CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN KIỀM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH KON TUM
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát
Xây dựng quy định phân chia trách nhiệm kiểm soát của các chủ thể
nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soát các nội dung chi BHXH.
Xây dựng thủ tục đối chiếu:
+ Đối chiếu để kiểm tra giữa phòng TN-TKQTTHC và phòng Chế độ BHXH, tránh việc cán bộ nhập khống hồ sơ vào chương trình: Ban hành quy tắc đối chiếu giữa danh sách xét duyệt chế độ với danh sách nhận hồ sơ phòng TN-TKQTTHC (bộ phận “1 cửa”). Đảm bảo rằng hồ sơ giải quyết chế độ là có thật, tránh tình trạng CCVC có thể nhập liệu vào chương trình một người không tham gia BHXH rồi thông đồng với người này để lạm dụng số tiền thanh toán không đúng quy định. Mặt khác, cấp lãnh đạo phụ trách chế độ BHXH một lúc ký hàng trăm hồ sơ thì gần nhƣ không thể kiểm tra sự tồn tại của các hồ sơ “ma”. Ở thủ tục này, người đối chiếu phải độc lập với người giải quyết chế độ.
+ Đối chiếu, kiểm tra giữa hồ sơ Thu (hồ sơ tham gia BHXH của người lao động) với hồ sơ giải quyết chế độ: Thực hiện tốt thủ tục này giúp đảm bảo chỉ những người có tham gia BHXH mới được hưởng chế độ BHXH. Việc đối chiếu này còn giúp kiểm tra mức lương người hưởng chế độ có trùng với mức lương tham gia BHXH hay không. Ở thủ tục này, người đối chiếu cũng phải độc lập với người giải quyết chế độ.
Xây dựng thủ tục phê duyệt, báo cáo bất thường về chế độ BHXH:
+ Xây dựng thủ tục phê duyệt của từng CCVC, của lãnh đạo phụ trách nghiệp vụ, Ban giám đốc.
+ Xây dựng quy định ngƣỡng mà cán bộ công chức phải báo cáo lãnh đạo theo từng cấp một cách hợp lý. Ví dụ: những trường hợp hưởng chế độ 1 lần số tiền duyệt chi lớn (trên 50 triệu) hoặc số tiền thanh toán chế độ thai sản cao thì phải chịu sự kiểm soát từ khâu tham gia BHXH có vấn đề nào bất thường như tăng mức đóng lên cao đột ngột.
Phòng Chế độ BHXH, phòng Thu phối hợp với phòng KHTC chủ động
xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát chi BHXH định kỳ công tác chi trả chế độ BHXH. Công tác kiểm tra phải đƣợc tiến hành nghiêm túc, có khen thưởng, có kỷ luật.
a) Hoàn thiện kiểm soát chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng
Hiện nay, việc chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được thực hiện thông qua hệ thống đại lý chi trả Bưu điện và chi trả trực tiếp cho đối tượng hưởng nhưng thực tế thì vẫn còn tồn tại nhiều trường hợp nhận thay không có giấy tờ kèm theo hoặc do quen biết nên bỏ qua thủ tục này, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận. Để tránh tình trạng đó thì nên triển khai hình thức chuyển tiền chi trả trợ cấp hàng tháng qua hệ thống tài khoản ngân hàng là khả thi và an toàn hơn. Và trên thực tế thì việc này cũng đã đƣợc triển khai thực hiện nhưng số lượng người tham gia chuyển tiền qua thẻ ATM vẫn còn hạn chế do nhiều yếu tố chi phối như đa phần người dân mình vẫn muốn nhận tiền mặt hơn, một phần do độ tuổi cao và việc thực hiện giao dịch qua thẻ đối với một số người còn vất vả.
Tiến hành kiểm tra, rà soát lại toàn bộ những đối tượng đang hưởng lương hưu và trợ cấp hàng tháng.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Nhân viên chi trả sẽ tiến hành rà soát, kiểm tra lại toàn bộ danh sách (mẫu C72) nhận chế độ do phòng Chế độ BHXH lập với danh sách ký nhận tiền tại đại lý chi trả xem có trùng khớp tên, số tài khoản của đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng trên ủy nhiệm chi.
Kiểm tra hợp đồng, mẫu đăng ký quản lý đối tượng hưởng các chế độ hàng tháng chuyển qua tài khoản thẻ ATM với đại lý chi trả Bưu điện.
Kiểm tra danh sách chi trả xem xác nhận chữ ký của đối tượng hưởng hàng tháng trên danh sách trợ cấp (mẫu C72) đối với trường hợp nhận trợ cấp
bằng tiền mặt.
Tiến hành lấy phiếu điều tra tổ chức đại lý chi trả từ đối tượng hưởng trợ cấp nhƣ thái độ phục vụ, chi đúng số tiền, tƣ vấn giải thích các chế độ có rõ ràng, thời gian chi tiền… để nắm bắt tình hình chi trả của đại lý nhƣ thế nào và tìm hướng giải quyết vấn đề.
Đại lý chi trả Bưu điện nên ký kết hợp đồng với Ủy ban nhân dân trên địa bàn để kịp thời cập nhật những trường hợp người hưởng trợ cấp đã chết mà người nhận thay vẫn đến nhận hàng tháng và báo giảm để cắt giảm chế độ.
b) Hoàn thiện kiểm soát chi trả các chế độ BHXH một lần
Thời gian trước đây, có xuất hiện những trường hợp mua bán sổ BHXH; sau đó người mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạo. Việc chi trả chế độ BHXH một lần nên chuyển qua tài khoản cá nhân của đối tượng được hưởng trợ cấp để tránh tình trạng trường hợp làm giả chữ ký trong giấy ủy quyền, và tránh tình trạng người khác có được sổ của người lao động rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho người lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần người lao động làm đơn theo Mẫu 14-HSB và đề nghị hình thức thanh toán là chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng, họ tên chủ tài khoản).
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra đơn đề nghị của người lao động xem thử đã điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán và có đề nghị đƣợc nhận tiền trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đã duyệt có đúng so với thời gian đóng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền được hưởng.
Kiểm tra những thông tin trên đơn đề nghị thanh toán chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhân dân, số sổ BHXH, số tài khoản ngân hàng …)
và đối chiếu thực tế trên ủy nhiệm chi có đúng với những thông tin đƣợc ghi ở đơn đề nghị thanh toán của người hưởng trợ cấp.
c) Hoàn thiện kiểm soát chi chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức
Để giải quyết kịp thời chế độ đối với người lao động, nên áp dụng phương thức chuyển tiền trực tiếp cho người lao động thông qua tài khoản cá nhân thay vì chuyển về số tài khoản của đơn vị sử dụng lao động. Việc này sẽ giải quyết đƣợc vấn đề, có một số đơn vị sử dụng lao động muốn chiếm đoạt số tiền trợ cấp của người lao động, hoặc là đơn vị tự làm hồ sơ giả mạo rồi trục lợi quỹ BHXH.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra danh sách do đơn vị sử dụng lao động lập cho người lao động theo biểu mẫu quy định của Ngành và điền đầy đủ thông tin cá nhân, tiêu chí theo quy định.
Trong quá trình xét duyệt và thẩm định bộ phận chế độ kiểm tra quá trình tham gia BHXH và mức lương có đủ điều kiện hưởng trợ cấp không.
Kiểm tra danh sách xét duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xét duyệt chuyển qua phần mềm kế toán về số tài khoản ngân hàng, số tiền đƣợc duyệt xem có khớp nhau không. Sau đó viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho người hưởng trợ cấp.
Tuy nhiên có vấn đề mà cơ quan BHXH khó kiểm soát đƣợc đó là việc những chứng từ thanh toán chế độ có đúng thực tế không nhƣ xin giấy nghỉ ốm hưởng BHXH mà trong thời gian đó người lao động vẫn đi làm bình thường.
Phối hợp với các cơ quan chức năng nhƣ thanh tra, sở tài chính, công an kinh tế … để tiến hành kiểm tra kiểm soát việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc và chi các chế độ BHXH cho người lao động tại đơn vị sử dụng lao động
có đúng theo quy định không.
Hiện nay, ngành BHXH đang kiến nghị lên Quốc hội và Chính phủ chức năng đƣợc tự thanh tra, kiểm tra đơn vị sử dụng lao động.
d) Hoàn thiện kiểm soát chi trợ cấp thất nghiệp
Người lao động tham gia BHXH ở tình trạng thất nghiệp sẽ được hưởng trợ cấp hàng tháng giống như hưởng lương hưu hay các chế độ trợ cấp hàng tháng khác. Đây là vấn đề nan giải của cơ quan BHXH vì không thể giám sát đƣợc đối tƣợng nhận trợ cấp thất nghiệp nhƣng vẫn đi làm bình thường. Do đó cần có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và sự kết nối dữ liệu trong cả nước.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Căn cứ vào quyết định hưởng trợ cấp của Sở LĐTB&XH. Kiểm tra danh sách ký nhận tiền và danh sách lập của phòng chế độ BHXH.
Việc thực hiện chi trả thì giống như hoạt động chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng. Tuy nhiên, việc kiểm soát vấn đề này khá phức tạp. Người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng và đang đi làm đăng ký tiếp tục tham gia BHXH nhưng trong quá trình kê khai thông tin thì người lao động sẽ cố tình khai sai lệch so với thực tế để tiếp tục được hưởng trợ cấp thất nghiệp. Do đó, ngành BHXH cần tạo nguồn dữ liệu thông tin về những người tham gia BHXH nhƣ: mã số BHXH, họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quá trình tham gia BHXH ở các địa phương khác, quá trình hưởng chế độ BHXH đã được hưởng. Chính vì vậy, ứng dụng sức mạnh của công nghệ thông tin vào việc kết nối toàn bộ dữ liệu thông tin trong cả nước sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH trong việc tham gia hay ngừng tham gia BHXH hoặc cắt trợ cấp BHXH khi không còn đủ điều kiện. Khi đó sẽ hạn chế đƣợc phần nào việc lạm dụng này vừa không làm thất thoát nguồn quỹ và tạo thêm nguồn thu cho hoạt động BHXH.
3.2.4. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin Một yếu tố mang tính cấp thiết và nổi bật nhất trong các giải pháp là vấn đề thông tin của đối tƣợng tham gia BHXH. Thông tin của các đối tƣợng tham gia BHXH là khối dữ liệu vô cùng lớn, mang tính lâu dài và thường xuyên biến động. Để có thể theo dõi các thông tin một cách chính xác và cập nhật kịp thời làm cơ sở cho việc giải quyết chế độ BHXH thì phải hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH ngày càng phát triển và mở rộng. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động chi BHXH sẽ giảm thiểu các rủi ro các nguyên nhân về lưu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác dẫn đến việc giải quyết chế độ chậm trễ, không đúng đối tượng hưởng chế BHXH và gây thất thoát quỹ BHXH.
Việc hoàn thiện các cơ sở dữ liệu là giải pháp phải thực hiện trước khi đưa công nghệ thông tin vào hoạt động BHXH. Trước tiên, xác định các cơ sở dữ liệu cơ bản liên quan đến đối tƣợng tham gia BHXH. Cơ sở này phải thống nhất vì hoạt động BHXH có quy mô cả nước. Khi cơ sở dữ liệu thống nhất thì bước tiếp theo là phải kết nối toàn bộ dữ liệu này giữa các đơn vị BHXH trên cả nước để có thể kiểm tra thông tin và việc giải quyết chế độ BHXH của người tham gia BHXH.
Hệ thống cơ sở dữ liệu phải đảm bảo khả năng nhiều người truy cập trong khi đang vận hành và đảm bảo quá trình hoạt động liên tục. Do đó cần phải có phương án thích hợp phát triển theo lộ trình và tính đến những phương án dự phòng khi xảy ra sự cố.
Hệ thống phải đảm bảo các yếu tố sau: dễ cài đặt, quá trình triển khai gọn gàng, phù hợp với nguyên tắc và nguyên lý vận hành của quy trình quản lý của cơ quan BHXH, thiết kế giao diện dễ nhìn và thao tác, tạo các tiện ích hỗ trợ cho việc quản lý.
Việc kết nối dữ liệu cả nước yêu cầu khả năng lưu trữ, quản lý được các dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Để xây dựng đƣợc phần mềm thích hợp cho công tác quản lý BHXH, ứng dụng công nghệ thông tin vào những công tác theo yêu cầu, vấn đề quan trọng trước tiên là phải cung cấp được những dữ liệu thích hợp, đầy đủ và cụ thể.
Khối dữ liệu phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu của Ngành và cần thiết cho Ngành. Do cơ quan BHXH quản lý hầu hết các đối tƣợng từ trẻ em, học sinh - sinh viên, người trong độ tuổi lao động và người ngoài độ tuổi lao động. Từ đó, đây cũng có thể là nguồn dữ liệu thông tin cần thiết cho các Ngành quản lý khác.
Có thể chia khối dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý BHXH cần thiết phải có hai loại:
a) Thông tin liên quan đến Đơn vị sử dụng lao động - Loại hình hoạt động - kinh doanh,
- Trụ sở kinh doanh, - Vốn điều lệ …
b) Thông tin liên quan đến người lao động - Họ và tên,
- Ngày tháng năm sinh,
- Nơi sinh, Hộ khẩu thường trú (nơi tạm trú), - Giới tính, dân tộc, quốc tịch,
- Số chứng minh nhân dân, - Mã số BHXH.
Quá trình tham gia BHXH: dữ liệu này dùng để xác định điều kiện hưởng trợ cấp BHXH, dữ liệu luôn biến động và được cập nhật thường xuyên:
thời gian tham gia đóng BHXH, mức lương nộp BHXH.
Quá trình hưởng các chế độ trợ cấp BHXH: dữ liệu này phát sinh khi được kiểm tra và tổ chức xét duyệt để hưởng chế độ trợ cấp BHXH.
c) Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tượng tham gia BHXH
Tất cả các hoạt động của BHXH đều dựa trên thông tin của các đối tƣợng tham gia BHXH. Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác sẽ ảnh hưởng đến hoạt động BHXH. Các thông tin này vừa mang tính lịch sử vừa được lưu trữ trong thời gian dài và có biến động nên việc theo dõi rất khó khăn, cần cập nhật thường xuyên và kịp thời. Hiện nay, thông tin được lưu giữ dưới hình thức bán thủ công, nhưng căn cứ để giải quyết đều phải là chứng từ dưới dạng sổ BHXH (mang tính thủ công). Có thể tạo lập kênh thông tin liên kết nhƣ sau:
Tạo lập kênh thông tin liên thông giữa các cơ quan chức năng nhƣ Sở kế hoạch và Đầu tƣ, Sở LĐ-TB&XH, Thuế, Tòa án, Công an kinh tế... với các hoạt động BHXH để có thể nắm bắt thông tin kịp thời về các đơn vị tham gia BHXH khi có sự biến động. Để làm đƣợc điều này, đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan, ban ngành, sự đảm bảo an toàn, bảo mật của hệ thống thông tin và cần phải có quy chế nghiêm ngặt kèm theo các chế tài về việc bảo mật thông tin, giới hạn các đối tƣợng đƣợc khai thác thông tin.
Thiết lập kênh thông tin trực tiếp giữa cơ quan BHXH với người lao động tham gia BHXH. Thông qua các kênh thông tin công cộng để tuyên truyền chính sách BHXH, những quy định của Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật đến mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội. Thông báo rộng rãi công khai về đối tượng, thủ tục, mức hưởng BHXH cho người lao động, đặc biệt đối tượng hưởng bổ sung, đối tượng đặc thù, tránh tình trạng người lao động bị lừa vì thiếu hiểu biết.
3.2.5. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát giám sát chi BHXH
Công tác thanh tra, kiểm tra là một nội dung quan trọng không thể thiếu trong quản lý tài chính quỹ BHXH và cũng là nhân tố quan trọng đảm bảo tăng thu và an toàn quỹ BHXH. Thực hiện tốt công tác thanh tra sẽ đảm bảo cho quyền lợi của người lao động theo quy định, góp phần nâng cao ý thức tự giác chấp hành các quy định về BHXH của người lao động và người sử dụng lao động, đảm bảo thu đúng, thu đủ về quỹ BHXH. Công tác thanh tra kiểm tra có tầm quan trọng trong hoạt động BHXH. Nguyên tắc thanh tra, kiểm tra là luôn phải có sự kiểm tra độc lập quá trình của hoạt động chi BHXH. Mỗi khi phát sinh các vấn đề có liên quan đến hoạt động chi, cơ quan BHXH tỉnh Kon Tum cần phải phân tích, đánh giá lại các nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra các yếu kém để chấn chỉnh kịp thời.
Bộ phận chế độ phối hợp với bộ phận Thu xây dựng kế hoạch kiểm tra những đơn vị có dấu hiệu lạm dụng quỹ BHXH và định kỳ thực hiện thanh tra, kiểm tra; kết thúc thanh tra, kiểm tra lập báo cáo tổng kết công tác thanh tra, kiểm tra. Chú trọng công tác hậu kiểm, khi cán bộ giải quyết chế độ BHXH xử lý xong thì có kế hoạch hậu kiểm lại, đặc biệt là các trường hợp nghi có dấu hiệu vi phạm. Tăng cường công tác kiểm tra nội bộ nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai phạm trong việc thực hiện các quy trình quản lý chi BHXH; xử lý nghiêm, ngăn ngừa các hành vi gây phiền hà, sách nhiễu người tham gia BHXH, các hành vi thông đồng, tiếp tay cho người lao động, ĐVSDLĐ vụ lợi, làm ảnh hưởng đến quỹ BHXH… Qua đó làm trong sạch đội ngũ cán bộ BHXH.
Đối với công tác kiểm tra về chi BHXH: cần tăng cường công tác thanh tra kiểm tra nhằm chống thất thoát quỹ BHXH. Cơ quan BHXH phải đẩy mạnh công tác kiểm tra từ quy trình quản lý, xét duyệt hồ sơ đến tổ chức chi trả, quyết toán kinh phí chi các chế độ BHXH từ các cấp BHXH đến các