CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG
2.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ . 40
2.1.2 Tổ chức quản lý
Trong giai đoạn 2011-2018, ban giám đốc của Trung tâm giám định chất lƣợng xây dựng nhƣ sau:
+ 01 Giám đốc: Do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm
+ 01 Phó Giám đốc: Do Giám đốc Sở Xây dựng bổ nhiệm với thời hạn 05 năm, gồm 01 phụ trách lĩnh vực kỹ thuật hoặc 01 phụ trách lĩnh vực kế hoạch, hành chính.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC G ám đố Phó Giám đố
K ố quản lý K ố trự t ếp Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Tổ chức Kế hoạch Kế toán Kiểm Thí H.chính Tổng hợp Tài vụ định nghiệm
: Quan hệ chỉ đạo trực tuyến.
: Quan hệ phối hợp.
: Quan hệ chỉ đạo phụ trợ.
: Quan hệ tham vấn.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hội đồng thẩm định kỹ thuật do Giám đốc Trung tâm làm Chủ tịch, các thành viên ( kiêm nhiệm ) là các cán bộ kỹ thuật chủ chốt của Trung tâm; Hội đồng do Giám đốc Trung tâm quyết định thành lập. Hội đồng có chức năng tham vấn (nội bộ ) cho Giám đốc Trung tâm về kết quả kiểm định chất lƣợng, đề ra giải pháp, phương án nhằm xử lý, khắc phục tối đa sự cố công trình.
Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban đƣợc quy định rõ ràng nhƣ sau:
* Phòng kế hoạch - tổng hợp
Biên chế của phòng là 04 người gồm 01 Trưởng phòng và 03 nhân viên với chức năng nhiệm vụ:
- Tổng hợp lập kế hoạch toàn diện mọi hoạt động của Trung tâm, định kỳ hàng quý, hàng năm trình cấp trên .
Hộ đồng Thẩm định KT
- Triển khai thực hiện và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch.
- Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ kế hoạch và các báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc .
- Lập hợp đồng kinh tế với các Chủ đầu tƣ và các đối tác có nhu cầu kiểm định, giám định chất lƣợng công trình .
- Phân tích tình hình hoạt động giám định chất lƣợng thi công xây lắp và kiểm định chất lƣợng công trình xây dựng , cấu kiện, sản phẩm xây dựng.
- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, soạn thảo đề tài, đề án, phương án dự án đầu tƣ phát triển Trung tâm do Giám đốc giao.
Phối hợp các phòng xây dựng định mức hao phí vật tƣ kỹ thuật, lao động … * Phòng Kế toán – Tài vụ
Biên chế của phòng là 04 người gồm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán là Trưởng phòng và 03 nhân viên, với chức năng và nhiệm vụ chính:
- Lập kế hoạch tài chính hàng quý, năm; báo cáo quyết toán tài chính theo qui định, báo cáo Giám đốc trước khi ký trình các cấp phê duyệt.
- Quản lý và sử dụng các nguồn vốn đầu tƣ có hiệu quả.
- Theo dõi thu và đóng BHXH, BHYT thanh toán các khoản chế độ cho cán bộ, viên chức, nhân viên trong cơ quan theo đúng qui định của Nhà nước.
- Thường xuyên cập nhật số liệu, ghi chép, phản ánh từng nguồn thu, chi và tình hình sử dụng nguồn thu, chi đúng theo chế độ quản lý tài chính và báo cáo bằng văn bản các khoản tiền gởi, tồn quỹ theo định kỳ hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc.
- Đôn đốc thu hồi các khoản nợ. báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, chứng từ thanh toán đúng theo chế độ kế toán tài chính.
- Thường xuyên kiểm tra công tác chuyên môn nghiệp vụ kế toán theo chế độ Nhà nước quy định và sự hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách tài chính theo luật định
- Đảm bảo công tác bảo mật các số liệu tài chính trong cơ quan. Không đƣợc phát hành các số liệu tài chính của cơ quan trong nội bộ cũng nhƣ các cơ quan có liên quan khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Giám đốc. Phân công cất, giữ, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, bảo quản các công cụ, dụng cụ, phương tiện làm việc đƣợc trang bị.
* Phòng Tổ chức - hành chính
Biên chế của phòng là 04 người gồm 01Trưởng phòng và 03 nhân viên với chức năng và nhiệm vụ:
-Tham mưu soạn thảo các quyết định, điều động, kỷ luật, thi đua khen thưởng, đề bạt cán bộ, viên chức; ký kết, chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động; qui định giao nhiệm vụ cho công chức viên chức giám sát, kiểm định, đánh giá chất lƣợng công trình.
-Theo dõi quá trình công tác của cán bộ, viên chức, đến thời hạn đề xuất nâng bậc lương, giải quyết các chế độ khác có liên quan đến quyền lợi cán bộ, viên chức theo qui định của pháp luật; đề xuất , tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm trong việc tuyển dụng cán bộ, viên chức.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật; quản lý ngày công lao động, chế độ nghỉ phép; chủ động và phối hợp với các phòng trực thuộc bảo vệ an ninh, trật tự, phòng chống cháy, nổ trong đơn vị.
- Lập báo cáo thống kê liên quan đến công tác tổ chức, nhân sự theo quy định và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
- Quản lý và sử dụng con dấu, in ấn , sao chép; khi phát hành tài liệu phải được sự đồng ý của Giám đốc và đúng theo qui định của Nhà nước.
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo bí mật, an toàn đúng theo qui định hiện hành.
- Tiếp nhận các văn bản của các cơ quan gởi đến Trung tâm, phát hành và lưu trữ các văn bản Trung tâm gởi đi.
- Phối hợp với phòng Kế toán lập hồ sơ BHXH, BHYT cho cán bộ, người lao động, công chức, viên chức trong cơ quan theo qui định của Nhà nước.
- Thường xuyên tổ chức trực để hướng dẫn khách đến quan hệ công tác với Trung tâm và thực hiện công tác đối nội và đối ngoại trong cơ quan.
- Đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, viên chức trong cơ quan theo luật định.
* Phòng Kiểm định ( chất lượng công trình , VLXD)
Biên chế của phòng là 16 người gồm : 01 Trưởng phòng và 15 nhân viên với chức năng và nhiệm vụ chính:
- Trực tiếp thực hiện việc kiểm định chất lƣợng công trình , hạng mục công trình xây dựng theo từng công việc đƣợc giao.
- Kiểm tra chất lƣợng các cấu kiện xây dựng, sản phẩm xây dựng, VLXD.
- Dự thảo kết luận, đánh giá chất lƣợng, đề xuất giải pháp xử lý ( nếu có ) đối với các công trình kém chất lƣợng.
- Tham gia xác định nguyên nhân sự cố công trình và đề xuất biện pháp khắc phục.
- Cập nhật các thông tin, thu thập tài liệu về khoa học kỹ thuật liên quan đến công tác xây dựng .
- Quản lý tài sản, trang thiết bị do Trung tâm trang bị cho phòng.
*Phòng Thí nghiệm
Biên chế của phòng Thí nghiệm 10 người gồm 01 Trưởng phòng là kỹ sƣ xây dựng lành nghề, 09 kỹ thuật viên (trong đó có 03 Trung cấp chuyên
ngành) có chứng chỉ thí nghiệm viên do Viện khoa học công nghệ Bộ Xây dựng cấp. Và có chức năng, nhiệm vụ nhƣ sau:
- Phối hợp với các phòng liên quan tiếp nhận mẫu, hoặc trực tiếp lấy mẫu để kiểm tra, thử nghiệm các chỉ tiêu cơ, lý, hóa của vật liệu, sản phẩm xây dựng… theo tiêu chuẩn xây dựng đƣợc áp dụng hiện hành.
- Xác định kết quả và lập phiếu kiểm nghiệm theo mẫu quy định.
- Cung cấp kết quả kiểm nghiệm cho các phòng liên quan, làm cơ sở cho việc đánh giá, kết luận chất lƣợng vật liệu, sản phẩm xây dựng .
- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân sử dụng, vận hành và bảo quản các dụng cụ, thiết bị thuộc phòng quản lý.
2.1.3 Đặ đ ểm hoạt động tài chính củ đơn vị a. Cơ chế tài chính áp dụng
Trung tâm giám định chất lƣợng xây dựng Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp công lập có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, chịu sự lãnh đạo, giám sát về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của Sở Xây dựng.
Giám đốc Trung tâm là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động về tài chính kế toán, hoạt động sự nghiệp của đơn vị và thực hiện công khai tài chính theo quy định.
Hiện nay, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập công lập đƣợc tuân thủ theo quy định của Nghị định 16/2015/ND-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về việc “Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập”.Theo đó thì quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đƣợc trao cho đơn vị sự nghiệp công lập trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao; phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ chất lƣợng cao cho xã hội; tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Nhà nước
thực hiện chủ trương xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy động sự đóng góp của cộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động sự nghiệp, từng bước giảm dần bao cấp từ NSNN.
Cơ chế quản lý theo hướng tự chủ tại đơn vị thể hiện qua một số nội dung nhƣ sau:
- Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập
Tiền lương (lương chính): Mức lương ngạch bậc, phụ cấp thực hiện theo Nghị định 204/2004/CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ.
Tiền công: (Đối với lao động hơp động ngắn hạn): Mức thanh toán theo thỏa thuận giữa người lao động với giám đốc đơn vị được ghi trên hợp đồng.
Tiền phụ cấp: Nội dung và mức thanh toán thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Chế độ thanh toán phép (theo Thông tƣ 141/2011/TT-BCT ngày 20/10/2011): Phép năm nào thực hiện theo năm đó, trừ trường hợp theo yêu cầu công tác, Giám đốc có thể quyết định cho nghỉ phép sang năm sau.
- Lương tăng thêm: Căn cứ kết quả chênh lệch thu lớn hơn chi của bênh viện mà trích lương tăng thêm, nhưng không được quá hai lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm (lương chính). Phương thức xác định lương tăng thêm tại đơn vị: Thu nhập tăng thêm phải đảm bảo sự công bằng cho người lao động, phù hợp với chức vụ và trình độ chuyên môn của mỗi người. Chi các khoản khác phát sinh theo phê duyệt của Giám đốc
- Sử dụng kết quả tài chính trong năm
Căn cứ vào kết quả hoạt động tài chính trong năm, sau khi đảm bảo các khoản chi và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước (nếu có) phần chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên, còn lai được trích lập các quỹ của đơn vị theo trình tự nhƣ sau:
+ Trích quỹ đầu tƣ phát triển: 25% chênh lệch thu chi
+ Trích các quỹ khen thưởng, phúc lợi: Tối đa không quá 3 tháng lương tăng thêm bình quân/năm
+ Trích dự phòng ổn định thu nhập b. Nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị chủ yếu là nguồn ngân sách nhà nước cấp hàng năm bao gồm nguồn kinh phí chi thường xuyên và nguồn kinh phí chi không thường xuyên. Bên cạnh đó nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị còn có nguồn thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ.
Sau đây là bảng minh họa chi tiết tỷ trọng các loại nguồn kinh phí của đơn vị trong 2 năm 2017-2018 đƣợc tổng hợp từ số liệu có trong Báo cáo quyết toán của đơn vị.
Bảng 2.1. Minh họa tỷ trọng các loại nguồn tại đơn vị trong 2 năm gần đây:
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
STT N uồn NS
G á trị Tỷ trọn %
Ghi Năm 2017 Năm 2018 Năm chú
2017
Năm 2018
1 Thường
xuyên 2.417.932.877 2.745.000.000 96,7 57,6 2 Không
thường xuyên 45.000.000 1.919.903.718 1,8 40,3 3 Khác 36.955.961 98.110.772 1,5 2,1
c. Quy trình ngân sách
Quy trình lập dự toán ngân sách được lập thông qua các bước sau:
Bƣ c 1: Đánh giá tình hình thực hiện năm báo cáo
Căn cứ vào số liệu 9 tháng đầu năm hiện tại, ƣớc tình hình thực hiện quý IV, nhận xét đánh giá khái quát tình hình thực hiện các mặt trong công tác nhƣ: công tác chuyên môn, công tác quản lý tài chính, nhằm rút ra những
ƣu, nhƣợc điểm và nguyên nhân để tìm ra những biện pháp hữu hiệu cho năm kế hoạch.
Bƣ c 2: Xác định các chỉ tiêu năm kế hoạch
Căn cứ vào các chức năng, nhiệm vụ, các chỉ tiêu, kế hoạch công tác mà cơ quan, đơn vị đƣợc giao trong năm để xác định các chi tiêu về lao động, các chỉ tiêu sự nghiệp... đây là cơ sở tính toán dự toán thu, chi hàng năm.
Bƣ c 3: Tính toán dự toán
Căn cứ vào các chỉ tiêu đã đƣợc xác định, các tiêu chuẩn định mức chi tiêu, các chính sách, chế độ của Nhà nước quy định cho từng ngành, đơn vị và nhu cầu thực tế để tính toán trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả.
NCtx = NCCN + NCQL + NCCM + NCMS
Trong đó:
NCTX: Nhu cầu chi thường xuyên trong năm kế hoạch NCCN: Nhu cầu chi cho con người trong năm kế hoạch NCQL: Nhu cầu chi quản lý hành chính trong năm kế hoạch NCCM: Nhu cầu chi nghiệp vụ trong năm kế hoạch
NCMS: Nhu cầu chi không thường xuyên (thuộc nguồn vốn thường xuyên) của đơn vị trong năm kế hoạch.
Bƣ c 4: Lên hồ sơ dự toán
Sau khi tính toán xong dự toán thu, chi trong năm kế hoạch, đơn vị phải lên hồ sơ dự toán theo các biểu mẫu quy định hiện hành gửi Sở Xây dựng và Sở Tài chính.
Hồ sơ dự toán gồm các biểu mẫu phản ánh số liệu và bảng thuyết minh giải thích các số liệu trong biểu mẫu
Sơ đồ 2.2. Minh họa quy trình lập dự toán tại đơn vị Chấp hành dự toán ngân sách
Theo kết quả nghiên cứu, đơn vị tổ chức thực hiện dự toán theo quy định nhƣ sau:
- Đối với các khoản thu: Nguồn ngân sách cấp: Trên cơ sở Quyết định giao dự toán của văn phòng Sở Xây dựng, đơn vị thực hiện rút dự toán qua sự kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch.
- Đối với các khoản chi: Các khoản chi thường xuyên: đơn vị được tự chịu trách nhiệm về các nội dung chi tiêu, thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định tài chính hiện hành. Kinh phí sử dụng đƣợc chuyển bằng chứng từ để kho bạc kiểm soát và thanh toán trực tiếp cho người lao động thông qua việc trả lương bằng tài khoản và thanh toán cho các nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Cuối năm sau khi hoàn thành kế hoạch công tác, văn phòng Sở Xây dựng phối hợp với Sở Tài chính kiểm tra và ra thông báo, đơn vị tiến hành xác định số kinh phí tiết kiệm chi, số kinh phí tiết kiệm đƣợc trích vào quỹ phát triển
Căn cứ biên chế Sở Nội vụ giao
Căn cứ nhiệm vụ đƣợc giao
Căn cứ thu phí, lệ phí năm trước Căn cứ thu chi năm trước
Xây dựng dự toán chi hành chính theo định mức
Xây dựng dự toán chi nghiệp vụ chuyên môn
Xây dựng dự toán thu-chi phí, lệ phí
Xây dựng dự toán thu-chi hoạt động SXKD,dịch vụ
Xây dựng dự toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Xây dựng dự toán tổng hợp
hoạt động sự nghiệp phúc lợi, quỹ khen thưởng, phúc lợi và chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức.
Quyết toán thu - chi ngân sách
Đơn vị đã thực hiện việc kiểm tra, tổng hợp c á c số liệu về việc chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở nhằm phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu chi, đơn vị đã hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách thông qua các báo cáo nhƣ BCTC,Báo cáo LCTT, thuyết minh BCTC, Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động, Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình dự án……
Ngoài ra công tác kế toán chủ yếu trong giai đoạn này bao gồm:
- Xử lý số dƣ TK tiền gửi đƣợc NS cấp - Xử lý số dƣ dự toán
- Xử lý số dƣ tạm ứng kinh phí NS - Đối chiếu với vốn ĐTXDCB
2.2 NHẬN DIỆN NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ NỘI BỘ
Qua tìm hiểu đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý và trao đổi với một số cán bộ quản lý, có thể nhận diện một số nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ của đơn vị nhƣ sau:
*Thông tin về doanh thu
- Đối với hoạt động sự nghiệp: Căn cứ quyết định giao dự toán của Sở Xây dựng, kế toán cung cấp những thông tin về tổng giá trị dự toán thu NSNN, tổng dự toán được phân bổ bao gồm: dự toán hoạt động thường xuyên (Nguồn 13), dự toán hoạt động không thường xuyên (Nguồn 12) và kinh phí cải cách tiền lương giao hàng năm.
Nhu cầu thông tin về tổng nguồn thu từ phí lệ phí bao gồm năm liền