CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.3. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
41 Theo COSO thì cho dù một doanh nghiệp có vị trí địa lý hay quy mô quản lý, mục tiêu kinh doanh, mục đích hoạt động như thế nào đi chăng nữa thì cũng có hệ thống KSNB được cấu thành gồm năm yếu tố sau:
Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền thông, hoạt
động kiểm soát, giám sát.
42 43 44 45 46
1 Môi trường kiểm soát
2 (Control Environment)
3 Đánh giá rủi ro
4 (Risk Assessment)
5 Hệ thống thông tin truyền thông
6 (Information & Communication)
7 Hoạt động kiểm soát
8 (Control Activities)
9 Giám sát
10 (Monitoring Activities)
47 48 49 50 51 52 53 54
55
56
57 Hình 1.1.Mô hình năm yếu tố trong HTKSNB theo COSO 2013 58 Theo COSO, môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty. Hay nói cách khác, môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.
a. Đánh giá rủi ro:
59 Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động:
60 Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp; Chất lượng cán bộ thấp; Sự cố, hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở; tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất; chi phí cho quản lý và trả lương cao; thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm …
61 Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần; sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.
62 Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: Xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn; phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
b. Hệ thống thông tin truyền thông
63 Thông tin và truyền thông là cung cấp thông tin phản hồi về thực tế hoạt động cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý kiểm soát được thực tế hoạt động phát sinh, từ đó có những biện pháp điều tiết phù hợp. Chất lượng thông tin và các quá trình truyền thông trong tổ chức rất quan trọng. Việc truyền thông phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
c. Hoạt động kiểm soát
64 Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Thông qua các hoạt động kiểm soát nhà quản lý sẽ yên tâm tài sản đơn vị được bảo đảm và BCTC đáng tin cậy.
65 Thủ tục trên phải hội đủ các yếu tố sau : 66
67
- Yếu tố chuyên môn hóa
68 Yếu tố này là phân chia nhiệm vụ ra nhiều mảng chuyên biệt khác nhau nhằm tạo cho các bộ phận tập trung vào nhiệm vụ chính của mình từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đó cũng không để cho bộ phận nào thao túng cả một quy trình và khi đó sẽ giảm bớt rủi do xảy ra lỗi, che đậy sai phạm, thao túng tại các bộ phận trong đơn vị.
- Phân quyền
69 Người quản trị không thể nào có đủ thời gian và công sức cho việc làm tất cả các công việc và hơn thế nữa do có quá nhiều quyền lực trong tay cho nên dễ dẫn đến lạm quyền, quyết định tùy tiện do đó mà phải phân quyền cho các bộ phận. Phân quyền là một hoạt động phân phối trách nhiệm của các đối tượng trong đơn vị, phân quyền cần hiểu rõ về năng lực, động lực, tâm lý của bộ phận hay cá nhân được nhận quyền để nhằm giúp đối tượng nhận quyền hiểu được sứ mệnh của mình mà hoàn thành mục tiêu. Phân quyền còn tạo cho đối tượng nhận phân quyền một trách nhiệm, quyền quyết định từ đó nâng cao tầm vóc và ý thức đóng góp cho tổ chức giúp việc tham mưu cho nhà quản trị được tốt hơn.
- Không kiêm nhiệm
70 Yếu tố này rất quan trọng trong việc chống rủi ro trong đơn vị, nguyên tắc là không cho bộ phận hoặc cá nhân có quyền quyết định kiêm nhiệm thêm chức năng bảo quản, gìn giữ.
71 Kế toán thì không cho phép kiêm thủ quỹ vì kế toán có thể lập chứng từ khống để rút tiền từ két.
72 Kiểm toán nội bộ tại đơn vị nhưng kiêm cả kế toán viên của đơn vị
73 Cán bộ quản lý tài sản kiêm kế toán tài sản.
74 Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của DN cũng không tránh khỏi việc kiêm nhiệm kể trên do nhiều nguyên nhân, có thể do thiếu nguồn
cán bộ bổ sung, có ít cán bộ có chuyên môn để đảm nhận công việc. Trong tình huống này chúng ta phải cân nhắc đến luân chuyển hay thay đổi cơ cấu tổ chức để tránh xảy ra rủi ro.
75
- Tính đúng đắn của chứng từ
76 Chứng từ hay nói cách khác là hệ thống thông tin kế toán phải đáp ứng tiêu chí chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu để các đối tượng khai thác thông tin một cách chính xác, nếu không sẽ dẫn đến sai lệch thông tin từ đó gây ra rủi ro cho DN.
77 Hiện tại các thủ tục để kiểm soát tính đúng đắn của chứng từ như:
78 + Đánh số chứng từ theo thứ tự tăng dần và kết thúc khi hết một năm tài chính nhằm kiểm tra tính liên tục của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
79 + Chứng từ phải được lập tại thời điểm phát sinh sự kiện kinh tế tại doanh nghiệp, không được ghi lùi hay ghi sau sự kiện kinh tế phát sinh sẽ làm độ tin cậy của chứng từ không có làm tăng rủi ro trong DN.
80 + Biểu mẫu chúng từ phải đúng so với quy định của các cơ quan chức năng và luật kế toán.
81 + Luân chuyển chứng từ theo trình tự quy định tại DN.
82 + Lưu trữ chứng từ một cách khoa học và đúng quy định của pháp luật.
- Bảo vệ tài sản, chứng từ
83 Trong doanh nghiệp phải có quy định và trang bị hệ thống kho lưu trữ, bảo quản tài sản, chứng từ cả trên máy vi tính và bản in nhằm tránh việc tiếp xúc không đúng thẩm quyền dẫn đến các rủi ro cho hình thức này.
- Kiểm tra dự phòng
84 Bên cạnh việc kiểm tra, kiểm soát thực hiện liên tục thì cũng có hình thành vài ban, tổ kiểm tra dự phòng nhằm đột xuất kiểm tra các bộ phận và cá nhân trong việc sử dụng kẽ hở của hệ thống KSNB để cùng nhau bao che và gian lận gây rủi ro cho đơn vị.
d. Giám sát
85 Giám sát là quá trình theo đuổi và đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiểm khuyết. Công việc giám sát bao gồm: thường xuyên rà soát, báo cáo chất lượng và hiệu quả hoạt động kiểm soát, theo sự tuân thủ các quy định, chuẩn mực ban lãnh đạo cũng như các nhân viên. Thực hiện giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Giám sát thường xuyên được hiểu là quan sát, kiểm tra, quản lý các công việc hằng ngày diễn ra tại đơn vị. Giám sát định kỳ được thực hiện tùy vào mức độ rủi ro của kiểm soát.