CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH KON TUM
2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BHXH TỈNH KON TUM
a. Quan điểm điều hành quản lý của lãnh đạo đơn vị
Hoạt động của ngành BHXH không vì mục tiêu lợi nhuận giống nhƣ các loại hình bảo hiểm thương mại khác. Cho nên toàn bộ cán bộ, viên chức phải xác định rõ mục tiêu của mình là phục vụ các đối tƣợng tham gia BHXH và đang hưởng trợ cấp chế độ BHXH làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc.
Với chức năng thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, BHXH Việt Nam giao phó cũng ảnh hưởng đến quan điểm quản lý của lãnh đạo đơn vị đến các chính sách, chế độ, quy định, cách thức tổ chức, kiểm tra, kiểm soát đơn vị.
Giám đốc là người nắm quyền điều hành chung, các phó giám đốc hỗ trợ điều hành các mảng chuyên sâu, các bộ phận tham gia giúp phát huy tính chủ động và sáng tạo trong mỗi bộ phận mình đảm nhận.
Việc Ban giám đốc nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho hoạt động chi BHXH của cơ quan BHXH tỉnh Kon Tum.
b. Đặc điểm cơ cấu tổ chức
BHXH tỉnh đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thông qua việc cải cách thủ tục hành chính của ngành.
Bên cạnh những mặt đã đạt đƣợc cơ quan BHXH vẫn còn một số hạn chế:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy tại BHXH tỉnh còn rườm rà, mang nặng thủ tục hành chính, việc trao đổi thông tin nội bộ trong ngành còn chậm, chƣa kịp thời dẫn đến hiệu quả chƣa đƣợc cao.
- Đôi khi những hướng dẫn thực hiện các quy trình của ngành còn chậm nên ảnh hưởng đến việc hoạt động BHXH nên khi hướng dẫn phần lớn dựa
vào nhận thức chủ quan của cán bộ, viên chức tại đơn vị.
Do khối lƣợng công việc nhiều do đó không thể tránh khỏi những sai lầm và khó kiểm soát đƣợc vấn đề này.
c. Phân công, phân nhiệm
Sự phân công phân nhiệm giữa các phòng nghiệp vụ đƣợc quy định rõ ràng, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ chuyên môn.
Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ chi BHXH và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các phòng nghiệp vụ liên quan (Phòng TN- TKQTTHC, Phòng chế độ BHXH, Phòng Quản lý thu, Phòng Kế hoạch – Tài chính) trên nguyên tắc chi trả phải đúng chế độ, chính sách hiện hành, đúng người được hưởng, đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả, chi trả các chế độ BHXH đƣợc quản lý thống nhất, công khai, minh bạch.
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Cơ quan BHXH là đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện chức năng giải quyết chế độ BHXH. Việc đánh giá rủi ro mang tính chủ quan, cảm tính chủ yếu dựa trên sự đánh giá chủ quan của nhân viên, thiếu sự kiểm tra lại thông tin.
Chƣa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu và chi BHXH; chƣa xây dựng một quy trình giám sát chặt chẽ các rủi ro và có kế hoạch ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra, chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục.
Những rủi ro có thể xảy ra tại cơ quan BHXH:
- Thông đồng giữa người làm công tác BHXH với đối tượng tham gia BHXH (làm giả hồ sơ, hưởng các chế độ BHXH không đúng theo quy định của ngành lạm dụng quỹ BHXH).
- Giả mạo giấy tờ, chứng từ để hưởng chế độ BHXH của người lao động.
- Sự cố máy móc kỹ thuật hoặc quá tin tưởng vào phần mềm mà không kiểm tra lại kết quả sau khi đã thẩm định xong hồ sơ.
- Các thông tin, hành vi sai phạm của cán bộ, nhân viên có thể đƣợc che giấu do có mối quan hệ tốt với cán bộ quản lý; Do đó không có những xử lý và phản ứng kịp thời khi xảy ra những sai phạm.
- Trong quá trình kiểm tra, duyệt chi chế độ BHXH thường mang tính chủ quan và cảm tính, chủ yếu là dựa trên sự đánh giá của cán bộ, viên chức (phụ thuộc vào trình độ riêng của từng cán bộ, viên chức).
- Chƣa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu - chi BHXH, chƣa xây dựng quy trình giám sát chặt chẽ các rủi ro và kế hoạch đối phó với các rủi ro.
2.2.3. Các hoạt động kiểm soát chi BHXH tại BHXH tỉnh Kon Tum a. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Quá trình thẩm định và xét duyệt đƣợc quy định chặt chẽ, rõ ràng theo quy định của ngành. Quá trình thẩm định và xét duyệt đƣợc kiểm soát bởi ba người: người xét duyệt, Trưởng phòng Chế độ BHXH, Ban lãnh đạo. Còn về phần tài chính được giám sát bởi Giám đốc, Trưởng phòng KHTC, việc chuyển tiền đƣợc thực hiện vào cuối tháng và cũng có sự kiểm tra, đối chiếu giữa cơ quan BHXH, đại lý chi trả Bưu điện và người thụ hưởng chế độ.
b. Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn
Việc xét duyệt và phê chuẩn đƣợc quy định chặt chẽ theo quy định của ngành. Tài chính đƣợc kiểm soát trực tiếp bởi Giám đốc, việc chuyển tiền đều được kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa BHXH và Bưu điện hoặc đối tượng nhận chế độ.
Các chứng từ kế toán liên quan đến chi BHXH đều phải đƣợc bộ phận
kế toán kiểm tra trước khi người có thẩm quyền duyệt chi. Các thông tin về các khoản chi thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, và cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị.
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Theo lộ trình phát triển của ngành, để mở rộng hoạt động BHXH đến toàn thể đối tƣợng thì việc quản lý là việc cần thiết và mang tính lâu dài. Từ đó, cơ quan BHXH tỉnh Kon Tum đã chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ, giải quyết hồ sơ công việc hàng ngày. Mọi cán bộ công chức, viên chức đều cần có những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc của mình. Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt đến những cá nhân hoặc những bộ phận có liên quan một cách kịp thời. Nhƣng để có đƣợc những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc, hoạt động của cơ quan BHXH thì cần phải phối hợp với những cơ quan, tổ chức khác nhƣ cơ quan Thuế, Công an, Sở LĐ-TB&XH…
Song song với những mặt đạt đƣợc thì vẫn còn một số hạn chế trong công tác truyền thông và thông tin đến người lao động:
Do số lượng biểu mẫu nhiều và cũng thường xuyên thay đổi nên việc cập nhật kịp với những thay đổi mới của ngành thì việc này vẫn chƣa làm tốt và ảnh hưởng làm chậm trễ, tốn thời gian của người lao động, người sử dụng lao động khi tiến hành làm thủ tục hồ sơ.
Hiện nay, các phần mềm đang dùng của ngành chƣa đƣợc tích hợp vào một phần mềm chung và mỗi bộ phận thì dùng từng phần mềm khác nhau dẫn đến việc đồng bộ hóa dữ liệu, kiểm tra thông tin cũng gặp khó khăn.
2.2.5. Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát của BHXH tỉnh Kon Tum đƣợc thực hiện từ hoạt động quản lý của từng phòng nghiệp vụ, BHXH tỉnh sẽ kiểm tra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất khi thấy dấu hiệu lạm dụng: số chi cao, tham gia đóng
BHXH thời gian ngắn với mức lương cao, tăng mức lương tham gia BHXH cao bất thường ...
Ngoài ra, BHXH tỉnh Kon Tum còn chịu sự kiểm tra định kỳ của Kiểm toán Nhà nước và BHXH Việt Nam.
Các hoạt động giám sát kiểm tra còn một số mặt hạn chế:
Do khối lƣợng công việc tại cơ quan phát sinh nhiều và số lƣợng cán bộ nhân viên ít, nên chƣa thực hiện tốt và sâu sát công tác kiểm soát nội bộ tại cơ quan.
Hầu hết việc kiểm tra từ các đợt duyệt quyết toán hàng quý. Trong đợt duyệt quyết toán chủ yếu kiểm tra việc thu – chi có đúng chế độ chƣa (về mặt chứng từ và sự tuân thủ theo các quy định của ngành) chủ yếu là trên giấy tờ, còn về mặt thực tế nhƣ thế nào thì chƣa thể xác định ngay đƣợc mà cần nhiều thời gian để kiểm tra cho chính xác.
Do trình độ của các cán bộ kiểm tra, giám sát không đồng đều còn tùy thuộc vào trình độ của mỗi cá nhân nên việc giám sát, kiểm tra có thể chặt chẽ tại một vài bộ phận và một số bộ phận sẽ khó phát hiện ra sai phạm, gian lận có thể xảy ra.