CHƯƠNG II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG JEAN
2.2. Cơ cấu tổ chức và các phòng ban ở Công ty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Việt Thắng Jean (Nguồn: Phòng Nhân sự) CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
Ban Giám đốc:
Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện hợp pháp của công ty trong các quan hệ, giao dịch kinh tế, là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh mang tính chiến lược của công ty và giao quyền hành cụ thể cho cấp dưới. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những chính sách, chiến lược để Hội đồng quản trị thảo luận và quyết định.
Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm.
Tổng Giám đốc cũng là người thực hiện công tác kế toán quản trị để nắm bắt thực trạng tài chính của công ty phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định chiến lược phát triển của công ty, đầu tư mở rộng sản xuất theo điều lệ, quyết định chiến lược tài chính, chất lượng, xây dựng văn hóa của toàn công ty. Quyết định nâng lương, khen thưởng, đào tạo phát triển, kỷ luật và tổ chức nhân sự đối với các cán bộ và nhân viên quản lý từ các xí nghiệp đến văn phòng công ty.
Phó Tổng Giám đốc: Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết việc kinh doanh khi được Tổng giám đốc ủy quyền một phần hay toàn bộ công việc. Khi Tổng Giám đốc đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc giải quyết những việc phát sinh tại công ty.
Chịu trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc, báo cáo các hoạt động kinh doanh của Công ty, nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc. Từ đó triển khai các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp cũng như ghi nhận những ý kiến đóng góp thảo luận của các phòng ban và báo cáo lên cấp trên.
Chịu trách nhiệm tình hình sản xuất của công ty, phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh từng khu vực.
Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm và chịu trách nhiệm quản lý các chi phí, xây dựng chức năng, nhiệm vụ và hướng dẫn công việc cho các xí nghiệp.
Chịu trách nhiệm tổ chức phương án an toàn lao động, tham gia xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên.
Ban pháp chế: có nhiệm vụ cố vấn về các vấn đề có liên quan đến pháp lý cho lãnh đạo và các bộ phận phòng ban nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Phòng pháp chế:
Nhiệm vụ tư vấn, tham mưu giúp lãnh đạo doanh nghiệp vận dụng hợp lý đường lối, chính sách của nhà nước, tìm hiểu đối tác làm ăn để nắm bắt kịp thời cơ hội và hạn chế rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời cũng hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp khắc phục những sai sót trong quá trình thực thi nhiệm vụ, là cầu nối giữa doanh nghiệp với các công ty luật, các tổ chức tư vấn pháp chế để tham kiến hoặc thuê tư vấn pháp luật khi những vấn đề vượt tầm kiểm soát nội bộ.
Phòng công nghệ thông tin:
Hệ thống thông tin là nơi lưu trữ và xử lý các số liệu liên quan đến khách hàng và của doanh nghiệp với giá trị rất lớn nên phòng thông tin có chắc năng giám sát và
2
bảo vệ tài nguyên dữ liệu của Công ty một cách chặt chẽ. Giải quyết các vấn đề trục trặc của các phòng ban trong Công ty như:
Quản lý, sửa chữa, khắc phục sự cố hệ thống mạng internet, email nội bộ, hệ thống camera, điện thoại nội bộ của toàn công ty.
Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng
truyền thông, mạng công nghệ thông tin của công ty.
Tiếp nhận yêu cầu và xử lý các sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng. Thống kê, tổng hợp các loại rủi ro, các trường hợp lỗi trong hệ thống công nghệ thông tin; đề xuất hướng phòng ngừa, xử lý và khắc phục.
Phòng tài chính kế toán:
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn phù hợp với kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;
Xây dựng hệ thống kế toán của công ty, tổ chức thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán, ghi sổ kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
Lập các báo cáo kế toán hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc; lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu Ban Giám đốc;
Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn;
Công tác tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực tài chính, kế toán Báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu;
Tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến tài chính, kế toán.
Công tác quản lý doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định:
Lập các báo cáo kế toán tổng hợp theo định kỳ;
Tổ chức kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho, tài sản cố định;
Theo dõi, quản lý, đôn đốc công tác thu hồi công nợ,…
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về Thuế của công ty đối với Nhà nước.
Phòng nhân sự hành chính quản trị:
Nghiên cứu, xây dựng các nội quy, quy chế, thực hiện tiến trình phân tích và mô tả công việc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Quản trị, hoạch định, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại các thời điểm cụ thể theo nhu cầu của từng phòng ban, xí nghiệp và công ty.
Tuyển dụng lao động, bố trí, sắp xếp và quản lý lao động, phụ trách công tác thi đua khen thưởng của toàn công ty, thực hiện công tác đào tạo, nâng cao tay nghề…
Xác định trình độ chuyên môn và nhu cầu cần được đào tạo phát triển.
Quản trị văn phòng: quản lý con dấu của công ty, các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong công ty; thực hiện công tác lễ tân; quản lý hệ thống điện thoại nội bộ;
quản lý xe con phục vụ cho công tác của toàn công ty; công tác văn thư, lưu trữ…
Công tác trật tự, an ninh và vệ sinh môi trường: Tổ chức đội ngũ bảo vệ xuyên suốt 24/24h; quản lý, theo dõi, kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn công ty.
Xây dựng các chính sách phúc lợi, BHXH, y tế và an toàn lao động cho toàn công ty. - Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, sa thải, quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên, giải quyết chế độ chính sách, lao động tiền lương theo đúng bộ luật lao động. Ghi nhận và giải quyết những thắc mắc khiếu nại, chế độ, chính sách nhằm đáp ứng kịp thời những nhu cầu nguyện vọng của cán bộ công nhân viên.
Phòng Xuất Nhập khẩu:
Chịu trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu khách hàng, xem xét các điều khoản, soạn thảo và ký kết các hợp đồng thương mại.
Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi thông tin, yêu cầu của khách hàng, phối hợp chặt chẽ với các xí nghiệp các phòng ban xí nghiệp để đảm bảo tiến độ kế hoạch sản xuất.
Làm thủ tục xuất nhập khẩu, thanh lý nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất.
Phòng quản trị rủi ro:
Xây dựng và vận hành mô hình, tiêu chuẩn, công cụ phục vụ công tác quản trị rủi ro hoạt động của công ty.
Tham gia hỗ trợ các phòng ban khác xác định nguyên nhân, lập báo cáo khắc phục sự cố rủi ro phát sinh.
Tham mưu cho Ban Giám đốc các chiến lược và mục tiêu về quản trị rủi ro liên quan đến hoạt động của công ty.
27