CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA TỈNH QUẢNG NAM
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán tại Bệnh viện a. Giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lƣợng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong Bệnh viện cần phải đƣợc thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Trước hết, đơn vị cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với khâu lập, luân chuyển chứng từ
Một là, để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời các mẫu chứng từ theo quy định của chế độ kế toán HCSN, Bệnh viện cần sử dụng các chứng từ theo quy định để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cụ thể:
- Khi có công cụ, dụng cụ bị mất hoặc hỏng ở các khoa, phòng bộ phận của Bệnh viện cần thiết phải lập Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ nhằm xác nhận số lƣợng công cụ, dụng cụ bị hỏng, mất làm căn cứ ghi sổ của bộ phận kế toán và bộ phận quản lý sử dụng (ghi có TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng và ghi giảm công cụ, dụng cụ trên “Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ theo nơi sử dụng”).
Hai là, đối với việc phản ánh các khoản thanh toán tiền làm thêm giờ, thanh toán thu nhập tăng thêm, chi thanh toán hội nghị,… Bệnh viện cần sử dụng đầy đủ các chứng từ nhƣ Giấy báo làm thêm giờ đƣợc sử dụng trong trường hợp đơn vị có người làm thêm giờ không thường xuyên và khi sử dụng
“Giấy báo làm thêm giờ” để theo dõi thời gian làm thêm giờ thì đơn vị không phải lập Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng chấm công làm thêm giờ đƣợc sử dụng trong trường hợp đơn vị có người làm thêm giờ thường xuyên; Hợp đồng
giao khoán công việc, sản phẩm; Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán; Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn đối với các khoản chi hoạt động; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng qui định của Chế độ kế toán HCSN.
Ba là, bổ sung một số chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Bệnh viện để đáp ứng yêu cầu quản lý do Nhà nước chưa qui định mẫu. Các chứng từ này Nhà nước không qui định mẫu nên bệnh viện được tự thiết lập mẫu và các mẫu này phải đảm bảo có đầy đủ các chỉ tiêu theo qui định của Điều 17 Luật kế toán nhƣ:
- Bảng kê thanh toán phụ cấp thủ thuật (phụ lục 02): Dùng để phản ánh các khoản thanh toán các khoản chi phụ cấp trong hoạt động khám chữa bệnh theo qui định của bệnh viện công lập. Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các bác sỹ, nhân viên y tế thực hiện thủ thuật. Nội dung chứng từ này cần chi tiết theo từng bệnh nhân (số biên lai thu viện phí, số bệnh án để quản lý), loại thủ thuật thực hiện (tên thủ thuật và mã thủ thuật) và người thực hiện (chính, phụ, giúp việc,…).
- Bảng kê thanh toán phụ cấp phẫu thuật (phụ lục 03): Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thường có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).
- Bảng phân chia doanh thu (phụ lục 04): Được sử dụng trong trường hợp bệnh viện thực hiện các hợp đồng hợp tác liên doanh, liên kết để mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động dịch vụ, để xác nhận doanh thu cần đƣợc phân chia phát sinh trong trường hợp một bên ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ và phát hành hóa đơn cho toàn bộ các dịch vụ do các bên tham gia liên doanh cung cấp.
- Bảng phân bổ chi phí chung (phụ lục 05): Dùng để xác định và phân bổ các khoản chi phí chung phát sinh trong kỳ không xác định đƣợc rõ ràng, cụ thể cho từng hoạt động cần phân bổ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt
động HCSN. Bảng phân bổ chi phí chung còn đƣợc sử dụng trong các hợp đồng liên doanh, liên kết làm cơ sở phân bổ chi phí chung cho các bên tham gia hợp đồng liên doanh, liên kết. Bảng phân bổ chi phí chung kèm theo các chứng từ gốc hợp pháp là căn cứ để mỗi bên liên doanh, liên kết kế toán chi phí chung đƣợc phân bổ từ hợp đồng.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (phụ lục 06): Là chứng từ dùng để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tƣ cũng nhƣ làm căn cứ tính toán, đối chiếu giá trị vật tƣ xuất dùng. Trong nội dung của chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tƣ theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do còn sử dụng hay không sử dụng, trả lại…
Bốn là, công tác hạch toán các chứng từ kế toán ban đầu quyết định tính chính xác, đầy đủ, kịp thời chất lƣợng thông tin kế toán. Vì vậy Bệnh viện cần bổ sung thêm phần xác định và phân định rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên chứng từ kế toán. Bệnh viện cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ nhằm đáp ứng tính kịp thời và nguyên tắc đồng kiểm soát, kiểm tra chéo và cùng khai thác thông tin kế toán trong hoạt động, công tác quản lý và quản trị tại đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị phải phù hợp với từng loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý. Ví dụ: Luân chuyển từ khâu lập, phân loại, xử lý, kiểm tra, phê duyệt chứng từ về thu viện phí cho phù hợp với trường hợp phải thu tạm ứng trước một lần khi bệnh nhân nhập viện hay thu tạm ứng theo từng đợt hàng tuần hoặc định kỳ trong quá trình điều trị đối với bệnh nhân nan y điều trị dài ngày để đảm bảo thu kịp thời tránh thất thoát viện phí; quy trình luân chuyển chứng từ miễn giảm viện phí; quy trình luân chuyển chứng từ về nhập xuất kho thuốc, hóa chất trong quá trình khám chữa bệnh để phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho thuốc, hóa chất và nghiệm thu, bảo quản chất lƣợng thuốc, hóa chất đảm bảo an toàn cho
bệnh nhân và xác định đúng trách nhiệm các khoa, phòng ban, bộ phận của Bệnh viện, đặc biệt là hoàn thiện hơn trong công tác lập chứng từ kế toán theo đúng biểu mẫu Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, hiện tại một số biểu mẫu phần mềm vẫn chƣa đƣợc cập nhật mới.
Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ
Bệnh viện cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán đƣợc chính xác. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán phải đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với Thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định của Luật Kế toán. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Thứ ba, đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ
Trong ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác kế toán, hàng năm nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên phần mềm ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD- ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Theo Luật kế toán thì tài liệu kế toán lưu trữ là bản chính, phải lưu trữ trong thời hạn là 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, kết thúc công việc kế toán. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
đƣợc quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán. Từ đó, Bệnh viện cần căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
b. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng đơn vị là vấn đề cốt lõi của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở Bệnh viện về cơ bản đã đáp ứng đƣợc các yêu cầu, phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị, phù hợp với yêu cầu chính sách tài chính, quản lý thống nhất của Nhà nước. Để phản ánh đầy đủ, cung cấp thông tin hữu ích hơn phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, cần phải mở hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với tình hình tự chủ về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay.
Thứ nhất, việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản kế toán đơn vị cần nắm rõ nội dung kinh tế của mỗi tài khoản để khai thác, sử dụng đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bệnh viện cần phân định rõ hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD, dịch vụ để trên cơ sở đó đơn vị tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tương ứng cho từng loại hoạt động. Đối với các khoản thu nhƣ viện phí, BHYT, KCB yêu cầu, tiêm phòng, cho thuê mặt bằng giữ xe, căn tin, bán thuốc tân dƣợc các dịch vụ khác tại Bệnh viện… tất cả đều phản ánh vào tài khoản 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ phải theo dõi chi tiết từng loại hình dịch vụ để tiện cho việc tính doanh thu cho từng khoa phòng thực hiện dịch vụ. Đối với các khoản chi phát sinh liên quan đến hoạt động dịch vụ cần phản ánh vào TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang và tài khoản 642-Chi phí quản lý hoạt động SXKD, dịch vụ để tập hợp chi phí và tính giá thành của hoạt động SXKD nhƣ: viện phí, BHYT, KCB yêu cầu, tiêm phòng, cho thuê mặt bằng giữ xe, căn tin, bán thuốc tân dƣợc và các dịch vụ khác để tính trừ chi phí cho các khoa phòng thực hiện dịch vụ.
- Chênh lệch thu chi chƣa xử lý để xác định kết quả của từng hoạt động, từng loại hình dịch vụ để tính chi thu nhập tăng thêm cho từng khoa phòng thực hiện dịch vụ, sau đó mới tiến hành xử lý số chênh lệch đó.
Thứ hai, đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị nội bộ và phù hợp với đặc điểm quản lý của ngành y tế, cũng nhƣ để phát huy hết hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán, Bệnh viện cần thực hiện việc mã hóa tài khoản kế toán.
Cụ thể:
Đối với các tài khoản kế toán không có yêu cầu quản lý chi tiết: Sử dụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán.
Đối với các tài khoản kế toán có yêu cầu quản lý chi tiết: Bệnh viện cần:
- Căn cứ vào yêu cầu hạch toán chi tiết làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính, yêu cầu cung cấp thông tin để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan cấp trên và của đơn vị để mở chi tiết thông qua việc mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng. Các yêu cầu quản lý có quan hệ phân cấp với nhau cần đƣợc sắp xếp từ cấp cao (cấp tổng hợp) đến cấp thấp (cấp chi tiết). Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêu cầu quản lý nào sẽ đƣợc theo dõi chi tiết tức là trở thành đối tƣợng theo dõi chi tiết cho từng tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trở thành đối tƣợng quản lý chi tiết của tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý nào có thể đƣợc theo dõi gián tiếp thông qua bộ mã đối tƣợng chi tiết.
Thứ ba, thực hiện phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chủ yếu tại Bệnh viện trên cơ sở vận dụng cho phù hợp với Chế độ kế toán HCSN. Cụ thể:
Kế toán tính, trích khấu hao TSCĐ
TSCĐ trong Bệnh viện đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, nhƣ TSCĐ đầu tƣ, mua sắm bằng nguồn vốn NSNN cấp hoặc có nguồn gốc NSNN
(do đƣợc viện trợ…) (sau đây gọi chung là TSCĐ có nguồn gốc NSNN) hoặc đầu tƣ, mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn vay, từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị và bằng các nguồn khác. Theo quy định của Thông tƣ số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 về việc ban hành Chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao TSCĐ trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng NSNN thì:
TSCĐ có nguồn gốc NSNN dùng cho hoạt động HCSN hoặc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì đơn vị phải tính hao mòn TSCĐ vào cuối năm, ghi:
Nợ TK 366 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 214. Hao mòn TSCĐ
Đối với các TSCĐ hình thành từ nguồn quỹ phát triển sự nghiệp, quỹ khám chữa bệnh của đơn vị theo thông tƣ 107 Kế toán tính, trích khấu hao TSCĐ nhƣ sau:
Trích khấu hao TSCĐ (Nếu dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ), ghi:
Nợ TK 431
Có TK 214 khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
Theo quy chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/ND-CP thì các đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc sử dụng các TSCĐ có nguồn gốc NSNN để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải tính khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định nhƣ doanh nghiệp (thực hiện theo Thông tƣ 45/2010/TT-BTC ngày 25/2/2010 về hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ áp dụng cho doanh nghiệp); TSCĐ đầu tƣ, mua sắm bằng nguồn vốn vay, nguồn vốn kinh doanh và các nguồn khác không phải có nguồn gốc NSNN khi dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải tính khấu hao để thu hồi vốn. Các quy định này trên thực tế khi triển khai còn nhiều bất cập, hạn chế do chƣa thực hiện thống nhất giữa các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung, trong đó có Bệnh viện nhƣ: (1) Tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định hiện hành còn có sự phân biệt giữa Thông tƣ 45/2018/TT-BCT ngày 07/5/2018
thì nguyên giá là từ 5 triệu đồng trở lên (trừ nhà cửa, vật kiến trúc là từ 10 triệu đồng trở lên). Theo Thông tƣ số 45/2013/TT-BCT ngày 25/4/2013, đơn vị phải tính khấu hao TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ doanh nghiệp và chỉ đƣợc tính khấu hao cho các TSCĐ thỏa mãn tiêu chuẩn nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên; (2) Bộ Tài chính chưa có hướng dẫn cách thức xác định số khấu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh khi đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng TSCĐ có nguồn gốc NSNN dùng đồng thời cho hoạt động HCSN và cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên thực tế việc thực hiện còn chƣa thống nhất, có đơn vị chƣa thực hiện, có đơn vị đã phản ánh khấu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do sử dụng TSCĐ có nguồn gốc NSNN dùng đồng thời cho hoạt động HCSN và cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣng cơ quan thuế khi kiểm tra không thừa nhận khoản chi phí này đƣợc tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Để giải quyết các bất cập này, xin đƣợc kiến nghị các giải pháp hoàn thiện sau:
- Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn NSNN dùng đồng thời cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động HCSN, trong đó có hoạt động khám chữa bệnh tại Bệnh viện thì đơn vị phải xác định tiêu chí phù hợp làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh, nhƣ thời gian sử dụng của TSCĐ cho từng hoạt động hoặc số lƣợng sản phẩm, dịch vụ tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ (Ví dụ: máy chụp XQuang,…) để làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ cho phù hợp với cách thức thu hồi lợi ích kinh tế của từng TSCĐ. Tiêu chí này khi lựa chọn làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh thì đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán và phải thuyết minh trên báo cáo tài chính. Căn cứ vào Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, kế toán căn cứ vào số khấu hao phải trích hàng tháng theo quy định để xác định chi phí khấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo công thức: