CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB CỦA BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục được xây dựng nhằm đảm bảo đường lối, chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng cách và đúng thời gian.
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%) 01. Bệnh viện có xây dựng chính sách kiểm soát
và các thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau (hành chính, kế toán, chuyên môn) không?
58 58% 42 42%
02. Bệnh viện có thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra (hàng tháng, quý) không?
98 98% 2 2%
03. Bệnh viện có những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không?
85 85% 15 15%
04. Bệnh viện có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng phần mềm kế toán không?
100 100% 0 0%
05. Bệnh viện có kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ và việc sao lưu dự phòng dữ liệu không?
98 98% 2 2%
06. Hệ thống có bắt buộc khai báo tên người sử dụng và mật khẩu trước khi đăng nhập sử dụng không?
100 100% 0 0%
07. Bệnh viện có quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép, thực hiện và xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm không?
82 82% 28 28%
08. Bệnh viện có quy định về trình tự luân chuyển và bảo quản chứng từ, hồ sơ ngăn nắp không? Chứng từ có được đánh số thứ tự trước khi vào sổ sách không?
90 90% 10 10%
09. Chứng từ kế toán có được ghi chép trung thực và chính xác ngay khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? Các khoa phòng có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm không?
35 35% 65 65%
10. Các hoạt động kiểm kê, giám sát tài sản ( Tiền, vật tư, máy móc,…) có tuân thủ theo quy trình quy định không?
80 80% 20 20%
11. Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng khoa/phòng cho người quản lý không? Các dữ liệu và báo cáo kết xuất có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ không?
89 89% 11 11%
Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát của đơn vị cụ thể như sau:
- 58% ý kiến được khảo sát trong đơn vị cho rằng Bệnh viện có xây dựng chính sách và thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau. Hàng tháng, hàng quý, bệnh viện thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra ( 98% ý kiến đồng ý). Ngoài ra, lãnh đạo cũng tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ hoạt động của các khoa, phòng để kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục những rủi ro trên phương diện quản lý toàn công ty và đưa ra những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả ( 85% ý kiến đồng ý).
- Theo thời đại 4.0, Bệnh viện ngày càng quan tâm đầu tư công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và cải cách hành chính. 100% ý kiến khảo sát cho rằng công ty có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phần mềm kế toán DAS trong hạch toán tại đơn vị. Hiện nay hầu hết các bộ phận trong đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện lưu trữ và sao lưu dự phòng tốt với 98% , có sử dụng hệ thống ngăn chặn virus tự động. Ngoài ra đơn vị còn thực hiện tốt việc bảo mật thông tin (khi sử dụng phải có khai báo tên và mật khẩu) để tránh hiện tượng xâm nhập tràn lan, ảnh hưởng đến số liệu và thông tin dữ liệu trên hệ thống.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được thực hiện để hoạt động kiểm soát hữu hiệu nghĩa là một cá nhân không được tham gia thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ cũng như kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng. Hiện tại, đơn vị thực hiện tương đối tốt, không có tình trạng kiêm nhiệm các chức năng bảo quản tài sản, phê duyệt, thực hiện và ghi chép ( 82% đồng ý là có). Thực hiện theo quy trình 5S, 90% ý kiến cho rằng chứng từ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ, ngăn nắp theo đúng trình tự luân chuyển và bảo quản sổ sách. 35% cho rằng chứng từ được ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Các khoa phòng ít kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm.
- Về công tác kiểm soát vật chất: Bệnh viện có hệ thống kho lưu trữ, két sắt…
tốt để bảo vệ tài sản. Điều này giúp đơn vị ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát, hư hỏng vật tư, tài sản…Bệnh viện cũng thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy trình quy định.
- Đánh giá: Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng khoa, phòng cho Ban Giám đốc (89% trả lời có). Các sai sót trong quá trình thực hiện khi phát hiện sẽ được báo cáo kịp thời, đầy đủ cho cấp quản lý. Tuy nhiên đôi khi các dữ liệu kế toán bị mất dữ liệu chi tiết, dẫn đến các báo cáo không chính xác.
