CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL
2.3 Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty cổ phần Hanel
2.3.2 Kế toán các khoản phải trả
2. .2.1. Kế toán các khoản phải trả người án
a) Tài khoản sử dụng
- Khoản nợ phải trả cho người bán ở Công ty Cổ phần Hanel được phản ánh trên tài khoản: 331 “Phải trả cho người bán”. Tài khoản này được mở thêm 2 tài khoản cấp 2 là “3311”: Phải trả cho người bán ngắn hạn và “3312”: Phải trả cho người bán dài hạn” chi tiết theo từng Nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được quản lý dưới dạng một mã số có năm chữ số. Ví dụ: Nhà cung cấp đầu tiên được ký hiệu:
NCC00001 s tương ứng với tên Nhà cung cấp là Công ty X tiếp theo là mã:
NCC00002, tên Nhà cung cấp là: Công ty Y…Việc mã hóa Nhà cung cấp dưới dạng số giúp Kế toán dễ dàng hơn trong việc lựa chọn chính xác đối tượng công nợ khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế.
b) Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
ứ ừ sử dụ
- Để ghi nhận một khoản nợ phải trả cho người bán (nhà cung cấp), kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
Hợp đồng kinh tế Biên bản giao nhận hàng Biên bản xác nhận công nợ/Biên bản nghiệm thu bán hàng, thanh lý hợp đồng Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng…
- Khi thanh toán tiền cho Nhà cung cấp, kế toán sử dụng một trong các chứng từ:
Phiếu chi (nếu trả bằng tiền mặt)
Giấy báo Nợ (nếu trả nợ NCC bằng tiền gửi Ngân hàng/ Tiền vay);
Biên bản bù trừ công nợ (nếu giữa Công ty với đối tác trước đó phát sinh giao dịch mua- bán song phương).
S k
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho người bán
- Sổ tổng hợp công nợ phải trả cho người bán
- Sổ cái tài khoản 331,3311,3312
- Sổ nhật ký chung…
c) Trình tự hạch toán:
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ… các Phòng Ban liên quan
s chịu trách nhiệm tập hợp hồ sơ bao gồm: Tờ trình (Nêu lý do, nội dung thanh toán căn cứ pháp lý kèm theo…) Phiếu đề nghị thanh toán Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT/Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho (nếu có)…Sau khi tập hợp đầy đủ hồ sơ, Phòng Ban phụ trách thanh toán s chuyển sang phòng Kế toán để kiểm tra, soát x t. Tùy thuộc vào nghiệp vụ mua hàng, hồ sơ s được chuyển trực tiếp cho Kế toán dự án/Kế toán kho/Kế toán công nợ. Sau đó, kế toán vào phân hệ “Mua hàng”
để lập “Chứng từ mua hàng” (tích vào mục có nhận kèm hóa đơn) và tiến hành hạch toán nghiệp vụ phát sinh để phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu vào tất cả các sổ kế toán liên quan (trong đó có: Sổ chi tiết, sổ cái TK 331,3311,3312 Bảng kê hóa đơn mua vào Sổ Nhật ký chung…) Sau đó, Kế toán in “Chứng từ mua hàng”, chuyển hồ sơ qua kế toán Tổng hợp kiểm tra rồi chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, hồ sơ s được luân chuyển sang trình ký lãnh đạo (là Tổng giám đốc hoặc các Phó tổng phụ trách) để phê duyệt thanh toán.
í dụ Tr 12/2019 ó mộ số ệ vụ ủ u
Ví dụ 8: Ngày 14/12/201 Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng của Công ty CP truyền thông Hanel là dịch vụ quản lý dự án Thales (chi phí đầu vào của hợp đồng đầu ra ký với khách hàng: Công ty Thales Six GTS France SAS). Căn cứ vào hóa đơn GTGT với tổng số tiền cả thuế 440.000.000 đồng (thuế suất 10%) (Biểu mẫu
2.17, phụ lục số 2.17), “Biên bản nghiệm thu”, Hợp đồng kinh tế và các hồ sơ kèm theo khác Ban quản lý dự án s lập “Tờ trình” và “Đề nghị thanh toán” và chuyển sang Phòng Kế toán. Tại đây, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra soát x t, Kế toán vào phân hệ “Mua hàng” để lập “Chứng từ mua hàng” và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán (Biểu mẫu 2.18, phụ lục 2.18). Kế toán hạch toán tăng phải trả cho người bán như sau:
Nợ TK 154 (Chi tiết dự án Thales) = 400.000.000 đồng
Nợ TK 1331 = 40.000.000 đồng
Có TK 3311 (Chi tiết Nhà cung cấp Hanelcom) = 440.000.000 đồng
Ví dụ : Ngày 21/12/201 Công ty phát sinh nghiệp vụ mua thiết bị “Máy bơm chìm TS503” của Công ty CP TM SEALAND với tổng giá thanh toán (đã bao gồm 10%
thuế VAT) là 275 triệu đồng. Đây là tài sản trang bị cho “Nhà máy nước” của Công ty tại Khu công nghiệp Sài Đồng B - quận Long Biên- HN.
Căn cứ bộ hồ sơ thanh toán do phòng Tài chính Đầu tư chuyển sang, Kế toán vào phần hành “Tài sản cố định” để “Ghi tăng” tài sản nêu trên với đầy đủ các thông tin của Tài sản như: Tên, loại TS, Đơn vị sử dụng, Ngày bắt đầu tính khấu hao, thời gian tính khấu hao, tài khoản khấu hao…Sau đó hạch toán tăng tài sản đồng thời ghi tăng phải trả cho người bán như sau:
Nợ TK 2112 = 250.000.000 đồng Nợ TK 1331 = 25.000.000 đồng
Có TK 3311 (Chi tiết Nhà cung cấp SEALAND) = 275.000.000 đồng
Ngày 25/12/2019 Công ty thanh toán 100% tiền mua máy bơm cho Sealand, Căn cứ hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt và giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ phải trả cho người bán đồng thời ghi giảm tiền gửi ngân hàng như sau:
Nợ TK 3311 (Chi tiết Nhà cung cấp SEALAND) = 275.000.000 đồng Có TK 112 (Chi tiết Ngân hàng MB) = 275.000.000 đồng
Theo điều khoản thanh toán với Công ty Sealand, khi Hanel thanh toán đầy đủ tiền mua hàng trong vòng 5 ngày thì s nhận được 2% giá trị chiết khấu thanh toán trên giá trị hàng hóa (chưa thuế). Theo đó, ngày 26/12/201 Sealand chuyển cho Hanel “Biên ản đ i chiếu kiêm ù trừ công nợ” để trừ số tiền Hanel được hưởng chiết khấu thanh toán với phần công nợ trước đó Hanel mua Quạt công nghiệp chưa thanh toán hết cho Sealand.
Căn cứ “Biên bản đối chiếu kiêm bù trừ công nợ” đã được 2 bên ký, đóng dấu, Kế
toán vào phân hệ “Tổng hợp” của phần mềm Misa, hạch toán “Chiết khấu thanh toán” đồng thời ghi giảm công nợ phải trả Sealand như sau:
Nợ TK 3311 (Chi tiết Nhà cung cấp SEALAND) = 5.000.000 đồng Có TK 515 = 5.000.000 đồng
=> Sau khi kế toán nhập liệu phần mềm s tự động cập nhật số liệu vào tất cả các sổ kế toán liên quan: Sổ chi tiết TK 3311 (tương ứng với mã Nhà cung cấp), sổ chi tiết tài khoản 112 (chi tiết theo ngân hàng) Sổ tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp
331 sổ cái tài khoản 331 (3311) sổ cái tài khoản 112 515; Sổ Nhật ký chung…
Một số Sổ kế toán về khoản phải trả cho người bán:
- Bảng 2.19 - Sổ chi tiết tài khoản Phải trả người bán (phụ lục 2.19)
- Bảng 2.20 – Sổ cái tài khoản Phải trả người bán (phụ lục 2.20) 2. .2.2. Kế toán các khoản Vay và nợ thuê tài ch nh
a) Tài khoản sử dụng
Tại Công ty Cổ phần Hanel khi phát sinh nhu cầu vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, các Phòng, Ban liên quan (Phòng Tài chính đầu tư, Phòng Kế toán, các Ban dự án…) s phối hợp để lập phương án vay vốn trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Căn cứ mục đích vay vốn, thời hạn dự kiến hoàn vốn và hạn mức tín dụng tại các Ngân hàng, Tổng giám đốc s quyết định lựa chọn Ngân hàng tài trợ vốn phù hợp để đảm bảo hiệu quả sử dụng tiền vay tối ưu nhất. Trong trường hợp các công ty Con, liên doanh, liên kết của Công ty có nguồn vốn nhàn rỗi có thể cho vay với mức lãi suất ưu đãi hơn so với Ngân hàng thì Công ty s cân đối để sử dụng nguồn tài trợ nội bộ này.
Các khoản vay của Công ty được phản ánh trên tài khoản: 3411 “Các khoản đi vay”. Tài khoản này được mở thêm 2 tài khoản cấp 2 là “34111”: Các khoản đi vay ngắn hạn (đối với các món vay có thời hạn hoàn trả từ 12 tháng trở xuống) và
“34112”: Các khoản đi vay dài hạn” đối với các món vay có thời hạn hoàn trả trên 12 tháng và được theo d i chi tiết theo từng Ngân hàng/Đơn vị trong nội bộ tập đoàn. b) Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
ứ ừ sử dụ
Để ghi nhận một khoản vay ngắn hạn/dài hạn, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Hợp đồng tín dụng, Khế ước nhận nợ, Ủy nhiệm chi …
+ Hợp đồng kinh tế Biên bản giao nhận hàng Biên bản xác nhận công nợ/Biên bản nghiệm thu bán hàng, thanh lý hợp đồng Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng… Biên bản bù trừ công nợ (nếu giữa Công ty với đối tác trước đó phát sinh
giao dịch mua- bán song phương).
S k
- Sổ chi tiết các khoản vay (ngắn hạn/dài hạn)
- Sổ tổng hợp vay ngắn hạn/dài hạn
- Sổ cái tài khoản 3411 (chi tiết: 34111, 34112)
- Sổ nhật ký chung…
c) Trình tự hạch toán:
Khi phát sinh nhu cầu vay vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, các Phòng Ban liên quan s chịu trách nhiệm tập hợp hồ sơ bao gồm: Tờ trình (Nêu lý do, nội dung thanh toán căn cứ pháp lý kèm theo và phương án vay vốn…) Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT/Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho (nếu có)…Sau khi phòng kiểm tra, soát x t hồ sơ, Phòng Kế toán căn cứ vào hạn mức tín dụng tại các Ngân hàng hoặc nguồn tài trợ phù hợp (là nguồn vốn nhàn rỗi tại các Đơn vị trong nội bộ tập đoàn) để lập hồ sơ vay vốn trình ký lãnh đạo (là Tổng giám đốc hoặc các Phó tổng phụ trách) để phê duyệt.
í dụ Tr 12/2019 ó mộ số ệ vụ ủ u
Ví dụ 10: Ngày 24/12/2019 Ngân hàng MB đã hoàn tất thủ tục giải ngân cho Công ty khoản vay với số tiền 4.60 .550.000 đồng (Thời hạn vay: 0 tháng, ãi uất vay:
7,5%/năm; trả ãi và g c vào cu i kỳ thanh toán) để trả tiền mua hàng cho Công ty Cổ phần Vật liệu Điện tử (Các mặt hàng là: Tivi Bravia, Máy ảnh, Máy quay…để xuất bán), Kế toán căn cứ vào Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ…(hồ sơ xác nhận Ngân hàng đã hoàn tất giải ngân) để hạch toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 3311 (Chi tiết - Công ty Cổ phần Vật liệu Điện tử) = 4.60 .550.000 đồng Có TK 34111 (Chi tiết: Ngân hàng MB) = 4.609.550.000 đồng.
