CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.3.2. Những mặt hạn chế
Bên cạnh những mặt đã đạt được, HTKSNB của Bệnh viện vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn có một số hạn chế như:
- Tính trung thực và giá trị đạo đức: một số trưởng khoa, phòng chưa nhận thức được rằng: để toàn thể nhân viên trong đơn vị tuân thủ đúng quy tắc ứng xử và các giá trị đạo đức thì cần phải giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh gian lận.
Vẫn tồn tại những nhân viên không tự giác thực hiện nghiêm túc các chuẩn mực đạo đức, quy tắc ứng xử đã được phổ biến. Đây là một trong những nguyên nhân gây ra những sai sót.
- Năng lực nhân viên: đơn vị vẫn còn cán bộ không đủ năng lực mà không thể xử lý được, nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo đơn vị phải chịu áp lực từ lãnh đạo
các cơ quan cấp trên, các sở ban ngành có liên quan gởi đến, hoặc một bộ phận đang chờ nghỉ hưu nên không muốn nâng cao trình độ chuyên môn nữa.
- Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ tổ chức của một số bộ phận chưa được đánh giá lại một cách thường xuyên để kịp thời điều chỉnh lại cho phù hợp với những thay đổi theo từng thời điểm. Lãnh đạo đơn vị thực hiện phân quyền nhưng một số bộ phận chưa xây dựng các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Nguyên nhân chính là do họ thường chỉ được đào tạo về chuyên môn, còn về kiến thức quản lý thì chỉ được đào tạo qua những khóa học ngắn hạn và tích lũy từ kinh nghiệm thực tế.
- Chính sách nhân sự: Đơn vị thực hiện chưa tốt công tác quy hoạch cán bộ để sẵn sàng thay thế khi cần thiết. Nguyên nhân là do thiếu nhân sự để quy hoạch, nhiều bộ phận không quan tâm hay tham mưu về công tác quy hoạch cán bộ vì cho đó là trách nhiệm của Lãnh đạo. Cách tính thu nhập tăng thêm còn cào bằng nên không tạo động lực kích thích sự nhiệt tình lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Bệnh viện có xây dựng kế hoạch, mục tiêu nhưng chỉ mang hình thức, chỉ tiêu đề ra thấp hơn so với năng lực thực tế. Lãnh đạo đơn vị vẫn còn có quan điểm là nếu thực hiện không đạt chỉ tiêu thì sẽ đề nghị điều chỉnh, xây dựng các chỉ tiêu thấp hơn so với khả năng. Đơn vị chưa thực hiện hết việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro do họ chưa nắm rõ cách đánh giá rủi ro đặc biệt là đánh giá rủi ro theo phương pháp định lượng. Dù việc đánh giá rủi ro vẫn được thực hiện dưới nhiều hình thức nhưng đôi khi chưa thể hiện rõ ràng hoặc thực hiện chưa thường xuyên.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Còn một số bộ phận chưa xây dựng và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát.
- Bộ phận kế toán đơn vị chưa tổ chức được hệ thống thông tin nội bộ định kỳ, chưa kịp thời phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các BCTC tương đối khoa học và hợp lý, tuy nhiên lại chưa có Báo cáo quản trị phục vụ chức năng quản lý trong nội bộ đơn vị. Phòng TCKT cũng chưa có nhân viên nào thực hiện nhiệm vụ Kế toán quản trị, khi Ban Giám đốc hoặc các lãnh đạo có yêu cầu số
liệu quản trị nào sẽ được kế toán tổng hợp cung cấp. Kế toán tổng hợp đã nhiều việc nay lại càng nhiều việc hơn. Bệnh viện cũng chưa xây dựng được hệ thống báo cáo kế toán quản trị cung cấp định kỳ cho nhà quản lý, công tác kế toán quản trị còn yếu kém. Hiện nay, mỗi kế toán viên phải tự quản lý chứng từ thuộc phần hành của mình, không có phòng lưu trữ, vì vậy nguy cơ mất chứng từ rất cao. Chứng từ kế toán được lưu trữ đã hết hạn lưu trữ đến nay chưa làm các thủ tục hủy. Chính vì vậy việc quản lý bảo quản chứng từ gặp rất khó khăn. Hiện nay, nhiều bộ phận trong đơn vị không đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế, mà dù có phát hiện sự chênh lệch thì vẫn không kiểm tra và xử lý kịp thời, nguyên nhân là do lãnh đạo đơn vị không thể đọc được báo cáo tài chính và các sổ chi tiết, một số cán bộ chuyên môn có năng lực kém.
- Tại đơn vị, Giám đốc có thể ủy quyền cho các Phó Giám đốc được sử dụng tài khoản và con dấu của đơn vị để ký kết các hợp đồng kinh tế, các phiếu thu, chi hoặc giao dịch với kho bạc, ngân hàng. Việc ủy quyền không bằng văn bản dễ gây ra tình trạng lạm quyền, vượt quá quyền hạn để thực hiện các công việc nhằm trục lợi cá nhân. Nội dung các quy định về phê chuẩn chứng từ, tài liệu kế toán cũng chung chung, không cụ thể.
- Việc sử dụng phần mềm kế toán còn nhiều vấn đề trong bước lập trình mà đơn vị chưa kiểm soát và giải quyết được. Nên khi làm báo cáo quyết toán năm vẫn còn nhiều bảng biểu chưa phù hợp với đơn vị hoặc chưa chính xác trong số liệu.
- Các thủ tục kiểm soát đối với từng chu trình nghiệp vụ được thiết lập khá chặt chẽ song do những điều kiện khách quan và chủ quan mà các thủ tục này chưa được thực hiện đầy đủ, nhiều khi mang tính hình thức. Trong mỗi chu trình kiểm soát có một số những vấn đề tồn tại như:
Việc mua sắm vật tư tiêu hao, CCDC của bệnh viện: Việc lấy 3 bảng báo giá mà giá cả của hàng hóa do nhà cung cấp ghi cao hơn giá thị trường và sự thông đồng về giá giữa người mua và người bán dẫn đến khó có thể kiểm soát trung thực của 3 bảng báo giá. Ngoài ra việc kiểm tra vật tư nhập kho khi nhà cung cấp giao vật tư không đúng theo thỏa thuận đã ký. Do có nhiều chủng loại nên chú trọng
kiểm tra số lượng mà không ghi nhận hiện trạng của vật tư, dễ có sự thông đồng giữa thủ kho, kế toán thanh toán, người mua hàng và người bán hàng.
Việc đề xuất mua vật tư tiêu hao, y dụng cụ: Khi có nhu cầu về vật tư y tế, khoa phòng được Ban giám đốc duyệt, sau đó đến khoa Dược để thực hiện xuất vật tư trên phần mềm, và cầm phiếu xuất để lĩnh vật tư tại kho của Khoa Dược để về sử dụng. Khi đó phiếu xuất xem như được hiểu rằng toàn bộ vật tư cấp về khoa phòng đều được sử dụng cho bệnh nhân. Tuy nhiên thực tế có những khoa phòng lấy số lượng vật tư về mà không sử dụng hết cho số lượng bệnh nhân hiện tại, dẫn đến thất thoát vật tư, lượng vật tư dôi dư chưa sử dụng tại khoa phòng này thì Phòng TCKT chưa thể kiểm soát được. Đây là một bất cập trong công tác quản lý vật tư tiêu hao mà Bệnh viện còn chưa có phương án nào tối ưu để xử lý.
Chu trình thanh toán lương và các khoản thu nhập: Việc chấm công bằng tay nên có thể không đúng thực tế do cả nể, gian lận, nộp bảng chấm công chậm, lập bảng thanh toán lương còn bị sai sót. Thanh toán thu nhập tăng thêm hàng tháng phòng tổ chức không ra quyết định kịp thời, làm sai hệ số, làm nhầm các mức được hưởng.