Khảo sát thực trạng một số quy trình hoạt động cơ bản tại Bệnh viện Da Liễu Thành phố Đà Nẵng:
- Quy trình thanh toán viện phí
Hình 2.5. Quy trình thu viện phí cho bệnh nhân ngoại trú
Hình 2.6. Quy trình thực hiện nhập viện cho bệnh nhân nội trú Bệnh nhân đến
BÀN TIẾP ĐÓN - Đăng ký thông tin
- Phát số phòng khám và số thứ tự khám - Hướng dẫn bệnh nhân
KẾ TOÁN THU - Thu tiền khám - Thu phí cận lâm sàng - Thu tiền dịch vụ PHÒNG KHÁM
- Khám bệnh - Chỉ định dịch vụ - Kê đơn thuốc QUẦY THUỐC
BỆNH VIỆN
Bệnh nhân vào viện
KẾ TOÁN THU PHÍ Đóng tiền tạm ứng
vào viện
KHOA ĐIỀU TRỊ Yêu cầu bệnh nhân xuất trình - Chứng minh thư
- Thẻ bảo hiểm y tế và giấy chuyển viện ( nếu có)
Điều dưỡng làm hồ sơ bệnh án cho bệnh nhân
Hình 2.7. Quy trình thanh toán ra viện cho bệnh nhân nội trú
Cuối ngày, các kế toán viên thuộc bộ phận thanh toán viện phí của phòng TCKT phải nộp tiền cho thủ quỹ kèm theo bảng kê danh sách bệnh nhân nộp tiền. Số tiền thu viện phí được nộp vào tài khoản tiền gửi tại KBNN Hải Châu.
- Quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương :
Hình 2.8. Quy trình thanh toán lương và các khoản phụ cấp theo lương KHOA ĐIỀU TRỊ
- Yêu cầu bệnh nhân ra viện
- Nhập toàn bộ dịch vụ bệnh nhân đã làm vào phần mềm - In phơi thanh toán kẹp với bảo hiểm y tế và giấy chuyển, chuyển cho kế toán thu phí
KẾ TOÁN THU PHÍ - Kiểm tra thông tin bệnh nhân và tỷ lệ thanh toán bảo hiểm y tế trên phơi thanh toán - Thu lại biên lai tạm ứng tiền, đối chiếu với phần mềm
BỆNH NHÂN - Kiểm tra chi phí và tỷ lệ thanh toán bảo hiểm y tế trên phơi thanh toán - Ký vào xác nhận người bệnh
KẾ TOÁN THU PHÍ - Tiến hành thanh toán ra viện - In biên lai thanh toán
- Ký vào phơi thanh toán
BỆNH NHÂN - Nhận lại thẻ bảo hiểm y tế
- Lấy giấy ra viện và đơn thuốc
KHOA, PHÒNG Chấm công
PHÒNG TCHC Tập hợp bảng chấm công của các khoa
KẾ TOÁN LƯƠNG Làm bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phụ cấp
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kiểm tra bảng lương và ký vào bảng lương GIÁM ĐỐC Xem xét và ký duyệt bảng lương KẾ TOÁN GIAO DỊCH Chuyển khoản tiền lương cho nhân viên
Sau khi chuyển tiền, phòng TCKT công khai bảng thanh toán lương hàng tháng tại phòng để mọi người thắc mắc có thể xem và tìm hiểu. CTKT ở đây là bảng chấm công của từng khoa phòng và bảng tổng hợp lương của cả bệnh viện.
- Chi mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ hoạt động KCB Kinh phí dành cho mua thuốc đều chi từ nguồn thu bệnh nhân. Lượng kinh phí dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu của bệnh viện.
Hình 2.9. Quy trình mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế Toàn bộ hồ sơ về mua thuốc, hóa chất được chuyển về phòng TCKT, kế toán trưởng căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng để duyệt nguồn thanh toán. Kế toán giao dịch thanh toán hóa đơn bằng hình thức chuyển khoản qua kho bạc.
KHOA DƯỢC
Lập kế hoạch mua thuốc Đấu thầu thuốc, hóa chất
KẾ TOÁN
Chọn ra nhà cung cấp Đặt hàng thuốc, hóa chất
NHÀ CUNG CẤP Giao thuốc, hóa chất
Kiểm tra thuốc, hóa chất về tên, số lượng, quy
cách, lô sản xuất
HỘI ĐỒNG KIỂM NHẬP
KHOA DƯỢC Nhập kho thuốc, hóa chất KẾ TOÁN Thanh toán tiền thuốc, hóa chất
- Chi mua sắm và sửa chữa vật tư, CCDC
Hình 2.10. Quy trình mua sắm và sửa chữa vật tư, công cụ dụng cụ
CTKT là tờ trình được phê duyệt, bảng báo giá, biên bản chọn giá, quyết định chọn giá của giám đốc, hợp đồng và thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính