3.2.1.1. Đối với khoản mục chi phí trực tiếp
Phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạn giá thành sản xuất là nhân tố cơ bản cho sự gia tăng lợi nhuận, bởi vậy đòi hỏi công ty phải có các biện pháp quản lý cụ thể
Năm 2010, công tác quản lý giá thành sản xuất của công ty còn tồn tại bất cập, đặc biệt là về việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao cản trở quá trình phấn đấu gia tăng lợi nhuận rất lớn. Do vậy, công ty cần có một bộ phận dự báo chính xác hơn về định mức chi phí trên cơ sở mang tính khách quan nhiều hơn. Nỗ lực tiết kiệm chi phí ở đây không phải là cố cắt xén bớt nguyên vật liệu đi để giảm chi phí mà phải thực hiện trong định mức đã được xác định trước, có như thế mới đảm bảo chất lượng xây dựng.
Đây là thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí. Việc tiết kiệm được chi phí này là rất cần thiết, đây cũng là khả năng tiềm tàng để hạ giá thành
Thứ nhất, đối với khâu cung ứng nguyên vật liệu, phải lựa chọn nguyên vật liệu có đủ chất lượng, đảm bảo các thông số kỹ thuật an toàn theo đồ án thiết kế, để đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời nguồn vật liệu đầy đủ về cả số lượng và chất lượng cho các công trình.
Thứ hai, phải lựa chọn các nhà cung ứng thích hợp với các tiêu chí: giá cả phải rẻ, phù hợp với tài chính của công ty, nhưng đồng thời phải là nhà cung cấp tin cậy với nguồn đảm bảo chất lượng. Gia tăng quan hệ với các nhà cung ứng có uy tín và lâu năm như Công ty cổ phần bê tông Việt Đức, công ty cổ phần Centa..., bên cạnh đó đồng thời phải mở rộng quan hệ tìm kiếm các nhà cung ứng mới phù hợp về giá cả và chất lượng.
Thứ ba, trong công ty có một bộ phận khai thác, sản xuất vật liệu xây dựng, công ty nên tận dụng tối đa thuận lợi này, nếu như việc tự sản xuất là rẻ hơn, đảm bảo hơn thì công ty không nên mua ngoài, hoặc là giảm mua ngoài. Còn ngược lại, nếu việc sản xuất tốn kém thì việc mua là hợp lý bởi thời gian lắp đặt thi công sẽ được tiết kiệm hơn
Thứ tư, đối với các công trình thi công ở xa thì công ty nên sử dụng nguyên vật liệu tại địa phương nơi có các công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển và sự tiêu hao vật liệu trong quá trình vận chuyển
Thứ năm, trong quá trình thi công, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng, là được sản xuất ngay tại nơi tiêu thụ nên trong quá trình thi công chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khách quan và chủ quan có thể dẫn tới tình trạng gia tăng chi phí nguyên vật liệu như thời tiết, khí hậu, thiên tai,... hay do quản lý không tốt nên dẫn tới sự tiêu hao khá lớn. Chính vì vậy, công ty cần phải có biện pháp hạ thấp định mức sử dụng vật liệu thông qua việc nâng cao tay
nghể, ý thức trách nhiệm của người lao động trong việc sử dụng nguồn vật liệu:
+ Trong quá tình cấp phát nguyên vật liệu cần có sự giám sát chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tránh tình trạng cấp phát thừa, hoặc cấp phát không đủ chủng loại. Công ty nên có chế độ thưởng phạt thích đáng, kỷ luật nghiêm minh với những cá nhân có trách nhiệm đối với việc quản lý nguồn vật liệu. Công ty phải phân bố nhà kho hợp lý, khong nên tổ chức kho bãi chung để dự trữ vật liệu mà nên giao cho từng đội ở từng công trình quản lý
+ Công tác bảo quản nguyên vật liệu là một vấn đề đặt ra, phải có biện pháp bảo quản tốt nguồn vật liệu, tránh những hao hụt đáng tiếc do các nguyên nhân khách quan và chủ quan. Cần phân loại vật liệu cẩn thận và có các biện pháp bảo quản tùy theo tính chất của từng loại vật liệu.
+ Trong quá trình thi công, công ty cần phải đảm bảo công thức tính, tính toán tỷ lệ vật liệu sử dụng hợp lý tránh việc thừa vật liệu đã chế biến gây lãng phí, hoặc thiếu vật liệu ảnh hưởng tới tiến độ thi công và chất lượng các công trình, bên cạnh đó cũng tận dụng tối đa các phế liệu thu hồi nếu có thể
+ Nên đầu tư máy móc thiết bị hiện đại để có thể sử dụng tiết kiệm vật liệu trong thi công và nên đào tạo lao động có trình độ cao hơn để sử dụng máy móc thi công đúng cách, phát huy hết công suất của máy móc.
Chi phí nhân công:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, yếu tố đóng vai trò quyết định chính là trình độ tay nghề của người lao động. Trình độ của người lao động không chỉ ảnh hưởng tới năng suất lao động mà còn là nguyên nhân của việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, kéo dài tuổi thọ của máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm.
Muốn tiết kiệm chi phí nhân công, công ty cần phải có các biện pháp để tổ chức lao động một cách khoa học, qua đó người lao động sẽ tạo ra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách hợp lý, loại trừ được tình trạng lãng phí lao
động, giờ máy, có tác động lớn thúc đẩy việc nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm.
