CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY MỤC SƠN
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần giấy Mục Sơn
2.2.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần giấy Mục Sơn
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn.Thông thường trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu của giá thành sản phẩm. Chính
vì vậy, việc sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch và tiết kiệm vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh.
Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm. Do vậy, muốn cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp được tiến hành liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cả về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách, phẩm cấp. Vì vậy, công tác kế toán NVL cũng có tầm quan trọng tương ứng để đảm bảo cho hoạt động SXKD được liên tục và có hiệu quả.
Xuất phát từ tầm quan trọng của NVL đối với quá trình SXKD như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp phải hết sức chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính, đó là: cung ứng, dự trữ và sử dụng. Cung ứng, dự trữ đầy đủ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động, ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính, đến việc giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Công ty cổ phần giấy Mục Sơn là đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô vừa, mặt hàng sản xuất chính là giấy làm bao bì carton chủ yếu theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Chính vì vậy, nguyên vật liệu chủ yếu không nằm ngoài những loại nguyên vật liệu chung cho ngành giấy như: Nứa, luồng, giấy phế liệu, xút, phèn, nhựa thông, than, củi, các loại phụ tùng thay thế cho sửa chữa máy móc thiết bị thường xuyên... Với nguồn vốn kinh doanh không lớn, chủ yếu vốn lưu động được
không nhiều mà chỉ đủ đảm bảo cho sản xuất theo kế hoạch trong tháng và dự trữ cho 1-2 tháng tiếp theo.
Về phía các nhà cung cấp: Do việc mua bán nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên nên công ty đã lựa chọn các nhà cung cấp các loại hoá chất, năng lượng chủ yếu là các đơn vị khu vực phía Bắc và trong tỉnh thuận lợi cho việc cung ứng lâu dài, có sự tin cậy và hợp tác với nhau trong kinh doanh qua chất lượng nguyên liệu, cung cách làm việc, thời gian giao hàng và thanh toán tiền hàng. Còn nguyên vật liệu chính thì công ty tự tổ chức thu mua trực tiếp tại kho công ty thông qua bộ phận cung ứng vật tư thuộc phòng Kế hoạch - Vật tư - Thị trường.
Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ
và sử dụng nguyên vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục, đúng kế hoạch và thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật
tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí.
- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về tình hình tồn kho nguyên vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần giấy Mục Sơn
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản,
dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy, để thống nhất công tác quản lý NVL
giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng (theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu...).
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Đối với công ty là đơn vị sản xuất giấy bao bì thì NVL chính gồm có các loại: Nứa cây, luồng cây, giấy phế liệu hoặc bột giấy. Đây là loại nguyên liệu chủ yếu cấu thành sản phẩm giấy của công ty.
- Nguyên vật liệu phụ: là những NVL chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho quá trình lao động. Đối với công ty, NVL thuộc nhóm này gồm có: Phèn đơn, chống thấm, xút, cation, phẩm màu, ... Các loại NVL này được dùng trong pha chế phụ liệu trong quá trình chế biến nguyên liệu sơ sinh thành bột giấy phục vụ sản xuất sản phẩm theo chủng loại của từng đơn hàng.
- Nhiên liệu: Là những NVL được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Đối với công ty xếp vào loại này có: than, củi, mùn cưa... Than, củi, mùn cưa được dùng để đốt lò sinh hơi cấp cho nồi nấu nguyên liệu
và máy xeo giấy.
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... Loại này ở công ty gồm có: vòng bi, dây đai, trục lô, đĩa nghiền, dao nghiền, dao cắt, chăn xeo, lưới xeo ... Được dùng trong việc sửa chữa thường xuyên, thay thế các chi tiết máy: máy xeo, máy nghiền, máy cắt nguyên liệu... bị hỏng trong quá trình sản xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Thuộc loại này ở công ty gồm có: xi măng, cát, đá, gạch... được dùng để sửa chữa thường xuyên hay sửa chữa lớn như sửa chữa: bệ máy, sân bãi, bể chứa và phục vụ xây dựng cơ bản khi có dự án đầu tư.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên như: bao bì, vật liệu đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Thuộc loại này ở công ty gồm có: Lõi giấy, dây đai kiện, băng dính, keo dán... Được dùng trong quá trình cắt cuộn lại giấy, bao gói đóng kiện trước khi nhập kho thành phẩm.