CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THIẾT KẾ CÔNG TRÌNH NN&PTNT TẠI CÔNG TY THIÊN
3.3.2. Hoàn thiện quy trình quản lý chất lượng tại Công ty
3.3.2.1. Áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 vào trong quản lý chất lượng công trình xây dựng của Công ty.
a) Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy theo mô hình ISO 9000
- Cung cấp một nền tảng tốt cho sự hiểu biết về chất lượng của đơn vị. Các phòng ban sẽ có tiếng nói chung về chất lượng và phương thức vận hành của đơn vị để đạt chất lượng.
- Cho các công trình đáp ứng được những yêu cầu do Bộ xây dựng và tiêu chuẩn xây
73
dựng đề ra, tránh tình trạng vi phạm pháp luật về xây dựng. Sản phẩm chắc chắn sẽ đạt chất lượng tốt hơn.
- Làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm được chi phí về mặt quản lý, phát huy hết khả năng của một Doanh nghiệp.
- Khi áp dụng hệ thống quản lý giúp cho nhân viên hiểu biết hơn về vai trò và những mục tiêu từ hệ thống quản trị đã được văn bản hóa đầy đủ hơn.
- Do nước ta là nước đang trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới, nhu cầu đòi hỏi của thị trường cao hơn, nhu cầu về an toàn con người được đăt lên hàng đầu, vì vậy khi Công ty áp dụng mô hình ISO 9000 nó sẽ đáp ứng được những nhu cầu trên.
- Do Công ty ngày càng có tuyển thêm đội ngũ cán bộ vào làm việc, bộ máy của Công ty ngày càng cồng kềnh. Khả năng quản lý, kiểm soát cũ không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của Công ty.
- Các yêu cầu về hợp đồng: một số khách hàng phải bắt buộc nhà cung ứng phải có hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận hoặc áp dụng theo hệ thống của khách hàng.
b) Các bước để xây dựng quy trình ISO 9000.
Quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 14 bước chúng được sắp xếp theo thứ tự liền nhau, buộc Doanh nghiệp phải thực hiện lần lượt từng công việc. Dưới đây là công việc cụ thể của từng bước:
Bước1:Cam kết của lãnh đạo
Ban Giám đốc Công ty cam kết sẽ dành ưu tiên các nguồn lực, phương tiện để thực hiện một hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000. Cam kết này được thực hiện bằng văn bản và phải truyền thông cho toàn tổ chức biết.
Bước 2:Thành lập các phòng ban, tổ chuyên trách về ISO
Việc thành lập một phòng ban chuyên trách là hết sức quan trọng, nó nhằm thúc đẩy cũng như duy trì hoạt động các hoạt động chất lượng sau này. Từ khi bắt đầu cũng như
74
kết thúc đều phải qua phòng ban này chịu trách nhiệm. Với những tổ chức lớn cần phải có ban chỉ đạo và nhóm công tác.
* Thành phần ban chỉ đạo gồm có các lãnh đạo cao cấp của Doanh nghiệp và trưởng các bộ phận, những người này tham gia dựa trên tinh thần tự nguyện là chính. Ban chỉ đạo có nhiệm vụ cụ thể như sau:
Lập chính sách chất lượng Lập kế hoạch tổng thể dự án Phân phối nguồn lực
Điều phối, phân công công việc cho từng đơn vị thực hiện Theo dõi và kiểm tra dự án
* Nhóm công tác: gồm những cá nhân thuộc nhiều đơn vị khác nhau, có sự hiệu biết khác nhau về từng lĩnh vực cụ thể. Công việc chủ yếu của nhóm công tác là:
Phân tích thực trạng
Lên kế hoạch chi tiết cho dự án ISO 9000 Đào tạo nhân viên ISO
Tham gia các hoạt động khắc phục và phòng ngừa Bước 3:Lựa chọn tư vấn nếu cần thiết
Nếu Công ty cảm thấy mình không đủ năng lực để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thì có thể yêu cầu dịch vụ tư vấn giúp đỡ, để cho hoạt động đạt kết quả cao hơn.
Nếu có ý định thì bắt tay với cán bộ tư vấn càng sớm càng tốt, tránh tình trạng mất thời gian cho Công ty.
Công việc của tư vấn là hướng dẫn đào tạo chứ không phải làm thay thế cho Doanh nghiệp, người xây dựng văn bản cho Doanh nghiệp không phải ai khác chính là các cán bộ trong Công ty.
75
Để có kết quả tốt thì bên tư vấn phải có sự phối hợp và thống nhất về phạm vị xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, giải thích cho tư vấn về phạm vì mà cán bộ tư vấn hoạt động, có sự cam kết giữa Công ty và cán bộ tư vấn về việc giành nguồn lực cho việc xây dựng.
Bước 4:Lên kế hoạch sơ bộ
Để triển khai hệ thống quản lý chất lượng có kết quả tốt thì cần phải có một kết hoạch sơ bộ về hệ thống mà Công ty sẽ áp dụng trong thời gian tới. Làm cho mọi người có thời gian chuẩn bị và nhận thức một cách đúng đắn về nó, cũng từ đó làm cho mọi người hiệu rõ trách nhiệm của mình trong hệ thống. Tùy theo đặc điểm cụ thể, các chương trình về nhận thức sẽ do cán bộ trong nhóm hay là các chuyên giá tiến hành.
Tốt nhất là có sự kết hợp giữa chuyên gia với với cán bộ trong nhóm.
Bước 5:Thực hiện việc đào tạo xây dựng hệ thống tài liệu
Xây dựng hệ thống tài liệu là một nội dụng cơ bản của dự án. Thành viên tham gia là các cán bộ trong nhóm và có sự kết hợp với các chuyên gia bên ngoài tổ chức. Nội dung đào tạo sâu về cách viết sổ tay chất lượng, các thủ tục cũng như quy trình công nghệ, hướng dẫn vận hành, kiểm soát .
Bước 6:Khảo sát hiện trường
Tổ chức cần phải xem xét hiện tại các hoạt động mà tổ chức đang tiến hành có hoạt động nào đã đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn hay chưa, hoạt động nào cần phải chỉnh sửa một chút là đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn, hoạt động nào chưa đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn. Sau đó liệt kê tất cả các hoạt động này, phân tích để đưa ra câu trả lời “để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn thì tổ chức cần phải làm những việc gì nữa”
Bước 7:Lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động cụ thể trong quátrình triển khai:
Sau khi đã xác định lĩnh vực cần có thủ tục và hướng dẫn công việc, nhóm công tác cần xác định tiến độ thực hiện, trách nhiệm của từng đơn vị và các nhân liên qua một cách cụ thể.
76 Bước 8:Viết tài liệu:
Đây là hoạt động mất nhiều thời gian và công sức nhất trong quá trình xây dựng. Cần phải có cán bộ được đào tạo về viết tài liệu. Hệ thống tài liệu nói chung gồm ba phần:
sổ tay chất lượng, các thủ tục quy định, văn bản hướng dẫn, biểu mẫu… Đối với Công ty mình chỉ cần sổ tay chất lượng là đủ.
Bước 9:Công bố và áp dụng:
Nếu như sau bước 8, tổ chức có trong tay các văn bản của hệ thống tài liệu hệ thống quản lý chất lượng baogồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các biểu mẫu liên quan, các loại giấp tờ liên quan khác… Thì ở bước 9 này tổ chức phải công bố rằng các hoạt động kể từ thời điểm này sẽ được thực thi như trong tài liệu đã quy định.
Bước 10:Đánhgiá nội bộhệ thống quản lý chất lượng
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng hoạt động một thời gian, thường sau đó một tháng, Doanh nghiệp tổ chức đánh giá để xem xét sự phù hợp của nó và hiệu lực của hệ thống đó. Sau khi đánh gía xong thì đề xuất các phương án khắc phục những hoạt động không phù hợp, tuy theo tình hình cụ thể.
Bước 11:Đưa ra các hoạt động điều chỉnh và cải tiến
Sau khi đánh giá nội bộ xong thì thấy được những hoạt động nào sẽ không phù hợp, hay nó chưa hoàn chỉnh thì cần phải đưa ra các hoạt động điều chỉnh và khắc phục chúng. Bước 12: Nộp đơn xin đánh giá và chứng nhận và chuẩn bị cho quá trình đánh giá chứng nhận
Trước khi Công ty xin chứng nhận thì cần phải tiếp xúc với tổ chức để lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp với bản chất mặt hàng kinh doanh và các yếu tố khác như:
địa lý, phí chứng nhận… và những quy trình đánh giá chứng nhận do bên chứng nhận yêu cầu. Nếu thống nhất thì nộp hồ sơ cho bên chứng nhận.
Bước 13:Đánh giá chứng nhận và nhận được chứng chỉ
77
Đánh giá gồm hai phần: Đánh giá tài liệu và đáng giá cho việc áp dụng. Mục đích của việc đánh giá tài liệu (chủ yếu là sổ tay chất lượng và các thủ tục có liên quan) để xem xét sự không phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO đề ra.
Sau khi đánh giá tài liệu xong thì đánh giá cho việc áp dụng. Sau đó Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về những thiếu sót hay những điểm không phù hợp của hệ thống quản lý và thời gian cần thiết để khắc phục khi tiến hành đánh giá tại doanh nghiệp.
Kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đáng giá thông báo kết quả đáng giá, nếu trong khi đáng giá, pháp hiện điều không phù hợp thì doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục thỏa đáng.
Sau khi thấy Công ty chứng tỏ đã thực hiện các hoạt động khắc phục và thỏa mãn các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận cho Công ty.
Trên giấy ghi rõ phạm vị cũng như những điều kiện củ thể áp dụng của Công ty.
Bước 14:Duy trì hệ thống quản lý chất lượng sau khi đã nhận được chứng nhận
Sau khi có được giấy chứng nhận thì tổ chức cần phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng của mình chứ không thể coi nó là một giấy phép thông hành, có được nó rồi sẽ không phải làm gì nữa. Cần phải tổ chức những buổi đánh giá định kỳ theo hàng tháng để đảm bảo rằng Doanh nghiệp vẫn duy trì tốt các hoạt động phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn đề ra. Ngoài đánh giá đình kỳ ra, tổ chức nên đáng giá đột suất, để thấy rõ tính quan trọng của việc duy trì. Việc đánh giá định kỳ hay đột suất thì để các bộ phòng ban ISO chịu trách nhiệm.
c) Áp dụng ISO 9000 vào quy trình kiểm soát chất lượng thiết kế
78
79
Hình 3.3. Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế Quá trình xây dựng quy trình thiết kế được thực hiện như sau:
1. Thu thập dữ liệu "đầu vào" và kiểm tra dữ liệu "đầu vào"
Thực hiện liên tục trong quá trình lập dự án /Thiết kế.
2. Lập "Đề cương KSLDA / KSTK"
CNDA/CNTK lập "Đề cương KS LDA / KSTK" (xem Phụ lục I)
80 3. Phê duyệt "Đề cương KSLDA /TK"
Kiểm tra viên / lãnh đạo phòng / lãnh đạo trung tâm giám định.
Lãnh đạo Công ty phê duyệt "Đề cương KSLDA /KSTK".
4. Lập "Đề cương CTCN" (khi có yêu cầu)
CNCN căn cứ vào "Đề cương KSLDA /KSTK", Phiếu giao việc, PA phác thảo bố trí tổng thể để lập "Đề cương CTCN" theo các Hướng dẫn chuyên ngành, lấy xác nhận của CNDA /CNTK.
5. Phê duyệt /Thông qua "Đề cương CTCN"
Lãnh đạo Công ty thông qua "Đề cương CTCN" sau khi có ý kiến góp ý của kiểm tra viên / lãnh đạo phòng.
6. Thiết kế
Hình thành các phương án - các bài toán chính.
CNDA/CNTK phối hợp với CNCN, trao đổi với TTTV nếu cần để đề xuất:
+ Các PATK kèm các thông số kỹ thuật chính.
+ Các bài toán chính và trường hợp tính toán cần áp dụng.
+ Chỉ định các TCVN, TCN, các quy định, quy chuẩn, hướng dẫn khác cần áp dụng.
+ Dự kiến số lượng bản vẽ, phụ lục, trang thuyết minh. Thực hiện tính - vẽ - lập phụ lục - thuyết minh
TKV thực hiện tính, vẽ, lập phụ lục, thuyết minh phần việc được giao. Trước khi giao nộp Hồ sơ Dự án / Thiết kế bản thảo cho CNCN, TKV phải tự kiểm tra kỹ để hạn chế đến mức thấp nhất lỗi kỹ thuật, tính toán. Hồ sơ lập phải tuân thủ quy định chung.
7. Kiểm tra Hồ sơ Dự án / Thiết kế
KTV làm công việc kiểm tra hồ sơ của TKV thực hiện, CNCN, CNDA/CNTK thẩm
81 tra đồ án trước khi chuyển hồ sơ lên lãnh đạo đơn vị.
Lãnh đạo đơn vị phải kiểm tra hồ sơ thiết kế trướckhi trình "Hồ sơ Dự án / Thiết kế dự thảo" với Lãnh đạo Công ty. Ý kiến kiểm tra phải được ghi trong Phiếu Kiểm tra kỹ thuật theo mẫu (Phụ lục II)
Người kiểm tra, giám định phải xác định rõ ràng bằng ký hiệu vào những phần không phù hợp trong hồ sơ kèm ý kiến của mình vào Phiếu Kiểm tra kỹ thuật và chuyển lại cho CNCN /CNDA để xem xét sửa chữa, hoàn thiện. Trường hợp không đạt được sự thống nhất, người giám định ghi ý kiến bảo lưu của mình vào phiếu.
