CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CHO BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ PHỦ LÝ
3.3 Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân trong quản lý dự án ĐTXD của Ban QLDA ĐTXD thành phố Phủ Lý
3.4.3 Giải pháp nâng cao năng lực quản lý đấu thầu và thực hiện hợp đồng
Hiệu quả của công tác đấu thầu và quản lý đấu thầu thể hiện ở chỗ tạo ra sự cạnh tranh để làm động lực cho sự phát triển, cả về năng lực, kinh nghiệm, sức mạnh tài chính để phù hợp với nền kinh tế thị trường phát triển. Một doanh nghiệp muốn được tham gia vào quá trình đấu thầu cần phải chứng minh đủ năng lực và kinh nghiệm, phải có các giải pháp được đánh giá là khả thi cùng với giá cả cạnh tranh với các doanh nghiệp khác và tất cả các vấn đề này phải được thể hiện thông qua hồ sơ dự thầu. Lựa chọn nhà thầu bằng hình thức đấu thầu sẽ giúp tìm được nhà thầu có năng lực, có kinh nghiệm và với một giá thành cạnh tranh. Như vậy, hiệu quả của công tác đấu thầu nhất là hình thức đấu thầu cạnh tranh.
Để công tác quản lý đấu thầu được tốt, tạo điều kiện lựa chọn được nhà thầu tốt nhất, đảm bảo điều kiện tốt nhất cho thành công của công tác QLDA, tác giả luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác đấu thầu tại Ban:
3.4.3.1 Cụ thể hóa các quy trình, các bước, xây dựng tiến độ thực hiện cho từng gói thầu dựa trên các quy định hiện hành:
Xây dựng một số bảng quy trình tuyển chọn tư vấn và lựa chọn các nhà thầu xây lắp cho từng hình thức lựa chọn theo quy định của Luật đấu thầu, ở đó thể hiện chi tiết nội dung công việc chính cần thực hiện của Ban quản lý dự án và việc phê duyệt của Chủ đầu tư (người có thẩm quyền), kèm theo đó là chi tiết nội dung các hoạt động, tổng thời gian thực hiện và thời gian tối thiểu theo quy định cũng như dự kiến thời gian thực hiện dựa trên những kinh nghiệm thực tế để chuẩn bị các hoạt động đấu thầu.
Lồng ghép các bước thực hiện theo quy định hiện hành của Chính phủ với việc phê duyệt của CĐT cho từng hình thức tuyển chọn tư vấn và lựa chọn nhà thầu xây lắp.
Xem đây như là việc làm rõ các thủ tục, trình tự theo quy định giúp cho cán bộ đấu thầu của Ban quản lý dự án nắm bắt được dễ dàng các công việc đã thực hiện, các công việc đang thực hiện và các công việc cần phải thực hiện trong thời gian tới, hay nói cách khác là các công việc đang triển khai thì cán bộ đấu thầu biết mình "đã thực hiện được những việc gì" cho từng gói thầu cụ thể “đang thực hiện ở bước nào” và cần “thực hiện các bước tiếp theo” như thế nào?. Bảng 3.7 dưới đây thể hiện một ví dụ cho việc xây dựng quy trình, các bước của một gói thầu tư vấn thực hiện lựa chọn bằng đấu thầu:
Bảng 3.7. Bảng quy trình và các bước đấu thầu tư vấn
STT Nội dung công việc Quy trình/các bước thực hiện Ghi chú
1
Xây dựng và hoàn thiện Điều khoản tham chiếu/Yêu cầu kỹ thuật;
Dự trù kinh phí
Cán bộ Ban được giao nhiệm vụ chủ động lập sau khi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu/báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt.
2 Chuẩn bị yêu cầu bày tỏ quan tâm
Ban chuẩn bị và phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá (được quy định trong Mục 1.a Điều 33 Nghị định 63/NĐ-CP).
STT Nội dung công việc Quy trình/các bước thực hiện Ghi chú
3 Bắt đầu tiến hành đăng quảng cáo
Đăng thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm trên báo đấu thầu và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu (Mục 1.c Điều 15 Nghị định 63/NĐ-CP).
STT Nội dung công việc Quy trình/các bước thực hiện Ghi chú
4 Chuẩn bị hồ sơ mời nộp đề xuất (HSMNĐX)
Theo quy định chi tiết về nội dung hồ sơ mời thầu tại Điều 34 Nghị định 63/NĐ-CP và/hoặc theo mẫu hồ sơ mời thầu quy định tại Thông tư 01 của Bộ KHĐT.
Cán bộ Ban chủ động lập hoặc Tư vấn hỗ trợ đấu thầu (trường hợp có thuê tư vấn) trong khi chờ tiếp nhận hồ sơ bày tỏ quan tâm 5 Tiếp nhận hồ sơ bày tỏ
quan tâm
20 ngày kể từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời quan tâm (Điều 12 Luật đấu thầu).
6 Báo cáo danh sách ngắn và hồ sơ mời nộp đề xuất
Bên mời thầu đánh giá bày tỏ quan tâm và trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách ngắn (Mục 1.e,g Điều 33 Nghị định 63/NĐ-CP) và chủ đầu tư phê duyệt HSMNĐX trên cơ sở báo cáo của cơ quan thẩm định (Điều 35 Nghị định 63/NĐ-CP).
7
Thẩm định, phê duyệt HSMNĐX và báo cáo danh sách ngắn
20 ngày thẩm định (Điều 12 Luật đấu thầu).
8 Phát hành HSMNĐX Bên mời thầu bán HSMNĐX (Mục 2 Điều 14 Nghị định 63/NĐ-CP).
9 Tiếp nhận đề xuất kỹ
thuật và tài chính 40 ngày (Điều 12 Luật đấu thầu)
10 Báo cáo đánh giá đề xuất kỹ thuật
Bên mời thầu đánh giá đề xuất kỹ thuật theo Điều 38 Nghị định 63/NĐ-CP và trình chủ đầu tư phê duyệt.
11 Mở thầu công khai hồ sơ
đề xuất tài chính Tuân thủ điều 29 Nghị định 63/NĐ-CP.
12 Đàm phán hợp đồng và trình kết quả lên CĐT 13 Thẩm định, phê duyệt kết
quả lựa chọn nhà thầu 20 ngày thẩm định (Điều 12 Luật đấu thầu).
Việc xây dựng các bảng quy trình tuyển chọn tư vấn và lựa chọn nhà thầu thi công xây lắp công trình, cung cấp hàng hóa theo quy định hiện hành và các bước xem xét phê duyệt của CĐT, là những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đấu thầu của Ban QLDA trong thời gian tới. Giúp cho tất cả các cán bộ của chủ đầu tư, Ban QLDA và các cơ quan có liên quan và những người trực tiếp thực hiện công tác đấu thầu căn cứ vào các công việc đang thực hiện sẽ chủ động hơn trong việc chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ,
giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án và nâng cao vai trò và trách nhiệm của những cán bộ trực tiếp thực hiện dự án cũng như các cán bộ của các phòng/ban, ngành có liên quan trong việc thẩm định, phê duyệt các bước trong công tác đấu thầu.
Ngoài cụ thể hóa các quy trình, thủ tục ra cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết (kế hoạch thực hiện chi tiết trong 18 tháng), kế hoạch cho từng giai đoạn thực hiện dự án và kế hoạch tổng thể của dự án. Việc xây dựng kế hoạch này dựa vào từng hoạt động đấu thầu cụ thể và từng gói thầu cụ thể. Từ đó giúp cho các nhà lãnh đạo cấp trên nắm bắt và hiểu rõ tiến độ thực hiện dự án có phương hướng chỉ đạo sát sao, chi tiết nhằm thúc đẩy nhanh tiến trình thực hiện dự án đồng thời thực hiện dự án một cách có chất lượng, hiệu quả.
3.4.3.2 Nâng cao năng lực của chuyên gia đấu thầu, Ban quản lý dự án:
Công tác đào tạo và đào tạo lại đối với nhân sự trong Ban quản lý, phải được làm thường xuyên, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, công chức không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực công tác. Tiến tới chuyên môn hoá sâu những người làm công tác đấu thầu.
Chuyên gia đấu thầu phải là những cán bộ am hiểu sâu về lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách, đồng thời có kiến thức quản lý nhà nước về đầu tư và xây dựng cơ bản, am hiểu các quy định về đấu thầu phải đảm bảo tính chuyên nghiệp. Cần thường xuyên nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ trực tiếp điều hành công tác đấu thầu.
Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu, nhằm quy định và hướng dẫn việc lựa chọn nhà thầu đảm bảo mục tiêu cạnh tranh, công bằng, minh bạch và đạt hiệu quả kinh tế. Cùng với việc ban hành chính sách, Nhà nước cũng đã chú trọng công tác đào tạo, tập huấn giúp cho đội ngũ những người làm công tác quản lý đấu thầu ở cơ sở và những người trực tiếp điều hành công tác đấu thầu hiểu được bản chất, mục tiêu của công tác đấu thầu, cũng như quy trình thực hiện việc lựa chọn nhà thầu. Hiện nay, công tác đấu thầu đã thực sự đi vào cuộc sống. Đội ngũ những người làm công tác đấu thầu càng ngày càng đông về số lượng và kéo theo là chất lượng ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, do còn một số hạn chế nhất
định khiến công tác đấu thầu chưa thực sự tạo ra môi trường cạnh tranh và đem lại hiệu quả mong muốn.
Ban QLDA có thể tự thành lập tổ chuyên gia xét thầu bằng cách cử những cán bộ của mình tham gia tổ chuyên gia xét thầu. Ưu điểm của hình thức này là am hiểu lĩnh vực đấu thầu và hiểu rõ những yêu cầu của chủ đầu tư. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là đội ngũ cán bộ được bố trí thực hiện công tác phức tạp này không chuyên nghiệp, thiếu kiến thức và kinh nghiệm về đấu thầu.
Ban QLDA có thể thuê tư vấn thực hiện việc xét thầu. Về hình thức, nó đảm bảo khách quan hơn, chuyên nghiệp hơn trong việc xét thầu, nhưng thực tế nhiều tổ chức tư vấn này lại không được cập nhật kiến thức, hoặc là đã quá quen thuộc với khu vực mà họ tham gia xét thầu nên không tránh khỏi hiện tượng kinh nghiệm chủ nghĩa hoặc thân quen.
Để nâng cao chất lượng đấu thầu, Ban QLDA khi lựa chọn cán bộ để thành lập “Tổ chuyên gia xét thầu” hoặc thuê “Tổ chuyên gia xét thầu” phải bảo đảm tính chuyên nghiệp. Tính chuyên nghiệp không phải là chuyên làm việc xét thầu, “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” được đề cập ở đây chính là “Tổ chuyên gia xét thầu” có tính chuyên nghiệp cao, tức là những thành viên tham gia tổ xét thầu phải đảm bảo các điều kiện tối thiểu sau:
Am hiểu pháp luật về đầu tư và đấu thầu. Cần tiến hành thi tuyển để đánh giá kiến thức của các ứng viên về các quy định luật pháp của Nhà nước về đầu tư và đấu thầu. Đặc biệt chú ý đến việc cập nhật thường xuyên các quy định, Nghị định, hướng dẫn mới thi hành có liên quan.
Có kiến thức, hiểu biết và kinh nghiệm về quản lý dự án, quản lý hợp đồng. Ban QLDA quy định số năm kinh nghiệm làm dự án của thành viên được chọn vào “tổ chuyên gia xét thầu” làm căn cứ tuyển chọn. Không bố trí những cán bộ mới làm việc, chưa có kiến thức kinh nghiệm về quản lý dự án.
Có bản lĩnh vững vàng, không bị cám dỗ mua chuộc khi làm nhiệm vụ;
Ngoài ra, “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” còn phải bảo đảm yêu cầu của một đơn vị công tác chuyên nghiệp, tức là phải tạo thành một nhóm làm việc hiệu quả, đảm bảo công việc chuyên môn là xét thầu thực sự khách quan, vô tư, minh bạch, lựa chọn nhà thầu phải đảm bảo thật sự công bằng, bình đẳng. Nhóm làm việc đó luôn luôn sẵn sàng chống lại các hành vi tham nhũng, mua chuộc, cám dỗ.
Việc thành lập hoặc thuê được “Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” sẽ đem lại hiệu quả trên nhiều mặt sau đây:
Đảm bảo việc xét thầu công tâm, minh bạch, đúng pháp luật và nhiều tiêu thức chất lượng khác như đảm bảo sự công bằng bình đẳng, đảm bảo yêu cầu vô tư, trong sáng khi lựa chọn nhà thầu.
“Tổ chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” sẽ khắc phục các hiện tượng tiêu cực đã và đang tồn tại trong hoạt động đấu thầu hiện nay. Lựa chọn thành viên tham gia tổ chuyên gia xét thầu có chất lượng sẽ khắc phục các hành vi gian lận như thông đồng với nhà thầu, bán thông tin mật về cuộc thầu.
Tính chuyên nghiệp trong tổ chức hoạt động đấu thầu sẽ được nâng lên do tập trung được những cán bộ, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, am hiểu luật pháp và có phẩm chất chính trị tốt không dễ bị cám dỗ mua chuộc.
Năng lực đấu thầu quốc tế các gói thầu tư vấn, công trình xây dựng phức tạp về kỹ thuật, uy tín quốc tế trong tổ chức đấu thầu sẽ được nâng cao.
