn lập kế hoạch cho mọi việc thì các công ty kiểm toán sẽ không phải bỏ qua những nhân tài nữ. Và khối lượng những nhân viên nữ yêu nghề kiểm toán sẽ có cơ hội được thể hiện bản thân.
3.2.2.3 Hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu kiểm toán.
Do mỗi chuyến công tác, đoàn kiểm toán thường kiểm toán nhiều công ty khác nhau, việc photo tài liệu tại công ty khách hàng để KTV mang theo sẽ rất cồng kềnh, nên hầu hết chỉ những chứng từ không thể gửi qua mail được thì KTV mới yêu cầu photo, còn những giấy tờ làm việc của các trợ lý sẽ được lưu lại trên file mềm. Vì vậy, công ty cần in để bổ sung vào hồ sơ kiểm toán, công việc này có thể thực hiện sau mùa kiểm toán.
Sau nhiều năm, khối lượng hồ sơ kiểm toán sẽ nhiều lên, công ty có thể lưu các hồ sơ kiểm toán trong các hộp, thùng để tiết kiệm không gian.
3.2.2.4 Xây dựng chương trình kiểm toán cho các loại hình doanh nghiệp điển hình.
Để giảm thời gian cho các cuộc kiểm toán trong mùa kiểm toán, giảm thiểu tối đa rủi ro kiểm toán, từ đó tăng chất lượng hoạt động, trong khoản thời gian đàotạo (không phải mùa kiểm toán), công ty có thể nghiên cứu cá tài liệu, đúc rút từ kinh nghiệm kiểm toán thực tế để thiết kế chương trình kiểm toán riêng cho các thể loại khách hàng điển hình. Bởi vì mỗi loại hình doanh nghiệp, mỗi ngành nghề kinh doanh thường có các đặc điểm riêng điển hình vì vậy công ty nên thiết kế cho tất cả các loại hình ấy. Tất nhiên công ty không thể thiết kế cho tất cả các loại hình công ty được mà chỉ thiết kế cho những loại hình thuộc các khách hàng chủ yếu của công ty. Ví dụ như: công ty xây dựng, công ty sản xuất, công ty dịch vụ,…Công việc này tuy sẽ mất nhiều thời gian trong giai đoạn đầu nhưng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, thiết thực sau này kể cả trong công tác đào tạo nhân viên mới.
3.2.2.5 Hoàn thiện công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Hiện nay, CN công ty Thăng Long-T.D.K tại Đà Nẵng đã tiến hành công tác đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng nhưng chỉ thông qua việc sử dụng bảng
Trang 70
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
câu hỏi hoặc vài khách hàng chỉ thông qua phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên với sự nổ lực ngàng càng tăng của các doanh nghiệp để hội nhập với thế giới thì các doanh nghiệp đã quan tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính vì vậy theo quan điểm cá nhân tôi CN công ty Thăng Long –T.D.K cần quan tâm đến công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng một cách bài bản và khoa học, vì điều đó không những giúp KTV đánh giá xác thực hơn về hệ thống KSNB để từ đó xác định phạm vi kiểm toán và đưa các thủ tục cơ bản phù hợp hơn nhằm tiết kiệm chi phí về thời gian và tiền của mà còn qua cách đánh giá hệ thống KSNB, khách hàng cũng sẽ có cái nhìn về phong cách làm việc chuyên nghiệp của KTV. Đó cũng là tiền đề cho mối quan hệ hợp tác trong quá trình kiểm toán cũng như sau này. Theo tôi, CN công ty Thăng Long-T.D.K đã tìm hiểu hệ thống KSNB theo các phương pháp:
- Dựa vào kinh nghiêm kiểm toán trước đây tại đơn vị ( đối với các khách hàng cũ)
- Phỏng vấn các nhà quản lý và các nhân viên khác ( chủ yếu là nhân viên phòng kế toán tài chính)
- Thông qua việc xem xét chứng từ sổ sách, tài liệu.
Tuy nhiên KTV chưa quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn như thế nào,có thực sự hiệu quả, mà chỉ dừng lại ở việc đánh giá qua sự xét duyệt trên chứng từ. Vì vậy theo tôi, KTV cần quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát quan trọng để xem các thủ tục đó có thực sự được thực hiện trong thực tế không. KTV có thể dùng phép thử “walk-through” theo thủ tục và theo chứng từ để theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ trên sổ sách hoặc trong thực tế để đánh giá về kiểm soát đối với nghiệp vụ đó.
Bên cạnh đó thì sau khi đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, chuẩn mực kiểm toán đòi hỏi KTV phải lập hồ sơ về những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiểu về kiểm soát nội bộ. Vì vậy, CN công ty có thể sử dụng kết hợp bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ với lưu đồ hoặc bảng tường thuật ( đối với các
Trang 71
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
khách hàng có hệ thống KSNB đơn giản thì chỉ cần bảng tường thuật) trong việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
3.2.2.6 Bổ sung và hoàn thiện các thử nghiệm chi tiết.
Việc thực hiện tối đa các thử nghiệm chi tiết sẽ tốn thời gian của cuộc kiểm toán, vì vậy khi công ty đã thực hiện các thử nghiệm kiểm soát theo kiến nghị trên, thì các thử nghiệm chi tiết sẽ gọn nhẹ, khoa học và phù hợp.
