CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY MỤC SƠN
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Giấy Mục Sơn
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy tổ chức kinh doanh
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Công ty cổ phần giấy Mục Sơn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Với quy mô công ty, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, công ty có quy trình
tổ chức kinh doanh tương đối đơn giản và hiệu quả, số khâu công việc được tối giản nhằm tiết kiệm các loại chi phí trung gian, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đầu tiên
là tìm kiếm nguồn hàng và thị trường, sau đó sẽ ký kết hợp đồng cung cấp, tiếp theo tiến hành sản xuất sản phẩm, cuối cùng là đưa sản phẩm đi tiêu thụ.
Tương ứng với quy trình kinh doanh được tổ chức đơn giản, công ty có nhiều biện pháp nhằm giảm thiểu các thủ tục, rút ngắn quá trình kinh doanh làm cho khả năng cung ứng hàng hóa nhanh nhất cải thiện uy tín,nâng cao khả năng cạnh tranh góp phần giảm thời gian quay vòng vốn, làm cho hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao.
2.1.2.2. Bộ máy tổ chức kinh doanh
- Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:
Doanh nghiệp là công ty cổ phần, hoạt động SXKD theo điều lệ của công ty
và theo pháp luật của nhà nước. Công ty có Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, HĐQT do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, người đứng đầu là Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu ra; Ban kiểm soát cũng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban giám đốc công ty gồm có Giám đốc công ty, 3 phó giám đốc công ty. Giám đốc công ty và phó giám đốc công ty do Chủ tịch HĐQT bổ nhiệm trên quyết nghị của HĐQT. Công ty có phân xưởng sản xuất, quản lý phân xưởng có Ban quản lý phân xưởng điều hành sản xuất, Ban quản lý phân xưởng gồm: Quản đốc và 02 phó quản đốc, trực tiếp quản lý và điều hành các tổ, bộ phận sản xuất. Các phòng, ban, phân xưởng
tổ chức quản lý, sắp xếp sản xuất theo nhiệm vụ do HĐQT và Ban giám đốc công ty giao theo kế hoạch tháng, quý và năm.
Các phòng, ban công ty gồm: phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Kế hoạch - Vật
tư - Thị trường, phòng Kế toán, Ban quản lý phân xưởng và các tổ sản xuất. Các phòng ban có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc công ty quản lý về nhân lực, tài chính,
kỹ thuật, năng lực sản xuất của công ty để công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương án của Hội đồng quản trị đề ra được thông qua Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý:
a) ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty cổ phần, gồm có: Đại hội đồng cổ đông thành lập, đại hội đồng cổ đông thường niên và đại hội đồng
cổ đông bất thường. Đại hội đồng cổ đông có chức năng nhiệm vụ được quy định tại điều lệ công ty,
-Đại hội đồng cổ đông thành lập có nhiệm vụ:
+ Thảo luận và thông qua điều lệ công ty;
+ Bầu hội đồng quản trị và ban kiểm soát;
+ Thông qua phương án sản xuất kinh doanh;
+ Quyết định bộ máy tổ chức công ty.
- Đại hội đồng cổ đông thường niên có nhiệm vụ:
+ Quyết định loại cổ phần, tổng số cổ phần chào bán, cổ tức hàng năm.
+ Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT, thành viên ban kiểm soát và xử lý
vi phạm của HĐQT, BKS;
+ Thông qua định hướng phát triển của công ty;
+ Quyết định sửa đổi điều lệ, bán tài sản, mua lại cổ phần... và các nhiệm vụ khác được quy định tại Luật doanh nghiệp.
- Đại hội đồng cổ đông bất thường có nhiệm vụ:
+ Nghị quyết xử lý các vấn đề bất thường;
+ Bãi miễn và bầu bổ sung, thay thế thành viên HĐQT, kiểm soát viên vi phạm điều
lệ gây thiệt hại cho công ty;
+ Biểu quyết sửa đổi, bổ sung điều lệ; giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện...;
b) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ:
HĐQT công ty gồm 3 thành viên trong đó có 1 Chủ tịch HĐQT và 2 thành viên. HĐQT có các chức năng và nhiệm vụ do điều lệ tổ chức hoạt động của công ty quy định.
Chức năng nhiệm vụ chính đó là: tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thường; quyết nghị: phương hướng hoạt động và phát triển SXKD của công ty, giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua các loại hợp đồng; giao
kế hoạch và đánh giá thực hiện nhiệm vụ SXKD của công ty hàng tháng, quý năm; quyết nghị về tổ chức bộ máy lãnh đạo của công ty...
c) BAN KIỂM SOÁT:
BKS công ty gồm 03 thành viên. BKS có các chức năng và nhiệm vụ do điều lệ tổ chức hoạt động của công ty quy định. Các chức năng đó có các chức năng nhiệm vụ chính đó là kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ tổ chức điều hành trong SXKD, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính hàng năm của công ty. Thảm định báo cáo tài chính hàng năm và từng vấn đề liên quan đến quản lý điều hành hoạt động của công khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, các nhiệm vụ khác theo điều lệ công ty quy định.
d) BAN GIÁM ĐỐC:
* Giám đốc công ty:
- Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động SXKD hàng ngày của Công ty.
- Tổ chức thực hiện các quyết nghị của HĐQT.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch SXKD và phương án đầu tư của Công ty.
- Lập các phương án về bố trí lao động, cơ cấu tổ chức, qui chế quản lý nội bộ của công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức.
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức của giám đốc.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức hoạt động của công ty và của HĐQT.
- Lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cho từng giai đoạn.
* Phó giám đốc phụ trách sản xuất – kỹ thuật – môi trường:
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác kỹ thuật, các hoạt động sản xuất, các hoạt động môi trường. Triển khai thực hiện kế hoạch đầu tư và XDCB.
- Quản lý và điều hành Ban Quản lý phân xưởng
- Tổ chức xây dựng các quá trình, các hướng dẫn công việc trong bộ phận thuộc Nhà máy sản xuất.
- Kiểm soát việc thực hiện và duy trì các hoạt động về chất lượng sản phẩm tại nhà máy sản xuất.
- Tổ chức biên soạn các qui định cho sản phẩm theo yêu cầu khách hàng và các bên liên quan.
* Phó giám đốc thị trường:
- Phụ trách công tác thị trường toàn công ty.
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
* Phó giám đốc cung ứng vật tư:
- Phụ trách công tác cung ứng vật tư toàn công ty.
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế hoạch thu mua nguyên, nhiên, vật liệu, vật tư phụ tùng…
e) PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH:
- Giải quyết thủ tục về chính sách tiền lương, BHXH, thời gian công tác, và các chế
độ khác liên quan đến người lao động đã có thời gian công tác tại công ty.
- Theo dõi tình hình sử dụng lao động ở nhà máy và nhân viên quản lý, điều hành ở các phòng ban.
- Tổ chức cho người lao động và nhân viên quản lý, điều hành trong công ty học tập nâng cao về nhận thức, trình độ chuyên môn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công
ty yêu cầu.
- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật trong công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác ATLĐ, VSLĐ, PCCC, BHLĐ.
- Cập nhật, theo dõi, hiệu chỉnh chế độ BHXH cho người lao động và nhân viên .
- Thực hiện các công việc khác của bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành như: ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp ...
- Quản lý hộ tịch, hộ khẩu, quản lý khu tập thể dân dụng.
- Quản lý và lưu giữ công văn, báo chí, văn bản, con dấu.
- Quản lý tài sản, phương tiện phục vụ cho làm việc của các phòng ban.
- Cấp phát văn phòng phẩm theo dự trù đã được tổng giám đốc duyệt.
f) PHÒNG KẾ TOÁN:
- Tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện chức năng nhiệm vụ về kế toán tài chính của đơn vị.
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Tổ chức hạch toán kế toán theo quy định của Bộ tài chính và các cơ quan chức năng.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản;
- Phân tích các thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty cho giám đốc, giúp Ban giám đốc công ty bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
- Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ ngân sách với nhà nước.
- Xác định kết quả SXKD theo tháng, quý, năm.
- Lập và thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính.
- Phân tích tình hình tài chính của công ty hàng tháng, quý, năm. Tham mưu cho ban giám đốc lập kế hoạch các chỉ tiêu về tài chính kế toán cho tháng, quý, năm.
- Lập báo cáo cho các ban ngành liên quan về các chỉ tiêu liên quan đến kế toán tài chính của đơn vị theo quy định của nhà nước.
g) PHÒNG KẾ HOẠCH - VẬT TƯ - THỊ TRƯỜNG:
Công tác kế hoạch:
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm.
- Đôn đốc, giám sát, cân đối các nguồn lực, đưa ra những đề xuất kịp thời để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
- Báo cáo và đánh giá việc thực hiện kế hoạch tháng, quí, năm theo yêu cầu của giám đốc công ty, lập báo cáo thích hợp cho cơ quan chức năng của nhà nước.
Công tác thu mua nguyên liệu, vật tư:
- Lập kế hoạch, triển khai thực hiện thu mua và bảo quản nguyên nhiên vật liệu để đảm bảo sản xuất ra số lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng, cho mọi thời điểm.
- Lập kế hoạch và thực hiện việc mua nguyên, nhiên, vật liệu đảm bảo theo yêu cầu của sản xuất và các yêu cầu của hệ thống quản lý.
- Vật tư, nguyên, nhiên vật liệu và sản phẩm khi xuất - nhập phải đảm bảo theo các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
Công tác tiêu thụ sản phẩm sản xuất:
- Hoạch định chiến lược cho thị trường tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.
- Lập kế hoạch và triển khai thực hiện việc bán hàng đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất - kinh doanh đã đề ra .
- Việc thực hiện mua, bán không được nằm ngoài các yêu cầu quản lý của công ty
và các qui định của pháp luật.
h) BAN QUẢN LÝ PHÂN XƯỞNG:
Công tác kỹ thuật:
- Căn cứ theo yêu cầu của Phòng kế hoạch - vật tư - thị trường để tổ chức sản xuất sản phẩm.
- Kiểm soát sản phẩm thuộc các công đoạn sản xuất và kiểm soát quy trình: Sản xuất sản phẩm – Nhập kho – Tiêu thụ.
- Kiểm soát qui trình công nghệ sản xuất đã được duyệt.
- Kiểm soát tình hình hoạt động của máy móc thiết bị nhằm sử dụng đạt hiệu quả cao nhất về máy móc thiết bị sản xuất.
- Kiểm soát các hoạt động kỹ thuật khác trong toàn công ty.
Công tác môi trường:
- Lập và báo cáo về môi trường với cơ quan chức năng theo qui định của ngành và Nhà nước.
- Tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt động để giảm thiểu môi trường sản xuất và thải ra môi trường.
- Tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt động để cải thiện môi trường và điều kiện làm việc của người lao động.
Công tác quản lý và điều hành sản xuất:
- Căn cứ vào nguyên nhiên vật liệu đầu vào để sản xuất ra sản phẩm đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng với chi phí sản xuất hợp lý nhất.
- Bố trí sắp xếp nhân lực ở các tổ sản xuất để tổ chức sản xuất một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
- Tổ chức và triển khai thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu sản xuất:
An toàn - Chất lượng - Hiệu quả.
- Bảo toàn vốn và tài sản của công ty giao.
Ngoài các phòng ban chức năng còn các bộ phận quản lý và phục vụ khác nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản và con người trong toàn công ty, gồm có:
TỔ BẢO VỆ: Có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan chức năng trên địa bàn bảo
vệ con người, tài sản trong địa bàn công ty, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự
an toàn trong công ty.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị ( PHỤ LỤC 1)