(1). Nhà thầu phải trình nộp các báo cáo liên quan đến Công trình để Tư vấn xem xét và chấp thuận trước khi xúc tiến công việc.
(2). Các hồ sơ đệ trình gồm các thiết kế, bản vẽ, kế hoạch đảm bảo chất lượng và kế hoạch chất lượng, chương trình thi công và phân tích mạng lưới liên quan, báo cáo phương pháp, vật tư, thiết bị gồm van và phụ kiện, toàn bộ phải được Tư vấn chấp thuận theo chi tiết nêu trong Tiêu chí kỹ thuật.
(3). Việc đệ trình phải trình bày rõ ràng và chính xác phương thức Nhà thầu áp dụng nhằm đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chí kỹ thuật để thực hiện công việc.
(4). Hồ sơ đệ trình tối thiểu phải gồm hai bản sao tài liệu trừ khi trong trường hợp đặc biệt hay được Tư vấn yêu cầu nhiều hơn.
(5). Sau khi xem xét hồ sơ do Nhà thầu đệ trình và sau khi ghi nhận thông tin và giải trình bổ sung, Tư vấn có thể chấp thuận hồ sơ Nhà thầu đệà trình như sau:
+ Trong trường hợp Nhà thầu đáp ứng được yêu cầu về vật liệu hay mẫu mã sử dụng cho các hạng mục liên quan.
+ Trong trường hợp báo cáo các phương pháp được đóng dấu “Chấp thuận cho thực hiện” trên tất cả các trang của 2 bản sao, và trả lại 1 bản cho Nhà thầu để thực hiện.
8.2. Đại diện Nhà thầu khi có sự khẩn cấp
(1). Nhà thầu phải cho Tư vấn tên, địa chỉ và số điện thoại của người đại diện mà cần được tiếp xúc bất cứ lúc nào khi có chuyện khẩn cấp.
(2). Những vị đại diện này phải được ủy quyền đầy đủ và được trang bị để sửa những điều kiện thiếu an toàn hay thiếu thuận lợi theo thông báo tức thời.
8.3. Giờ làm việc
Theo mục 6.2 trong tập II : Điều kiện của Hợp đồng.
8.4. Các cuộc họp
8.4.1. Thành phần tham dự
(1). Trừ khi có yêu cầu cụ thể khác của Tư vấn, thành phần tham dự các cuộc họp sẽ gồm Chủ Đầu Tư và Nhà Thầu.
(2). Các Nhà thầu phụ có thể tham dự khi có các vấn đề liên quan để tiến hành thảo luận hoặc cùng giải quyết, nhưng chỉ khi được Chủ Đầu Tư hay Tư vấn yêu cầu.
8.4.2. Ghi chép buổi họp
(1). Tư vấn sẽ ghi chép biên bản các buổi họp và gửi các bản sao nội dung cuộc họp cho Chủ Đầu Tư và Nhà Thầu trong vòng 5 ngày.
(2). Nếu Nhà thầu không có ý kiến phản đối về nội dung của các biên bản trong khoảng thời gian 7 ngày sau khi nhận, điều này có nghĩa rằng Nhà thầu chấp nhận nội dung biên bản là chính xác và trung thực.
8.4.3. Kế hoạch tổ chức các buổi họp
(1). Ngày, giờ và vị trí của từng cuộc họp phải được thỏa thuận và ghi lại qua cuộc họp trước khi thi công.
(2). Sau đó, việc thay đổi kế hoạch này phải được thỏa thuận bàn bạc giữa Chủ Đầu Tư và Nhà thầu và được thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan.
8.4.4. Họp trước khi thi công
(1). Trước khi tiến hành thi công, và sau khi nghiên cứu thỏa thuận hợp đồng, một buổi họp được tổ chức trước khi thi công qua sự tham dự của Chủ đầu tư, Nhà thầu và Tư vấn, tại văn phòng của Chủ đầu tưvào ngày giờ mà Chủ Đầu Tư quy ủũnh.
(2). Những vấn đề tổng quát để thảo luận và giải quyết sẽ bao gồm nhưng không giới hạn những vấn đề sau :
a. Chương trình huy động, thiết kế, chế tạo và kế hoạch ráp dựng của Nhà thầu.
b. Nối vào các tủ điện của Chủ Đầu Tư để sử dụng phục vụ công tác của Nhà thaàu.
c. Khảo sát thi công và xúc tiến các dịch vụ khảo sát.
d. Cách tổ chức của Nhà thầu, tên, chức vụ và mức độ quyền hạn của nhân viên và số điện thoại để liên lạc giữa các bên.
e. Nội quy ra vào của nhân viên Nhà thầu tại công trường.
f. Giới thiệu thủ tục hành chánh, đệ trình hồ sơ, thứ tự thay đổi và yêu cầu thanh toán.
g. Các phương pháp bảo vệ an toàn theo quy định gồm kiểm soát giao thông, công trình công cộng và các thiết bị tạm thời khác.
h. Biển báo công trình dự án khi có yêu cầu.
8.4.5. Họp tiến độ
(1). Các buổi họp báo cáo tiến độ phải được tổ chức hàng tuần trong quá trình lắp đặt Hàng Hóa và theo định kỳ trên cơ sở kế hoạch được thỏa thuận trong các giai đoạn thiết kế và chế tạo.
(2). Trước ngày họp hai ngày Nhà thầu phải trình bản tiến độ đã được cập nhật theo mẫu sơ đồ thanh cho Tư vấn để xem xét và thảo luận giữa buổi họp.
(3). Tư vấn phải chuẩn bị và gởi thông báo về chương trình buổi họp vào ngày trước ngày tổ chức buổi họp.
(4). Những dự định trong buổi họp phải được chuẩn bị cho buổi họp thật phù hợp để cho những giải pháp giải quyết có thể được kết luận vào buổi họp. Thêm vào đó tất cả các vấn đề liên quan đến tiến độ và việc thực hiện công việc phải được bàn luận và giải quyết, bao gồm cả những vấn đề chưa được giải quyết trước đây do việc thiếu hiệu quả trong công việc hay các phương pháp sử dụng vào công việc và những vấn đề, những khó khăn, hay sự đình trệ mà có thể gặp phải.
8.4.6. Các cuộc họp đặc biệt
(1). Chủ Đầu Tư, Tư vấn hoặc Nhà thầu có thể ra thông báo yêu cầu có cuộc họp đặc biệt bằng cách thông báo hợp lệ gởi đến tất cả các bên.
(2). Các buổi họp đặc biệt sẽ được tổ chức tại địa điểm và thời gian được Tư vấn yêu caàu.
8.4.7. Cuộc họp sau khi thi công xây dựng
(1). Một cuộc họp sau khi thi công xây dựng sẽ được triệu tập trước khi Công trình được thanh sát lần cuối.
(2). Mục đích cuộc họp là để thảo luận và xử lý tất cả vấn đề còn tồn tại và sẽ gồm mà không hạn chế thảo luận và thỏa ước có liên quan đến:
+ Xem xét về bảo hành và bảo hiểm vẫn còn hiệu lực.
+ Xem xét các tài liệu khác của hợp đồng đã được đề nghị đệ trình, và bất kỳ quyết định của bất kỳ thiếu sót nào.
+ Các chương trình và các thủ tục cho quá trình thanh sát lần cuối.
+ Các thủ tục để sửa các hư hỏng và thiếu sót.
8.5. Các báo cáo và ảnh chụp 8.5.1. Báo cáo tiến độ công tác
1. Trong vòng 5 ngày trước khi hết tháng, Nhà thầu phải trình ba bản thảo báo cáo tiến độ hàng tháng với các nội dung gồm các thông tin nêu rõ chi tiết tiến độ công việc được hoàn thành trong tháng trước, bao gồm như sau:
a. Tỉ lệ phần trăm của tiến trình công việc so với kế hoạch được duyệt, cùng với sự miêu tả và dự kiến phần trăm công việc dự kiến cho tháng kế tiếp (phân tích mạng).
b. Danh sách thiết bị của Nhà thầu tại công trường cùng với việc triển khai của Nhà thầu trong tháng.
c. Danh sách lao động sử dụng tại công trường.
d. Báo cáo tai nạn lao động.
e. Tóm tắt tất cả công việc đã triển khai trong tháng được tranh cãi cùng với việc miêu tả về khó khăn hay những vấn đề xảy ra tại đó.
f. Báo cáo điều kiện thời tiết hằng ngày trong tháng.
g. Tình trạng thanh toán, cùng với những ngày Nhà thầu trình những chứng từ xin thanh toán.
h. Báo cáo một số yêu cầu của Nhà thầu trong tháng.
i. Các hình ảnh về tiến trình công tác.
j. Trình bày báo cáo tiến độ về giải phóng hàng hải quan và vận chuyển nội bộ.
k. Kiểm kê vật liệu được chứa tại công trường.
l. Những thử nghiệm theo tiến trình hay đã thực hiện trong tháng và cho kế hoạch tháng tới.
2. Tư vấn sẽ trả lại một bản thảo cho Nhà thầu có ghi chú bổ sung cùng với vài góp ý riêng nhằm sửa chữa hay thêm vào bản thảo báo cáo trong vòng 2 ngày sau khi nhận được bản thảo báo cáo hàng tháng do Nhà cung cấp đệ trình.
3. Trong vòng 2 ngày Nhà thầu phải trình 10 bản báo cáo tiến trình hằng tháng bao gồm cả các phần sửa chữa, phần thêm vào và phần bổ sung theo yêu cầu của Tư vaán.
4. Biểu báo cáo hằng tháng phải được Tư vấn chấp thuận.
8.5.2. Các ảnh chụp
1. Để ghi chép lại tiến độ chung của công việc cũng như các chi tiết đặc biệt và các khâu chế tạo, lắp dựng đặc biệt và việc nghiệm thu bàn giao nhà thầu phải chụp hình theo định kỳ. Các bức ảnh được chụp vào lúc bắt đầu, vào lúc giữa và lúc hoàn thành từng khâu lắp dựng.
2. Các bức ảnh của những phần cần đưa ra của công trình cần được chụp từ vị trí và góc độ càng rõ càng tốt.
3. Hai (2) bức ảnh kỹ thuật số cho mỗi kiểu chụp và 2 dĩa ghi toàn bộ các kiểu ảnh sẽ được nộp kèm theo báo cáo hàng tháng.
4. Nhà thầu sẽ chụp đủ ảnh cho mỗi giai đoạn của công việc hoặc công đoạn chế tạo để Tư vấn có thể sử dụng để lựa chọn ảnh tiêu biểu cho việc phóng lớn tiếp theo.