CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL
2.2. Công nợ và chính sách kiểm soát, quản lý công nợ tại Công ty cổ phần Hanel
Nhận x t:
Trong năm 201 tổng các khoản phải thu là: 334.56 triệu đồng tăng so với năm 2018 số tiền là: 17.1 2 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng: 5,42%, trong đó khoản phải thu khách hàng và phải thu khác ( ao gồm cả ngắn hạn và dài hạn) là: 327.475 triệu đồng, chiếm 7,88% so với tổng số công nợ phải thu và tăng so với năm 2018 số tiền là: 16.040 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng: 5,05%.
Tổng các khoản phải trả của Công ty trong năm 201 là: 684.891 triệu đồng giảm so với năm 2018 số tiền là: 211.813 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm:
23,62%. Trong đó, khoản phải trả người bán và khoản Vay (ngắn hạn dài hạn) là:
375.23 triệu đồng, tăng so với năm 2018 số tiền là: 6. 52 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng: 0,73% Tuy nhiên khoản phải trả khác năm 201 thì bị giảm so với năm 2018 là: 186.574 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm: 1 ,7% do đây là khoản tiền cổ tức và khoản phải trả về Cổ phần hóa Công ty đã nộp về ngân sách nhà nước trong năm 201 theo quyết định số 6687/QĐ-UBND ngày 07/12/2018 của UBND thành phố Hà Nội.
Chính sách kiểm soát, quản lý các khoản công nợ được thực hiện theo “Quy chế quản lý tài chính” của Công ty như sau:
2.2.1. Quả ý k ả ả u
• N u ê ắ u
- Đối với các hợp đồng thương mại (bán các sản phẩm điện tử, sim thẻ…) thông thường khách hàng được trả chậm trong vòng 30 -60 ngày kể từ ngày giao hàng với các hợp đồng về mảng dự án, khoa học công nghệ…khách hàng được ph p trả chậm từ 15-90 ngày tùy thuộc vào tính chất của hợp đồng, giá cả, đối tượng khách hàng… Trường hợp khách hàng thanh toán chậm s phải chịu mức phạt bằng 1,5% phần thanh toán chậm/tháng cho số ngày quá hạn (tính từ ngày phải thanh toán đến ngày thanh toán thực tế) trên số tiền thanh toán chậm. Tổng số tiền phạt chậm thanh toán không vượt quá 8% giá trị hợp đồng.
- Khi phát sinh khoản nợ phải thu, kế toán công nợ có trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ của khách hàng, nghiên cứu điều khoản thanh toán và mở sổ theo d i các khoản nợ, chi tiết theo từng đối tượng, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ chưa đến hạn thanh toán, nợ đến hạn thanh toán, nợ đã quá hạn thanh toán, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), định kỳ đối chiếu và xác nhận các khoản công nợ của Công ty. Khi phát sinh các khoản nợ tồn đọng, sau khi đã thực hiện các biên pháp đòi nợ nhưng không có kết quả, phải kịp thời báo cáo Tổng Giám đốc để xử lý.
- Đối với những khoản nợ được xác định là khó đòi, Phòng KTTV phải tập hợp hồ sơ chứng từ gốc, bản đối chiếu xác nhận của khách hàng, hợp đồng, thanh lý, cam kết trả nợ và các chứng từ kèm theo, lập Bảng kê chi tiết trình Tổng Giám đốc/ Người được TGĐ ủy quyền, phê duyệt thành lập Hội đồng xử lý tài chính thẩm định mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng quy định tại Thông tư hiện hành của Bộ Tài chính quy định về trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Tr ệm ủ ò b r v ệ dõ đ đố u
Phòng Kế toán tài vụ:
- Theo d i công nợ từ phần mềm kế toán và các công cụ khác, mọi số liệu phải được bảo mật, an toàn Lập hồ sơ theo d i công nợ theo: Khách hàng, hợp đồng, tuổi nợ và phòng/ban hoặc cá nhân được phân công theo d i quản lý nợ Xây dựng và định kỳ đánh giá sự phù hợp của mẫu biểu, phần mềm theo d i công nợ của Công ty.
- Kế toán công nợ theo d i và thông báo nhắc nợ đến các bộ phận, cá nhân quản lý nợ liên quan:
Nhắc nợ trước thời hạn thanh toán 10 ngày, lần 2 trước 05 ngày để các bộ phận, cá nhân cập nhật và làm việc với khách hàng.