Quy trình thanh toán: Do năng lực thu thập, tổng hợp chứng từ đề nghị thanh toán của các cá nhân không đồng đều, những cá nhân tham gia không thường xuyên thường cảm thấy công việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng. Quy trình còn chưa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ người đề nghị thanh toán, nên khó phát hiện được các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối với các dịch vụ thuê ngoài…) do người đề nghị thanh toán tự kê khai. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý thức tuân thủ còn chưa tốt, kỳ luật chưa cao, nội quy thì nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại. Áp lực phải kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót, gian lận hay áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong công việc khi phải giải thích, tranh
luận, từ chối những đề xuất thanh toán chưa hợp lệ làm kế toán thanh toán luôn trong trạng thái căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm dối, hoặc chán việc, bỏ việc,…
Hoạt động quản lý tài sản: chưa tiến hành dán nhãn và phiếu kiểm kê, mã quản lý tài sản; khi điều chuyển nội bộ thường không cập nhật ghi chép do công tác phối hợp chưa được chặt chẽ giữa phòng TCHC, bộ phận quản lý tài sản và kế toán tài sản làm cho thông tin về điều chuyển không được cập nhật kịp thời dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài sản quên ghi nhân sự việc điều chuyển gây ra tình trạng sai sót và khập khiễng giữa số liệu các bên liên quan… thể hiện rất rõ qua mỗi lần kiểm kê; vẫn có một số tài sản mua sắm mà không thật sự phù hợp và tiện ích đối với người sử dụng do đó không phát huy tốt hiệu quả khai thác sử dụng: Ví dụ: trang bị bàn kín cho điểm thu nhưng không lường trước vị trí đặt máy tính dẫn đến mặt bàn không đủ không gian.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ ( KTNB) là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của HTKSNB, là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm soát, chủ yếu là kiểm soát sau khi các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, được ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, vì lý do khách quan đơn vị chưa có bộ phận KTNB. Do vậy, chưa thực hiện được hình thức kiểm toán tính hiệu quả, tính kinh tế của các hoạt động tài chính cũng như hiệu lực và hiệu quả của đơn vị hoặc một chức năng nào đó 2.3.2.4. Thông tin và truyền thông
Bệnh viện chưa tổ chức đầy đủ các kênh thông tin bên trong và bên ngoài.
Bệnh viện thực hiện tốt việc thông báo thông tin trong nội bộ công ty, chứ chưa quan tâm nhiều đến việc nhận thông tin phản hồi thông qua các cuộc thăm dò chính thức, cũng như việc truyền đạt thông tin và nhận phản hồi từ bên ngoài còn hạn chế.
Tổ công nghệ thông tin cũng chưa xây dựng kế hoạch phòng chống sự cố khi bị mất thông tin, số liệu.
2.3.2.5. Giám sát
Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ được thực hiện ở mức tương đối và chưa mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt trong đơn vị không có kiểm toán nội bộ. Vì
vậy, việc điều chỉnh và duy trì sự hữu hiệu của HTKSNB qua nhiều thời kỳ khác nhau chưa được đảm bảo.
Trong quá trình hoạt động, hầu như khoa, phòng đều vận dụng kinh nghiệm từ những năm trước, ít khi cố gắng tuân thủ những thủ tục đã thiết kế nên khi có nhiệm vụ mới phát sinh hoặc thay đổi phương thức thực hiện thì bị lúng túng, bị động.
Thành viên trong các tổ kiểm tra chưa được trang bị về kỹ năng kiểm tra giám sát, do đó, khi đi vào một vụ việc cụ thể dễ cảm thấy lúng túng, thiếu tự tin trước ngổn ngang dữ liệu thông tin cần kiểm tra, không biết kiểm tra từ đâu, kiểm tra như thế nào… làm mất công, tốn sức, tâm lý chán nản…dẫn đến tình trạng làm qua loa, cho xong việc, làm việc thiếu trách nhiệm…dễ đưa đến báo cáo nhận xét sai lệch vấn đề hoặc chấp nhận sự việc một cách dễ dàng.