CHƯƠNG II: LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH
2.5. Tổ chức và quản lý nhân sự
- Dự kiến số lượng nhân viên cho cửa hàng từ 6-8 người, bao gồm 1 bếp chính, 1-2 phụ bếp, 1 nhân viên thu ngân, 2-3 nhân viên bồi bàn và 1 bảo vệ. Sau thời gian làm việc hoàn thành tốt và xuất sắc nhiệm vụ, được mọi người trong cửa hàng tín nhiệm; bộ phận bàn sẽ tổ chức 1 nhân viên bồi bàn chính với nhiệm vụ quản lý trong thời gian cục bộ, hướng dẫn và cùng làm việc với các nhân viên bồi bàn khác; các bộ phận khác nếu không có cấp độ cao hơn để sắp xếp thì cửa hàng sẽ xem xét tăng bậc lương. Nắm quyền quản lý cao nhất là người chủ khởi sự kinh doanh. Tổng số nhân sự cả cửa hàng bao gồm chủ cửa hàng, bộ phận bếp, bộ phận bàn, thu ngân, bảo vệ, nhân viên và nhân viên thử việc số lượng không quá 9 người.
- Cửa hàng có thể tuyển vị trí nhân viên ưu tiên các bạn sinh viên đang theo học ngành Quản trị kinh doanh và Quản trị nhân lực tại các trường Đại học, Cao đẳng. Có thể các bạn sinh viên này chưa có kinh nghiệm, cửa hàng phải đào tạo và mất thời gian đầu
làm quen với công việc nhưng sẽ phù hợp với cửa hàng và được ưu tiên nâng cấp bậc hoặc lương trước thời hạn.
- Yêu cầu tuyển dụng bếp chính: ưu tiên bếp chính có bằng Cao đẳng hoặc Trung cấp ngành Chế biến món ăn hoặc có kinh nghiệm làm bếp chính tối thiểu 2 năm tại các nhà hàng, quán ăn hay khách sạn.
- Yêu cầu tuyển dụng thu ngân: ưu tiên nhân viên thu ngân có bằng Cao đẳng hoặc Trung cấp các ngành liên quan Tài chính-Kế toán hoặc có kinh nghiệm làm việc Tài chính-Kế toán/ Thu ngân ít nhất 1 năm tại các nhà hàng, quán ăn hay khách sạn.
- Yêu cầu tuyển dụng bảo vệ: là nam có độ tuổi từ 19-45, chiều cao 1m65 trở lên, cân nặng từ 56kg trở lên, có sức khỏe tốt, lý lịch rõ ràng, nhanh nhẹn, dẻo dai, qua kiểm tra thị lực, thính lực đạt yêu cầu. Ưu tiên, tuyển dụng nhân viên bảo vệ đã có kinh nghiệm làm việc.
- Còn yêu cầu tuyển dụng nhân viên bồi bàn, phụ bếp còn lại yêu cầu của cửa hàng tối thiểu là tốt nghiệp THPT, có kinh nghiệm đã từng phục vụ tại các nhà hàng, quán ăn là một ưu thế được xếp ngay vào vị trí nhân viên. Còn các bạn chưa có kinh nghiệm làm việc, nếu phù hợp với cửa hàng, có thể tuyển dụng với vị trí thử việc; nếu khả năng làm việc sẽ nâng thành vị trí nhân viên trong thời gian ngắn.
- Hình thức làm việc toàn thời gian (full time) hoặc bán thời gian (part time) đối với nhân viên phụ bếp và bồi bàn; làm việc toàn thời gian (full time) đối với bếp chính, thu ngân và bảo vệ . Đối với phụ bếp và bồi bàn sắp xếp thời gian của mình để đảm bảo trực cú mặt ở cửa hàng tối thiểu ẵ số thành viờn; đối với bếp chớnh, thu ngõn, bảo vệ nếu cú công việc đột xuất hoặc sức khỏe đảm bảo cần báo chủ cửa hàng để sắp xếp công việc hoặc bổ sung nhân viên trong cửa hàng kiêm nhiệm những vị trí còn thiếu.
- Thái độ của nhân viên cần phải năng động tích cực, trách nhiệm trong công việc và đoàn kết để tránh những mối bất hòa không đáng có của mọi người trong cửa hàng.