Nếu nợ quá thời hạn từ 03 ngày đến 07 ngày Phòng Kế toán tài vụ nhắc nợ đến các phòng ban hoặc cá nhân phụ trách.
Quá hạn 07 ngày, Phòng KTTV yêu cầu đến các phòng/ban hoặc cá nhân phụ trách công nợ gửi công văn đến khách hàng nợ yêu cầu thanh toán nợ và tính lãi phát sinh.
- Cuối kỳ kế toán năm hoặc đột xuất theo yêu cầu Kế toán công nợ phải làm đối chiếu công nợ với khách hàng. Có trách nhiệm lưu giữ từng biên bản đối chiếu công nợ theo từng khách hàng, dự án, hợp đồng tính lãi suất, đề xuất mức tính lãi, phạt, trả chậm đối với các khoản nợ.
- Trưởng Phòng KTTV có trách nhiệm đôn đốc các phòng ban, đơn vị liên quan và kế toán công nợ thực hiện việc tất toán công nợ đúng kỳ hạn và phải có báo cáo tổng hợp đánh giá về tình hình nợ phải thu phải trả của Công ty định kỳ hàng tháng, quý, năm cho Ban Tổng Giám đốc ngày 20 của tháng, quý, năm tiếp theo. Và có trách nhiệm đề xuất với Ban Tổng Giám đốc các biện pháp đối với các khách nợ quá hạn, nợ khó đòi.
Các ph ng/ an và cá nh n được phân công quản lý nợ:
- Trưởng các phòng/ban và cán bộ có liên quan có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ, đối tượng khách hàng Công ty đã cho nợ để đôn đốc thu tiền. Chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra giám sát đối tượng nợ để đảm bảo không bị trốn nợ, chây ỳ công nợ. Phải báo cáo ngay tình hình biến động của đối tượng cho nợ với Phòng KTTV, Ban lãnh đạo Công ty và đề xuất ngay giải pháp cần thiết với Ban lãnh đạo để đảm bảo công nợ không bị quá hạn và bị khó đòi.
- Phối hợp cùng Phòng KTTV đối chiếu công nợ với khách hàng thường xuyên và định kỳ theo quy định. Chịu trách nhiệm báo cáo số liệu, tình hình thanh toán công nợ, khả năng thanh toán công nợ cũng như các thông tin khác có liên quan đến công nợ định kỳ hàng tháng hoặc khi Phòng KTTV yêu cầu…
2.2.1. Quả ý k ả ả rả
Nợ phải trả phản ánh các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà Công ty phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ, bao gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản nợ phải trả cho người bán, cho Nhà nước, cho CBNV và các khoản phải trả khác.
- Khi phát sinh các Hợp đồng mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ; hợp đồng vay,…, Phòng Kế toán có trách nhiệm mở sổ theo d i đầy đủ các khoản nợ phải trả gồm cả các khoản lãi phải trả; phân loại theo thời gian các khoản nợ phải trả (nợ chưa đến hạn thanh toán, nợ đến hạn thanh toán, nợ đã quá hạn thanh toán); phân loại theo tính chất khoản nợ (nợ dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ vay ưu đãi, vay thương
mại, vay nước ngoài, vay có bảo lãnh của Chính phủ…) phân loại theo dõi theo từng đối tượng, đầy đủ với các khoản cam kết bảo lãnh của Công ty.
- Đối với các khoản vay nợ: Khi cần thiết phải vay vốn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, Phòng Tài chính đầu tư chủ trì, phối hợp Phòng KTTV, các Ban dự án đề xuất Tổng Giám đốc, quyết định việc vay vốn cho từng khoản vay cụ thể. Việc vay vốn phải có phương án cụ thể, phải đảm bảo hiệu quả sử dụng tiền vay tối ưu, đảm bảo khả năng thanh toán nợ.
Trường hợp vượt quá thẩm quyền của Tổng Giám đốc Công ty, phương án vay vốn phải được Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) phê duyệt theo quy định của Điều lệ và Quy chế tài chính hiện hành. Người phê duyệt phương án huy động vốn phải chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đảm bảo vốn huy động được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và có hiệu quả.
Trường hợp huy động vốn không có hiệu quả hoặc thực hiện việc huy động vốn không đúng quy định, sử dụng vốn không đúng mục đích dẫn đến tổn thất tài sản, gây thiệt hại cho Công ty thì Hội đồng quản tri, Tổng Giám đốc và những người có liên quan s phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất tương ứng với thiệt hại, tổn thất đã gây ra cho Công ty, xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm.