CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG
2.4 CÔNG TÁC KẾ TOÁN MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN
2.4.1 Công tác kế toán hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
Doanh thu của Trung tâm bao gồm: Doanh thu do NSNN cấp (cấp phát chi hoạt động thường xuyên, không thường xuyên và chi đầu tư), doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nguồn thu khác (lãi ngân hàng).
a1. Kế toán doanh thu do ngân sách cấp
Tại đơn vị kế toán sử dụng các tài khoản phản ánh gồm: TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp (chi tiết theo hoạt động thường xuyên và không thường xuyên) và tài khoản ghi đơn 008(chi tiết theo hoạt động thường xuyên, không thường xuyên). Kế toán đơn vị không sử dụng tài khoản 337-Tạm thu để hạch toán kinh phí hoạt động NSNN cấp.
Kế toán mở sổ theo dõi doanh thu do ngân sách cấp (Sổ cái TK 511).
Cụ thể, đối với các khoản NSNN cấp cho đơn vị để thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như lương và các khoản trích theo lương cho công chức, viên chức công tác tại đơn vị; văn phòng phẩm; tiền điện nước…..kế toán sẽ sử dụng tài khoản 5111 để theo dõi và phản ánh. Ngƣợc lại, đối với các khoản NSNN cấp cho đơn vị thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên tại đơn vị nhƣ mua sắm TSCĐ, kinh phí sinh viên khá giỏi, phụ cấp thu hút….thì sẽ đƣợc theo dõi và phản ánh trên tài khoản 5112.
a2. Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Tại đơn vị, kế toán mở sổ tài khoản 531 để theo dõi doanh thu sản xuất kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên, kế toán chƣa mở số chi tiết theo mỗi hoạt động phát sinh doanh thu nhƣ hoạt động thẩm tra hồ sơ thiết kế, hoạt động sát hạch, hoạt động kiểm định chất lƣợng, hoạt động thí nghiệm, hoạt động giám sát công trình. Tất cả khoản doanh thu này đều đƣợc theo dõi trên Sổ cái tài khoản 531, dẫn đến kế toán đơn vị cũng chƣa lập đƣợc báo cáo doanh thu theo nguồn phát sinh, không cung cấp đƣợc thông tin tỷ trọng nguồn thu theo hoạt động dẫn đến nhà quản lý không đánh giá đƣợc hoạt động nào tạo ra doanh thu chính để có chiến lƣợc phát triển doanh thu.
Về cơ bản tại đơn vị doanh thu đƣợc ghi nhận khi kế toán xuất hóa đơn bán hàng.Cuối kỳ, kế toán chuyển doanh thu qua tài khoản xác định kết quả (TK 9112).
Minh họa sổ cái TK 531
a3. Cung cấp thông tin
Kế toán tại đơn vị đã cung cấp thông tin theo dõi các khoản thu theo đúng quy định của nhà nước bao gồm thu từ NSNN cấp và từ hoạt động sản xuất kinh doanh, qua đó giúp đơn vị thực hiện kiểm soát nguồn thu, khả năng sử dụng nguồn thu để thực hiện chi.
Tuy nhiên, vì lý do khách quan tại đơn vị không phát sinh nguồn thu phí, lệ phí nên kế toán không tổ chức hạch toán và theo dõi chi tiết các khoản thu phí được khấu trừ, để lại chính vì lý do này, nếu trong tương lai được giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí thì bộ máy quản lý và bộ máy kế toán có thể chƣa thích ứng kịp để quản lý nguồn thu này. Bên cạnh đó, việc theo dõi chi tiết doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tại đơn vị là rất sơ sài, không chi tiết từng hoạt động tạo ra doanh thu, dẫn đến không cung cấp thông tin tổng quan cho nhà quản trị về nguồn thu tại đơn vị.
b. Kế toán chi phí
Các khoản chi của Trung tâm bao gồm các khoản chi về hoạt động (gồm thường xuyên, không thường xuyên); chi quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
b1. Chi hoạt động do NSNN cấp
Tại đơn vị, kế toán đã sử dụng các tài khoản gồm: TK 611 – Chi phí hoạt động và tài khoản ghi đơn 008 nhằm theo dõi các khoản chi phí hoạt động do NSNN cấp. Khi có nghiệp vụ chi hoạt động phát sinh, kế toán đơn vị hạch toán Nợ TK 611/Có TK chi phí liên quan, đồng thời ghi Có TK 008(chi tiết theo hoạt động thường xuyên, không thường xuyên). Kế toán tại đơn vị đã mở sổ theo dõi chi phí hoạt động do ngân sách cấp gồm: Sổ cái TK 611.
Đối với tài khoản 611, kế toán tại đơn vị đã theo dõi chi tiết các loại chi như chi thường xuyên, chi không thường xuyên. Đồng thời mở thêm tài khoản cấp 3 để theo dõi các nội dung như chi phí tiền lương, tiền công và chi phí
khác cho nhân viên; chi phí vật tƣ, công cụ và dịch vụ đã sử dụng; chi phí hao mòn TSCĐ; chi hoạt động khác.
Minh hoạ sổ cái tài khoản 611 năm 2018.
b2. Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
Đối với các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kế toán tại đơn vị đã mở sổ tài khoản 642 để theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Đồng thời kế toán cũng mở số chi tiết, tài khoản cấp 2 theo dõi chi phí phát sinh cụ thể: chi phí lương, tiền công nhân viên (TK 6421), chi phí dịch vụ đã sử dụng (TK 6422) và chi phí khác (TK 6428). Kế toán không mở chi tiết tài khoản 6423-chi phí khấu hao mà gộp chung chi phí này vào tài khoản 6428-chi phí khác.
Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí và kết chuyển những chi phí này qua tài khoản xác định kết quả TK 9112. Kế toán tại đơn vị không lập các báo cáo chi tiết chi phí hoặc bảng phân bổ chi phí theo từng hoạt động cụ thể để cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
Minh họa Sổ cái TK 642 năm 2018
b3. Cung cấp thông tin
Kế toán tại đơn vị đã cung cấp thông tin về các khoản chi theo đúng định mức của nhà nước, qua đó giúp đơn vị thực hiện kiểm soát các khoản chi, đánh giá kết quả từng hoạt động, đồng thời giúp cho nhà quản lý đánh giá tiến độ thực hiện dự toán chi để có cơ sở quyết toán cuối năm, đồng thời cung cấp thông tin cho quản trị về nguồn kinh phí có đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của Nhà nước, hợp lý và có hiệu quả hay không.
Tuy nhiên kế toán đơn vị chƣa tổ chức hạch toán, theo dõi chi tiết chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ cho từng hoạt động cụ thể, chỉ theo dõi chung theo từng nội dung chi như chi con người, dịch vụ khác…dẫn đến việc không thể cung cấp thông tin nhằm phân tích tình hình sử dụng các nguồn thu nhất là thu từ hoạt động sản xuất dịch vụ của đơn vị nhằm phát huy hiệu quả hoạt động.
c. Kế toán tài sản cố định
c.1 Đặc điểm kế toán và tiêu chuẩn ghi nhận
Kế toán tại đơn vị đã tuân thủ quy định về việc ghi nhận TSCĐ là những tƣ liệu lao động có giá trị lớn (theo quy định hiện hành lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng) và có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên, những tài sản (trừ tài sản là nhà, vật kiến trúc) có nguyên giá từ 5 triệu đồng đến dưới 10 triệu đồng và có thời gian sử dụng trên 1 năm; Tài sản là trang thiết bị dễ hỏng, dễ vỡ (nhƣ thuỷ tinh, gốm, sành sứ…) phục vụ thí nghiệm có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên.
Kế toán tại đơn vị đã dựa vào nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá (giá thực tế hình thành TSCĐ), giá trị hao mòn-khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ để xác định giá trị nguyên giá TSCĐ. Đồng thời, kế toán cũng tổ chức theo dõi chi tiết chính xác nguyên giá, nguồn hình thành của từng đối
tƣợng TSCĐ theo từng loại, địa điểm bảo quản, quản lý sử dụng TSCĐ, phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định thống nhất.