Ngày 27/12/201 Công ty đã xuất bán lô hàng nêu trên cho Công ty TNHH Điện tử hoàn kiếm (Ví dụ số 4) Vì vậy, để phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ, tại thời điểm 31/12/201 , Công ty tính lãi dự trả của khoản vay nêu trên cho Ngân hàng MB và hạch toán trích trước vào chi phí như sau:
Nợ TK 635 = (4.60 .550.000 x7,5%/12) x 3 = 86.429.063 Có TK 335 (Lãi vay dự trả cho Ngân hàng MB) = 86.42 .063
=> Sau khi kế toán nhập liệu phần mềm s tự động cập nhật số liệu vào tất cả các sổ kế toán liên quan: Sổ chi tiết TK 34111 (Chi tiết theo Ngân hàng), sổ chi tiết tài khoản 3311,335 Sổ tổng hợp TK 3311,34111 sổ cái tài khoản 331 (3311), 3411(34111) 635,335 Sổ Nhật ký chung…
Một số Sổ kế toán về các khoản vay của Công ty:
- Bảng 2.21 - Sổ chi tiết tài khoản Vay ngắn hạn (phụ lục 2.21)
- Bảng 2.22 – Sổ cái tài khoản Vay ngắn hạn (phụ lục 2.22)
2. . dự ò ả u ả rả
2. . .1. Kế toán dự ph ng phải thu khó đ i
a) Nguyên tắc và phương pháp trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Nợ phải thu khó đòi của Công ty là các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán hoặc nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Trong trường hợp này khoản phải thu được xem là nợ xấu và cuối kỳ kế toán năm, Phòng Kế toán s căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để cân nhắc việc trích lập dự phòng. Nếu Công ty có đủ nguồn để bù đắp khoản dự phòng cần trích lập (đảm bảo đạt được kế hoạch SXKD đã được Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua) khi đó Công ty s trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Số tiền dự phòng đã trích lập giúp cho Công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể xảy ra trong tương lai, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Công ty phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Từ năm 2018 trở về trước, Công ty trích lập dự phòng theo quy định tại thông tư số 228/200 /TT-BTC ngày 07/12/200 Từ năm 201 trở đi, việc trích lập dự phòng tại Công ty s áp dụng theo thông tư số 48/201 /TT-BTC được ban hành ngày 08/08/201 (thay thế thông tư 228 nêu trên).
*Hồ ơ tr ch p dự ph ng tại Công ty (t i thiểu) ao gồm:
Phương án xử lý nợ: trong đó phải nêu r diễn biến nợ, dự kiến nguồn bù đắp.
+ Biên bản họp Ban Tổng giám đốc (Trường hợp vượt thẩm quyền Tổng giám đốc thì phải có Biên bản họp HĐQT).
+ Biên bản họp Hội đồng xử lý tài chính của Công ty, trong đó nêu r nguyên nhân trách nhiệm của tập thể, cá nhân, kiến nghị mức bồi thường, nguồn xử lý nợ.
+ Các hồ sơ, tài liệu chứng minh và chứng từ kế toán liên quan theo quy định hiện hành.
+ Hồ sơ chứng minh các giải pháp đơn vị đã áp dụng để thu hồi nợ.
+ Hồ sơ tài liệu chứng minh khoản nợ không có khả năng thu hồi phải xử lý.
b) Tình hình trích lập dự phòng phải thu khó đòi tại Công ty
Cuối năm tài chính 2019, Phòng Kế toán Công ty đã rà soát và tổng hợp lại toàn bộ các khoản công nợ phải thu đã quá hạn thanh toán (Phụ ục 2.2 - ”Bảng tổng hợp các khoản công nợ phải thu khó đ i cần tr ch p dự ph ng thời điểm
1/12/2019”)
Theo đó, số tiền Công ty cần trích lập dự phòng cho tất cả các khoản phải thu là:136.767.497.827 đồng, tuy nhiên để đảm bảo vẫn đạt được kế hoạch SXKD do Đại hội Cổ đông thông qua, Công ty chỉ thực hiện trích lập dự phòng đối với một số khoản nhất định với số tiền là: 20.063.350.021 đồng (Phụ lục 2.24).
Căn cứ các Hồ sơ: “Biên bản Nghị quyết Hội đồng quản trị”, “Biên bản họp”
của Hội đồng xử lý tài chính đối với việc thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và các tài liệu liên quan khác, Kế toán công nợ s lập “Chứng từ nghiệp vụ khác” (Phụ lục 2.25) phân hệ “Tổng hợp” của phần mềm Misa để hạch toán trích lập dự phòng cho năm tài chính 201 như sau:
Nợ TK 6426/ Có TK 22 3 = 20.063.350.021 đồng.
=> Sau khi kế toán nhập liệu phần mềm s tự động cập nhật số liệu vào tất cả các sổ kế toán liên quan: Sổ chi tiết TK 22 3 (tương ứng theo mã Khách hàng), sổ cái tài khoản 642 sổ cái tài khoản 2293 Sổ Nhật ký chung…
2. . .2. Kế toán dự ph ng phải trả
Tại Công ty CP Hanel, trong khoảng thời gian từ năm 2017-201 đều phát sinh chi phí bảo hành cho hàng hóa đã cung cấp. Theo điều khoản của Hợp đồng (đầu ra), Công ty có trách nhiệm bảo hành 12 tháng cho toàn bộ hàng hóa đã bán (là các ản phẩm điện tử do Công ty trực tiếp nh p khẩu từ nước ngoài). Tuy nhiên, vì không thực hiện trích lập dự phòng nên các tổn thất nêu trên được Công ty tính trực tiếp vào chi phí quản lý trong kỳ (thay vì phải hạch toán vào chi phí bán hàng theo quy định hiện hành).Trong năm 201 , tổng chi phí bảo hành hàng hóa phát sinh là 4 tỷ đồng (chiếm tỷ lệ gần 1% so với tổng doanh thu bán hàng hóa đã xuất bán trong năm 2018).