Gửi thư xác nhận là thủ tục quan trọng, cung cấp bằng chứng tin cậy nhất trong khoản mục nợ phải thu khách hàng. Công ty cần bổ sung thủ tục này:
• Nếu các đối tượng phải thu có số xấp xĩ nhau thì KTV sẽ chọn mẫu hoặc kiểm tra toàn bộ (nếu ít đối tượng). Nếu các đối tượng có số dư chênh lệch nhau lớn thì KTV sẽ sử dụng kỹ thuật phân nhóm. Ví dụ: Nếu KTV quyết định thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận đối với nợ phải thu khách hàng của công ty ABC. Vì công ty ABC 21 đối tượng, tuy nhiên chỉ có 7 đối tượng có số dư cuối kỳ, trong đó có hai đối tượng là có số dư dưới 200 triệu, vì vậy KTV quyết định sẽ gửi thư xác nhận cho 4 đối tượng (nhóm 1), 3 đối tượng còn lại (nhóm 2) sẽ thực hiện các thủ tục thay thế. Nếu nhóm 2 có nhiều đối tượng thì KTV sẽ tiến hành chọn mẫu. Tiếp theo KTV sẽ theo dõi các khách hàng đã gửi thư xác nhận trong Bảng theo dõi thư xác nhận:
Tên đối tượng
Ngày gửi Số trên sổ kế toán.
Số xác nhận Chênh lệch
Ghi chú
Tiếp theo khi đã nhận được thư xác nhận thì KTV sẽ tính tỷ lệ nhận được thư phản hồi trên tổng thư xác nhận gửi đi. Sau đó, thực hiện kiểm tra thay thế đối với những khách không nhận được phản hồi và những khách hàng không gửi thư xác nhận. Cuối cùng KTV sẽ tính tổng hợp số dư không gửi thư, cũng không thực hiện được thủ tục thay thế và so sánh với mức trọng yếu thực hiện. Nếu nhỏ hơn hơn mức trọng yếu thực hiện thì đạt mục tiêu.
Trang 72
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
(Phụ lục 12: Thư xác nhận)
3.2.2.7 Thường xuyên cập nhật các kịp thời Hệ thống chuẩn mực, chương trình kiểm toán mẫu mới, và các quy định khác.
Công ty cần cập nhật đầy đủ các quy định, và hệ thống chuẩn mực, pháp luật mới. Năm 2014 là năm đầy biến động của hệ thống pháp luật Việt Nam, là thời điểm có hiệu lực của các văn bản pháp luật, đối với lĩnh vực kế toán - kiểm toán thì thời điểm 1/1/2014 là thời điểm có hiệu lực của nhiều quy định, hệ thống quan trọng, trong đó có Hệ thống chuẩn mực kiểm toán mới.
Cơ sở hình thành ý kiến được trích từ Báo cáo kiểm toán kết thúc năm 2014 của Phú Yên: “Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán theo các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Các chuẩn mực này yêu cầu công việc kiểm toán lập kế hoạch và thực hiện để có được sự đảm bảo hợp lý rằng Báo cáo tài chính tổng hợp của Công ty không còn chứa đựng các sai sót trọng yếu. Chúng tôi đã thực hiện việc kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu và áp dụng các thử nghiệm cần thiết, các bằng chứng xác minh những thông tin trong báo cáo tài chính tổng hợp; đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), các nguyên tắc và phương pháp kế toán được áp dụng, các ước tính và xét đoán quan trọng của Giám đốc cũng như cách trình bày tổng quát các báo cáo tài chính tổng hợp. Chúng tôi cho rằng công việc kiểm toán của chúng tôi đã đưa ra những cơ sở hợp lý để làm căn cứ cho ý kiến của chúng tôi.”
Còn theo VSA 700 trong hệ thống chuẩn mực kiểm toán mới: “Công việc kiểm toán bao gồm thực hiện các thủ tục nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về các số liệu và thuyết minh trên báo cáo tài chính. Các thủ tục kiểm toán được lựa chọn dựa trên xét đoán của kiểm toán viên, bao gồm đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính do gian lận hoặc nhầm lẫn. Khi thực hiện đánh giá các rủi ro này, kiểm toán viên đã xem xét kiểm soát nội bộ của Công ty liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý nhằm thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên không nhằm mục đích đưa ra ý
Trang 73
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
kiến về hiệu quả của kiểm soát nội bộ của Công ty. Công việc kiểm toán cũng bao gồm đánh giá tính thích hợp của các chính sách kế toán được áp dụng và tính hợp lý của các ước tính kế toán của Ban Giám đốc cũng như đánh giá việc trình bày tổng thể báo cáo tài chính.”
Công ty nên cập CMKiT 2013 của VACPA đầy đủ hơn để điều chỉnh lại chương trình kiểm toán cũng như các mẫu giấy tờ cho phù hợp.
Trang 74
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khóa luận tốt nghiệp
P HẦN III: