CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.4.2 Công tác kế toán một số nội dung chủ yếu
Doanh thu của đơn vị HCSN bao gồm doanh thu do NSNN cấp (cấp phát chi hoạt động thường xuyên và chi đầu tư); thu phí, lệ phí được để lại theo quy định của cấp có thẩm quyền, nguồn viện trợ cho biếu tặng, nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nguồn thu khác.
a1. Kế toán doanh thu do ngân sách cấp
Kế toán sử dung các tài khoản phản ánh gồm: TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp, TK 337 – Tạm thu, và các tài khoản ghi đơn. Các sổ kế toán theo dõi doanh thu do ngân sách cấp gồm: Sổ cái TK 511, Bảngtổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Đơn vị phải mở sổ tài khoản 511 theo dõi doanh thu hoạt động do ngân sách cấp. Khoản doanh thu này cũng cần đƣợc mở chi tiết theo các loại thu như thường xuyên, không thường xuyên, thu khác. Đối với các khoản thu chƣa đủ điều kiện ghi nhận ngay, kế toán phải mở sổ tài khoản 337- Tạm thu để theo dõi các khoản này. Khi nào đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kết chuyển qua tài khoản 511.
a2. Đối với thu viện trợ,vay nợ nước ngoài
Kế toán phải mở sổ tài khoản 512 để theo dõi nguồn viện trợ. Kế toán cũng cần mở sổ chi tiết theo mỗi loại chương trình, dự án. Trường hợp đơn vị sử dụng nguồn viện trợ để đầu tƣ, mua sắm TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho (xuất dùng dần) là khoản kinh phí cấp 1 lần nhƣng đơn vị sử dụng trong nhiều năm (hoặc xuất sử dụng dần trong năm) đƣợc ghi nhận là 1 khoản nhận trước chưa ghi thu thông qua tài khoản 336. Khi xuất dụng
hoặc khấu hao, kế toán ghi tăng thu viện trợ.
a3. Thu phí được khấu trừ, để lại
Kế toán đơn vị sự nghiệp mở sổ tài khoản 514 để theo dõi doanh thu phí thu được từ các hoạt động dịch vụ do cơ quan nhà nước thực hiện hoặc số phí thu đƣợc từ các hoạt động dịch vụ do đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện mà đơn vị đƣợc khấu trừ (đối với đơn vị sự nghiệp công lập), để lại (đối với cơ quan nhà nước) theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí. Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí đơn vị phản ánh vào TK 337- Tạm thu (3373). Định kỳ, đơn vị xác định số phải nộp NSNN theo quy định của pháp luật phí, lệ phí (hoặc nộp cấp trên (nếu có), phần đƣợc khấu trừ, để lại đơn vị là nguồn thu của đơn vị và hạch toán vào TK 014- Phí đƣợc khấu trừ, để lại. Đồng thời, căn cứ vào số đã chi từ nguồn phí đƣợc khấu trừ để lại (trừ phần để đầu tƣ, mua sắm TSCĐ; mua sắm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho) để kết chuyển từ TK 337- Tạm thu (3373) sang TK 514- Thu phí đƣợc khấu trừ, để lại (đơn vị có thể kết chuyển từ TK 337 sang TK 514 đồng thời với chi phí phát sinh hoặc kết chuyển định kỳ tương ứng với số chi phí đã phát sinh.
Đối với phần phí đƣợc khấu trừ, để lại dùng để đầu tƣ, mua sắm TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho (xuất dùng dần) là khoản thu 1 lần nhƣng đơn vị sử dụng trong nhiều năm (hoặc xuất sử dụng dần trong năm), khi đơn vị mua TSCĐ hoặc mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, kế toán sẽ kết chuyển từ TK 337- Tạm thu (3373) sang TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu. Cuối năm, căn cứ vào số khấu hao TSCĐ đã trích trong năm và tình hình xuất kho nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong năm, kế toán kết chuyển từ TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu sang TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại tương ứng với số khấu hao đã trích và số nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã xuất sử dụng.
Cuối năm, toàn bộ số phí đƣợc khấu trừ, để lại đƣợc kết chuyển vào TK 911- Xác định kết quả (9111) để xác định thặng dƣ (thâm hụt)
a4. Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Khi đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kế toán mở sổ tài khoản 531 để theo dõi doanh thu sản xuất kinh doanh dịch vụ. Kế toán cũng mở số chi tiết theo mỗi hoạt động phát sinh doanh thu nhƣ các khoản doanh thu về bán sản phẩm, hàng hóa, ấn chỉ, cung cấp dịch vụ; khoản thu về các đề tài, dự án liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân; thu dịch vụ đào tạo;
dịch vụ dạy nghề; dịch vụ y tế; dịch vụ văn hóa; dịch vụ thể thao và du lịch;
dịch vụ thông tin truyền thông và báo chí; dịch vụ khoa học và công nghệ;
dịch vụ sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác; thu cho thuê tài sản (kể cả thu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có tài sản cho sử dụng chung theo quy định của pháp luật); các khoản thu dịch vụ khác theo quy định của pháp luật (nhƣ dịch vụ gửi xe, cho thuê kiốt...).
Điều kiện ghi nhận doanh thu về cơ bản tương tự điều kiện ghi nhận doanh thu trong doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán chuyển doanh thu qua tài khoản xác định kết quả (tk 911). Kế toán cần lập các báo cáo doanh thu theo nguồn phát sinh để cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
a5. Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Tổ chức kế toán các khoản thu chủ yếu cung cấp thông tin theo dõi các khoản thu theo đúng quy định của nhà nước, qua đó giúp đơn vị thực hiện kiểm soát nguồn thu, khả năng sử dụng nguồn thu để thực hiện chi. Theo dõi chi tiết các khoản thu cũng cung cấp thông tin cho quản lý đánh giá tiến độ thực hiện thu để có phản hồi với cơ quan cấp kinh phí khi có vướng mắc. Với các đơn vị tự chủ, theo dõi chi tiết các khoản thu phí đƣợc khấu trừ, để lại sẽ cung cấp thông tin quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thu.
Theo dõi chi tiết các nguồn thu từ phí cũng cung cấp thông tin nội bộ
nhằm đánh giá các khoản thu, qua đó thực hiện giao khoán các khoản chi ở các đơn vị lập dựa toán dựa vào hoạt động. Theo dõi chi tiết doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ cung cấp thông tin cho quản trị về nguồn kinh phí có đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của Nhà nước hay không.
b. Kế toán chi phí
Các khoản chi của đợn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các khoản chi về hoạt động ( gồm thường xuyên, không thường xuyên); chi viện trợ, vay nợ nước ngoài; chi quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; và nguồn chi khác.
b.1 Chi hoạt động do NSNN cấp
Kế toán sử dung các tài khoản phản ánh gồm: TK 611 – Chi phí hoạt động và các tài khoản ghi đơn khác. Các sổ kế toán theo dõi chi phí hoạt động do ngân sách cấp gồm: Sổ cái TK 611, Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Đơn vị phải mở sổ chi tiết tài khoản 611 theo các loại chi như chi thường xuyên, chi không thường xuyên. Đồng thời mở thêm tài khoản cấp 3 để theo dõi các nội dung như chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên; chi phí vật tƣ, công cụ và dịch vụ đã sử dụng; chi phí hao mòn TSCĐ;
chi hoạt động khác. Các khoản chi này chi theo dự toán chi đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b.2 Chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài
Kế toán sử dụng tài khoản 612-Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài và các tài khoản ghi đơn khác nhƣ TK 004…Đồng thời kế toán mở sổ theo dõi chi phí này bao gồm: Sổ cái TK 612, Sổ theo dõi nguồn viện trợ, Sổ theo dõi nguồn vay nợ nước ngoài.
Đơn vị mở sổ chi tiết tài khoản 612 theo hai nội dung là chi từ nguồn viện trợ và chi từ nguồn vay nợ nước ngoài. Trong trường hợp đơn vị có
nhiều chương trình, dự án viện trợ và vay nợ nước ngoài thì kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng chương trình, dự án riêng biệt và tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý. Cuối năm kết chuyển chi phí này sang tài khoản 9111 để xác định kết quả
b.3 Chi từ hoạt động thu phí
Kế toán sử dụng tài khoản 614-Chi phí hoạt động thu phí và các tài khoản ghi đơn khác nhƣ TK 014 để phản ánh các khoản chi cho hoạt động thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật. Ngoài ra đơn vị còn mở sổ kế toán nhằm theo dõi các khoản chi phí này nhƣ sổ cái TK 614, Sổ theo dõi nguồn phí đƣợc khấu trừ, để lại.Đối với hoạt động này, kế toán đơn vị phải theo dõi chi tiết từng nội dung chi như chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên; chi phí vật tƣ, CCDC và dịch vụ đã sử dụng; chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí khác liên quan.
Ngoài ra, khi phát sinh chi phí mua sắm tài sản cố định, nguyên liệu, vật liệu, CCDC nhập kho dùng cho hoạt động thu phí thì đơn vị hạch toán Có TK 014 và không hạch toán vào TK 614. Khi trích khấu hao TSCĐ, xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC thì đơn vị đƣợc phép hạch toán vào chi phí trên TK 614. Chênh lệch chi phí thực tế với số thu phí đƣợc khấu trừ, để lại đơn vị phải xử lý theo quy định của Nhà nước hiện hành. Cuối năm kết chuyển chi phí này sang TK 9111 để xác định kết quả.
b.4 Chi từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
Khi đơn vị phát sinh các chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ gồm các chi phí về lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của cán bộ quản lý bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động; tiền thuê đất, thuế môn bài; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng, lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà, chi phí phát sinh
liên quan đến hàng bán trả lại...) của bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không phân bổ đƣợc trực tiếp vào từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ, nhóm dịch vụ và chi phí khấu hao TSCĐ chỉ sử dụng cho bộ phận quản lý sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì kế toán tại đơn vị mở sổ tài khoản 642 để theo dõi chi phí này. Kế toán có thể mở số chi tiết, tài khoản cấp 2 theo dõi chi phí phát sinh cụ thể từng hoạt động tạo ra doanh thu tại đơn vị hoặc cũng có thể mở tài khoản cấp 2, sổ chi tiết theo từng bộ phận sản xuất, kinh doanh tại đơn vị, việc sử dụng cách thức theo dõi nào tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tại từng đơn vị vụ thể.
Không hạch toán vào Tài khoản 642 các chi phí liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ; chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân công trực tiếp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận trực tiếp SXKD, dịch vụ.
Trong trường hợp kế toán chưa xác định được chi phí chung phát sinh tại đơn vị có thuộc hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hay không thì kế toán phải hạch toán vào TK 652, khi nào xác định đƣợc chính xác đƣợc chi phí này thuộc hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì kế toán mới đƣợc kết chuyển từ TK 652 sang TK 642. Cuối kỳ, kế toán chuyển chi phí này qua tài khoản xác định kết quả TK 9112. Kế toán cần lập các báo cáo chi tiết chi phí hoặc bảng phân bổ chi phí theo nguồn phát sinh để cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
b.5 Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Tổ chức kế toán các khoản chi phí cung cấp thông tin theo dõi các khoản chi theo đúng định mức của nhà nước, qua đó giúp đơn vị thực hiện kiểm soát các khoản chi, đánh giá kết quả từng hoạt động. Theo dõi chi tiết các khoản chi phí cũng cung cấp thông tin cho quản lý đánh giá tiến độ thực hiện dự toán chi để có cơ sở quyết toán cũng nhƣ xin cấp kinh phí trình cơ quan cấp kinh phí khi có thiếu hụt. Với các đơn vị tự chủ, tự đảm bảo nguồn chi thường
xuyên, theo dõi chi tiết các khoản chi phí sẽ cung cấp thông tin quan trọng trong việc kiểm soát nguồn chi, lợi nhuận cũng nhƣ dòng tiền tại đơn vị, đồng thời kiểm soát, theo dõi thực hiện giao khoán các khoản chi ở các đơn vị lập dựa toán dựa vào hoạt động. Theo dõi chi tiết chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ cung cấp thông tin cho quản trị về nguồn kinh phí có đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của Nhà nước, hợp lý và có hiệu quả hay không. Đồng thời cung cấp thông tin, số liệu cho việc phân tích tình hình sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị nhằm phát huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí.
c. Kế toán tài sản cố định c.1 Đặc điểm kế toán
Về ghi nhận TSCĐ: Quy định rõ TSCĐ là những tƣ liệu lao động có giá trị lớn (theo quy định hiện hành lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng) và có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên. Đối với TSCĐ đặc thù: Những tài sản (trừ tài sản là nhà, vật kiến trúc) có nguyên giá từ 5 triệu đồng đến dưới 10 triệu đồng và có thời gian sử dụng trên 1 năm; Tài sản là trang thiết bị dễ hỏng, dễ vỡ (nhƣ thuỷ tinh, gốm, sành sứ…) phục vụ nghiên cứu khoa học, thí nghiệm có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên.
Về xác định nguyên giá của TSCĐ: Trong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá (giá thực tế hình thành TSCĐ), giá trị hao mòn-khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.
Việc tính hao mòn TSCĐ thực hiện mỗi năm 1 lần vào tháng 12, trước khi khoá sổ kế toán hoặc bất thường. Phạm vi TSCĐ phải tính hao mòn là tất cả TSCĐ hiện có.
Việc tính khấu hao TSCĐ tính tương tự như tại doanh nghiệp, trích khấu hao TSCĐ ngay từ lúc ghi tăng TSCĐ.
Kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi, hạch toán tài sản cố định tại
đơn vị: TK 211-TSCĐ hữu hình; TK 213-TSCĐ vô hình; TK 214-Khấu hao và hao mòn TSCĐ; TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang. Bên cạnh đó, kế toán còn có thể mở tài khoản cấp 2 hoặc sử dụng các sổ chi tiết nhƣ Sổ cái tài khoản, Sổ tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng nhằm theo dõi tình hình biến động tài sản tại đơn vị.
Kế toán phải theo dõi chi tiết chính xác nguyên giá, nguồn hình thành của từng đối tƣợng TSCĐ theo từng loại, địa điểm bảo quản, quản lý sử dụng TSCĐ, đồng thời phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định thống nhất.
Khi mua sắm TSCĐ từ nguồn NSNN giao trong năm, kể cả nguồn viện trợ, vay nợ, nguồn thu phí đƣợc để lại thì đối với tổng tiền đã chi ra liên quan trực tiếp đến TSCĐ kế toán hạch toán vào các tài khoản ngoài bảng TK 008, TK 012, TK 014, TK 018. Đối với trường hợp TSCĐ mua về không đưa vào sử dụng mà phải lắp đặt, chạy thử, nghiên cứu phát triển hoặc là do xây dựng cơ bản thì kế toán tạm thời hạch toán trên TK 241, sau đó tổ chức mở sổ chi tiết theo dõi chi phí phát sinh cho tài sản này, khi bàn giao đƣa vào sử dụng, kế toán kết chuyển từ TK 241 sang TK 211, 213.
TSCĐ hình thành từ nguồn nào thì khi tính khấu hao, hao mòn sẽ đƣợc kết chuyển từ TK 366 sang TK doanh thu tương ứng (TK 511, 512, 514), đồng thời phản ánh vào tài khoản chi phí tương ứng với hoạt động đó (TK 611, 612, 614, 642). Khi có sự thay đổi về nguyên giá TSCĐ thì kế toán phải tuân thủ theo quy định hiện hành của Nhà nước, phải lập biên bản ghi rõ căn cứ thay đổi nguyên giá, xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ và thực hiện điều chỉnh sổ sách kế toán.
Mọi TSCĐ hiện có tại đơn vị đƣợc quản lý chặt chẽ về hiện vật và giá trị, đơn vị có trách nhiệm thực hiện kiểm kê định kỳ hằng năm về TSCĐ hiện có thực tế, báo cáo cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp để thống nhất hạch