Ngoài ra nhân viên nên tôn trọng chủ cửa hàng, cấp trên của mình để công việc trong công ty đi vào nền nếp, chủ cửa hàng và các cấp trên cũng cần tiếp thu ý kiến của nhân viên, tránh chuyên quyền, lạm dụng chức vụ để có những hành động xấu.
- Ngoài ra mỗi nhân viên cần rèn luyện tính cách chăm chỉ làm việc, trung thực, khiêm tốn, niềm nở với khách hàng cũng như mọi người trong công ty.
37
2.5.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của cửa hàng gồm 3 cấp độ: lãnh đạo, giám sát toàn quyền (chủ cửa hàng), quản lý cấp cơ sở (bếp chính và bồi bàn chính) và nhân viên bồi bàn và phụ bếp (gồm nhân viên đã có kinh nghiệm và nhân viên thử việc).
Cơ cấu tổ chức này giống hình kim tự tháp với các cấp độ từ cao xuống thấp: cao nhất là chủ cửa hàng và thấp nhất là nhân viên. Chủ cửa hàng quản lý, giám sát các nhân viên cấp dưới; các cấp trên giám sát nhân viên; nhân viên có kinh nghiệm hỗ trợ, giúp đỡ nhân viên thử việc.
Ở sơ đồ cơ cấu tổ chức này, chủ cửa hàng ngoài quyền quản lý các nhân viên cấp trên (bếp chính, bồi bàn chính), còn có quyền quản lý trực tiếp các nhân viên trong cửa hàng không cần phải thông qua nhân viên cấp trên (thể hiện bằng nét nối trên sơ đồ).
2.5.3. Nhiệm vụ cơ bản của từng cấp độ và nhân viên
Chủ cửa hàng: quản lý – tuyển dụng nhân sự, quản lý doanh thu, tài chính, quản lý cơ sở hạ tầng của nhà hàng, quản lý đảm bảo chất lượng dịch vụ của nhà hàng, tiếp thị và hỗ trợ kinh doanh,...
Bếp chính: với quy mô cửa hàng, bếp chính ngoài chức năng cơ bản còn có thêm chức năng kiêm nhiệm tương tự như bếp trưởng trong các nhà hàng nhưng ở quy mô nhỏ hơn; nhiệm vụ cơ bản của bếp chính là trực tiếp chế biến món ăn, đảm bảo số lượng, chất lượng của nguyên liệu chế biến và món ăn, tham mưu cho chủ cửa hàng về số lượng, chất
lượng của món ăn, tiếp nhận những phản hồi của khách hàng về các món ăn, chỉ đạo, hướng dẫn làm việc các phụ bếp.
Nhân viên thu ngân: bao gồm việc nhận thanh toán, xuất hóa đơn, biên lai tính tiền và xử lý các giao dịch tiền mặt và tín dụng. Tới cuối tháng, nhân viên thu ngân sẽ phải thống kê lại những giao dịch, đối chiếu với số tiền thu được từ việc bán sản phẩm, dịch vụ. Nếu có sự chênh lệch giữa số lượng bán ra và số tiền thu lại, nhân viên thu ngân sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm.
Nhân viên bảo vệ: bao gồm tiếp nhận và giữ xe, kiểm tra, giám sát và đảm bảo an toàn và an ninh cho khu vực được giao phó, hỗ trợ các bộ phận khác trong cửa hàng nếu cần thiết, trực ca đêm cho cửa hàng trong những dịp đặc biệt hoặc đột xuất.
Nhân viên phụ bếp: bao gồm chuẩn bị thức ăn, dọn dẹp và vệ sinh, quản lý kho, hỗ trợ bếp chính và phụ bếp khác, xử lý chất thải, bảo trì nhà bếp,...
Nhân viên bồi bàn: bao gồm lên thực đơn để chuẩn bị cho một bữa ăn, ghi thực đơn của khách hàng, phục vụ đồ uống và thực phẩm, và thực hiện vệ sinh, dọn vén trước, sau và trong phần ăn khi thực khách đang dùng (thông thường khi hết một món thì bồi bàn sẽ dọn những chén, bát, đồ thừa đi để chuẩn bị lên món mới).
