2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ HÙNG DƯƠNG
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Khái quát về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương - Tên công ty bằng tiếng anh: Hung Duong Trading Services and Investment
Company Limited
- Tên công ty viết tắt: HUNG DUONG TSI CO.,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 90, đê Trần Khát Chân, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Hai thành viên trở lên - Mã số thuế: 0102817545
- Ngày cấp: 16/07/2008
- Giám đốc Công ty: Nguyễn Quốc Hùng
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương
Được thành lập từ năm 2008, tiền thân là một cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Xong, nhận thấy nhu cầu lớn của thị trường trong ngành in ấn là rất lớn, giám đốc công ty đã quyết định đầu tư mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường đồng thời nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ cho đối tượng khách hàng trên các tỉnh lân cận phía Bắc.
Với kinh nghiệm và năng lực sẵn có kết hợp với sự sáng tạo tận tâm của toàn bộ đội ngũ quản lý nhân viên, công ty đã quyết tâm phấn đấu mở rộng thị phần tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Công ty Hùng Dương chuyên nhập các loại bản kẽm, giấy in, màu in…
31
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
Phân phối đến tay người tiêu dùng những sản phẩm in sách, báo, thiệp, bản khung mẫu và những vật tư ngành in chất lượng nhất, luôn cố gắng để trở thành một doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực in ấn.
Tổ chức kinh doanh tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả trên địa bàn Hà Nội, Hải Dương, Hải Phòng… theo đúng định hướng và kế hoạch đã đề ra.
Tổ chức hệ thống kho đảm bảo kế hoạch, thường xuyên có đủ lượng hàng hóa dự trữ đề phòng thị trường có sự biến động.
Quản lý các phương tiện vận tải một cách hợp lý để đưa hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.2. Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy quản lý
Giám đốc Công ty: Là người đại diện trước pháp luật cũng là người định hướng cho công ty về việc thực hiện các phương án kinh doanh trong từng thời kỳ của doanh nghiệp.
32
Phòng kinh doanh và tổ chức hành chính: Trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ tìm đối tác kinh doanh và giới thiệu các dịch vụ của công ty. Tìm hiểu thị trường chuẩn bị nguồn hàng lập và trình các kế hoạch kinh doanh cho giám đốc. Bên cạnh đó trợ giúp cho giám đốc trong công tác tổ chức các cuộc họp lưu trữ các văn bản liên quan tới công ty. Chịu trách nhiệm trong khâu tuyển dụng nhân sự đến sắp xếp nhân sự, theo dõi việc kỷ luật và khen thưởng…
Phòng kế toán – tài chính: Có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán, có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch tài chính và tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý tài chính của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ kế toán hiện hành. Thực hiện việc báo cáo tài tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho Giám đốc, thực hiện việc kê khai nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài.
Lên báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi kết thúc năm tài chính.
Bộ phận kho và in ấn: Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và ghi nhận lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn ở kho theo tuần, theo yêu cầu của bộ phận sử dụng, bảo quản hàng tránh bị hư hỏng, mất phẩm chất. Phối hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm kê kho và chốt số liệu. Quản lý, kiểm tra chất lượng in ấn các sản phẩm, đảm bảo tiến độ thực hiện các hợp đồng theo đúng dự án đã được duyệt.
Bộ phận vận chuyển: Vận chuyển và giao hàng đúng hẹn cho khách theo sự sắp xếp của phòng kinh doanh, theo hóa đơn; nhận tiền và ký vào các phiếu giao nhận và thanh toán với khách hàng, đồng thời giao hóa đơn GTGT liên 2 cho khách hàng. Bộ phân vận chuyển cũng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong lúc vận chuyển trả tiền, biên bản giao nhận và các phiếu đầy đủ chữ ký cho phòng kinh doanh.
2.1.4. Một số chỉ tiêu hoạt động của Công ty
Trong tương lai, công ty đề ra mụa tiêu sẽ trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ in ấn hàng đầu. Công ty hướng đến việc phát triển mạnh trong thị trường in ấn tại khu vực phía Bắc. Để biến mục tiêu thành sự thật, công ty sẽ lập kế hoạch xây dựng
33
chiến lược quảng cáo đa kênh như các kênh online (facebook, google…), các kênh offline (các chương trình, tờ rơi…). Bên cạnh đó, công ty sẽ có các chương trình giảm giá cho khách hàng cũ, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng để khai thác triệt để cơ hội kinh doanh. Ngoài ra, để thúc đẩy công ty phát triển một cách hiệu quả nhất thì việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết năng lực.
2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương
2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
2.2.1.2. Nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty theo hình thức tập trung. Phòng kế toán – tài chính chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công việc liên quan đến tài chính và thống kê trong doanh nghiệp. Do đặc điểm công ty có quy mô khá nhỏ nên phòng kế toán được tối giản với quy mô chỉ 3 nhân sự với nhiệm vụ như sau:
Kế toán trưởng: là người có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trong công ty hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho từng kế toán phần hành sao cho tuân thủ đúng các quy định về
34
kế toán hiện hành cụ thể như: Chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản chế độ kế toán, chính sách thuế… đôn đốc kiểm tra công việc của từng phần hành kế toán, giám sát ký duyệt các chứng từ phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán có liên quan, lập báo cáo tài chính một cách kịp thời theo quy định. Phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp giám đốc đánh giá đúng tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng kiêm công nợ thanh toán: theo dõi giá vốn, doanh thu của hàng hóa bán ra, tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng hóa và đối chiếu với thủ kho, làm các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng. Sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định. Theo dõi tình hình công nợ của công ty.
Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chính xác các biến động về nhập, xuất hàng hóa.
Thủ quỹ: Tính tổng tiền lương và các khoản mang tính chất tiền lương phải trả cho người lao động. Giao dịch với ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có… Tiến hành thu, chi tài chính của công ty.
Các phần hành kế toán của công ty có mối liên kết chặt chẽ với nhau.
2.2.2. Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Hùng Dương
2.2.2.1. Các chính sách áp dụng tại Công ty
Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
Tính khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp kế toán áp dụng:
- Phương pháp tính thuế: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối mỗi tháng.
35
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Đánh giá thực tế.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao đường thẳng.
Hệ thống kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 133/2016/TT-BTC gồm các tài khoản cấp 1 và cấp 2. Tài khoản phản ánh tài sản gồm tài khoản đầu 1, đầu 2. Tài khoản phản ánh nguồn vốn gồm tài khoản đầu 3, đầu 4. Tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí kết quả kinh doanh gồm tài khoản đầu 5 đến đầu 9.
Hệ thống báo cáo
Để đảm bảo cho việc kiểm soát nắm bắt thông tin một cách kịp thời bộ phận kế toán tiến hành lập và nộp báo cáo định kỳ cho ban giám đốc cụ thể như sau:
- Báo cáo hàng tuần, hàng tháng: Báo cáo bán hàng, doanh thu, lượng hàng hóa nhập xuất tồn, báo cáo công nợ phải thu, phải trả cho khách hàng và nhà cung cấp; báo cáo tình hình thu chi tiền mặt…
- Báo cáo hàng quý: Kế toán tổng hợp lập và nộp lên ban Giám đốc tờ khai thuế GTGT theo quý, tờ khai thuế TNDN tạm nộp.
- Báo cáo năm: Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Hình thức kế toán
- Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và đầu tư Hùng Dương đang sử dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mêm excel. Phần mềm tích hợp đầy đủ các Sổ kế toán theo hình thức kế toán theo quy định (Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản…). Cuối kỳ, kế toán in các loại sổ sách theo quy định.
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán xác định tài khoản nợ, tài khoản có, để nhập dữ liệu vào Sheet nhập sữ liệu thì các thông tin sẽ tự động nhảy sang sheet chứa các sổ và thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
36
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính.