CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC GIÁM SÁT CHẤT LƯỢNG THI CÔNG CÔNG TRÌNH
1.4. Vai trò của giám sát đến chất lượng công trình
1.4.1. Công tác tổ chức quản lý và trách nhiệm của chủ đầu tư
Có 3 loại hình tổ chức cơ bản áp dụng cho chủ đầu tư để quản lý dự án xây dựng công trình đó là: Tổ chức theo loại hình chức năng, tổ chức theo dạng dự án và tổ chức theo dạng ma trận.
1.4.1.1. Cơ cấu tổ chức dạng chức năng
Đặc trưng của cơ cấu tổ chức dạng chức năng: Đặc điểm nổi bật nhất của kết cấu tổ chức dạng chức năng chính là sự phân cấp quản lý khá rõ ràng. Cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở được phân bố lần lượt theo cấp độ kết cấu quản lý, đây là một hình thức tổ chức truyền thống phổ biến. Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi một ban ngành đều có nghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dạng chức năng
- Tổ chức dự án theo loại hình chức năng không làm rối loạn cơ chế hiện hành của cơ quan đơn vị. Được sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật: Mỗi một bộ phận chức năng của kết cấu này đều tập hợp được những cá nhân giỏi về chuyên môn trên lĩnh vực
này, điều này có lợi cho việc giao lưu và nghiên cứu học hỏi giữa họ, là sự ủng hộ mạnh mẽ về trí lực và kỹ thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự án.
- Tính linh hoạt trong sử dụng nhân viên: Nhóm dự án có thể lựa chọn những cá nhân giỏi chuyên môn về một phương diện nào đó từ các ban ngành chức năng tương ứng.
Khi một thành viên nào đó có xung đột trong nhiệm vụ công việc, bộ phận chức năng có thể linh hoạt lựa chọn thành viên khác để thay thế, như vậy có thể bảo đảm cho dự án được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn.
- Việc phân công theo chuyên môn hóa: Các bộ phận được phân chia theo chức năng và chuyên ngành nên sẽ có lợi cho nhân viên ở các bộ phận chuyên tâm vào việc nghiên cứu và tìm hiểu, có thể tiến hành sáng chế kỹ thuật và cải tiến phương pháp làm việc một cách hiệu quả.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức dạng chức năng
- Xét về mặt điều hành: Vì các thành viên của nhóm dự án được chọn tới từ các bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong điều hành với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu của một nhân viên nào đó thường sẽ rất khó điều chỉnh.
- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án: Vì sự cấu tạo của các thành viên trong nhóm dự án có tính bất ổn và tính ứng biến nhất định nên điều này lại gây ra những khó khăn cho công tác quản lý của tổ chức.
- Xét về mặt chức trách: Các thành viên của nhóm dự án thuộc về các bộ phận khác nhau nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đương đầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động nhất định nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên sẽ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.
Phạm vi áp dụng của cơ cấu tổ chức dạng chức năng: Kiểu tổ chức theo dạng này thích hợp với các dự án thi công quy mô nhỏ, mang tính chuyên nghiệp cao, không phải liên quan đến nhiều bộ phận.
1.4.1.2. Cơ cấu tổ chức dạng dự án
Đặc trưng của cơ cấu tổ chức dạng dự án:
- Có tổ chức và đội ngũ dự án độc lập, hoàn chỉnh của riêng mình, giám đốc dự án có quyền khống chế hoàn toàn đối với đội ngũ dự án.
- Thành viên trong ban dự án không có mối quan hệ lãnh đạo và bị lãnh đạo với bộ phận làm việc cũ trong thời gian xây dựng công trình. Nhân viên phụ trách của đơn vị cũ có thể phụ trách chỉ đạo và giám sát nghiệp vụ, nhưng không có quyền tùy ý can thiệp vào công việc của họ hoặc điều động họ quay trở lại bộ phận cũ.
- Tổ chức quản lý dự án có cùng tuổi thọ với dự án. Sau khi dự án kết thúc, giải thể, tất cả nhân viên của tổ chức quản lý dự án vẫn được quay về bộ phận và cương vị cũ.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dạng dự án:
- Xét từ kết cấu tổ chức dự án, ưu điểm của nó là có giám đốc dự án riêng biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các ban ngành chức năng phân rõ chức trách, có tính nghiêm túc cao hơn so với tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng chức năng.
- Xét từ góc độ quản lý, các cấp quản lý của tổ chức dạng dự án từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộ quản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, điều này có lợi cho quá trình vận hành trong công tác quản lý của tổ chức.
- Xét từ mục tiêu của tổ chức dự án, mỗi một tổ chức dự án đều là một chi nhánh đơn vị hạch toán độc lập, các thành viên trong đội ngũ dự án có tính ổn định cao, điều này có lợi cho việc thống nhất điều hành và chỉ huy, phát huy được tinh thần tập thể, từ đó thực hiện được mục tiêu của tổ chức dự án.
- Xét từ mặt trách nhiệm và quyền hạn, vì các thành viên trong đội ngũ dự án đã không còn thuộc về hai bộ phận khác nhau như trong kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, điều này cũng có lợi cho việc chỉ huy và quản lý.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức dạng dự án:
- Xét về mặt bố trí cơ cấu, mỗi một tổ chức dự án tương đối độc lập đều thiết lập ra bộ phận chức năng của riêng mình. Như vậy, một cơ cấu chức năng không chỉ có trong kết cấu tổ chức chung mà còn có trong cả mỗi một tổ chức dự án, ví dụ như bộ phận tài vụ, bộ phận nhân sự, .... Điều này sẽ dẫn đến sự trùng lặp trong lúc bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị, ....
- Xét về mặt lợi dụng nguồn lực, do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu và các bộ phận chức năng nên sự phối hợp giữa các nhân viên tất nhiên cũng sẽ có sự trùng lặp. Hơn nữa, mỗi một tổ chức dự án đều là một tổ chức nhỏ tương đối độc lập, cho dù một tổ chức dự án nào đó rất cần nhân tài, chuyên gia, thiết bị, máy móc của một tổ chức khác đang nhàn rỗi cũng khó có thể điều động sang tổ chức kia. Vì thế mà sự bố trí nguồn lực của kết cấu tổ chức dạng này có hiệu quả rất thấp.
- Xét về mặt quan hệ giữa các tổ chức, các dự án nhỏ có thể không thống nhất với tổng công ty trên các phương diện như mục tiêu tổ chức, phát triển chiến lược; tiếp đó, giữa các tổ chức dự án nhỏ cũng thường khó có thể có sự điều hòa, điều này sẽ gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy và phát triển chiến lược của tổng công ty.
- Khả năng sáng tạo của kết cấu tổ chức dạng dự án có thể sẽ thấp hơn khả năng sáng tạo của kết cấu tổ chức dạng chức năng trong cùng một điều kiện, bởi vì xét về mặt nguồn lực tổng thể của công ty, nguồn lực sẽ được phân tán đến các tổ chức nhỏ của dự án khác nhau.
Phạm vi áp dụng của cơ cấu tổ chức dạng dự án:
Loại hình tổ chức này thích hợp với các dự án quy mô lớn, dự án có yêu cầu cấp bách về mặt thời gian và dự án phối hợp chặt chẽ giữa nhiều công trình và nhiều bộ phận.
Vì vậy, nó đòi hỏi giám đốc dự án phải có tố chất cao, khả năng chỉ huy tốt, có khả năng tổ chức nhanh một đội ngũ dự án và thành thạo trong việc chỉ huy nhiệm vụ ở các phương diện khác.
1.4.1.3. Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận
Đặc trưng của cơ cấu tổ chức dạng ma trận: Kết cấu tổ chức dạng ma trận chính là một loại hình thức tổ chức được tạo ra để kết hợp giữa bộ phận được phân chia theo chức
năng với bộ phận được phân chia theo dự án trong cùng một cơ cấu tổ chức. Trong kiểu kết cấu tổ chức này, mỗi một thành viên trong đội ngũ dự án có thể phải đồng thời chịu sự lãnh đạo của hai cấp hoặc sự lãnh đạo trùng lặp, nghĩa là không những làm việc dưới sự chỉ huy của lãnh đạo bộ phận chức năng mà còn dưới sự chỉ huy và lãnh đạo của một hoặc nhiều giám đốc dự án (bởi vì một thành viên của bộ phận chức năng có thể sẽ bị cử đến thực hiện nhiệm vụ của hai hoặc ba dự án trở lên). Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thành viên của đội ngũ dự án sẽ báo cáo kết quả cho ai. Những vấn đề có liên quan đến nhóm dự án trước tiên sẽ phải trực tiếp báo cáo cho giám đốc dự án, còn về những công việc của ban ngành chức năng thì lại phải trực tiếp báo cáo cho lãnh đạo của các bộ phận chức năng.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dạng ma trận:
+ Đó là có sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật, việc sử dụng nhân viên tương đối linh hoạt, có sự phân công chuyên môn hóa.
+ Tổng hợp những ưu điểm này sẽ thấy kết cấu tổ chức dạng ma trận có ưu thế về mặt phân bố nguồn lực.