2.5.4. Đào tạo nguồn nhân lực
Nhân viên do chính cửa hàng đã thông qua tuyển chọn thì chắc chắn có ít nhiều kinh nghiệm và phù hợp với cửa hàng. Tuy nhiên với mỗi môi trường làm việc khác nhau chắc chắn ngay cả nhân viên từng có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm đều gặp không ít bỡ ngỡ. Đây chính là lúc tiến hành đào tạo nguồn nhân lực cho cửa hàng. Chính chủ cửa hàng là người có kinh nghiệm và hiểu rõ nhất về cửa hàng cần phải trực tiếp đứng ra đào tạo những bước đầu. Ưu tiên đào tạo cho những nhân viên có kinh nghiệm trước vì họ sẽ tiếp thu và nắm bắt nhanh nhạy hơn. Sau đó lần lượt theo thời gian các nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ chỉ dạy cho người ít kinh nghiệm hơn và nhân viên thử việc.
Lý thuyết thì rất đơn giản, nhưng khi áp dụng vào đào tạo nguồn nhân lực thì sẽ gặp không ít những khó khăn, yêu cầu chủ cửa hàng phải lên có kế hoạch đào tạo chi tiết và phù hợp với trình độ của từng nhân viên. Gợi ý nội dung kế hoạch đào tạo nhân viên cửa hàng có thể như sau:
Kiến thức về thực đơn các món ăn, thức uống Biết số bàn phục vụ, khu vực quầy
39
Biết vị trí bếp nấu, tủ đá, khu vực để đồ uống, sinh tố…
Cách chào đón khách đến, tiễn khách về Thái độ khi phục vụ khách
Làm thế nào để bưng bê món nóng, món nguội Một số tình huống nhân viên phục vụ có thể tự xử lý…
Những nội dung đào tạo lập ra là những thông tin cần thiết mà nhân viên phục vụ cần phải biết. Việc chuẩn bị kế hoạch càng chi biết bao nhiêu thì sẽ giúp quá trình đào tạo nhanh chóng và hiệu quả bấy nhiêu.
Với những nhân viên mới, họ sẽ có rất nhiều thắc mắc cần được giải đáp. Người phụ trách đào tạo phải giúp họ làm rõ tất cả những vấn đề mà họ muốn biết, cho dù là những câu hỏi ngây ngô nhất. Bên cạnh đó, có thể cung cấp thêm các tài liệu nghiệp vụ nhà hàng để nhân viên tự tìm hiểu thêm.
Để biết được khả năng tiếp thu của nhân viên mới, người phụ trách đào tạo có thể đặt ra những câu hỏi để kiểm tra: yêu cầu họ nói giá một món ăn nào đó, xuất xứ một loại rượu, xử lý tình huống phát sinh… vào một thời điểm bất kỳ, không báo trước. Dựa vào những câu trả lời của nhân viên, người phụ trách có thể có những điều chỉnh cho phù hợp.
Người phụ trách có thể đóng vai trò là khách để xem quá trình phục vụ của nhân viên như thế nào, đưa ra các tình huống để xem cách họ giải quyết ra rao… Với những sai sót dù là nhỏ nhất, người phụ trách cũng cần phải yêu cầu nhân viên sửa đổi để không làm hình thành một thói quen xấu.
Khi nhân viên đã có được những nghiệp vụ cơ bản, người phụ trách hãy tạo không gian để họ được làm việc. Trong quá trình đó, cũng cần phải theo sát quá trình làm việc của nhân viên, lưu ý cách họ giao tiếp với khách hàng, cử chỉ khuôn mặt, thông tin truyền đạt với khách như thế nào, cách bưng bê món ra sao, cách phản ứng với tình huống như thế nào… để xem có cần sửa đổi gì không.
Khi nhà hàng triển khai chương trình khuyến mãi, thì người phụ trách cũng cần hướng dẫn cách giới thiệu các chương trình khuyến mãi cho nhân viên sao cho thu hút thực khách. Việc theo sát nhân viên nên thực hiện một cách khéo léo, đừng để tạo cảm giác áp lực cho nhân viên mới.
