CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện
- Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Bệnh viện về tất cả hoạt động của phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán;
phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của Bệnh viện để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về tài chính; báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Giám Đốc; tiếp nhận và triển khai kịp thời các chỉ thị của Ban Giám đốc; tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, tiền mặt, đánh giá tình hình sử dụng cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý phù hợp.
- Kế toán kiểm soát: kiểm soát tất cả các nguồn thu trong Bệnh viện, cập nhật các quy định về thu phí và giá các dịch vụ, triển khai cho các kế toán viên khi có thay đổi về giá, phí; chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban giám đốc về nguồn thu dịch vụ.
- Kế toán giao dịch kiểm soát hoạt động mua sắm trang thiết bị, vật tư y tế, hóa chất đặc thù, phương tiện làm việc toàn bệnh viện, phối hợp với khoa dược trong hoạt động mua sắm, đấu thầu; cập nhật quy định về đấu thầu.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán viên để hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản theo qui định của Nhà nước và Bệnh viện định kỳ hoặc khi được yêu cầu nhằm phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động toàn Bệnh viện.
- Kế toán thanh toán: lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của Bệnh viện. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng.
Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ.
Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Bệnh viện. Lập danh sách khoản nợ, chi trả đúng hạn. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Kế toán tiền lương và các khoản chi trả cho người lao động: Ghi chép kịp thời số giờ công lao động, phối hợp với Phòng tổ chức hành chính (TCHC) để tính tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên Bệnh viện; tính số trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Kế toán thuế: Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế GTGT theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng. Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế có liên quan đến hoạt động của Bệnh viện để cơ sở thực hiện.
Hằng tháng, quý, năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ để báo cáo cục thuế; tính và nộp thuế GTGT, TNDN theo quy định.
- Kế toán kho: theo dõi quản lý tình hình nhập – xuất – tồn các loại thuốc men, dịch truyền, hóa chất, vật tư y tế,… lập bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
- Kế toán tài sản cố định – Công cụ, dụng cụ: Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, CCDC. Kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, CCDC và báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị CCDC định kỳ.
- Tổ thu phí (tổ thu viện phí và tổ thu BHYT): gồm 5 điểm trong bệnh viện.
Thu tiền KCB; thu tiền ứng bệnh nhân theo chỉ định của khoa; thanh toán tiền cho bệnh nhân ra viện; nộp các khoản thu được trong ngày cho thủ quỹ, thực hiện đối chiếu với kế toán kiểm soát về tổng thu - tổng chi.
2.1.4.2. Tổ chức chứng từ kế toán
CTKT áp dụng cho Bệnh viện Da Liễu Thành phố Đà Nẵng thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản
pháp luật khác có liên quan đến CTKT và các quy định trong chế độ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017.
Ngoài ra, phòng TCKT xây dựng các quy trình cụ thể: Quy trình mua sắm TSCĐ, Quy trình thanh toán cho bệnh nhân, Quy trình thu nộp viện phí, Quy trình kế toán tiền mặt, Quy trình lập báo cáo, Quy trình lưu trữ CTKT, …. Trong từng quy trình có quy định về các chứng từ, mẫu giấy tờ cụ thể theo quy định của Bệnh viện.
Nhân viên kế toán là người lập và ghi sổ kế toán khi có nghiệp vụ phát sinh.
Việc lập CTKT tuân thủ theo chế độ kế toán đối với đơn vị sự nghiệp như:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động đều phải lập CTKT.
Một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được lập 1 lần CTKT.
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định.
Nhìn chung đa số các chứng từ được lập và luân chuyển theo trình tự sau:
Hình 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình kiểm tra CTKT:
Khi kiểm tra CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phòng TCKT phải từ chối tiếp nhận đồng thời báo cáo ngay cho Trưởng phòng TCKT biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật.
Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì Phòng TCKT trả lại cho khoa phòng, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.4.3. Tổ chức tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được sử dụng tại Bệnh viện Da Liễu Thành phố Đà Nẵng dựa trên hệ thống Tài khoản ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm:
- Tài khoản Loại 1 có 15 tài khoản:
Tài khoản 111-Tiền mặt;
Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;
Tài khoản 113- Tiền đang chuyển;
Tài khoản 121- Đầu tư tài chính;
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng;
Tài khoản 133- Thuế GTGT được khấu trừ;
Tài khoản 136- Phải thu nội bộ;
Tài khoản 137- Tạm chi;
Tài khoản 138- Phải thu khác;
Tài khoản 141- Tạm ứng;
Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu;
Tài khoản 153- Công cụ, dụng cụ;
Tài khoản 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang;
Tài khoản 155- Sản phẩm;
Tài khoản 156- Hàng hóa.
- Tài khoản loại 2 có 6 tài khoản:
Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình;
Tài khoản 213- Tài sản cố định vô hình;
Tài khoản 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ;
Tài khoản 241- XDCB dở dang;
Tài khoản 242- Chi phí trả trước;
Tài khoản 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
- Tài khoản loại 3 có 10 tài khoản:
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán;
Tài khoản 332- Các khoản phải nộp theo lương;
Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước;
Tài khoản 334- Phải trả người lao động;
Tài khoản 336-Phải trả nội bộ;
Tài khoản 337- Tạm thu;
Tài khoản 338- Phải trả khác;
Tài khoản 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược;
Tài khoản 353- Các quỹ đặc thù;
Tài khoản 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu.
- Tài khoản loại 4 có 5 tài khoản:
Tài khoản 411- Nguồn vốn kinh doanh;
Tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái;
Tài khoản 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế;
Tài khoản 431- Các quỹ;
Tài khoản 468- Nguồn cải cách tiền lương.
- Tài khoản loại 5 có 5 tài khoản:
Tài khoản 511- Thu hoạt động do NSNN cấp;
Tài khoản 512- Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài;
Tài khoản 514- Thu phí được khấu trừ, để lại;
Tài khoản 515- Doanh thu tài chính;
Tài khoản 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ.
- Tài khoản loại 6 có 7 tài khoản:
Tài khoản 611 - Chi phí hoạt động;
Tài khoản 612- Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài;
Tài khoản 614- Chi phí hoạt động thu phí;
Tài khoản 615- Chi phí tài chính;
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán;
Tài khoản 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ;
Tài khoản 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí.
- Tài khoản loại 7 có 01 tài khoản 711- Thu nhập khác.
- Tài khoản loại 8 có 02 tài khoản:
Tài khoản 811- Chi phí khác;
Tài khoản 821 - Chi phí thuế TNDN.
- Tài khoản loại 9 có 01 Tài khoản 911- Xác định kết quả 2.1.4.4. Tổ chức sổ kế toán
Công việc kế toán tại Bệnh viện Da Liễu Thành phố Đà Nẵng được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán được áp dụng cho toàn Bệnh viện, cụ thể là DAS. Bệnh viện Da Liễu Thành phố Đà Nẵng lựa chọn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Hình 2.3. Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Đầu tiên, kế toán phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ liên quan. Việc xử lý chứng từ được phải được thực hiện trước khi nhập dữ liệu vào máy: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, nội dung, tính chính xác, rõ ràng của số liệu...
Kế toán căn cứ vào chứng từ đã được xử lý để hạch toán vào phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán sẽ tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa thông tin để có thông tin tổng hợp trên các TK, thông tin chi tiết và hệ thống BCTC. Kế toán có thể xem xét số liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong năm tài chính.
Cuối kỳ, cuối năm kế toán tổng hợp thực hiện thao tác khóa sổ kế toán và lập BCTC. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết luôn được thực hiện tự động, luôn đảm bảo thông tin trong kỳ được nhập liệu chính xác và trung thực.
Hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm: số đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ kế toán chi tiết.
2.1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Lập báo cáo kế toán
Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng sử dụng biểu mẫu báo cáo kế toán theo quy định gồm: bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị khi cấp trên yêu cầu như: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh từng thời điểm,....
Việc lập các báo cáo này chỉ cần thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện việc nhập, xử lý và điều chỉnh, kết chuyển dữ liệu thông qua phần mềm kế toán DAS 10.1.0.3. Các báo cáo này dùng để cung cấp thông tin tài chính quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị đánh giá tình hình hoạt động của Bệnh viện.
Báo cáo phải được lập theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, nộp đúng thời hạn.
Công khai tài chính
Hàng năm Bệnh viện thực hiện công khai dự toán thu, chi được giao hàng năm, kể cả điều chỉnh, bổ sung trong năm bằng văn bản gửi đến các đơn vị khoa phòng trong Bệnh viện. Các hoạt động thu chi tuân theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Bệnh viện. Quy chế chi tiêu nội bộ được thống nhất trong hội nghị viên chức toàn Bệnh viện cuối năm.
2.1.4.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một yếu tố quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh chính xác thực trạng của đơn vị.
Hiện nay, công tác kiểm tra chỉ mới triển khai quản lý nguồn thu từ các khoa phòng đơn vị trong Bệnh viện thông qua việc kiểm tra, quản lý biên lai thu phí. Hàng ngày, khi kế toán thu viện phí nộp hết tiền thu cho thủ quỹ, sau đó thủ quỹ nộp toàn bộ số tiền vào tài khoản của Bệnh viện tại ngân hàng. Kế toán kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, soát xét lại số thu trên biên lai với số tiền đã nộp Ngân hàng. Nhờ đó có thể kiểm tra, kiểm soát được tổng thu tại các điểm thu phí trong Bệnh viện.
Trong trường hợp kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ là do kế toán thanh toán kiểm tra. Rồi lại chính nhân viên này thực hiện hạch toán vào phần mềm, nên nếu có sai sót thì khó phát hiện ra. Có thể hiểu rằng nhân viên kế toán vừa là người làm, lại vừa là người kiểm tra thì rất dễ gây ra sai sót.