Việc tính hao mòn TSCĐ tại Trung tâm đƣợc thực hiện mỗi năm 1 lần vào ngày 31 tháng 12, trước khi khoá sổ kế toán và áp dụng cho tất cả TSCĐ hiện hữu tại Trung tâm. Đồng thời bên cạnh đó, kế toán tại đơn vị cũng đã thực hiện việc tính và trích khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng.
Và việc trích khấu hao này đƣợc bắt đầu ngay từ khi đơn vị nhận bàn giao và đƣa tài sản vào sử dụng. Tuy nhiên, kế toán tại đơn vị lại không tổ chức theo dõi tài sản nào dùng cho hoạt động sự nghiệp, tài sản nào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Chính vì lý do đó dẫn đến việc khi trích khấu hao và hao mòn, kế toán trích theo tỷ lệ 50/50 cho hai hoạt động đó.
Tại Trung tâm, kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi, hạch toán tài sản cố định tại đơn vị: TK 211-TSCĐ hữu hình; TK 213-TSCĐ vô hình; TK 214-Khấu hao và hao mòn TSCĐ. Bên cạnh đó, kế toán còn mở tài khoản cấp 2 và sử dụng các sổ chi tiết nhƣ Sổ cái tài khoản, Sổ tài sản cố định, Bảng kê chi tiết tài sản cố định và thực hiện kiểm kê tài sản cố định hàng năm. Tuy nhiên đơn vị chƣa lập Thẻ tài sản cố định, Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng.
Minh họa Sổ cái tài sản cố định (211)
Minh họa Bảng kê chi tiết tài sản cố định. Chi tiết tại (Phụ lục 04-Bảng kê chi tiết tài sản cố định 2018)
Minh họa Sổ cái tài khoản 214
c.2 Cung cấp thông tin
Căn cứ vào bảng kê chi tiết tài sản cố định và việc sử dụng các tài khoản cấp 2, kế toán đơn vị đã cung cấp thông tin về nguồn hình thành là nguồn NSNN cấp hay là nguồn hoạt động kinh doanh. Kế toán cũng theo dõi chủng loại, số lƣợng, nguyên giá từng loại TSCĐ, tỷ lệ phân bổ khấu hao và hao mòn cho từng hoạt động, các thông tin này giúp cho nhà quản lý thực hiện giám sát chặt chẽ việc đầu tƣ, mua sắm và sử dụng tài sản của đơn vị, tổng hợp được các chỉ tiêu báo cáo của Nhà nước và đánh giá chính xác kết quả, hiệu quả của từng hoạt động tại đơn vị.
d. Kế toán vật tư, hàng hoá
Qua nghiên cứu thực tế tại đơn vị thì nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tƣ, CCDC, hàng hóa tại đơn vị là rất ít, gần nhƣ không phát sinh. Và khi phát sinh việc mua sắm thì không thông qua việc nhập và lưu kho, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí.
Chính do đặc thù tại đơn vị là CCDC, vật tư, hàng hóa không lưu kho, kế toán tại đơn vị hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động, điều này đã dẫn đến việc kế toán không thể cung cấp thông tin về giá mua, giá xuất kho, các quy định về định mức sử dụng, hao hụt, định mức dự trữ vật tƣ. Đồng nghĩa với việc nhà quản lý không thể theo dõi cụ thể tình hình sử dụng, xuất nhập kho cho từng hoạt động, không nắm đƣợc thông tin quản lý nhƣ vật tƣ hàng hóa dùng cho hoạt động nào, chi tiết ra sao, dẫn đến không kiểm soát đƣợc chi phí phát sinh, không khống chế định mức. Đây là một trong những yếu kém của đơn vị, mà nguyên nhân sâu xa chính là nhu cầu quản lý của đơn vị đối với phần hành này là không có.