+ Nhân viên của một bộ phận chức năng nào đó có thể phục vụ cho rất nhiều dự án trong cùng một khoảng thời gian.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức dạng ma trận:
- Cán bộ quản lý nếu cùng một lúc phải quản lý nhiều dự án thường sẽ rất khó xác định được thứ tự thực hiện trước sau cho các công việc trong công tác quản lý dự án, có lúc khó tránh khỏi tình trạng để hoàn thành việc này mà bỏ quên việc khác.
- Thành viên trong tổ chức dự án vừa phải chịu sự lãnh đạo của giám đốc dự án, vừa phải chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng cũ trong doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, nếu hai phía lãnh đạo có ý kiến không thống nhất dẫn đến mâu thuẫn, gây khó khăn cho người thực hiện công việc và tâm lý không thoải mái khi làm việc, gây ảnh hưởng đến sự nhiệt tình trong công việc làm giảm hiệu quả làm việc.
- Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức dạng ma trận và số lượng lớn bộ phận kết nối của
cơ cấu tổ chức dạng này đã gây ra sự quá tải số lượng thông tin và khiến cho con đường kết nối trở nên phức tạp, dẫn đến sự cản trở thông tin và làm cho thông tin mất đi tính chân thực.
Phạm vi áp dụng của cơ cấu tổ chức dạng ma trận: Thích hợp sử dụng cho những dự án thi công có quy mô lớn và phức tạp. Bởi vì một dự án như vậy đòi hòi có sự phối hợp thực thi của nhiều bộ phận, nhiều kiến thức kỹ thuật và nhiều loại công trình.
Trong từng giai đoạn khác nhau, đối với từng nhân viên khác nhau sẽ có yêu cầu khác nhau về số lượng và sự phối hợp.
1.4.2. Quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư trong giai đoạn thi công công trình
Luật Xây dựng năm 2014 với nhiều điểm mới đã tăng cường kiểm soát quản lý chất lượng xây dựng ở tất cả các giai đoạn trong quá trình đầu tư xây dựng, đảm bảo công khai, minh bạch về quy trình đầu tư xây dựng. Trong giai đoạn thi công quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư được quy định cụ thể tại điều 112 Luật Xây dựng [1].
- Chủ đầu tư có các quyền sau:
+ Được phép thực hiện thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực hoạt động thi công xây dựng công trình phù hợp hoặc lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng;
+ Tự thực hiện giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực giám sát thi công xây dựng và chịu trách nhiệm về việc giám sát của mình trước cấp quyết định đầu tư và trước pháp luật;
+ Đàm phán, ký kết hợp đồng thi công xây dựng, giám sát và yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết;
+ Đình chỉ thực hiện hoặc chấm dứt hợp đồng với nhà thầu thi công xây dựng theo quy định của pháp luật và của hợp đồng xây dựng;
+ Yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan như nhà thầu thi công, tư vấn giám sát.... phối hợp để thực hiện các công việc trong quá trình thi công xây dựng công trình;
+ Trong quá trình thi công nếu nhà thầu thi công vi phạm các quy định về chất lượng công trình, an toàn lao động, vệ sinh môi trường thì chủ đầu tư có quyền dừng thi công xây dựng công trình, yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng khắc phục hậu quả
+ Các quyền khác của chủ đầu tư theo quy định của pháp luật.
- Chủ đầu tư có các nghĩa vụ sau:
+ Lựa chọn nhà thầu có đủ điều kiện năng lực hoạt động thi công xây dựng phù hợp với loại, cấp công trình và công việc thi công xây dựng;
+ Phối hợp, tham gia với Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện việc bồi thường thiệt hại, giải phóng mặt bằng xây dựng để bàn giao cho nhà thầu thi công xây dựng mặt bằng đúng thời hạn quy định;
+ Tổ chức giám sát và quản lý chất lượng trong thi công xây dựng phù hợp với hình thức quản lý dự án, các điều khoản hợp đồng và các tiêu chuẩn quy phạm hiện hành;
+ Kiểm tra biện pháp thi công, biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh môi trường;
+ Tổ chức nghiệm thu, thanh toán, quyết toán công trình;
+ Thuê tổ chức tư vấn có đủ năng lực, kinh nghiệm hoạt động xây dựng để kiểm định chất lượng công trình khi thấy cần thiết;
+ Xem xét, quyết định các đề xuất liên quan đến thiết kế của nhà thầu trong quá trình thi công xây dựng;
+ Lưu trữ hồ sơ xây dựng công trình từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn kết thúc đầu tư;
+ Chịu trách nhiệm về chất lượng và nguồn gốc của nguyên vật liệu, thiết bị, sản phẩm xây dựng do mình cung cấp sử dụng vào công trình;
+ Bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng và trách nhiệm với các hành vi vi phạm khác do mình gây ra;
+ Các nghĩa vụ khác của chủ đầu tư theo quy định của pháp luật.