CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
3.2 Lập kế hoạch kiểm soát rủi ro
Yếu tố Rủi ro Ảnh hưởng
Khả năng xảy ra
Mức độ
ảnh hưởng Tín hiệu cảnh báo Kế hoạch ứng phó Người phụ trách
Nhân lực
Thiếu nguồn nhân lực
Công việc có thể bị trì trệ, không đảm bảo đúng thời gian dự tính của công việc. Kéo dài thời gian hoàn thành.
M H
Cảnh báo đội nhóm, theo dõi tiến trình công việc để có sắp xếp nhân sự hợp lý
▪ Tuyển dụng thêm nhân sự
▪ Trong trường hợp không tìm được nhân sự thay thế, tìm nguồn outsource và trong trường hợp xấu hơn sẽ liên hệ đối tác lùi thời gian hoàn thành dự án
Phương
Độ an toàn lao động trong thời gian làm việc
▪ Sẽ có thêm nhiều phát sinh về nguồn lực.
▪ Xảy ra các hậu quả do tai nạn lao động không an toàn.
L L
▪ Nhắc nhở, giám sát nhân viên thực hiện quy định đầy đủ
▪ Có hình thức phạt nếu không trang bị đồ bảo hộ đầy đủ
▪ Trang bị các thiết bị bảo hộ cho nhân viên
▪ Đảm bảo nhân viên luôn đầy đủ bảo hộ trong thời
gian làm việc Trang
Sản xuất,
các thiết bị
kỹ thuật
Sự cố về các thiết bị máy móc, cơ sở vật chất
▪ Chi phí bảo trì, sửa chữa sẽ tăng lên.
▪ Ảnh hưởng đến quá quá trình thực hiện dự án.
▪ Lãng phí thời gian.
H H
▪ Nhắc nhở và giám sát nhân viên bảo dưỡng trang thiết bị và luôn có thiết bị dự phòng
▪ Phạt trừ tiền lương nếu gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc dù đã có nhắc nhở
▪ Luôn bảo trì, bảo dưỡng thiết bị thường xuyên (1 tuần/lần)
▪ Luôn chuẩn bị thêm ít nhất 1-2 thiết bị dự phòng
Chi
Các thiết bị máy móc thiếu, không đảm bảo
Chậm thời gian thực hiện công việc.
H H
▪ Nhắc nhở nhân viên chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ
▪ Có hình thức phạt nếu đã nhắc nhở quá 2 lần mà vẫn không đầy đủ làm ảnh hưởng đến dự án
Luôn chuẩn bị thêm ít nhất 1-2 thiết bị dự phòng
Huế
Nguyên vật liệu
Giá thành nguyên vật liệu tăng cao
▪ Khiến các giá thành khác tăng theo
▪ Giảm doanh thu
M H
▪ Cảnh cáo tình trạng về mối quan hệ hợp tác hai bên
▪ Đền bù theo điều khoản hợp đồng
▪ Tránh tái phạm, lặp lại
▪ Lấy hàng tại 1 nguồn, làm hợp đồng cam kết về giá không tăng quá 5% mỗi 6 tháng
▪ Kết hợp tìm những nguồn hàng dự phòng
Huế
Khách hàng
Khách hàng không ưng ý sản phẩm
▪ Mất thời gian làm lại sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
▪ Lãng phí về sản phẩm in ấn.
M M
▪ Cảnh báo và nhắc nhở đội nhóm để tìm ra vấn đề
▪ Có thưởng nếu đội nhóm có ý thức hoàn thành tốt công việc
▪ Tìm hiểu nhu cầu mong muốn của khách hàng kỹ trước khi thực hiện dự án
▪ Trước khi ra thành phẩm cuối, sẽ hỏi ý kiến khách hàng đã ưng ý sản phẩm chưa trước khi in ấn
Quang
Khách hàng hủy hợp đồng, không đến đúng thời gian hẹn.
Lãng phí thời gian.
Tốn kém chi phí đi
lại đến điểm hẹn. H M
▪ Khách hàng sẽ đền bù hợp đồng theo quy định của công ty
▪ Ký kết hợp đồng trước khi làm dự án và có các điều lệ về việc hủy hợp đồng 1 ngày trước khi chụp sẽ mất 70% giá trị hợp đồng hoặc lùi lịch chụp, đến muộn mà
Linh
phía khách hàng không thông báo thì khách hàng sẽ đền bù 30% giá trị hợp đồng Không có
khách hàng
▪ Không có doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp.
Điều này có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp sẽ lỗ vốn.
▪ Những nguyên nhân dẫn đến vắng khách: chọn sai đối tượng khách hàng mục tiêu, vị trí mặt bằng công ty không phù hợp, chưa có đội ngũ marketer tốt, chất lượng phục vụ tệ,...
H H
▪ Cảnh báo và đội nhóm, qua đó
chẩn chỉnh tác phong làm việc và cách làm việc sao cho phù hợp nhất
▪ Sẽ có hình thức phạt, trừ tiền lương khi đã nhắc nhở mà vẫn tái phạm
▪ Có hình thức thưởng và tuyên dương nếu làm tốt công việc
▪ Xác định khách hàng mục tiêu chi tiết và cụ thể, tìm hiểu insight mong muốn của khách hàng
▪ Lựa chọn đội ngũ và lên kế hoạch Marketing quảng cáo phù hợp để thu hút đúng đối tượng khách hàng.
▪ Nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ sale
▪ Xem xét khu vực vị trí địa lý của văn phòng đã phù hợp với mặt hàng chưa
▪ Lên kế hoạch lợi nhuận, chi phí, doanh thu cụ thể để có
thể xác định được các vấn đề của doanh nghiệp
Phương
Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh cùng phân khúc chơi xấu
▪ Đối thủ có thể đăng những feedback xấu về công ty mình.
▪ Tìm cách dìm công ty mình xuống, hoặc có
thể sẽ đưa ra những mức giá êm hơn so với công ty mình.
H H
▪ Cảnh báo đội nhóm và theo dõi giám sát.
▪ Đăng hình ảnh feedback của chính khách hàng đã sử dụng gói sản phẩm
▪ Khẳng định chất lượng và giá cả cũng như cách phục vụ luôn chuyên nghiệp và giúp khách hàng có những bộ ảnh hài lòng, ưng ý nhất chứ không chạy theo giá cả của đối thủ cạnh tranh
Chi
Quản lý và điều
hành
Chưa dày kinh nghiệm quản trị Thiếu kinh nghiệm trên thương trường thực tế
▪ Ảnh hưởng đến chất lượng nhân viên
▪ Ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng
▪ Ảnh hưởng đến khâu quản lý tài chính
H H
▪ Theo dõi, liên tục giám sát nhắc nhở
▪ Đào tạo nhân viên luôn có
thái độ vui vẻ, nhiệt tình, cởi mở đón với khách hàng
▪ Đưa ra các quy định thưởng phạt để đội ngũ đi vào nề nếp, chuyên nghiệp hơn
Trang
Chú thích: H ( hight ): Cao, M ( medium ): Trung bình, L ( low ): Thấp
Bảng 20: Bảng lập kế hoạch kiểm soát rủi ro