CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ TỔNG KẾT DỰ ÁN
4.1 Đánh giá hiệu quả thực tế dự án (theo tháng)
4.1.2 Đánh giá hiệu quả chi phí dự án
Chi phí Đơn vị: nghìn VNĐ
TBC 329.200
CAC 308.085
CEV 308.205
Bảng 22: Đánh giá hiệu quả chi phí dự án
▪ Chỉ số hiệu quả dự án
CPI = CEV/CAC = 1.00178 Tương đương mỗi 100.000đ chi ra dự án sẽ thu về 100.178đ
▪ Chênh lệch chi phí
CV = CEV - CAC = 120 (nghìn VNĐ)
Tương đương giá trị của công việc đã thực hiện cao hơn 120.000 VNĐ so với chi phí thực tế bỏ ra
▪ Chỉ số năng suất hoàn thành
TCPI = (TBC – CEV) / (TBC – CAC) = 0.994 = 99%
Năng suất hoàn thành dự án là 99% trên toàn bộ dự án
4.2 Đánh giá về hiệu quả sử dụng nguồn lực 4.2.1 Đánh giá định lượng
Công việc Thành viên
Phương Trang Linh Quang Huế Chi
CV1 1
CV2 1 1
CV3 1
CV4 1
CV5 1
CV6 1
CV7 1
CV8 1
CV9 1
CV10 1
CV11 1 1
CV12 1
CV13 1
CV14 1
CV15 1 1
CV16 1
CV17 1
CV18 1 1 1 1 1 1
CV19 1 1 1 1 1 1
Bảng 23 : Phân bổ công việc cho từng thành viên
Biểu đồ cột về thời gian làm việc dự kiến của mỗi nhân sự
Biểu đồ 15: Biểu đồ cột về thời gian làm việc dự kiến của mỗi nhân sự
Nhận xét: Số thành viên trong nhóm làm việc với số lượng giờ đồng đều, vì các bộ phận đều có thể chuyển giao linh hoạt để hỗ trợ giúp đỡ nhau nên việc đóng góp vốn đồng đều, phân chia thời gian công việc đồng đều và lợi nhuận đồng đều
Biểu đồ tròn thể hiện nguồn lực dự án
Biểu đồ 16: Biểu đồ nguồn lực dự án
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600
Phương Trang Linh Quang Huế Chi
Thời gian làm việc dự kiến (trong 7 tháng)
1440
1440
1440 1440
1440 1440
Biểu đồ nguồn lực dự án
Phương Trang Linh Quang Huế Chi
4.2.2 Đánh giá định tính
Bảng đánh giá nhân viên trong quá trình thực hiện dự án
Bảng đánh giá nhân viên trong quá trình thực hiện dự án
STT Thành viên
Hiệu quả (70%)
Ý thức (30%)
Điểm đánh giá
Nhận xét
Công việc phù hợp trong tương lai
Ưu điểm Nhược điểm
1 Nguyễn
Thị Huế 9 10 9,5
▪ Đưa ra mục tiêu kinh tế và phi kinh tế cho dự án
▪ Triển khai các công việc cần khi chuẩn bị cho dự án
▪ Tỉ mỉ về số liệu và chỉn chu trong công việc
▪ Chưa sáng tạo, làm việc một cách truyền thống
▪ Triển khai các đề mục trong kế hoạch
▪ Kiểm soát về chi phí
2
Phạm Minh Quang
8 9 8,5
▪ Tính toán chỉ số trong chi phí
▪ Xây dựng lịch trình sử dụng nguồn lực
▪ Ban đầu tính toán chỉ số sai
▪ Điều phối đội chụp ảnh tại các trường
▪ Làm việc với các Telesale thời vụ
3
Phạm Thu Phương
7 7 7
▪ Lập lịch trình thực hiện dự án
▪ Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra
▪ Làm các công việc chưa đầy đủ nội dung
▪ Tìm kiếm và chốt đơn hàng với khách hàng
4
Phí Thị Thu Trang
9,5 10 9,5
▪ Xây dựng ý tưởng và hướng đi cho dự án
▪ Thiết kế sơ đồ mạng
▪ Phân tích các chỉ số số liệu
▪ Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực giới hạn
▪ Kiểm soát toàn bộ công việc
▪ Ban đầu ước lượng sai doanh thu và thời gian cho sơ đồ mạng
