CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các bộ phận khác trong HTKSNB. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
1.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
So với định nghĩa của báo cáo COSO, khía cạnh giá trị đạo đức được nhấn mạnh. Bởi vì kỳ vọng rằng, công chức phải phục vụ lợi ích công với sự công bằng và quản lý nguồn lực công một cách đúng đắn. Công dân phải nhận được sự đối đãi vô tư trên cơ sở pháp luật và công lý.
Các giá trị đạo đức chính là văn hóa của tổ chức, là những quy tắc ứng xử của cán bộ công chức, những chuẩn mực đạo đức mà cấp quản lý mong muốn xây dựng nhằm hạn chế những hành vi gian lận, tham nhũng… ảnh hưởng xấu đến tổ chức.
Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua việc tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của CCVC nhà nước. Để đạt được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới để có thể ngăn cản không cho các thành viên có
các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp và cần phải phổ biến những quy chế, chuẩn mực đạo đức đến mọi nhân viên bằng các hình thức thích hợp. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiếu những áp lực ( động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận.
Ngoài ra, các đơn vị thuộc khu vực công phải cho công chúng thấy được tinh thần nhân văn và các giá trị đạo đức trong nhiệm vụ và sứ mạng của mình thông qua các văn bản chính thức.
Tính chính trực và các giá trị đạo đức sẽ giúp:
- Mang lại uy tín cho đơn vị
- Giúp đơn vị phát triển bền vững khi giải quyết hài hòa lợi ích với xã hội và các bên khác
- Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát trong tổ chức 1.2.1.2. Năng lực nhân viên
Năng lực phản ánh những kỹ năng làm việc và trình độ hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đã vạch ra của một cá nhân một cách trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu. Những nhiệm vụ cần phải hoàn thành thông thường là những quyết định quản trị được xem như là mục tiêu của đơn vị, chiến lược quản lý và kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Thường thì có sự đánh đổi giữa năng lực và chi phí. Vì vậy các nhà quản lý cần phải cụ thể hóa năng lực thành các yêu cầu rõ ràng về kiến thức và kỹ năng cho mỗi công việc cụ thể, từ đó tiến hành tuyển dụng những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao hiện tại hoặc khó khăn hơn trong tương lai. Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu được mức đóng góp của mình trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của mình trong việc vận hành HTKSNB hoạt động hữu hiệu. Đào tạo, tổ chức huấn luyện đầy đủ và thường xuyên cũng là một cách thức hữu hiệu để nâng cao trình độ, phát triển kỹ năng cho các thành viên trong tổ chức, để giữ cho mình luôn được cập nhật kịp thời công nghệ, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. Đánh giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để xem xét việc thực hiện của nhân viên thông qua kết quả thực hiện công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong công việc... Đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên
về cách cải thiện bản thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ. Đưa ra chế độ thi đua, khen thường rõ ràng đối với những thành viên có công, có cống hiến cho sự phát triển của đơn vị.
Cam kết về năng lực nhân viên sẽ giúp đơn vị đáp ứng được mục tiêu KSNB và đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm soát.
1.2.1.3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý ( về mức độ chấp nhận rủi ro, báo cáo tài chính, lựa chọn chính sách kế toán,…). Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị ( như cách thức nhà quản lý lựa chọn tổ chức kênh thông tin, thay đổi nhân sự quản lý,…). Chính sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý đã ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng HTKSNB.
1.2.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị thông qua sơ đồ tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ trong đó hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm.
Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp. Nó được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại bỏ được những hoạt động không phù hợp. Tuy nhiên, để xây dựng một cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào qui mô và tính chất hoạt động của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn
Phân chia trách nhiệm và quyền hạn được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Có 2 khuynh hướng là tập quyền và phân quyền, mỗi phương hướng đều có ưu và nhược điểm ảnh hưởng đến KSNB
Tập quyền: Là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức.
Ưu điểm:
Việc thực hiện các chính sách chung của tổ chức thường dễ dàng hơn
Việc kiểm soát các hoạt động trong tổ chức dễ dàng hơn
Giảm thiểu chi phí hành chính Nhược điểm:
Can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới → giảm sự chủ động, khả năng sáng tạo
Dễ dẫn đến sự chuyên chế, duy ý chí và độc tài của cấp quản trị cao nhất
Dễ lạm dụng quyền lực và có thể bị những tác động tiêu cực dẫn đến quan liêu
Nhà quản lý tham gia tác nghiệp nhiều → giảm hiệu quả mục tiêu chiến lược Phân quyền: Các quyết định của tổ chức đều có sự tham gia, đóng góp ý kiến của cả nhân viện và nhà quản lý cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức
Ưu điểm:
Quyền hạn và trách nhiệm được san sẻ → quyết định ở các cấp được nhanh hơn
Tăng mức độ thỏa mãn trong công việc của người lao động
Tránh sự chuyên quyền, độc tài
Tiết kiệm thời gian, giảm sự ôm đồm trong công việc của nhà quản trị cấp cao → tập trung vào các quyết định chiến lược
Nhược điểm:
Khó khăn cho nhà quản lý trong việc phối hợp và kiểm soát sự tuân thủ của người lao động
Giảm sự đồng bộ, thống nhất và gắn kết giữa các bộ phận trong tổ chức - Bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
- Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra.
Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia 3 chức năng qua nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận 1.2.1.5. Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị liên quan đến đội ngũ nhân viên như: chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, tiền lương, bổ nhiệm, khen thưởng, phúc lợi, kỷ luật. Mỗi cá nhân đều đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát.
Quản lý nhân sự cũng có vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường kiểm soát bằng cách phát triển tính chuyên nghiệp, thực thi tính minh bạch trong công việc hằng ngày. Đơn vị cần ban hành các quy định về tuyển dụng, cũng như các yêu cầu, xây dựng bảng mô tả công việc cần có của từng vị trí trong đơn vị để có thể quản lý tốt nhân viên, bổ nhiệm đúng người, đúng việc. Các nhà quản lý cũng cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, từ đó thúc đẩy tinh thần làm
việc và cống hiến của nhân viên. Đồng thời đưa ra các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm quy định cũng cần được chú tâm đến.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức…
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho HTKSNB hoạt động hiệu quả và hữu hiệu. Song không vì thế mà có thể hiểu môi trường kiểm soát tốt thì HTKSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là một yếu tố cho HTKSNB tốt, đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên HTKSNB.