CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY MỤC SƠN
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần giấy Mục Sơn
2.2.6. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần giấy Mục Sơn
2.2.6.1 Trình tự xuất nhập kho nguyên vật liệu
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung, tuy nhiên cũng
có một số vận dụng một số mẫu phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. Cụ thể khi mua nguyên vật liệu về đến kho của công ty, trình tự hạch toán tiến hành như sau:
a.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi nguyên vật liêu được chuyển đến công ty người đi nhận hàng ( nhân viên tiếp liệu ) phải mang HĐ của bên bán vật liệu lên phòng kinh tế kế hoạch, kĩ thuật, tieps thị trong HĐ đã ghi rõ các chỉ tiêu:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng =
Số lượng vật liệu xuất dùng
Giá đơn vị bình quân của vật liệu
x
Giá gốc vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập
trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập
trong kỳ Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ =
Căn cứ vào HĐ của đơn vị bán, phòng kế hoạch, vật tư, thị trường xem xét tính hợp lý của HĐ, nếu nội dung ghi trong HĐ phù hợp với hợp đồng đã kí, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý nhập ko số NVL đó, đồng thời nhập thành hai liên phiếu nhập kho.
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu vào phiếu nhập và thẻ kho rồi giao cả hai liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang HĐ kiêm phiếu xuất kho và hai liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ tục tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả hai liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán VL một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập ( kèm theo HĐ kiêm phiếu xuất kho ) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán VL phải đối chiếu với kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho công thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ HĐ đến thanh toán công nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ nần dây dưa.
Căn cứ vào hợp đồng xây dựng và nhu cầu thực tế sử dụng nguyên vật liệu tại công trình hoặc hạng mục công trình,kế toán vật tư sẽ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu và định mức dự trữ nguyên vật liệu.Kế toán vật tư lập phiếu đề nghị mua NVL trình lên giám đốc phê duyệt.Giám đốc xem xét phiếu đề nghị mua NVL,sau khi duyệt chuyển trả lại cho kế toán vật tư.Kế toán vật
tư cử nhân viên công ty đi mua.Khi mua NVL về nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu,số lượng...rồi lập biên bản kiểm nghiệm.
Căn cứ vào đó, phòng kế toán vật tư lập phiếu nhập kho(gồm 3 liên) chuyển cho giám đốc kí duyệt,sau khi kí sẽ chuyển lại cho phong kế toán,lưu lại 1 liên.Chuyển 1 liên cho thủ kho tiến hành nhập NVL, ghi vào thẻ kho
Kế toán vật tư Giám đốc Bộ phận mua hàng Thủ kho
SƠ ĐỒ 2.1:THỦ TỤC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Bắt đầu
Lập GĐN mua
NVL
Giấy đề nghị
muaNVL
Hợp đồng, đơn
đặthàng
N
Hóa đơn
Giấy đề nghị mua
VL(đã duyệt)
Hợp đồng,đơn đặt
hàng (đãduyệt)
Giấy đề nghịmua NVL
Biên bản kiểm kiểm nghiệm
N
Biên bản kiểm nhiệm
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho(đã
duyệt
Kiểm tra,phêduyệ
t
Duyệt
Kí duyệt
Phiếu nhập kho(đãduyệt)
Mua hàng Kiểm kê
Phiếu nhập kho(đãduyệt)
b.Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Vật liệu trong kho chủ yếu là xuất vào sản xuất sản phẩm cho nên kế toán căn cứ vào hạn mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm được chủ doanh nghiệp phê duyệt đăng ký công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá của cục đo lường thanh hoá cấp.
Kế toán căn cứ vào hạn mức tiêu hao vật tư để xuất cho từng bộ phận sản xuất trong Công ty .
Phiếu xuất kho được lập thành 02 liên:
- 1 liên lưu ở quyển gốc
- 1 liên giấy than giao cho thủ kho
Thủ kho sau khi theo dõi xuất vật tư để sản xuất thành phẩm xem kết quả hoàn thành nhập kho là bao nhiêu căn cứ vào đó để tính vật tư tiêu hao cho khối lượng đã hoàn thành ký xác nhận thì chuyển cho phòng Kế toán để theo dõi hạch toán. Phiếu xuất kho phải được Chủ doanh nghiệp ký duyệt, kế toán trưởng, thủ kho, người nhận ký theo đúng quy định của mẫu.
Bộ phận có nhu cầu Giám đốc KT vật tư Thủ quỹ
Bắt đầu
Lập giấy đề
nghịxuấtVL
Giấy đề nghị
Xất NVL
N
Giấy đề nghị xuất
VL (đã duyệt)
Giấy đề nghị xuấtNVL
N Biên bản giao nhận
Phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận
Kiểm tra,phê duyệt
Duyệt
Phiếu xuất kho
Giấy đề nghị xuất VL(đã duyệt)
Quyết địnhduyệt
N
Xuất kho lập biên bản giao nhận
Biên bản giao nhận
2.2.6.2.Quy trình ghi sổ chi tiết
Trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc theo dõi và quản lý trực tiếp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu
là do thủ kho và kế toán nguyên vật liệu đảm nhận. Vì vậy giữa Thủ kho và Kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để ghi chép sổ sách và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ sổ sách về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Tuy vậy để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở cho ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu thì Công
ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Sơ đồ: (PHỤ LỤC 3).
Phương pháp ghi thẻ song song được thực hiện như sau:
+ Ở kho: Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu thực tế phát
sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất nguyên, vật liệu vào bảng kê nhập vật liệu, bảng kê xuất vật liệu ( PHỤ LỤC 4,5) và dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng (thẻ kho do kế toán lập rồi ghi sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép). Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng vật tư tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho phòng kế toán. (PHỤ LỤC 6).
+ Ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày, kế toán vật liệu xuống kho
kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu thực hiện kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ: nhập kho (PHỤ LỤC 7), xuất kho(PHỤ LỤC
8) để ghi vào Sổ chi tiết vật liệu(PHỤ LỤC 9), mỗi chứng từ được ghi trên một dòng về tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị(PHỤ LỤC 10). Sổ (thẻ) kho được mở cho từng thứ vật liệu tương ứng với sổ (thẻ) mở tại kho. Số liệu trên sổ (thẻ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về
vật tư, hàng hoá theo yêu cầu giá trị vật tư, hàng hoá. Cuối tháng tiến hành cộng sổ (thẻ) chi tiết và đối chiếu với sổ (thẻ) của thủ kho.
Căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp.