− Giấy phép kinh doanh: giấy phép kinh doanh giúp cho bên chủ đầu tư kiểm chứng lại sự tồn tại của công ty là thật, do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong công ty cung cấp. Người này sẽ lấy các thông tin về danh sách các cổ đông sáng lập ra công ty và người đại diện theo pháp luật của công ty, về lĩnh vực hoạt động phù hợp với gói thầu và số năm phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
− Giới thiệu về công ty: do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm, người này có trách nhiệm chọn lọc những thông tin cần thiết nhất, xác đáng nhất theo yêu cầu của gói thầu để cho vào hồ sơ dự thầu. Trong bản giới thiệu này công ty giới thiệu lại một lần nữa về công ty như: tên công ty bằng tiếng việt, tên công ty bằng tiếng anh, địa chỉ liên hệ của công ty, số điện thoại
giao dịch, website của công ty, mã số thuế của công ty cùng với số tài khoản được mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội.
+ Giới thiệu một cách tổng quan về lịch sử phát triển của công ty.
+ Giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty để phần nào khẳng định được năng lực quản lý của công ty.
+ Giới thiệu về lĩnh vực hoạt động chính của công ty.
+ Giới thiệu các sản phẩm mà công ty cung cấp, đặc biệt là các sản phẩm phần mềm đi theo công trình mà công ty đang chuẩn bị tham dự thầu, qua đó nêu bật được kinh nghiệm sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Giới thiệu các đối tác chiến lược của công ty, các khách hàng chính của công ty, mục tiêu – định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Qua đó thể hiện chất lượng hàng hóa của công ty.
− Danh sách các hợp đồng đã thực hiện của công ty: là danh sách và giá trị các công trình mà công ty đã trúng thầu trong thời gian 02, 03 năm tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (Có thể kèm theo các bản hợp đồng sao y bản chính có tính chất tương tự): do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm. Thông qua danh sách này để phản ánh tình hình hoạt động tham gia đấu thầu của công ty và năng lực kinh nghiệm của công ty. Cũng thông qua danh sách này để khẳng định thành công của công ty trên lĩnh vực lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin.
− Cam kết hỗ trợ từ nhà sản xuất của thiết bị chào hàng: cán bộ phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung ứng thiết bị để yêu cầu giấy cam kết này.
− Danh sách nhân viên hiện có, nhân viên tham gia dự án này (chú ý số lượng nhân viên đạt tối thiểu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu): người được giao kết
hợp với bộ phận nhân sự để lên danh sách nhân viên tham gia dự án theo chỉ thị của trưởng phòng dự án.
2.1.4.3. Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt:
Trên cơ sở nội dung, các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, các thông tin từ việc khảo sát mặt bằng, năng lực thiết bị, năng lực con người hiện có, cán bộ phòng dự án và phòng kỹ thuật sẽ phối hợp với nhau để phân tích rõ ràng đặc điểm kinh tế kỹ thuật của địa điểm được lắp đặt thiết bị, từ đó lập ra các nội dung sau:
− Mô tả địa điểm lắp đặt, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của việc lắp đặt.
− Biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt: + Những công việc chung bao gồm:
o Công tác chuẩn bị thi công: Khảo sát chi tiết hiện trường sau khi nhận mặt bằng thi công.
o Công tác tổ chức tiếp nhận, bảo quản thiết bị hàng hóa do bên vật tư cung cấp, lắp ráp trước một số thiết bị.
o Công tác vệ sinh môi trường: đưa ra các biện pháp tránh gây bụi, gây ồn ảnh hưởng đến môi trường.
o Công tác phòng chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh nội quy phòng chống cháy nổ được Nhà nước ban hành.
o Công tác an toàn lao động: hướng dẫn biện pháp thi công an toàn lao động để đảm bảo tối đa an toàn lao động cho mọi người xung quanh khi lắp đặt. Thực hiện đầy đủ quy trình về trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ phụ trách và nhân viên lắp đặt.
+ Thiết kế biện pháp lắp đặt: phân tích các bản vẽ mà bên mời thầu cung cấp, từ đó đưa ra bản thiết kế tổ chức lắp đặt và sơ đồ tổ chức lắp đặt hợp lý nhất để tổ chức lắp đặt một cách có hiệu quả nhất về mặt thời gian, chất lượng công trình với chi phí thấp nhất.
+ Lập tiến độ thực hiện hợp đồng: phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Căn cứ vào tiến độ giao hàng, lắp đặt được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu, báo cáo khảo sát địa bàn lắp đặt, nguồn lực sẵn có của mình, qua đó người được giao bố trí các phần việc hợp lý nhằm đưa ra được tổng thời gian lắp đặt thiết bị ngắn nhất mà vẫn mang tính khả thi cao, sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có của công ty. Cách lập tiến độ thi công của công ty 3C:
o Chia công trình lắp đặt thành từng bộ phận kết cấu,
o Quy định trình tự thực hiện các quá trình lắp đặt,
o Dự tính thời gian thực hiện trong mỗi quá trình để lập tiến độ thi công phù hợp.
o Điều chỉnh tiến độ bằng cách sắp xếp lại thời gian hoàn thành các công việc, có thể thực hiện đồng thời hoặc song song các công việc nhưng phải đảm bảo tiến độ giao hàng, lắp đặt thiết bị một cách hợp lý.
+ Năng lực về bảo hành thiết bị: trưởng phòng kỹ thuật nêu rõ địa chỉ, thời gian, cách thức bảo hành, tiến độ bảo hành thiết bị sau khi hoàn thành dự án (nếu trúng thầu).
+ Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có): tùy từng hồ sơ mời thầu, người được giao việc sẽ bổ sung thêm.