CHƯƠNG V. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY VIỆT THẮNG JEAN
5.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng
5.1.1. Phân tích công việc.
Phân tích công việc trước khi tuyển dụng - đó là một trách nhiệm không nhỏ đối với những người đại diện công ty đứng ra tuyển chọn nhân viên. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng từ trước người tuyển dụng sẽ đánh giá sai nhân lực và chọn sai người. Để tránh trường hợp này xảy ra, doanh nghiệp nên tự đặt ra những câu hỏi sau:
Chức vụ gì? Công việc sẽ như thế nào?
Có những khó khăn, cản trở gì?
Tính cách nào phù hợp? Trình độ cao hay thấp?
Công ty đòi hỏi những gì từ nhân viên mới?
Công ty phải kết hợp với các phòng/ ban khác trong công ty để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phục vu cho nhu cầu tuyển dụng của công ty. Dựa vào phân tích công việc công ty và người được tuyển dụng đều nắm bắt được nhu cầu của nhau vì thế công ty đỡ mất thời gian tuyển dụng và người lao động cũng có thể so sánh năng lực của bản thân với các tiêu chuẩn của công ty trước khi quyết định nộp hồ sơ dự tuyển.
Bản mô tả công việc chỉ đơn giản tóm tắt những trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho vị trí ứng tuyển. Nhưng đáng tiếc, rất nhiều nhà tuyển dụng “tuyển nhầm”
nhân viên chỉ vì không chú trọng hoặc không biết cách viết bản mô tả công việc hiệu quả.
5.1.2. Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng hiện tại của công ty 1 phần nào đáp ứng được nhu cầu của công ty, song việc tuyển dụng vẫn chỉ bó hẹp trọng nội bộ công ty giới thiệu và chỉ một số ít nguồn bên ngoài, do vậy mà chưa thu hút được đội ngũ nhân sự có chất lượng cao trên thị trường khiến cho doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều nhân tài. Khi thực hiện việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, Công ty nên chú ý các nguồn sau:
- Từ các trung tâm giới thiệu vệc làm: thời gian qua Công ty cũng đã nhờ các tổ chức tuyển dụng chuyên nghiệp giúp. Khi sử dụng nguồn này Công ty nên có những biện pháp kiểm tra chặt chẽ, kỹ lưỡng các ứng viên được giới thiệu.
- Từ các nhân viên cũ của Công ty: không ít trường hợp nhân viên rời bỏ công ty để đến làm việc cho hãng khác hoặc để giải quyết việc riêng. Nhưng khi làm viêc ở Công ty mới họ thấy rằng công việc ở hãng mới không như mong đợi hoặc tình trạng cá nhân thay đổi khiến cho họ có mong muốn quay lại Công ty cũ. Thông thường thì Công ty không coi trọng nguồn nhân lực này vì Công ty cho rằng họ không trung thực,
không đáng tin cậy, là những người “đứng núi này trông núi nọ”…tuy nhiên, rất nhiều Công ty đã khám phá ra rằng rất nhiều nhân viên trở lại làm việc lại là những nhân viên tốt hơn và có tinh thân trung thực hơn là trước kia họ làm việc tại đây. Điều này cũng dễ hiểu vì họ đã tự động bỏ việc và khi được Công ty chấp nhận cho làm việc thì họ sẽ đem hết sức mình đóng góp cho Công ty để sửa chưa lỗi lầm của mình.
- Các ứng viên tự nộp đơn xin việc: đây là nguồn tuyển dụng phổ biến của các doanh nghiệp, nhưng đối với Công ty chưa chú trọng đến nguồn duyển dụng này nên số lượng đơn xin việc còn ít. Đây có thể là những sinh viên mới ra trường hay là những nhân viên của các Công ty khác hứng thú với những vị trí còn trống của Công ty nên muốn thử sức mình ở vị trí mới. đây là những người có long nhiệt tình và đam mê công việc, vì vậy không nên bỏ sót những ứng viên này.
Sinh viên thực tập: Công ty có thể có chiến lược thông qua thu thập sinh viên thực tập, quan sát theo dõi những những sinh viên này thông qua các công việc được giao để kiểm tra khả năng của họ, nếu phát hiện được những người phù hợp có thể tiến hành đào tạo luôn , tuyển dụng nếu họ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, không bỏ qua bất cứ co hội nào để có được những nguồn nhân lực cần thiết cho Công ty, đây là điều kiện đầu tiên để nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự trong Công ty.
5.1.3. Kiến nghị.
Công ty phải lập kế hoạch trước khi tuyển dụng.
- Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để nhân viên cũ và nhân viên mới của công ty đều nắm bắt được những điều kiện cần và đủ để thực hiện công việc của mình.
- Sau khỉ đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần.
Đánh giá quy trình tuyển dụng:
• Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra so với kế hoạch
• Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó
• Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.
Công ty đã xây dựng được cho mình một quy trình riêng, quy trình này đã đáp ứng những yêu cầu căn bản của 1 quy trình tuyển dụng, tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế. Để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng:
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng.
- Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng:
+ Dựa theo nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đơn vị
62
+ Đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất
+ Dựa theo đề xuất phòng Tổ chức-Hành chính
+ Dựa vào tình hình biến động nhân sự hàng năm của công ty và xu hướng phát triển của ngành may trong tương lai để dự đoán những biến động nguồn nhân lực trong và ngoài công ty, đồng thời xác định được nhu cầu nhân sự của công ty trong những năm sắp tới.
- Xác định rõ nhu cầu nhân lực
Trong thời gian tới, phòng Tổ chức-Hành chính nên yêu cầu các đơn vị phòng ban có bản kế hoạch cụ thể về số lượng và chất lượng lao động cần tuyển, thời gian cần nhân sự…Không chỉ vậy, các phòng ban cần lập 03 bản: bản mô tả công viêc, bản tiêu chuẩn công việc và yêu cầu nhân sự cho vị trí cần tuyển, sau đó chuyển về phòng Tổ chức-Hành chính để tổng hợp. Với cách này, sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với yêu cầu công việc hơn.
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng sẽ do người đứng đầu Hội đồng phân công. Làm tốt được điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra khách quan, công bằng hơn.
2. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để chủ động trong công tác tuyển dụng, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết từng giai đoạn. Nội dung kế hoạch này gồm nội dụng sau:
- Xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng.
- Xác định địa điểm tuyển dụng.
- Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng.
- Xác định số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng.
Không chỉ vậy, công ty cần tính toán đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho từng bước tuyển dụng để thu nhận số lượng hồ sơ hợp lý qua các bước tuyển dụng.
3. Thông báo tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng của công ty vẫn chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng cử viên. Để thông tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì công ty nên chọn hình thức thông báo tuyển dụng như:
- Đăng tin tuyển dụng trên wedsite công ty.
- Niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin cơ quan và bảng tin rao vặt miễn phí nơi công cộng.
- Nhờ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các học
viên.
- Thông báo qua các trang web tìm việc làm như 24h.com.vn;
vietnamworks.com; timviecnhanh.com…
- Thông báo đến các phòng ban trong nội bộ công ty.
- Tiếp nhận sinh viên thực tập
Bên cạnh đó, để tránh lãng phí, tốn kém không cần thiết cho chi phí quảng cáo, công ty nên dựa theo yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Chẳng hạn, khi tuyển dụng ứng viên vào vị trí quản lý, nhân viên văn phòng thì công ty có thể đăng trên báo, gửi thông báo tuyển dụng đến một số cơ sở đào tạo, trang wed việc làm... Còn nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như công nhân sản xuất, bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong công ty nhờ giới thiệu hoặc dán niêm yết tại bảng tin công cộng.
Nội dung thông báo tuyển dụng: bao gồm các thông tin như tên vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu hồ sơ,...
4. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Để tránh hiện tượng đánh giá hồ sơ, cán bộ tuyển dụng cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trong việc sàng lọc hồ sơ xin việc. Đồng thời, cán bộ tuyển dụng cần xem xét kĩ, những hồ sơ không đạt yêu cầu cần phải loại ngay để tiết kiệm chi phí tuyển dụng, nhưng cũng cần tránh tình trạng sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng. Không được đánh giá hồ sơ dựa vào cảm tính cũng như các mối quan hệ thân quen trông công ty nhằm tránh tuyển dụng những người không có năng lực thực sự cho vị trí cần tuyển dụng.
5. Phỏng vấn, thi tuyển
Công ty thực hiện tương đối tốt. Công ty đã phân loại ứng viên, áp dụng quy trình tuyển dụng khác nhau đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Cách làm này giúp công ty vừa giảm bớt chi phí tuyển dụng vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả tuyển dụng vẫn cao.
6. Khám sức khỏe
Đây là bước rất quan trọng nhưng công ty lại bỏ ít quan tâm tới việc này. Công ty chỉ căn cứ vào phiếu khám sức khám khỏe trong hồ sơ xin việc của ứng viên, thực tế, thông tin trong phiếu này có thể không phản ánh đúng tình trạng sức khỏe ứng viên hiện tại. Chính vì vậy, để công tác tuyển dụng hoàn thiện hơn, công ty nên tổ chức khám sức khỏe cho ứng viên trước khi cho họ thử việc, đảm bảo lao động được tuyển có sức khỏe tốt đáp ứng yêu cầu công việc.
7. Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
- Hướng dẫn cụ thể bằng văn bản mô tả công việc cho nhân viên thử việc: Khi nhân viên mới vào cần có văn bản mô tả cụ thể công việc mà họ cần làm giúp cho họ biết được mình sẽ phải làm những công việc gì và làm như thế nào. Điều này sẽ giúp
6
họ không cảm thấy lung túng và bỡ ngỡ với công việc mới. Bản mô tả công việc này cần được lập một cách kĩ lưỡng và cụ thể từng công việc cũng như yêu cầu về công việc mà họ sẽ phải làm, kèm theo đó phải có cán bộ hướng dẫn và giải thích giúp họ có thể làm quen được với công việc được tiếp nhận đó.
- Quản lý, theo dõi tiến trình thử việc của nhân viên mới: Công ty cần theo dõi sát sao và cần xem xét, bố trí nhân viên có kinh nghiệm để bao ban, kèm cặp nhân viên mới. Những người được phân công hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình.
Có như vậy nhân viên mới mới không bị bỡ ngỡ và chán nản trong môi trường làm việc mới và hiệu quả công việc được đảm bảo.
- Xác định rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả quá trình thử việc: Trước khi nhân mới bắt đầu giai đoạn thử việc, điều đầu tiên Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nên xây dựng các tiêu chí đánh giá quá trình thử việc của nhân viên mới như về tác phong làm việc, sự hòa nhập với môi trường, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc... Các tiêu chí này phải rõ ràng và lượng hóa được.
Kết thúc quá trình thử việc, trưởng bộ phận đánh giá quá trình thử việc nhân viên mới. Đồng thời, người lao động cũng tự đánh giá quá trình thử việc của mình. Nếu ứng viên đạt yêu cầu sẽ được công ty tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động.
Ngoài ra, khi kết thúc quá trình tuyển dụng, công ty nên đánh giá lại hiệu quả công tác tuyển dụng về ưu và nhược điểm để rút kinh nghiệm lần sau, từ đó công tác tuyển dụng công ty sẽ dần hoàn thiện hơn.