Trong quá trình đào tạo nguồn nhân lực mới, người quản lý giám sát cần:
Trong cửa hàng, dù nhân viên ở vị trí cao hay thấp đều xứng đáng được lắng nghe, phát biểu ý kiến và tạo điều kiện phát triển. Có như vậy cửa hàng mới phát triển toàn diện và khai thác hết tiềm năng từ đội ngũ nhân lực hiện có.
Mỗi vị trí công việc đều có những đặc thù và yêu cầu riêng. Do đó, khi triển khai các chương trình đào tạo nhân lực, người quản lý cần xem xét trình độ hiện tại của từng nhân viên và yêu cầu thực tế từ công việc để xây dựng nội dung phù hợp. Việc áp dụng một chương trình đào tạo mẫu cho nhân viên sẽ không mang lại hiệu quả cao, thay vào đó, người quản lý nên nghiên cứu năng lực đội ngũ nhân sự và đưa ra chiến lược đào tạo thích hợp.
Để phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng, có khả năng đồng hành lâu dài, cửa hàng cần bỏ ra một khoản chi phí tương xứng. Điều này không chỉ tạo sự gắn kết mà còn giúp cửa hàng khai thác tối đa tiềm năng từ đội ngũ hiện có.
Đồng thời, thị trường luôn luôn thay đổi, biến động, việc cập nhật những kiến thức, công nghệ mới là rất cần thiết. Tuy nhiên, để đào tạo những nội dung này, doanh nghiệp cần mời những chuyên gia trong ngành hoặc đầu tư cho nhân viên đi học tập, điều này sẽ tiêu tốn không ít chi phí. Vậy nên, để phát triển bền vững, lãnh đạo cửa hàng phải chấp nhận đánh đổi giữa chi phí và hiệu quả lâu dài.
2.5.5. Đãi ngộ nhân viên
Mức lương sẽ được đáp ứng cơ bản tương tự như những doanh nghiệp khác bao gồm lương cơ bản, lương trả theo kết quả, tiền thưởng, phụ cấp và quyền lợi bắt buộc khác theo quy định của Pháp luật.
Nhân viên làm việc toàn thời gian hay bán thời gian đều quy định mức lương thưởng cụ thể, do chủ cửa hàng kiêm nhiệm giám sát và quản lý chấm công, trả lương.
41
Lương cơ bản: Trả theo vị trí chuyên môn và năng lực cá nhân. Đây là mức lương cố định hàng tháng mà công ty trả cho nhân viên, các vị trí, chức vụ kiêm nhiệm khác nhau sẽ có mức lương linh động thay đổi khác nhau đảm bảo quyền lợi cho mỗi nhân viên. Nếu làm việc tốt và năng suất hiệu quả và được mọi người trong cửa hàng công nhận và tín nhiệm, chủ cửa hàng sẽ xem xét tăng bậc lương. Một bậc lương ở cửa hàng quy định là 500.000 đồng
Đối với bếp chính: lương cơ bản dự kiến từ 4,8 triệu đồng/ tháng và nếu lượng khách trung bình hàng tháng tăng ở mức cố định hoặc làm việc năng suất tốt, cửa hàng dự kiến nâng 2 bậc lương của bếp chính (5,8 triệu đồng)
Đối với nhân viên thu ngân kiêm nhiệm hướng dẫn tư vấn khách hàng chọn món hoặc combo: lương cơ bản dự kiến 4 triệu đồng/ tháng sau thời gian làm việc tốt và năng suất, cửa hàng dự kiến tăng 1 bậc lương (4,5 triệu đồng)
Đối với nhân viên bảo vệ: lương cơ bản 3,7 triệu đồng/ tháng sau thời gian làm việc tốt và năng suất, cửa hàng dự kiến tăng 1 bậc lương (4,2 triệu đồng)
Đối với nhân viên bồi bàn và phụ bếp: lương dự kiến 3,5 triệu đồng với hình thức làm việc toàn thời gian, sau thời gian làm việc tốt và năng suất, cửa hàng dự kiến tăng 1 bậc lương (4 triệu đồng)
Đối với hình thức làm việc bán thời gian (part tỉme): mức lương cho 2 vị trí này khoảng 16000-18000 đồng/h, tùy hoàn cảnh thời gian và nhiệm vụ
Đối với nhân viên thử việc cho 2 vị trí phụ bếp và bồi bàn: lương toàn thời gian dự kiến thấp hơn 2 bậc lương so với nhân viên đã có kinh nghiệm ở cửa hàng (thấp hơn 1 triệu đồng so với lương của nhân viên có kinh nghiệm); lương bán thời gian dự kiến 12000-14000/h tùy hoàn cảnh thời gian và nhiệm vụ
Tổng lương cơ bản cửa hàng dự kiến chi trả cho 8 nhân sự (chưa kể thưởng và phụ cấp) là hơn 30 triệu đồng. Theo thời gian làm việc tùy theo năng lực và trách nhiệm, chức vụ, nhân sự sẽ được tăng bậc lương theo quy định một cách linh hoạt, không cứng nhắc theo quy định phải là một thời gian hay trách nhiệm nhất định. Dự kiến, cửa hàng sẽ có thể tăng tổng lương lên hơn 40 triệu hoặc hơn nếu cửa hàng phát triển về quy mô và nhân sự.
