− Hồ sơ dự thầu: có đủ số lượng bản gốc, bản sao theo yêu cầu của chủ đầu tư, Hồ sơ dự thầu có hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư.
− Chuẩn bị các file, làm bìa, đơn dự thầu có chữ ký hợp lệ: khi có quyết định mua hồ sơ mời thầu, đồng thời một cán bộ được giao thảo ngay một đơn dự thầu. Trong đơn dự thầu nêu ra giá dự thầu của công ty và đưa ra cam kết nếu hồ sơ dự thầu được chấp nhận thì công ty sẽ tiến hành ngay công việc sau khi nhận lệnh khởi công, hoàn thành bàn giao đúng thời gian đã nêu trong hồ sơ mời thầu, và cam kết sẽ tiến hành bảo hành, bảo trì theo thời gian được quy định cụ thể trong hồ sơ dự thầu.
− Giá dự thầu:
Trong đấu thầu, chỉ tiêu giá bỏ thầu có vai trò quan trọng nhất trong việc doanh nghiệp trúng thầu hay không, và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập giá dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, và cần nhiều đến trí tuệ của những người có kinh nghiệm, phải lập được giá dự thầu sao cho càng sát với giá chủ đầu tư đưa ra càng tốt nhưng không được nhỏ hơn giá đó, đồng thời giá dự thầu vẫn phải đảm bảo cạnh tranh được với giá đối thủ cùng tham gia dự thầu đưa ra.
Việc lập giá dự thầu được dựa trên định mức và quy định của Nhà nước, định mức giá trong nội bộ ngành cũng như mức giá thực tế thị trường có thể chấp nhận được.
Lập bảng giá chào thầu với các nội dung như: thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện bảo hành, hình thức thanh toán, bảng phụ lục các thiết bị chào thầu với giá chào thầu được lập sau khi công ty đã nghiên cứu rất kỹ càng
và có sự lựa chọn các nhà cung cấp thích đáng nhất, phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư.
Để lập giá dự thầu: người được giao dự toán các chi phí như: dự toán chi phí vật liệu, dự toán thiết bị lắp đặt, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí bảo hành bảo trì sau lắp đặt, dự toán chi phí chung, lãi dự kiến, thuế doanh thu và VAT, sau đó tổng hợp các chi phí này lại. Với những dự án ở xa, công ty phải nghiên cứu tính toán cả cước phí và thời gian vận chuyển sao cho hợp lý tức vẫn đưa ra được giá cạnh tranh đối với gói thầu. Ngoài ra, tùy từng gói thầu mà người được giao có tính thêm hệ số trượt giá và yếu tố rủi ro trong giá.
− Hàng hóa chào thầu: đáp ứng tối thiểu yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), phòng dự án sẽ chuẩn bị các tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa đối với hồ sơ mời thầu.
Người được giao sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và yêu cầu được cung cấp đầy đủ những chứng nhận và tài liệu, giấy tờ về hàng hóa mà mình sẽ mua, có thể bằng văn bản, bản vẽ, số liệu như:
o Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của nhà sản xuất,
o Giấy chứng nhận về chất lượng của thiết bị công nghệ thông tin,
o Giấy ủy quyền cung cấp của nhà sản xuất,
o Bản mô tả về đặc tính kỹ thuật và cấu hình của thiết bị, năm sản xuất, thời hạn bảo hành của thiết bị, thuyết minh tính năng sử dụng của thiết bị và của từng bộ phận,
o Một danh mục cho toàn bộ các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm các nguồn sẵn có và giá cả hiện hành của từng chi tiết, phụ tùng...cần thiết cho lắp đặt.
o Cam kết thiết bị mới 100%,
o Cam kết thời gian giao hàng,
o Cam kết vận hành thử và hướng dẫn sử dụng cho bên B,
o Cam kết thời gian bảo hành theo tiêu chuẩn của hãng sản xuât.
o Hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán…
− Bảo lãnh dự thầu: giá trị và hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), công việc này do phòng kế toán đảm nhiệm liên hệ với Ngân hàng Ngoại thương để được ngân hàng bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, khi lập bảo lãnh dự thầu người được giao phải tuân thủ các quy định, các biểu mẫu có trong hồ sơ mời thầu và phải tính đúng, tính đủ thời gian hiệu lực để đảm bảo không có sai sót dẫn đến ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu.
− Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có).