▪ Quản lý nhân sự
▪ Đưa ra chiến lược Marketing
5
Phạm Nhật Linh
9 9,5 9
▪ Tìm hiểu đặc tính dự án
▪ Xây dựng tốt về hình ảnh
▪ Sử dụng tốt về canva, photoshop
▪ Thiếu sáng tạo, làm việc dập khuôn
▪ Chỉnh sửa kiểm soát file ảnh
▪ Thiết kế về logo, poster, banner
6
Dương Quỳnh
Chi
7 7 7
▪ Xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro
▪ Xây dựng các bên liên quan của dự án
▪ Khả năng tập trung cho công việc hạn chế
▪ Kỹ năng kết nối với thành viên khác chưa cao
▪ Nghiên cứu thị trường
▪ Đưa ra ý tưởng
Bảng 24: Bảng đánh giá nhân viên trong quá trình thực hiện dự án
Bảng mức độ đóng góp
STT Tiêu chí
đánh giá Tỷ lệ (%) Mức độ % đóng góp
Huế Phương Linh Trang Chi Quang
1 Tham gia họp nhóm
Tối đa
15% 15% 15% 15% 15% 15% 15%
2
Tham gia đóng góp ý
kiến
Tối đa
15% 15% 8% 12% 15% 7% 7%
3 Hoàn thành đúng hạn
Tối đa
20% 18% 12% 18% 20% 14% 17%
4 Đảm bảo chất lượng
Tối đa
15% 14% 10% 14% 14% 10% 13%
5 Có ý tưởng sáng tạo
Tối đa
15% 13% 10% 12% 13% 10% 10%
6
Tinh thần hợp tác, hỗ
trợ
Tối đa
20% 20% 15% 20% 20% 15% 18%
Tổng % đóng góp 100% 95% 70% 91% 97% 69% 80%
Bảng 25: Bảng mức độ đóng góp
Bảng công việc của nhân sự
Bảng công việc nhân sự
STT Tên nhân sự Công việc được giao Mức độ hoàn thành
1 Huế
▪ Lựa chọn địa điểm văn phòng
▪ Mục tiêu dự án
▪ Phạm vi dự án
▪ Cấu trúc phân chia công việc
▪ Ước tính chi phí mỗi gói công việc
▪ Tổng chi phí dự toán
▪ Tính TBC 6 tháng
▪ Tính số giờ làm việc mỗi nhân sự
100%
2 Phương
▪ Tổng vốn đầu tư
▪ Ý tưởng mở văn phòng
▪ Lịch trình thực hiện dự án
▪ Sơ đồ mạng
▪ Ước tính nguồn lực dự án
▪ Quản trị rủi ro
70%
3 Linh
▪ Đặc điểm dự án
▪ Khung thời gian thực hiện dự án
▪ Lịch trình thực hiện dự án
▪ Chi phí dự toán tích luỹ
▪ Bài học kinh nghiệm
91%
4 Trang
▪ Thiết kế hình ảnh, tên thương hiệu
▪ Sơ đồ găng
▪ Sơ đồ mạng
▪ Lên yêu cầu về nguồn lực mỗi gói công việc
▪ Đánh giá hiệu quả dự án
▪ Đánh giá bộ phận nhân sự
▪ Quản trị dự án
97%
5 Chi
▪ Lên các sự kiện nổi bật
▪ Các bên liên quan
▪ Xác định hạng mục công việc và phân công nhiệm vụ
▪ Xác định trình tự công việc
▪ Lập kế hoạch ứng phó rủi ro
69%
6 Quang
▪ Lập lịch trình sử dụng nguồn lực giới hạn của dự án
▪ Lập yêu cầu nguồn lực mỗi gói
▪ Sử dụng phương pháp lặp lập trình dự án với nguồn lực giới hạn
▪ Tính giá trị thu được tích luỹ cuối tháng thứ 6
80%
Bảng 26: Bảng công việc của nhân sự
4.3 Rút ra bài học kinh nghiệm quản lý dự án Bài học kinh nghiệm từ 7 thuộc tính của 1 dự án
Tiêu chí Bài học kinh nghiệm Mối liên kết ràng buộc giữa
thuộc tính
Mục tiêu
▪ Mục tiêu dự án cần rõ ràng, cụ thể lộ trình, đảm bảo về thời gian và tiến độ
▪ Quan trọng nhất là cần biết rõ năng lực, nguồn lực của mình để đưa ra mục tiêu
“THỰC TẾ”
▪ Các mục tiêu phải nhất quán với nhau để đều đi tới mục đích cuối cùng
Chuỗi công việc
▪ Chuỗi công việc cần có trình tự liên kết phù hợp, các phân đoạn kế tiếp liên kết cần linh động.
▪ Cần xác định rõ ưu tiên công việc gì trước trong từng thời điểm mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ
▪ Luôn cần có thời gian dự trữ, không xác định thời gian chuẩn xác để hoàn thành
Chuỗi công việc và nguồn lực có mối liên kết chặt chẽ với nhau:
▪ Số lượng nhân lực tăng thì thời gian công việc giảm và ngược lại
▪ Chất lượng nguồn lực tạo ra chất lượng công việc
▪ Nguồn lực tạo ra giá trị công việc
▪ Nguồn lực gặp rủi ro, công việc gặp rủi ro
Nguồn lực
▪ Cân đối được nguồn lực cố định và nguồn lực linh động
▪ Lập lịch trình với từng nguồn lực
▪ Nên phân bổ rõ vai trò, trách nhiệm của từng nguồn lực
▪ Luôn lập kế hoạch trước cho những rủi ro về nguồn lực để ứng phó
▪ Nguồn lực là thuộc tính rất quan trọng trong dự án nên cần chú ý vào chất lượng của nguồn lực khi tuyển dụng và sử dụng
Khung thời gian
Khung thời gian thiết lập cho dự án cần tính được độ trễ của phân đoạn công việc, sử dụng tối đa khoảng trống của các phân đoạn tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết
Mục tiêu, nguồn lực và thời gian cho dự án có liên kết chặt chẽ với nhau:
▪ Mục tiêu lớn sẽ cần nhiều thời gian và nguồn lực
▪ Nếu bị cắt giảm thời gian và nguồn lực có thể mục tiêu dự án không đạt 100%
▪ Những khoảng thời gian trong độ trễ chính là phục vụ cho quá trình thực hiện nếu nguồn lực gặp rủi ro sẽ giảm bớt thiệt hại hoặc ảnh hưởng tiến độ
Nỗ lực 1 lần
Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu dự án vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ không thành công, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy, phải nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (Trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.
Nhà tài trợ
Cần thực hiện trong ngân sách kế hoạch. Đảm bảo có đủ nguồn tài chính để trang trải cho chi phí đầu tư ban đầu, và ít nhất từ 3 đến 6 tháng hoạt động. Vì thời gian đầu chưa có khách, hoặc có rất ít khách, nên cần có đủ tiền dự trữ để bù lỗ cho những tháng đầu tiên
Nhà tài trợ, nguồn lực và mục tiêu cũng có sự liên kết chặt chẽ với nhau vì:
Nhà tài trợ cung cấp trực tiếp hoặc gián tiếp một phần hoặc toàn phần nguồn lực và có vai trò quan trọng trong mục tiêu Mức độ bất
định
Cần đưa ra giả định và ước lượng cho dự án một cách hợp lý. Mức độ ước lượng đưa ra phải khả thi.
Bảng 27: Bài học kinh nghiệm từ 7 thuộc tính của 1 dự án
Lợi ích của bài học kinh nghiệm đối với kế hoạch và dự án trong tương lai của nhóm
▪ Tránh mắc lỗi, lặp lại lỗi cũ đã từng (Về 7 thuộc tính dự án trên)
▪ Có kinh nghiệm thực tế hơn để thực chiến cho kế hoạch, dự án tương lai
▪ Biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để phân công nhiệm vụ trong tương lai cho hợp lý hoặc có thể cắt giảm những nhân sự yếu kém
▪ Rút ngắn, tối ưu hoá được thời gian dự án mới khi sử dụng các thông tin được lưu trữ từ dự án cũ
▪ Xác định mục tiêu mới dựa trên số liệu đã làm được
▪ Triển khai được hoạt động Marketing trên kênh đạt hiệu quả cao nhất Kỹ năng quản trị rủi ro từ bài học kinh nghiệm
Rủi ro Cách giải quyết
Quản lý chưa có kinh nghiệm Đào tạo thêm từ các khoá về kỹ năng quản trị, kỹ năng làm việc, kỹ năng giao tiếp
Nguyên vật liệu tăng giá
▪ Đặt ra điều khoản trong hợp đồng ban đầu về % tăng giá nguyên vật liệu trong thời gian cung cấp tối đa là bao nhiêu
▪ Đa dạng nguồn cung cấp, luôn có nguồn cung cấp dự phòng
Máy móc, trang thiết bị hỏng
▪ Luôn có máy móc, thiết bị dự phòng
▪ Có kế hoạch sửa chữa về nơi sửa chữa, thời gian sửa chữa
Chất lượng sản phẩm
▪ Giám sát đội ngũ thường xuyên
▪ Kiểm tra máy móc thiết bị định kỳ
▪ Tìm hiểu nguyên nhân chất lượng chưa tốt ở khâu nào, hay thành phần nào
Đối thủ cạnh tranh chèn ép
▪ Cạnh tranh về sự có mặt trên thương trường lâu hơn: xây dựng chiến lược về sự khác biệt từ điểm đối thủ chưa làm tốt