Sản phẩm thiết kế sau khi sửa chữa phải được kiểm tra, giám định lại và ghi kết quả vào phiếu mới. Công tác kiểm tra, giám định được xem là hoàn thành khi người kiểm tra, giám định ký vào "hồ sơ dự án / Thiết kế dự thảo". Trường hợp có ý kiến khác nhau thì Lãnh đạo Công ty là người quyết định cuối cùng.
Tất cả các phiếu kiểm tra và phiếu Kiểm tra kỹ thuật đều phải lưu giữ tại bộ phận lưu trữ trung tâm để làm cơ sở cho việc giải quyết bất đồng và thống kê theo Quy trình Hành động khắc phục phòng ngừa và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
8. Báo cáo "Hồ sơ Dự án/ Thiết kế dự thảo"
CNDA báo cáo "Hồ sơ DA /TK dự thảo" trước Lãnh đạo Công ty 9. Thông qua "Hồ sơ DA /TK dự thảo"
Lãnh đạo công ty thông qua "Hồ sơ DA /TK dự thảo". Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu thì phải lập / thiết kế lại (từng phần hoặc toàn bộ). Nội dung thông qua được ghi vào Phiếu Giám định kỹ thuật.
CNDA/CNTK căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty bàn bạc thảo luận với các CNCN để:
+ Hoàn thiện "Hồ sơ DA /TK dự thảo" để lập "Hồ sơ DA /TK chính thức" nếu đã được lãnh đạo thông qua.
82
+ Lập/ Thiết kế lại một phần hoặc toàn bộ "Hồ sơ DA /TK dự thảo" để báo cáo lần hai nếu hồ sơ chưa được lãnh đạo thông qua.
10. Lập "Hồ sơ DA /TK chính thức"
Hồ sơ DA /TK chính thức được phân làm 2 phần gồm: phần thuyết minh (kể cả phụ lục tính toán và báo cáo tóm tắt" và phần Bản vẽ.
CNDA/CNTK chỉ đạo các CNCN lập "Hồ sơ DA /TK chính thức" theo tên gọi, hình thức hồ sơ được thống nhất cho cả Dự án /Công trình, nhân bản theo số lượng yêu cầu của Hợp đồng.
Đối với Báo cáo phải có đầy đủ chữ ký của các chức danh liên quan.
Đối với bản vẽ phải có đầy đủ chữ ký của các chức danh có liên quan, bản vẽ được Lãnh đạo Công ty phê chuẩn là bản gốc để nhân bản. Bộ hồ sơ gốc này được giữ lại để nộp vào Lưu trữ.
11. Phê duyệt "Hồ sơ DA /TK chính thức"
Lãnh Công ty ký vào "Hồ sơ DA/TK chính thức:"
12. Giao nộp "Hồ sơ Dự án / Thiết kế chính thức"
CNDA/CNTK phải tập hợp, phân loại hồ sơ DA /TK và giao nộp cho Chủ đầu tư (khi giao nộp phải lập Biên bản giao nhận hồ sơ theo mẫu của khách hàng hoặc mẫu của Công ty (xem Phụ lục III) Lưu trữ theo thành phần tài liệu đã quy định .
13. Giám sát tác giả (GSTG), bảo hành sản phẩm (BHSP)
Trong thời gian thi công và BHSP thiết kế CNTK có trách nhiệm:
Là tổ trưởng tổ GSTG.
+ Đề xuất cử cán bộ làm công tác GSTG, tổ chức khắc phục những nội dung không khớp với thiết kế bằng xử lý tại chỗ hoặc có thiết kế thay thế.
+ Tham gia nghiệm thu các giai đoạn theo quy định.
83
+ Hoàn thiện lý lịch công trình và QTVH - KT - BTSP.
+ Lập sổ theo dõi thi công và theo dõi công trình trong thời gian bảo hành nộp vào Lưu trữ (theo mẫu của Bộ Xây dựng).
d) Áp dụng ISO 9000 vào quy trình kiểm soát lưu trữ hồ sơ
Hình 3.4. Quy trình kiểm soát lưu trữ hồ sơ Các bước thực hiện quy trình kiểm soát lưu trữ hồ sơ
1. Phân loại hồ sơ chất lượng:
Các hồ sơ chất lượng phải có đầy đủ những thông tin sau:
- Tên hồ sơ, ngày thực hiện, người thực hiện, xem xét và có các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan.
- Hồ sơ chất lượng được phân loại và lưu giữ (xem Phụ lục IV). Trưởng các đơn vị, các cán bộ liên quan trong đơn vị chịu trách nhiệm xác định và phân loại các hồ sơ chất lượng thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Quy định nhận biết và cách sắp xếp hồ sơ chất lượng: