PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TM – DVTH TRẦN TRƯƠNG TẠI THÀNH PHỐ HUẾ
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty
2.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ xuất hàng
2.2.2.1. Phương thức xuất hàng, thủ tục, chứng từ
a) Các loại chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT (do CN lập):
Mục đích: hoá đơn GTGTcó mấu sổ 01/GTKT-3LL là loại hoá đơn sử dụng tại các doanh nghiệp, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hoá dịch vụ với số lượng lớn. Hoá đơn này là căn cứ để xác nhận số lượng, chất lượng và đơn giá, số tiền bán hàng hoá, dịch vụ cho người bán và số thuế GTGT tính cho số hàng hoá, dịch vụ đó.
Phương pháp:Hoá đơn này là do người bán hàng (công ty ) lập khi bán hàng hoặc cung ứng hàng hoá có cùng thuế suất. Kế toán phải ghi rõ ngày / tháng / năm lập hoá đơn, họ tên, địa chỉ, số hiệu TK và mã số thuế của đơn vị bán hàng (công ty ) ; họ tên , địa chỉ, số hiệu TK của người mua hoặc đơn vị mua.
Nếu khách hàng thanh toán bằng sec thì kế toán phải ghi rõ “số hiệu, ngày / tháng/năm” của tờ sec. Nếu bán hàng theo phương thức trả tiền sau thì phải ghi rõ thời gian thanh toán tiền, thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán và tỷ lệ chiết khấu.
Nếu hoá đơn đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng sec sau khi thu tiền người bán hàng đóng dấu “đã thanh toán “ vào hoá đơn.
Nguyên tắc lập:Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) . - Liên 1: lưu.
- Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
- Liên 3: dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt, sec nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi số kế toán có liên quan.
+ Phiếu xuất kho:
Mục đích: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho tổ chức đơn vị, các cá nhân khi mua hàng, căn cứ để hạch toán tình hình tồn kho hàng hoá trong doanh nghiệp (công ty ).
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phương pháp: phiếu xuất kho do các bộ phận cung ứng lập. Ta lập thành 3 phiếu, sau khi lập xong phiêu xuất kho cho các đơn vị, tổ chức cá nhân mua hàng đều phải ký (ghi rõ họ tên) giao cho NVGH xuống kho để lĩnh. Sau đó thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng loại hàng hoá, lao vụ dịch vụ; ghi rõ ngày / tháng / năm xuất kho và cùng NVGH ký tên vào phiếu xuất kho (ghi rõ họ tên).
Nguyên tắc lập:
- Liên 1: lưu ở bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lên kế toán để kế toán ghi vào số.
- Liên 3: NVGH giữ để giao cho KH.
Ngoài ra còn có các phiêu thu, phiếu chi... và các chứng từ có liên quan phát sinh trong quá trình thanh toán.
b) Phương thức xuất hàng,thủ tục:
B1:NVBH nhận được Đơn đặt hàng của khách hàng.
B2:Chuyển ĐĐH cho bộ phận nhập liệu,BP nhập liệu nhập dữ liệu , xử lý Đơn đặt hàng và xuất ra hoá đơn giao hàng gồm 3 liên ,giao cho kế toán bộ phận.
B3:Kế toán bộ phận xét duyệt công nợ và in Phiếu Xuất Kho kèm theo đó là Hoá đơn GTGT.
B4:NVGH ra Kho nhận hàng,kèm theo xác nhận của Thủ kho lên Phiếu Xuất Kho,Hoá đơn GTGT,Hoá đơn giao hàng.
B5:NVGH đem trả lại cho kế toán bộ phận 1 Phiếu Xuất Kho,2 hoá đơn GTGT đã kí xác nhận để lưu trữ.
B6:NVGH giao hàng cho KH kèm theo PXK ,hoá đơn GTGT và 2 Hoá đơn giao hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ 19: Trình tự phương thức xuất hàng
Trường Đại học Kinh tế Huế
c) Chứng từ:
Hoá đơn giá trị gia tăng:
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 (Giao cho người mua) Mẫu số:01GTKT3/002 Ký hiệu: TT/11P
Ngày 14 tháng 12 năm 2012 Số:0008817
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH TM & DVTH TRẦN TRƯƠNG TẠI HUẾ Địa chỉ:Lô 63 -64 Trương Gia Mô – TP Huế Số tài khoản:11458254 tại Ngân hàng VPBank – TP.Huế
Điện thoại:0543.8313126 * Fax: 0543.831326 Mã số thuế: 0400228337 – 001 Email:cntrantruong-trantruong.vn* Website: trantruong.vn
Họ tên người mua hàng: Trường Mẫu Giáo Thuỷ Dương Đơn vị:
Địa chỉ: Thôn 2 Thuỷ Dương – Hương Thủy –TT Huế Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3
1 Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 1500g Lon 24 225,000 5,400,000 2 Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 2000 HG Hộp 6 273,636 1,641,816
3 Sữa đặc có đường Dinh Dưỡng 380g Lon 48 16,300 782,400
Tiền hàng hoá,dịch vụ: 7,824,216
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 782,422
Tổng số tiền thanh toán 8,606,638 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu sáu trăm lẻ sáu ngàn sáu trăm ba tám đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, họ tên)
Người bán hàng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 12 năm 2012
Họ và tên người nhận hàng: Trường Mẫu Giáo Thuỷ Dương Lý do xuất kho: Xuất bán giao hàng .
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3
1 Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 1500g Lon 24 225,000 5,400,000 2 Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 2000 HG Hộp 6 273,636 1,641,816
3 Sữa đặc có đường Dinh Dưỡng 380g Lon 48 16,300 782,400
Tổng cộng 7,824,216
Cộng thành tiền: Bảy triệu tám trăm hai bốn ngàn hai trăm mười sáu đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
d) Hạch toán:
Ví dụ theo mẫu hoá đơn xuất ra như trên ta có nghiệp vụ bán hàng như sau:
Ngày 14 tháng 12 năm 2012, Trường Mẫu Giáo Thuỷ Dương mua hàng của CN công ty, CN Công ty xuất hàng tại kho như sau:
- Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 1500g: 24 lon với giá 225,000 đ/hộp - Sữa bột DUTCH LADY 456 Vani 2000 HG: 6 hộp với giá 273,636 đ/hộp - Sữa đặc có đường Dinh Dưỡng 380g: 48 lon với giá 16,300 đ/hộp.
Khách hàng khi nhận được hàng và hoá đơn sẽ trả ngay bằng tiền mặt.
Kế toán sẽ viết ở Sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá ,sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng.
Kế toán hạch toán vào sổ chi tiết như sau:
+ Nợ 111: 8,606,638
Có 511: 7,824,216 Có 3331: 782,422 + Nợ 632: 7,824,216
Có 1561: 7,824,216
Trường Đại học Kinh tế Huế