2.3.4. Tr bà rê B T
2.3.4.1. Tr nh ày thông tin công nợ trên BCTC riêng của Công ty cổ phần Hane Các khoản công nợ của Công ty CP Hanel được trình bày trên Báo cáo tài chính riêng theo nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục, cụ thể như sau:
Đ i với các khoản nợ phải thu
Theo nguyên tắc trọng yếu, khi lập Báo cáo tài chính các khoản phải thu được trình bày riêng biệt trên Bảng cân đối kế toán ở phần Tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp. Trong đó, khoản phải thu được thu hồi hay thanh toán trong vòng không quá 12 tháng tới kể từ thời điểm báo cáo được Công ty xếp vào loại tài sản
ngắn hạn và ngược lại (trên 12 tháng) s được xếp vào loại tài sản dài hạn (Công ty Hanel có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng). Số liệu tại các chỉ tiêu khoản phải thu trên BCĐKT được lấy từ số dư Nợ chi tiết của các tài khoản phải thu.
Trong năm tài chính 2019 việc trình bảy các khoản nợ phải thu trên BCTC riêng của Công ty còn vấn đề sau:
Vào thời điểm 30/12/2019 Công ty đã ký kết Phục lục hợp đồng gia hạn thanh toán cho Công ty Hanel Trading (là Công ty con của Hanel) thêm 18 tháng kể từ ngày 31/12/2019 với tổng số tiền là: 7.150.000.000 đồng (Bảy t , một trăm năm mươi triệu đồng chẵn) để giúp Công ty Hanel Trading cân đối nguồn trả nợ ngân hàng. Tuy nhiên, khi trình bày thông tin công nợ trên BCTC riêng, Công ty lại xếp khoản phải thu của Công ty Hanel Trading vào loại tài sản ngắn hạn (Phải thu ngắn hạn của khách hàng). Theo đó, toàn bộ công nợ phải thu khách hàng với số tiền:
105.790.760.860 (trong đó có 7.150.000.000 đồng à phải thu dài hạn của Hane Trading) Công ty đã trình bày toàn bộ vào chỉ tiêu “Phải thu ngắn hạn của khách hàng” - Mã số 131 trên Bảng CĐKT riêng.
Đ i với các khoản nợ phải trả
Các khoản phải trả tại Công ty CP Hanel được trình bày riêng biệt trên Bảng cân đối kế toán ở phần Nguồn vốn Nợ phải trả (ngắn hạn hoặc dài hạn) của doanh nghiệp. Trong đó, các khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng được Công ty xếp vào loại “Nợ ngắn hạn” và ngược lại (trên 12 tháng) s được xếp vào loại “Nợ dài hạn” (Công ty Hanel có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng). Số liệu tại các chỉ tiêu nợ phải trả trên BCĐKT được lấy từ số dư Có chi tiết của các tài khoản phải trả. Trong năm tài chính 2019 việc trình bảy các khoản nợ phải trả trên BCTC riêng của Công ty còn một số vấn đề liên quan đến khoản vay và nợ thuê tài chính như sau:
Vay và nợ thuê tài chính dài hạn (Mã số 338): Tại thời điểm 31/12/201 Công ty ghi nhận vào chỉ tiêu này số tiền: 306.121.56 .53 đồng, trong đó có khoản vay của Công ty Con (Công ty Dehaco) số tiền là: 113.892.400.619 đồng. Tuy nhiên, theo phụ lục Hợp đồng vay vốn thì thời hạn của của khoản vay là 15 tháng kể từ ngày 27/12/2018. Theo đó, khoản vay nêu trên s có thời hạn trả nợ trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm lập BCTC 201 và s được trình bày là là “Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn” - Mã số 320 trên Bảng CĐKT riêng.
• Đ i với khoản dự ph ng phải trả