- Lương kết quả: Trả cho năng suất. Đây không phải là mức lương cố định, nó thay đổi dựa trên hiệu suất và thành công của nhân viên (phục vụ số lượng khách hàng, doanh thu của cửa hàng, mức độ phản hồi tích cực của khách hàng,...)
- Tiền thưởng: Ngoài tiền lương, trong chế độ đãi ngộ bằng tiền mặt, còn có một số khoản thưởng khi đạt các chỉ tiêu ngắn hạn, cấp thiết hay đề ra được các ý kiến đóng góp giúp tăng hiệu suất công việc,...như tiền thưởng nóng.
- Phụ cấp: Hỗ trợ cơ bản một số như ăn trưa tại công ty, gửi xe, tiền gọi điện thoại cho nhân viên trực,...
- Phúc lợi: BHXH, BHYT, BH Thất nghiệp,..., thưởng Tết (1 tháng lương cơ bản), nghỉ lễ theo quy định của Luật lao động và quy định của Nhà nước.
- Trong một số trường hợp, nhân viên trong lúc làm việc có thể vi phạm một số quy định, cho nên ngoài các khoản lương thưởng cần có những khoản phạt, nhắc nhở để giúp cửa hàng ổn định và phát triển. Khoản phạt chia ra làm 4 mức dự kiến:
Nhắc nhở: bao gồm những lỗi ở mức độ nhẹ như đi muộn, thái độ làm việc bị quản lý cấp trên nhắc nhở nhưng không ảnh hưởng nhiều đến cửa hàng. Quy định phạt trừ 7% tổng số thưởng trong tháng đó
Cảnh cáo: bao gồm những lỗi ở mức độ trung bình như không đi làm theo lịch, có lời lẽ không đúng mực với cấp quản lý, đồng nghiệp, khách hàng,... ảnh hưởng tới cửa hàng trong thời gian cục bộ hoặc tái phạm lỗi ở mức nhắc nhở.
Quy định phạt trừ 1 bậc lương, giảm 50% tiền thưởng trong 3 tháng kế tiếp Khiển trách: bao gồm những lỗi ở mức độ nặng như kháng lệnh, không làm việc, thái độ xúc phạm danh dự nhân phẩm của cấp quản lý, đồng nghiệp và khách hàng,... gây ảnh hưởng xấu tới cửa hàng trong thời gian dài, làm mất uy tín và thương hiệu hoặc tái phạm lỗi cảnh cáo nhiều lần. Quy định phạt tước toàn bộ thưởng và phụ cấp 3 tháng liên tiếp, hạ 2 bậc lương và hạ 1 bậc chức vụ (cấp chính thành nhân viên, nhân viên thành thử việc)
Đuổi việc: bao gồm những lỗi cực kì nghiêm trọng như đánh đập hành hung cấp quản lý, đồng nghiệp và khách hàng, vi phạm pháp luật hình sự (tội phạm hình sự) gây án ở trong hoặc ngoài cửa hàng hoặc tái phạm lỗi ở mức độ khiển trách. Quy định phạt đuổi việc
43