Cuối cùng muốn nâng cao năng lực của chuyên gia đấu thầu được thì Nhà nước cần phải có chế độ đãi ngộ, phụ cấp xứng đáng đối với những người làm công tác đấu thầu trong tổ chuyên gia xét thầu, cần phải có những quy định rõ ràng, công khai, minh bạch về quyền lợi khi tham gia vào tổ chuyên gia xét thầu, chế độ đãi ngộ rõ ràng, minh bạch để có thể chống lại được những hành vi mua chuộc, cám dỗ thường xảy ra trong công tác đấu thầu. Đồng thời có các chế tài cụ thể đối với họ.
Muốn nâng cao tính chuyên nghiệp trong đấu thầu trước hết Ban quản lý dự án nên kỹ lưỡng rà soát năng lực của đội ngũ cán bộ làm việc cho dự án, để xây dựng một kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực cho phù hợp. Ban quản lý dự án phải cần một
đội ngũ cán bộ phải chuyên nghiệp và được “chuẩn hoá’’ am hiểu pháp luật đấu thầu của Chính phủ Việt Nam và các quy định của Nhà tài trợ, nắm vững kiến thức về quản lý dự án, có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của từng gói thầu, có trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu đối với các gói thầu được tổ chức đấu thầu quốc tế.
Với những quy định như vậy, cùng với việc tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu, nâng cao năng lực của cán bộ tham gia đấu thầu, nâng cao hiệu quả, tính chính xác và sự công bằng trong các hoạt động đấu thầu đã thể hiện tính chuyên nghiệp hoạt động đấu thầu của chủ đầu tư. Để trở thành Ban quản lý dự án chuyên nghiệp, Ban QLDA phải thành lập tổ chuyên gia đấu thầu đủ năng lực và đủ trình độ và phẩm chất để đảm đương công việc xét thầu đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp dù có thuê tổ chức tư vấn giúp mình thực hiện công việc chuyên môn đấu thầu, Ban quản lý dự án vẫn phải chịu trách nhiệm về quá trình lựa chọn nhà thầu. Quy định này đảm bảo nâng cao trách nhiệm của bên mời thầu trước các quyết định có liên quan đến công việc tổ chức quản lý hoạt động đấu thầu các gói thầu.
Về thực hiện hợp đồng:
Đối với gói thầu có quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp cần quy định cụ thể việc cần thiết phải tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn giám sát đảm bảo chất lượng công tác giám sát, quản lý hiện trường.
Đối với hợp đồng, Cập nhật tài liệu, soạn thảo thương thảo hợp đồng, hợp đồng kinh tế về tư vấn khảo sát thiết kế, mua sắm hàng hóa, xây lắp công trình; bổ sung điều chỉnh hợp đồng; thanh lý hợp đồng đảm bảo chặt chẽ, kịp thời đúng pháp luật.
Quy định rõ điều kiện áp dụng từng loại hợp đồng, khuyến khích áp dụng loại hợp đồng trọn gói để hạn chế phát sinh cả về đơn giá lẫn khối lượng, nên khuyến khích thực hiện một loại hợp đồng đó là hợp đồng trọn gói. Tất cả các phát sinh đều phải được phân tích đánh giá của các chuyên gia và các cơ quan chức năng, làm rõ nguyên nhân và đề ra giải pháp xử lý phù hợp đảm bảo tính hiệu quả. Trường hợp có phát sinh lớn phải tổ chức lựa chọn nhà thầu lại.
Tăng cường trong việc giám sát, kiểm tra thực hiện các hợp đồng; triển khai hồ sơ theo dõi diễn biến về thi công theo một biểu mẫu thống nhất cho từng công trình để có cơ sở, kiểm tra, lập báo cáo được kịp thời và đầy đủ nội dung; phối hợp giải quyết khó khăn vướng mắc trong thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán...
Nâng cao trách nhiệm của nhà thầu trong việc thực hiện hợp đồng bằng việc tăng tỷ lệ bảo lãnh lên một mức độ nào đó trong thực hiện hợp đồng, cơ chế xử phạt vi phạm hợp đồng.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án, việc quản lý hợp đồng tốt là một nhiệm vụ hết sức quan trọng. Như đã phân tích ở phần thực trạng công tác quản lý dự án của Ban, ba (03) yếu tố quan trọng trong công tác quản lý hợp đồng còn tồn tại ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và chi phí của dự án, cần phải có giải pháp nâng cao đó là: năng lực quản lý tiến độ, năng lực quản lý chi phí và năng lực quản lý chất lượng.