CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ TỔNG KẾT DỰ ÁN
4.3 Rút ra bài học kinh nghiệm quản lý dự án
Tiêu chí Bài học kinh nghiệm Mối liên kết ràng buộc giữa
thuộc tính
Mục tiêu
▪ Mục tiêu dự án cần rõ ràng, cụ thể lộ trình, đảm bảo về thời gian và tiến độ
▪ Quan trọng nhất là cần biết rõ năng lực, nguồn lực của mình để đưa ra mục tiêu
“THỰC TẾ”
▪ Các mục tiêu phải nhất quán với nhau để đều đi tới mục đích cuối cùng
Chuỗi công việc
▪ Chuỗi công việc cần có trình tự liên kết phù hợp, các phân đoạn kế tiếp liên kết cần linh động.
▪ Cần xác định rõ ưu tiên công việc gì trước trong từng thời điểm mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ
▪ Luôn cần có thời gian dự trữ, không xác định thời gian chuẩn xác để hoàn thành
Chuỗi công việc và nguồn lực có mối liên kết chặt chẽ với nhau:
▪ Số lượng nhân lực tăng thì thời gian công việc giảm và ngược lại
▪ Chất lượng nguồn lực tạo ra chất lượng công việc
▪ Nguồn lực tạo ra giá trị công việc
▪ Nguồn lực gặp rủi ro, công việc gặp rủi ro
Nguồn lực
▪ Cân đối được nguồn lực cố định và nguồn lực linh động
▪ Lập lịch trình với từng nguồn lực
▪ Nên phân bổ rõ vai trò, trách nhiệm của từng nguồn lực
▪ Luôn lập kế hoạch trước cho những rủi ro về nguồn lực để ứng phó
▪ Nguồn lực là thuộc tính rất quan trọng trong dự án nên cần chú ý vào chất lượng của nguồn lực khi tuyển dụng và sử dụng
Khung thời gian
Khung thời gian thiết lập cho dự án cần tính được độ trễ của phân đoạn công việc, sử dụng tối đa khoảng trống của các phân đoạn tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết
Mục tiêu, nguồn lực và thời gian cho dự án có liên kết chặt chẽ với nhau:
▪ Mục tiêu lớn sẽ cần nhiều thời gian và nguồn lực
▪ Nếu bị cắt giảm thời gian và nguồn lực có thể mục tiêu dự án không đạt 100%
▪ Những khoảng thời gian trong độ trễ chính là phục vụ cho quá trình thực hiện nếu nguồn lực gặp rủi ro sẽ giảm bớt thiệt hại hoặc ảnh hưởng tiến độ
Nỗ lực 1 lần
Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu dự án vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ không thành công, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy, phải nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (Trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.
Nhà tài trợ
Cần thực hiện trong ngân sách kế hoạch. Đảm bảo có đủ nguồn tài chính để trang trải cho chi phí đầu tư ban đầu, và ít nhất từ 3 đến 6 tháng hoạt động. Vì thời gian đầu chưa có khách, hoặc có rất ít khách, nên cần có đủ tiền dự trữ để bù lỗ cho những tháng đầu tiên
Nhà tài trợ, nguồn lực và mục tiêu cũng có sự liên kết chặt chẽ với nhau vì:
Nhà tài trợ cung cấp trực tiếp hoặc gián tiếp một phần hoặc toàn phần nguồn lực và có vai trò quan trọng trong mục tiêu Mức độ bất
định
Cần đưa ra giả định và ước lượng cho dự án một cách hợp lý. Mức độ ước lượng đưa ra phải khả thi.
Bảng 27: Bài học kinh nghiệm từ 7 thuộc tính của 1 dự án
Lợi ích của bài học kinh nghiệm đối với kế hoạch và dự án trong tương lai của nhóm
▪ Tránh mắc lỗi, lặp lại lỗi cũ đã từng (Về 7 thuộc tính dự án trên)
▪ Có kinh nghiệm thực tế hơn để thực chiến cho kế hoạch, dự án tương lai
▪ Biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để phân công nhiệm vụ trong tương lai cho hợp lý hoặc có thể cắt giảm những nhân sự yếu kém
▪ Rút ngắn, tối ưu hoá được thời gian dự án mới khi sử dụng các thông tin được lưu trữ từ dự án cũ
▪ Xác định mục tiêu mới dựa trên số liệu đã làm được
▪ Triển khai được hoạt động Marketing trên kênh đạt hiệu quả cao nhất Kỹ năng quản trị rủi ro từ bài học kinh nghiệm
Rủi ro Cách giải quyết
Quản lý chưa có kinh nghiệm Đào tạo thêm từ các khoá về kỹ năng quản trị, kỹ năng làm việc, kỹ năng giao tiếp
Nguyên vật liệu tăng giá
▪ Đặt ra điều khoản trong hợp đồng ban đầu về % tăng giá nguyên vật liệu trong thời gian cung cấp tối đa là bao nhiêu
▪ Đa dạng nguồn cung cấp, luôn có nguồn cung cấp dự phòng
Máy móc, trang thiết bị hỏng
▪ Luôn có máy móc, thiết bị dự phòng
▪ Có kế hoạch sửa chữa về nơi sửa chữa, thời gian sửa chữa
Chất lượng sản phẩm
▪ Giám sát đội ngũ thường xuyên
▪ Kiểm tra máy móc thiết bị định kỳ
▪ Tìm hiểu nguyên nhân chất lượng chưa tốt ở khâu nào, hay thành phần nào
Đối thủ cạnh tranh chèn ép
▪ Cạnh tranh về sự có mặt trên thương trường lâu hơn: xây dựng chiến lược về sự khác biệt từ điểm đối thủ chưa làm tốt