Công ty phải giao cho các đội thi công phải quản lý được nhân công của đội mình, nhân công tại công trường do các đội quản lý lập bảng chấm công, hàng tháng gửi về thanh toán, vì vậy phải quản lý một cách chặt chẽ, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội quản lý. Công ty cần phải có kế hoạch nâng cao tay nghề của họ, khi có đổi mới phát sinh về kỹ thuật cần cử đi học ngay. Có chế độ, chính sách ưu đãi, khuyến khích về mặt tài chính, tạo nơi ăn ở thuận tiện, chế độ bảo hiểm, ốm đau...nhất là với những nhân công được điều chuyển theo công trình thực hiện ở xa để nâng cao ý thức tinh thần trách nhiệm của họ. Bên cạnh đó, công ty cũng phải đơn giản hóa bộ máy quản lý khi tham giá thi công đối với mỗi công trình là mỗi tổ sản xuất trong đội chỉ nên có một tổ trưởng.
Tuy vậy, tiết kiệm chi phí nhân công là một vấn đề khá tế nhị, việc giảm chi phí nhân công phải hợp lý, bên cạnh việc cắt giảm chi phí không cần thiết cần phải có những chính sách khuyến khích hợp lý đối với người lao động, như vậy sẽ động viên tinh thần làm việc của họ, từ đó nâng cao năng suất lao động góp phần nâng cao lợi nhuận
Ngoài ra, việc đánh giá lao động của công ty còn mang tính cục bộ, tính toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành nên chưa đánh giá hết tiềm năng cũng như kích thích tinh thần làm việc của công nhân. Bởi vậy, công ty nên xây dựng một hệ thống quy chuẩn về chi tiết từng bộ phận công việc để vừa trả công xứng đáng, vừa hạn chế được hao phí lao động sống tăng.
Chi phí máy thi công:
Muốn giảm chi phí máy móc thiết bị trong giá thành sản phẩm cần phải phấn đấu tăng nhanh và sản xuất thêm nhiều sản phẩm, trên cơ sở tăng năng suất lao động, mở rộng quy mô sản xuất, giảm thời gian ngừng hoạt động của máy móc thiết bị, tức là phải có biện pháp để sử dụng tối đa công suất của
máy. Tuy nhiên việc sử dụng máy móc thiết bị phải được bố trí một cách phù hợp, phải đảm bảo tính đồng bộ, nhịp nhàng. Do địa bàn hoạt động rộng, các công trình nằm rải rác, máy móc nơi thừa ngừng nghỉ, nơi thiếu phải đi thuê dẫn đến chi phí gia tăng, công ty cần có cách quản lý phù hợp, nếu như thuận tiện hơn thì nên thuê ngay tại địa phương, còn máy móc ở công ty thì đem cho thuê. Việc thuê máy cũng phải tính toán cẩn thận, nếu như khối lượng công việc làm bằng máy ít, thời gian thi công ngắn thì biện pháp là thuê máy theo ca, ngược lại thì thuê máy theo thời gian dài. Đồng thời, công ty cũng cần phải chú trọng tới các biện pháp bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời, việc mua máy phải căn cứ vào tình hình tài chính hiện tại của công ty, để từ đó có thể tìm nguồn đầu tư hợp lý.
3.2.1.2. Đối với các khoản mục chi phí gián tiếp
Trong chi phí quản lý doanh nghiệp tồn tại khoản chi phí về điện, nước, điện thoại đều có dấu hiệu của việc lãng phí. Trong điều kiện giá cả các dịch vụ đều tăng thì việc lãng phí là vấn đề cần điều chỉnh hiện nay. Biểu hiện chung của lãng phí là:
+ Khi xong việc không tắt hết các thiết bị điện
+ Các vòi nước luôn trong tình trạng rò rỉ, chảy lênh láng trên phòng vệ sinh, phòng tắm...
+ Điện thoại trong công ty, ngoài việc dùng để liên lạc với khách hàng, đối tác, còn được sử dụng với mục đích cá nhân
Biện pháp:
Thứ nhất là về tính trạng sử dụng điện nước. Ngoài việc dán các nội quy yêu cầu tiết kiệm điện nước hiện nay tại công ty thì nên áp dụng thêm các hình thức phạt cảnh cáo đối với các trường hợp vi phạm, kể cả với trường hợp dùng điện thoại công vào việc tư. Mức độ vi phạm lần đầu có thể chỉ là nhắc nhở, khiển trách nhưng ở những lần sau thì là trừ lương, có như thế các cán bộ công nhân viên mới nghiêm chỉnh chấp hành được.
Thứ hai là về chi phí cho tiếp khách, hội họp, công tác phí. Đưa ra giới hạn của các khoản chi để tối thiểu hóa các chi phí này. Đồng thời, kết hợp kiểm tra các hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì mới xuất quỹ. Việc chuẩn hóa các chi phí này sẽ hạn chế tình trạng gian lận, biển thủ tiền công quỹ.
Bên cạnh đó, còn một lưu ý trong chi phí quản lý doanh nghiệp đó là phần lương nhân viên quản lý. Mức tăng mạnh, lớn hơn nhiều so với mức tăng chi phí công nhân viên và doanh thu thuần. Do đó, nếu đảm bảo bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả thì phần nào sẽ làm giảm áp lực về khoản mục chi phí này cũng như áp lực về suy giảm lợi nhuận. hiện bộ máy tổ chứ của công ty được tổ chức theo nguyên tắc mỗi phòng ban đều có 1 trưởng và 1 phó điều hành hoạt động của ban đó. Tuy nhiên, với ban trợ lý thư ký có thể không cần áp dụng nguyên tắc đó. Công việc của ban này được ban giám đốc chỉ định về công văn, giấy tờ nên không nhất thiết phải có thêm một phó ban hỗ trợ cho trưởng ban.