CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB CỦA BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Thông tin tại Bệnh viện rất đa dạng và có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau như:
- Căn cứ vào cấp quản lý:
Thông tin xuống dưới (từ trên xuống): đây là những thông tin đi từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp quản lý thấp hơn trong một tổ chức có phân cấp, đó là các lệnh, chỉ thị, quyết định, các văn bản của cấp trên…
Loại thông tin này có thể bị mất mát, thất lạc, bóp méo, hiểu sai nghĩa… nếu nó được truyền qua nhiều cấp khác nhau. Vì vậy để chắc chắn thông tin loại này đến
KHOA, PHÒNG Lập giấy đề xuất
GIÁM ĐỐC Phê duyệt giấy đề xuất
Tìm 3 bảng báo giá Duyệt nhà cung cấp Làm hợp đồng mua bán
Mua hàng KHOA, PHÒNG
Biên bản bàn giao và thanh lý hợp đồng
Thanh toán tiền KẾ TOÁN
được đối tượng cần truyền đạt theo đúng hình thức và nội dung mong muốn thì cần phải được ban hành bằng văn bản với hình thức rõ ràng, cụ thể.
Thông tin lên trên: là thông tin đi từ cấp quản lý thấp hơn lên cấp cao hơn như các báo cáo, kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, đề nghị, tờ trình…
Dòng thông tin này có thể bị cán trở bởi các trưởng phòng ở các khâu trung gian. Các trưởng phòng trung gian, trong quá trình truyền tin, có thể có các động tác chọn lọc thông tin theo tiêu chí của mình và chỉ truyền đi các thông tin có lợi cho bản thân hoặc khoa, phòng của mình.
Thông tin theo chiều ngang: bao gồm dòng thông tin truyền theo chiều ngang giữa những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương. Loại thông tin này được sử dụng để mở rộng phạm vi thông tin, tin tức sang các bộ phận để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận của các tổ chức
- Theo mục đích sử dụng:
Thông tin tài chính: là tất cả các thông tin, dữ liệu có thể thu thập thông qua các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, …. như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, nợ phải trả, …Bệnh viện hiện nay đang thực hiện công khai tài chính theo Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15/6/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Thông tin phi tài chính: là những thông tin không phải là thông tin tài chính như sự biến động về nhân sự, trình độ và chuyên môn của đội ngũ nhân viên, lĩnh vực hoạt động chủ yếu,…
Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng xây dựng nhiều kênh truyền thông để chắc chắn nhân viên có thể biết đến mọi thông tin mà cấp lãnh đạo muốn truyền đạt cũng như những gì mà nhân viên muốn truyền đạt đến lãnh đạo cấp trên. Cụ thể:
- Đầu giờ sáng các ngày trong tuần và cuối giờ ngày thứ 6 hàng tuần, lãnh đạo luôn tổ chức các cuộc họp giao ban nhằm báo cáo và bàn luận về những thông tin cần thiết trong hoạt động kinh doanh, quản lý của đơn vị. Đồng thời răn đe, chấn chỉnh các sai phạm vừa xảy ra một cách kịp thời.
- Ban giám đốc thường xuyên tổ chức những cuộc họp cơ quan đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của công ty một cách sâu sắc và phổ biến những nội dung quan trọng đến toàn thể nhân viên, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những quyết định, phương hướng hoạt động phù hợp.
- Mỗi khi có sự thay đổi về hệ thống thanh toán bảo hiểm y tế hoặc vấn đề gì về pháp luật có liên quan, Ban lãnh đạo nhanh chóng tổ chức các buổi tập trung bắt buộc nhằm thông báo cho toàn thể các nhân viên biết về sự thay đổi để tránh làm sai khi thực hiện nhiệm vụ.
- Ban lãnh đạo yêu cầu đăng tải các thông tin cần thiết lên trang website chính của bệnh viện và đính kèm thông báo, hướng dẫn trên bảng thông báo hành chính.
- Các thùng thư góp ý được lắp đặt nhằm thu thập ý kiến phản ánh của người dân về thái độ làm việc, phong cách cư xử của nhân viên đối với cộng đồng. Dựa vào các lá thư góp ý, ban lãnh đạo sẽ xem xét để có sự điều chỉnh hợp lý. Tuy nhiên đa phần người dân đi khám bệnh còn e dè khi viết thư góp ý vì sợ phiền phức, nhọc nhằng nên Bệnh viện không nhận được nhiều phản hồi từ người dân.
- Ban Giám đốc quan tâm đến việc thu nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới thông qua việc khuyến khích nhân viên cấp dưới báo cáo những điều không phù hợp cho cấp quản lý.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%) 01. Nhân viên bệnh viện có biết được mục tiêu
của cơ quan và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng không?
98 98% 0 0%
02. Bệnh viện có xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận không?
100 100% 0 0%
03. Các hình thức trao đổi thông tin ( trực tiếp, văn bản, cuộc họp, website,…) có được sử dụng tại bệnh viện không?
100 100% 0 0%
04. Nhân viên trong bệnh viện có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho người quản lý không?
85 85% 15 15%
05. Các nhân viên có được khuyết khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý với Ban giám đốc và người quản lý các khoa phòng không?
90 90% 10 10%
Kết quả khảo sát về thực trạng thông tin và truyền thông tại đơn vị như sau:
- 98% nhân viên trong đơn vị được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về mục tiêu của cơ quan và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng để thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận.
- Đơn vị không chỉ quan tâm và thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị mà còn thông tin và truyền thông cho toàn thể nhân dân về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, đặc biệt trong công tác phòng, chống các dịch bệnh.
Lãnh đạo xem đây là một phương pháp hữu hiệu để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình cụ thể nhân viên báo cáo ngay các sự cố xảy ra với người quản lý mình là 85% và ban giám đốc khuyến khích nhân viên báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý là 90%.